档案管理工作数字化转型的策略研究

随着社会经济的发展与互联网技术的普及，档案管理工作也进入了数字化转型时期。档案管理工作数字化转型不仅为档案管理与利用工作提供了新的发展机遇，也为实现档案管理事业高质量发展奠定了基础。基于此，本文旨在深入探讨档案管理工作数字化转型的必要性、面临的挑战以及改进的策略，以期為相关工作的开展提供参考和借鉴。

一、档案管理工作数字化转型的必要性

（一）有利于提高档案利用率

首先，档案管理工作数字化转型可以缩短信息检索时间。与传统的档案检索方法相比，需要逐个文件查找的耗时过程在数字化档案系统中得以简化。通过关键词搜索和时间筛选等功能，用户可以迅速定位所需信息，极大地提高了人们的工作效率。其次，数字化转型有助于档案的多重利用。在传统档案管理模式中，一份文档通常只能在一个地方使用，频繁地借阅和查询可能导致其损坏或遗失。相比之下，数字化档案能够同时服务于多个用户，且不会因为重复使用而损坏，极大提升了档案的使用频率和价值。最后，数字化转型能够提高档案管理工作的安全性。[1]数字化档案可以通过多重备份和加密存储等方式确保数据安全。此外，数字化档案管理系统还可以实施权限控制，确保只有授权人员才能访问相关数据，从而进一步加强档案的安全管理。

（二）有利于丰富服务手段

档案管理工作数字化转型在服务手段上具有显著优势。首先，数字化档案可以实现远程查询与使用。在传统档案管理模式下，研究者和利用者必须在档案馆内进行查阅，一定程度上限制了档案的利用范围和人群。而数字化档案可以通过网络进行查询和下载，打破时间和空间的限制，使档案可以为更广泛的人群服务。其次，数字化转型引入了自动分类和保管系统（如图1所示）。基于先进的算法，系统能够识别档案内容，实现智能归档和索引，不仅提高了档案的整理和保存效率，还加强了档案查询的便捷性和准确性，满足不同使用者的多样化需求。再次，数字化转型有助于档案管理的创新应用。可基于数字化档案开发各种应用程序和服务，如电子展览、地图、时间轴等，为公众提供更加丰富多样的知识获取方式。最后，数字化转型有助于档案管理工作的共享与合作。在传统服务模式下，各档案馆之间的资源互通与合作受到较大限制，而数字化档案可以通过与其他公共文化服务机构、研究机构等进行数据共享与协作，实现资源的互补和整合，为使用者提供更加完整和系统的服务。

二、档案管理工作数字化转型存在的问题

（一）资金投入不足

在档案管理工作的数字化转型过程中，资金不足可能引起技术、人力、管理和长期维护等方面的一系列问题。例如，在硬件设施方面，资金不足可能导致相关部门无法购置或更新必要的数字化设备，如高清晰度扫描仪和专业存储设备，一定程度上妨碍了数字档案管理和使用的流畅进行；在软件和技术平台方面，资金不足可能导致档案管理部门无法及时升级档案管理系统，不仅影响数字档案的存储和检索效率，还可能存在数据安全风险。在人力资源方面，资金不足可能导致档案管理人员缺乏必要的数字化培训和教育，而这些专业知识和技能对于有效地进行数字化档案管理工作至关重要。

（二）人员数字素养不足

在档案管理工作的数字化转型过程中，工作人员的数字素养对于确保转型的成功与否至关重要。人员数字素养不足不仅会影响档案管理工作的开展质量，还可能对档案管理系统的高效运作产生一定阻碍。在技术应用方面，数字化转型需要使用各种先进设备和软件，如高清扫描仪、复杂的档案管理和存储系统，数字素养不足可能导致工作人员在操作扫描设备或使用管理软件时面临一些问题，如，扫描参数设置不正确可能导致档案图像模糊，无法满足后续处理和分析的需要。在档案数据管理方面，数字档案系统依赖于数据的准确录入、更新和维护，数字素养不足可能影响档案的长期保存和有效利用。从沟通和协作的角度看，人员数字素养不足可能导致与其他部门或机构的合作出现阻碍，档案管理数字化转型工作通常需要与多个部门或其他机构协同合作，用以解决设备、技术、资金等方面的难题，人员数字素养不足可能导致沟通合作不畅、工作进度受阻、资源浪费等情况。此外，对于档案数字化转型工作的重要性和紧迫性缺乏认识，可能导致人员缺乏工作积极主动性，不仅会影响工作进度，还可能导致档案数字化质量不佳，效果受影响。

（三）基础设施不完备

基础设施是数字化转型工作开展的重要基础，但当前部分地区对档案数字化工作的重视程度不够，导致基础设施建设相对滞后，影响了档案管理数字化转型工作的开展。具体表现为：一是硬件设施不完善，如扫描设备、计算机硬件设备不完善，可能影响档案管理数字化转型工作的效率和质量。二是网络环境不完备，可能会限制档案数据的传输和共享。现代档案管理工作往往需要快速的数据传输和远程协作，而网络环境的限制可能导致数据传输缓慢、协作效率低下，甚至影响档案数据的实时更新和同步。此外，基础设施不完备还可能导致档案管理人员的工作效率和工作满意度下降。例如，设备故障、软件操作不便等，都可能影响档案管理工作数字化转型的整体效率和质量。

三、档案管理工作数字化转型的策略

（一）加大资金投入，强化技术培训

加大资金投入是数字化转型的基石。档案管理数字化不仅仅是将纸质档案扫描为数字文件的过程，还涉及设备采购、系统建设、数据存储、网络建设、安全保障等多个环节。在初始阶段，资金的主要利用方向应针对数字化硬件设备的采购，包括高清扫描仪、存储服务器、备份设备、专业数字化管理软件等，以实现档案的电子化存储、检索、共享和分析。随着数字化转型工作的深入开展，资金投入还需要涵盖系统的构建和维护、数据的长期存储方案、网络基础设施建设以及安全措施的实施。例如，先进档案管理软件的采购，引进基于AI驱动的数据分析工具和自动化分类系统，用以提升档案处理的效率和准确性；配置用于高速数据处理和大容量数据存储的高性能计算机和服务器，以支撑庞大的数字档案库；投入云存储服务订阅以提供灵活、可扩展的数据备份和远程访问服务器；配套网络安全解决方案，购买包括防火墙、安全监测系统和加密技术在内的网络安全解决方案，以保障数字档案管理工作的安全性。

强化技术培训是确保数字化转型顺利进行的关键。技术培训不仅可以提高档案管理工作人员的专业能力，还能提高他们对数字化转型的认识和理解。[2]培训应当围绕档案数字化的全过程进行，涵盖硬件设备的操作、软件系统的使用、数据管理方法、档案服务技巧等多个方面。硬件設备的操作包括对不同类型文档的扫描参数设置调整、设备的日常保养和故障排除等；软件系统的使用包括高级功能如数据分析、报告生成等。在数据管理方法方面，需要掌握数据准确录入、更新、备份和恢复的技巧，以及数据安全和隐私保护的知识。在档案服务技巧方面，涵盖如何高效地为用户提供数字化档案服务，包括档案检索、利用和咨询等方面，强调提高服务效率和用户满意度。

（二）注重人才培养，提升业务水平

档案管理工作数字化转型不仅体现在技术的变革，也体现为人才的转型。为确保档案管理工作数字化转型的顺利进行，必须注重人才培养和业务能力的提升。人才培养应作为档案管理工作数字化转型过程中的核心任务。一方面，可采取人才聘用机制。鼓励他们通过内部研讨会、工作坊或团队建设活动分享和交流工作经验和知识，引入新技术，提升业务水平，推动档案管理工作的数字化进程。同时，还可制定针对不同人员的培训计划，包括基础培训、进阶培训和高级培训。基础培训面向所有员工，介绍档案管理的基本概念和数字化基础知识；进阶培训针对有一定基础的员工，深入讲解档案数字化技术和方法；高级培训则面向管理层和核心技术人员，重点在于创新技术的应用。还可以实施人才引进机制，主动引进具有档案数字化相关背景的专业人才，如信息技术专家、数据分析师等。另一方面，建立数字化转型标准和流程。在档案管理工作数字化转型过程中，明确的标准和流程是确保数字化转型工作顺利进行的关键。例如，确保数字化图像质量，根据档案内容、来源和日期等信息进行分类，并为每一份档案编码；使用软件对扫描转存的图像进行裁剪、旋转、颜色校正等操作，对文字资料进行OCR处理，将图像转化为可编辑、可搜索的文本格式，并为每份数字化档案添加描述信息，如标题、日期、来源、关键词等，便于日后检索和管理等工作的开展。

（三）优化转型思路，完善相关设施

首先，应明确档案管理工作数字化转型的定位，确保其既满足地区的实际发展需求，也符合数字化发展的长远规划。地方档案数字化工作应以提高工作效率、方便用户查询和应用资料为目标，同时也要考虑到地方特有的文化、历史价值的保存和传承。数字化转型不仅要解决档案存取、管理的便利性问题，还应考虑如何通过档案管理数字化转型工作，促进地区文化的保护和传播。其次，为完善相关设施，应建立健全的电子档案管理系统，除了采购扫描设备和硬件存储设施外，还应关注档案管理系统的功能性和用户体验。例如，提供多样化的检索方式、优化用户界面设计、增加云存储和远程访问功能等。同时，也要重视档案的数字化保护，如定期进行数据备份、使用稳定可靠的存储介质等，以防档案数据因意外情况发生丢失或损坏情况。可引进或采购高效扫描设备和存储硬件，确保档案电子化的质量和数据的安全存储。高效扫描设备需选择具有高分辨率（至少600 DPI）和高扫描速度（至少每分钟30页）的扫描设备，确保扫描质量和效率。同时，设备也应支持多种文件格式（如PDF， TIFF， JPEG）的输出；存储硬件应采用具有高数据传输速率（如SATA 6.0 Gb/s）和大存储容量（如多个TB级别）的硬盘存储系统；使用具有冗余阵列独立磁盘（RAID）技术的存储解决方案，以提高数据的安全性和容错能力。此外，还应加强档案管理系统的安全性，包括设置合理的访问权限：实施基于角色的访问控制（RBAC），确保只有授权用户才能访问特定数据；数据加密：采用强加密标准（如AES 256位加密）对存储的档案数据进行加密，保证数据在传输和存储过程中的安全；防止未授权访问：实施多因素身份验证（MFA），结合密码、生物识别或安全令牌等多种验证方式，增强系统的安全性等。同时，电子档案系统设计应具备一定的灵活性和可扩展性，例如，系统应采用模块化设计，使各个组件（如数据存储、用户界面、检索功能）可以独立更新和替换，以便适应新技术的发展；系统应遵循行业标准（如OAIS参考模型），确保档案数据格式和接口的标准化，以便与其他系统兼容和数据的长期保存；还应采用可扩展的架构设计，如使用云计算技术，确保随着数据量的增加，系统可以灵活扩展存储和处理能力，以适应未来技术的发展。[3]

四、结语

综上所述，档案管理工作数字化转型显著提高了档案利用率，丰富了服务手段，使档案资源的价值得到更大程度的挖掘和利用。然而，这一过程也面临着资金投入不足和人员数字素养不足的挑战，一定程度上阻碍了数字化转型的进程和效果。为应对这些问题，需加大资金投入并强化技术培训，提供必要的硬件和软件支持，注重人才的培养和业务水平的提升，优化转型思路、完善相关设施，才能确保档案管理工作在数字化道路上稳步前进。

参考文献：

[1]葛长华.探索实践全域档案一体化新模式抢占新时代档案智治新高地[J].中国档案，2022（02）：22-23.

[2]蒋淑敏.乡镇数字化档案管理存在的问题及对策研究[J].工程与建设，2022，36（02）：519-520+525.

[3]宫晓东，丁海悦.论乡镇档案信息化建设的四个维度[J]. 档案与建设，2022（04）：40-43.

（作者简介：林雅娟，女，大专，柘荣县双城镇人民政府，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）