智慧公路科技赋能衍生数据的档案管理

胡冠书

摘要：智慧公路是对传统意义上公路设施及其运行体系的科技赋能，这是一个长期过程，将成为公路行业发展的常态。智慧公路的科技赋能衍生出海量的电子数据，尤其是大量异构电子文件和非结构化数据的出现，极大地冲击了现有档案管理模式。面对这一新情况，必须用发展的眼光对智慧公路档案管理进行重新审视，推动档案领域实现自我变革，实现档案管理流程再造，推进档案管理领域的技术创新，构建档案管理创新长效机制，实现智慧公路档案管理的转型升级。

关键词：智慧公路；科技赋能；衍生数据；档案管理

智慧公路是近年来伴随着智慧城市理念的兴起而出现的新概念。“智慧公路是将云计算、大数据、物联网、移动互联网、智能控制等技术与交通运输深度融合，为普通公路赋予“智慧”，从而达到提高公路服务水平、减少环境污染、改进道路建设及运营安全、提升行车舒适性及安全性等目的。”智慧公路是对传统意义上公路设施及其运行体系的科技赋能，是将现代电子信息技术应用于公路的建设、维护、运营、管理、服务等各个环节，在全场景、全周期、全天候深度融合基础上形成的公路领域新形态。智慧公路的兴起，在整个公路行业产生了非常深刻的影响，公路行業原有的档案管理模式也同样受到了巨大的冲击。智慧公路的科技赋能使档案管理的对象、内容及其表现形式都发生了变化，档案管理的理念、方法及工作模式应当主动适应这种变化，做出相应调整。

智慧公路的科技赋能是一个长期过程，将成为公路行业发展的常态。伴随着这一过程，必然会衍生出海量的电子数据，尤其是大量异构电子文件和非结构化数据的出现，极大地冲击了公路行业的现有档案管理模式。现有管理模式和管理手段已经无法满足智慧公路的发展要求，但这一问题尚未引起足够的重视。目前，已有多个省市制定了智慧公路的建设标准、技术指南，但均未涉及智慧公路领域的档案管理问题。实践中，智慧公路领域的档案管理在很大程度上依然沿袭传统管理模式，在智慧公路变革带来的冲击之下，档案管理总体上处于缓慢的被动转型阶段。在这种情况下，亟须对智慧公路发展新形势下的档案管理进行研究，提出具有针对性的应对方案。

一、实现档案管理自我变革

智慧公路的持续性科技赋能衍生出海量电子数据，使传统档案管理模式下的人们感到应接不暇。海量电子数据的暴发式产生，导致档案的收集、管理、利用等环节出现一系列堵点甚至痛点。智慧公路领域的档案管理也因此在一定程度上成为整个智慧公路建设和发展过程中的短板。这一情况如果不能尽快改变，不但不利于档案事业的自身发展，还将影响智慧公路建设和公路行业发展目标的实现。要解决这一问题，必须用发展的眼光，从发展的角度，对智慧公路档案管理工作进行重新审视，将档案信息化建设纳入整个智慧公路建设规划予以全盘考虑。在此基础上，从档案管理理念、档案管理主体、档案管理机制三个方面入手，积极推动档案管理领域实现自我变革，以改革促增效，积极应对新形势下智慧公路档案管理工作面临的各种挑战。

（一）理念变革

从档案管理理念入手，使智慧公路档案管理工作从末端管理向智慧公路建设和发展全过程的渗透型伴随、支持型服务转变。面对智慧公路持续性科技赋能随时衍生的海量数据，必须改变旧有的惯性思维，转变档案管理理念。在智慧公路发展新形势下，档案不只是智慧公路建设和发展的结果，更是智慧公路建设和发展过程中重要的能动参与工具。“档案资源建设是一个长期累积的体系化过程。”基于智慧公路科技赋能衍生的海量数据形成的档案资源，将成为公路行业重要的基础性数据资源和知识资源，为智慧公路建设、维护、运营、管理、服务等各个环节提供数据、技术、经验方面的支持，从而使智慧公路档案管理具有基础数据管理和知识管理的双重性质。在此背景下，档案管理的手工作坊模式必须改变。取而代之的是，依托新技术，依托智慧公路科技赋能体系，不断提升档案管理的智能化水平，并加速向智慧档案建设目标迈进。

（二）强化主体

从档案管理主体入手，增强智慧公路档案工作的整体力量。目前，在智慧公路的建设、施工，管养、运营、服务等单位中，专门负责档案管理工作的机构普遍被视为二线部门，其人员大都以办公文员为主，并且往往存在知识结构单一、年龄结构偏大等客观情况。与此同时，传统的档案管理工作更加侧重于档案材料的末端管理，与一线业务部门之间存在脱节现象，使本就薄弱的档案管理工作力量又面临单打独斗的局面。这种情况早已不能适应智慧公路发展背景下数据大爆发的新形势。因此，必须加强智慧公路领域档案机构的建设，提升档案工作能力和业务水平。更为重要的是，必须打破档案机构与其他部门，尤其是一线部门之间的业务壁垒，在档案机构主导下，从档案收集的前端控制、资料的预归档、档案的有效利用等方面着手，使档案工作向前延伸到智慧公路领域的所有业务环节，使一定范围内的单一主体管理，向多部门、多层次主体协同转变，形成合力，增强档案管理整体工作力量。

（三）完善机制

从档案管理机制入手，以同步、动态、效能、协作为原则，建立科学高效的智慧公路档案管理体系。对于应当纳入档案管理范畴的智慧公路业务资料，在其产生时，就能借助信息化手段从档案收集、档案鉴定的角度及时发现、采集和处理，做到档案管理与业务环节同步。依托智慧公路新技术的应用和不断更新，动态地调整档案管理手段和目标，确保无缝对接。遵循效能原则，通过对智慧公路科技赋能衍生的海量数据实施高效、开放、安全的档案管理，实现档案信息的数字化保存、可视化呈现、资源化利用，在一定范围内推进档案体系的互联互通、共建共享，打破旧有的信息孤岛状态。积极推动档案工作向前延伸到智慧公路领域的具体业务环节，加强业务工作环节与档案管理环节的协作，借助科技赋能技术体系，提升智慧公路档案信息的采集、处理、传输和利用能力。

二、实施档案管理流程再造

智慧公路的持续性科技赋能给档案管理带来的挑战，是大数据时代档案事业发展环境的一个缩影。从更大的范围来看，“档案行业已经关注到数字资源到数据资源升级问题，二者差别在于前者仅仅指以数字形态存在的档案信息，如传统的数字化成果；而后者则是指标准的可供分析和挖掘的结构化档案数据。”但从公路领域的情况来看，档案管理并未跟上智慧公路的发展步伐。在现有工作模式下，公路档案管理处于公路全领域业务流程的末端，对于科技赋能衍生的海量电子数据鞭长莫及。档案管理工作要适应新环境，迎接新挑战，必须对现有档案业务流程进行科学调整，推动实现新发展背景和新技术条件下的流程再造。档案管理流程再造是提升智慧公路档案管理能力，对科技赋能衍生数据开展有效档案管理的必由之路。

（一）关口前移

关口前移，使档案工作由末端管理向全流程渗透转变。智慧公路的建设、维护、运营、管理、服务等各个环节，每时每刻都在产生大量数据。档案管理应当向业务最前方延伸，从档案的视角对海量数据进行初步甄别和采集，形成信息源库。其中有两个路径，而且可以并行不悖、相辅相成。一是档案机构通过信息化技术手段对部分环节的衍生数据实施检测和抓取。二是前方业务部门利用业务系统和技术手段对所辖范围内的衍生数据及时提取。这项工作得以有效开展的前提是，在智慧公路领域积极推进档案精细化管理，以此保障实现有效原始数据的深度挖掘。由于智慧公路科技赋能衍生数据体量巨大、种类繁多、形式多样，只有依托多环节、多部门的网格化、阵列式协作，才能充分利用智慧公路科技赋能的自身优势，提高原始数据的初筛和采集效率。

（二）合理赋权

合理赋权，使档案管理各环节的资源得到优化整合。通过多环节赋权，能充分调动智慧公路业务部门在档案管理中的积极性和主动性，使业务环节的资源得到有效利用。多环节赋权，一方面是指赋予智慧公路业务部门对采集到的一手数据材料进行复核、预处理和预归档等方面的权限，借此可以提升智慧公路档案管理的整体效率；另一方面是指对包括业务部门在内的用户赋予档案信息库的在线、远程使用权限，改变公路档案重藏轻用的僵化状态。业务部门的复核具有档案的初级鉴定意义，这样可以在正式归档前清洗不必要数据。预处理、预归档是档案整理和归档的前期工作，在合理赋权的同时，应当通过制定必要的标准来进行规范。通过智慧公路档案管理和利用两方面的赋权，形成开放、高效的公路档案工作体系。

（三）重视反馈

重视反馈，使档案管理工作不断得到改进。由于智慧公路的科技赋能是一个持续性过程，其科技应用必然会日益先进和复杂。档案管理主体必须随时接受这个过程中的各类信息反馈，不断提升档案管理的信息化水平和科技含量，及时修正和完善工作流程，确保档案工作与智慧公路同步发展。例如，路网运行监控系统可以随时掌握交通量变化、路损、事故等情况，对其中应当纳入档案管理的数据信息，必须做到高效处理和归档，方便用户使用，这样才能提高档案利用的吸引力。因此，要坚持问题导向，不断创新，对智慧公路档案业务流程进行动态管理。根据智慧公路发展产生的新要求，技术应用引起的新变化，用户提出的新需要，及时调整工作思路，消减不必要的工作内容，调整工作环节，优化工作流程。

三、推动档案管理技术创新

在智慧公路即将迎来大发展的背景下，公路领域的档案工作仍然不同程度地存在技术含量低、管理手段落后等问题，难以应对智慧公路科技赋能衍生数据带来的新挑战。面对不断发展变化的新形势，对公路档案管理也要进行科技赋能。公路档案管理应当乘势而为，借智慧公路科技赋能的东风，积极主动应对技术变革，推进档案管理领域的技术创新，实现数字转型、科技转型。“不断革新的技术给档案管理领域带来了诸多挑战，档案工作者必须从数据管理角度对新技术环境下的档案数据及档案数据管理进行探索。”要充分利用现代信息技术和先进的管理手段，有效解决传统公路档案工作中存在的管理难度大、成本高、效率低、利用有限等问题。

（一）推動科技赋能向档案领域延伸

推动智慧公路科技赋能向档案领域延伸。智慧公路是将云计算、大数据、物联网、移动互联网、智能控制等技术与公路设施及其管理和服务深度融合的产物。智慧公路的持续性科技赋能，本身就是公路档案管理面临的最大机遇，智慧公路的科技资源同时也是档案管理可以利用的丰厚资源。要解决智慧公路科技赋能衍生数据的档案管理难题，必须站在全局一盘棋的角度，积极推动智慧公路科技赋能向档案领域延伸。切实提高档案管理的信息化技术水平，不但可以为智慧公路的建设和发展消除短板，而且还可以通过档案资源的有效利用，助力智慧公路的建设和发展。

（二）提升公路档案智能化管理水平

大力提升公路档案的智能化管理水平，为智慧档案建设创造条件。“综合运用现代信息技术，如计算机技术、网络技术、存储技术、数据库技术、数字化技术、多媒体技术、通信传播技术等，实现档案管理智能化、档案工作现代化。”智能档案是介于数字档案和智慧档案之间的发展阶段，已经具有了智慧档案的某些特征，这也是目前条件下公路档案管理向智慧档案建设迈进的可行一步。在现阶段，推动公路档案的智能化管理，可以尽快改变传统的档案管理现状，升级低水平的数字化档案管理模式，满足智慧公路科技赋能衍生数据的档案管理需求，并且还能与智慧公路业务系统相对接，便于工作开展。

（三）推广档案信息资源利用技术

突出档案信息资源利用技术的开发利用。通过物联网、移动互联网等技术构建远程访问和控制机制，实现不同层次、不同范围的互联互通。对系统内部用户，尤其是业务部门，提供更为便利的档案利用渠道和条件，使档案利用深度融入智慧公路的建设、管理、服务等环节。对于系统外部用户，按照政府部门的要求和行业发展需要，建立安全、便捷、高效的档案信息共享机制。通过档案数据资源整合、智能搜索、可视化发布等技术的应用，充分发挥档案信息的利用潜力，满足用户的个性化需求。通过档案信息的有效利用，为智慧公路的建设和发展提供全过程支持。

四、构建管理创新长效机制

智慧公路的科技赋能是一个长期过程，智慧公路档案管理需要不断积累经验，在智慧公路建设和公路行业发展过程中不断开拓创新，积极探索构建档案管理创新长效机制。智慧公路的建设和发展本身就是一个新课题，构建智慧公路档案管理创新的长效机制更需要新思路、新模式、新举措，并且这些思路、模式和举措还要随着智慧公路发展具体情况的变化及时调整。智慧公路档案管理应当与整个行业发展密切结合，坚守档案管理核心职责，加强组织领导，加强教育培训，与智慧公路建设密切结合，既要突出档案管理的专业性，又要为智慧公路建设提供必要的支持和服务，确保档案工作与智慧公路整体工作实现同步发展。

（一）加强组织领导

智慧公路的档案管理涉及不同部门和大量工作环节，需要加强组织领导。事实证明，哪项工作的组织调控力度大，落实力度就大，工作效果就容易持久保持下去。尤其对于跨部门、跨流程的智慧公路档案管理业务，部门协同、流程衔接显得尤为重要，统一的组织领导不可或缺。一是要在最大范围统一思想，做好与智慧公路有关的战略谋划。二是根据公路行业的发展实际及时出台相关政策和档案管理制度，对智慧公路档案管理工作加强引导和规范。三是加大技术、资金、设备投入，建设高水平的智慧公路档案管理平台，为有关工作的有序开展创造有利条件。四是建立部门之间、关联单位之间的协调机制，有序推进与档案管理有关的关联业务开展。五是在抓好智慧公路重大建设项目档案管理的同时，不断完善日常档案管理机制。六是结合本单位、本部门的实际情况，找准智慧公路档案管理转型升级的切入点、突破点，以点带面，逐步推向深入。

（二）加强业务培训

智慧公路科技赋能虽然为档案管理提供了新技术支持，但是具体工作的落实关键仍然在人。构建智慧公路档案管理的长效机制，必须持续加强相关人员的业务培训。一是在智慧公路档案管理工作中对档案管理人员加强智能概念引导，提升新技术应用能力。二是针对智慧公路建设和发展实际，定期组织开展档案管理工作业务专题培训，并将此类培训与专业技术人员继续教育结合起来。三是鼓励创新，引导档案管理人员结合工作实际创造性地开展档案工作，持续提升业务水平。对于新技术的应用、新系统的开发、工作机制的创新都应当给予大力支持。四是加强地区之间、行业之间、单位之间的业务交流，借鉴和学习先进经验。五是加强档案管理人员的多岗位交流学习，熟悉智慧公路领域的一线业务，使档案管理做到有的放矢。六是提高智慧公路领域其他岗位工作人员的档案意识，积极配合档案部门做好相关工作。

（三）做好结合文章

一是智慧公路档案管理要与智慧公路建设的核心业务密切结合，通过优化档案管理机制和工作模式，为智慧公路建设服务，并通过智慧公路的发展反过来促进档案管理工作转型升级。二是智慧公路档案管理要与公路行业其他领域、其他工作环节相结合，通过不同业务环节之间的双向渗透、双向支持，提升档案管理的时效性和实效性。三是要做到科学管理与技术支持密切结合，充分利用智慧公路建设过程中带来的技术优势，实现科技赋能向档案管理领域的持续延伸。四是智慧公路的档案管理要与档案服务结合起来，充分体现档案管理工作在整个智慧公路建设体系中的重要作用。五是将工作推进与经验总结相结合，及时将成熟的做法上升到政策层面，为具体工作的开展明确方向、提供规范标准。“电子档案作为档案数据化的对象之一，其管理是否规范直接影响到档案数据的质量高低。”

五、结语

在智慧公路建设和发展背景下，档案管理工作面临一系列新情况。对档案管理工作来说，这既是挑战，也是機遇。如何适应新形势，有效解决智慧公路科技赋能衍生数据的档案管理，实现智慧公路档案管理的转型升级，成为智慧公路领域一项重要课题。从宏观上看，这一新问题需要站在智慧公路建设和发展的总体角度来寻求解决方案。从微观上看，档案管理具体业务的开展需要积极跟进智慧公路科技赋能步伐，向智慧档案、智能档案管理模式转变。智慧公路档案管理不应成为智慧公路领域的短板，应当借势而为、顺势而为，既要巧借外力，又要内生动力，使档案管理工作能够应对海量数据和技术进步带来的冲击。这需要各个层面的主体转变观念、调整思路，推动智慧公路的科技赋能向档案管理领域延伸。

以上讨论了智慧公路科技赋能衍生数据的档案管理策略。其中，自我变革是前提基础，流程再造是发展途径，技术创新是保障条件，长效机制是发展目标。纳入档案管理的智慧公路电子数据，既是智慧公路设施与服务的数字化呈现，也是各类主体涉路活动的客观记录，同时还是数据分析、管理决策的重要依据。“在保证档案资料的丰富性和完整性的前提要求下，对信息技术优势进行有效利用，让档案资源能够在科技工作中发挥更大的作用，实现自身具有的价值。”探索改进智慧公路领域的档案管理，对于推动智慧公路全面发展具有重要意义。未来的智慧公路档案管理，将从被动转型发展到主动应对，从智慧公路的末端管理延伸到全过程支持和服务。

参考文献：

[1]吴建清，宋修广.智慧公路关键技术发展综述[J].山东大学学报（工学版），2020，50（04）：52-69.

[2]杨千，王英玮.治理视角下我国档案事业的发展与安全[J].档案学研究，2022（01）：14-21.

[3]姚笑云，熊洁.从全国档案事业发展规划看档案事业的发展转型之路[J].档案管理，2022（01）：32-34.

[4]黄帅，唐筠杰.新技术环境下档案数据管理模式创新研究[J].浙江档案，2020（01）：33+36-37.

[5]倪代川.数字档案馆生态系统智能化发展探析[J].浙江档案，2017（06）：12-14.

[6]马仁杰，李丽，顾伟.论新技术环境下我国档案信息化标准建设[J].档案管理，2022（02）：17-18.

[7]吴自嫒.高新技术企业科技档案管理研究[J].黑龙江档案，2021（01）：115-116.

（作者单位：日照市公路事业发展中心）