机关事业单位档案管理数字化转型工作路径

文/陕西省汉中市环境卫生管理处 赵文玉

数字化档案管理可以使档案的检索、共享和传递更加快捷和便利，节省了大量人力和时间成本，提高了档案管理的效率，是机关事业单位档案管理工作的重要发展方向[1]。但在档案管理数字化的转型过程中，数字化意识不足现象普遍存在，大量机关事业单位难以有效落实，对于后续的转型与实务工作优化极为不利。对此，本文在分析机关事业单位档案管理数字化转型工作的同时，着重研究了实务工作重点，并将二者结合，研究发展数字化转型与实务工作管理的发展方向，以期完成机关事业单位数字化转型工作升级的最终目标。

一、机关事业单位档案管理数字化转型存在的问题

（一）档案管理数字化意识不足。档案管理数字化意识不足是导致机关事业单位档案管理数字化建设存在问题的基础原因。具体而言，机关事业单位档案管理数字化意识不足主要体现在以下几方面：1.传统思维模式。部分机关事业单位习惯于使用传统的纸质档案管理方式，对于数字化档案管理理念和技术并没有深入的了解和认识。在此思维模式下，档案管理人员更注重纸质档案的收集、整理、分类、归档和保管等操作，以确保档案的安全性和可用性[2]。同时，这种思维方式强调线性、单向的过程，即档案从产生到存储的完整流程，但忽视了数字化时代对档案管理的挑战和转型要求，部分机关事业单位对数字化转型的认识不足，不利于档案管理数字化建设及转型发展。2.安全风险考虑。机关事业单位对于档案数据安全保护的重视程度较高，而档案管理在数字化转型过程中可能会带来一定的信息安全风险，使得机关事业单位对数字化转型持谨慎态度。

（二）经费和技术设备投入不足。数字化技术投入不足是机关事业单位档案管理数字化转型的重要阻碍因素。具体而言，机关事业单位档案管理数字化技术投入不足主要体现在以下几方面：1.经费投入不足。档案管理数字化转型需要一定的资金投入，包括购置硬件设备、软件系统、技术培训等，而部分机关事业单位在经费支出方面有限制，使得数字化转型难以开展。2.技术设备投入不足。部分机关事业单位使用老旧办公设备和软件的现象比较普遍，这些设备和软件的性能、安全性、兼容性等方面均存在较大的提升空间，信息化与数字化技术无法将二者紧密联系在一处，档案管理工作也因此面临较为严峻的局势[3]。例如，档案管理数字化转型发展需要使用的电脑、扫描仪、打印机等硬件设备，需要资金来购置和维护，但部分机关事业单位为节约成本，资金投入不足，导致档案管理数字化转型存在技术设备方面的限制。

（三）档案管理数字化人才不足。在档案管理数字化管理中，人才的专业性决定了档案管理工作的质量，也直接影响了档案管理工作岗位的发展能力，受目前我国档案管理人才缺乏的影响，机关事业单位的档案管理人员主要是由单位内部其他岗位人员补充或兼任，专业性不足，间接影响了事业单位的数字化转型工作：第一，在数字化档案管理人员基本工作素养方面，档案管理专业人员需要掌握一定的计算机技术、信息安全等方面的专业知识，但部分机关事业单位缺乏数字化人才，难以顺利、高质量地进行数字化档案管理；第二，数字化档案管理工作需要吸纳高素质、技术能力强的人才，以确保数据的准确性和完整性。但部分机关事业单位缺乏高素质高能力的数字化人才，难以提升数字化档案的数据质量，影响了档案管理数字化转型及发展效果；第三，数字化档案系统的运行需要计算机与专业人员的加持，通过专业的数字化人才对系统进行监控和维护，为档案管理工作提供辅助，并帮助其完成档案类别、档案内容、关键词设定、年限整合、保密级别设置等方面工作的优化[4]。但部分机关事业单位缺乏数字化档案管理系统维护人才，未能对数字化档案系统进行及时维护和管理，导致数字化档案系统的安全受到威胁。

二、机关事业单位档案管理数字化转型的有效路径

（一）提升管理人员的数字化转型意识。提升档案管理人员的数字化意识是推进机关事业单位档案管理数字化转型的基本途径。在具体实践中，机关事业单位及档案管理人员首先应通过组织相关培训、学习班等方式，提升档案管理人员的数字化技能和专业知识，增强数字化档案管理的意识和能力[5]。同时，建立信息共享和交流平台，鼓励档案管理人员之间分享数字化档案管理经验和实践，促进数字化档案管理的合作与创新。其次，机关事业单位及档案管理人员应借助数字化档案管理责任制和考核机制的作用，使档案管理人员深入了解数字化档案管理的重要性和必要性，推动其积极参与数字化档案管理工作。在档案管理工作中，推广并引导使用数字化工具和技术，如电子文档管理系统、云存储等，让档案管理人员更加熟悉和了解数字化档案管理的常用工具和技术。最后，机关事业单位及档案管理人员应强调信息安全的重要性，提高档案管理人员对数字化安全的认识和风险意识，避免产生风险和损失。

（二）加大数字化技术投入应用的力度。首先，在具体实践中，机关事业单位及档案管理部门需要明确档案管理工作重点和档案管理数字化升级路径，明确档案管理工作的系统架构，找到数字化转型的目标和方向，制定相关政策和措施。同时升级数字化设备和加强技术支持，更新数字化设备和软件，为数字化档案管理提供更加可靠和高效的技术支持。其次，机关事业单位档案管理部门可以引入数字化档案管理软件，敦促档案管理人员使用，提升其管理水平和能力，并在档案管理工作实践中积极推广数字化档案管理系统，引导机关事业单位采用电子文档管理系统、云存储等数字化档案管理系统，提高数字化档案管理的效率和安全性。最后，机关事业单位应增加数字化档案管理软件系统的升级资金，与时俱进，以满足数字化转型的要求[6]。需要关注的是，机关事业单位档案管理系统升级需要的资金如列入机关事业单位年度预算，可以提高数字化档案管理的预算比例，保证数字化档案管理所需的资金投入。在此基础上，探索多元化资金来源，如项目补助等，为数字化档案管理提供多样化的资金来源和支持。

（三）提高档案管理人员业务素质能力。提高档案管理人员业务素质能力是发挥人力资源作用价值、驱动档案管理数字化转型的有效途径。首先，在具体实践中，机关事业单位应注重加强档案管理人员的培训和学习。通过制定档案管理人员的培训计划，包括培训项目、培训内容、培训时间和培训方式等，保证培训的全面性和针对性；建立数字化档案管理领域的专业知识库，收集整理各类数字化档案管理方面的经验和实践，并编制成电子书籍、视频教程等形式供档案管理人员学习参考；引入外部资源，邀请行业专家、知名机构或高校老师开展有关数字化档案管理的培训、研究、咨询等活动，提高档案管理人员的业务素质和技能水平；推广互动交流，组织各级档案管理人员之间的业务沟通和交流，分享数字化档案管理方面的经验和实践，促进经验共享和业务创新[7]。其次，将考核机制与人才管理工作相结合。制定数字化档案管理的考核指标和标准，包括数字化档案管理的质量、效率、安全性等方面的指标。根据数字化档案管理的考核指标和标准，对数字化档案管理工作进行评估和考核，从而形成评估报告，包含档案管理人员日常工作质量评估、工作经验、工作中的问题整理、工作提升方向与专业优势等，可以为档案管理人员的职业规划提供建议，也可以为机关事业档案部门人才的引进与专业升级提供建议。生成报告之后，要将档案及时反馈给档案管理人员，使其对自身工作情况有一个基本了解，并根据实际情况和需要及时调整职业规划方向。最后，建立数字化档案管理的奖惩机制，对数字化档案管理工作做出积极贡献的档案管理人员进行表彰和奖励，对工作存在不足或失误的档案管理人员进行督促和整改，激发档案管理人员的积极性和责任心[8]。

（四）完善数字化档案管理平台与系统。完善数字化档案管理平台与系统，是档案管理数字化转型的基础与前提。电子文档管理、数据备份、权限管理等功能可以使数字化档案处理更加快速和可靠，且便于后续信息的查询和管理[9]。为保证系统功能优化的有效性和系统性，档案数字化管理系统可增加各种类型档案的融入，如图片、视频、文本等，使数字化档案管理系统具有更广泛的应用性和适用性，不仅便于档案生成、档案管理人员整理，也便于档案使用人员对信息的提取。在此基础上，机关事业单位应加强数字化档案管理中的信息安全保障，建立完善的安全控制策略和机制，确保数字化档案的安全性。另外，机关事业单位应制定数字化档案管理标准和规范，约束档案管理平台操作人员行为，使档案管理系统及平台规则与档案管理人员的工作模式相一致[10]。

（五）建立完善的数字化档案管理体系。建立完善的数字化档案管理体系，可以辅助档案管理部门建立相应的档案管理制度，明确档案管理工作的优化方向。在具体实践中，首先，机关事业单位应制定数字化档案管理规划，明确数字化档案管理的目标、任务以及所需资源，为数字化档案管理工作提供全面的指导和支持[11]。其次，建立数字化档案管理中心，完成各个档案管理模块的协调与连接，确保档案联动机制的建立。再次，制定数字化档案管理标准，包括数字化档案的格式、元数据管理、数字化档案数据备份和恢复等方面的标准，确保数字化档案的质量和完整性；建立数字化档案管理规范，包括数字化档案的归档、检索、借阅和销毁等方面的规范，保证数字化档案管理工作的规范化和可操作性，向机关事业单位推广数字化档案管理实践经验和成功案例，促进数字化档案管理的普及和应用[12]。最后，机关事业单位应定期审查数字化档案管理标准和规范，结合数字化技术的发展，不断更新和完善数字化档案管理标准和规范，以适应数字化档案管理工作发展需求，加强对数字化档案管理工作的监督和评估，建立数字化档案管理的考核机制，对数字化档案管理工作进行定期评估和反馈，并根据评估结果做出改进，推动数字化档案管理工作的提升。

三、结语

为保证数字化档案管理工作的升级质量，为档案信息使用者提供更加精准、全面、及时的档案服务，本文针对机关事业单位档案管理工作数字化转型中的相关因素进行分析，了解到机关事业单位档案管理数字化转型过程中仍存在一定问题，不利于档案管理的数字化转型及高质量发展。基于此，文章从提升管理人员的数字化转型意识、加大数字化技术投入应用力度、提高档案管理人员业务素质能力、完善数字化档案管理平台与系统、建立完善的数字化档案管理体系等方面，提出科学实现数字化档案管理工作的几点建议，以期完成档案管理工作全面优化的目标。