基于信息系统的企业全面预算管理实施路径

刘艳/文

全面预算管理作为企业有效的管理方法，对企业各项管理工作有着重要的影响，其能够对企业资源进行合理配置以及对流程进行科学管理。近年来，越来越多企业逐渐认识到了全面预算管理工作的重要性，纷纷借助全面预算管理来有效把控企业各项工作，科学安排企业资源，推进企业工作的有序开展。在信息技术高速发展的背景下，企业全面预算管理要求不断提高，企业应该利用信息系统优化预算管理流程，促使企业的各项预算工作由以往的线下管理转变为线上管理，提高企业预算管理工作的质量和效率。企业在实施全面预算管理的过程中，要高度重视预算控制流程的要求，全面优化预算管理体系，不断适应时代发展的要求。

全面预算管理的定义

基于信息系统的全面预算管理是指，以信息系统对企业预算工作全流程进行控制。利用先进的信息技术对企业预算编制、执行、考核全过程进行信息化管理，确保企业预算工作流程更加科学。

基于信息系统的企业全面预算管理存在的问题

基础管理的流程不完善

首先，未构建完善的全面预算管理组织架构。企业在信息化的环境下实施预算管理工作，要求企业各级人员参与。但是，很多企业的预算管理组织架构并不完善，未形成从管理层到基层全员参与管理的氛围，没有明确预算工作的具体人员职责，导致预算工作流于形式。其次，人员对预算工作的理解和掌控能力不足。在信息化环境下实施全面预算管理，应明确人员的具体工作任务要求及管理职责，但是部分人员对预算工作的相关知识了解不足，预算素养有待提高。由于人员不了解预算管理工作具体方法及信息系统操作要求，因此预算管理工作无法得到有序执行。再次，信息系统建设滞后。长期以来，很多企业在执行预算管理过程中，无法通过信息系统对企业工作流程进行优化，存在明显的“信息孤岛”问题，导致各类信息无法实现互联互通，严重制约了企业管理工作的有效开展。

预算编制不科学

首先，企业应制定合理的预算编制方法，结合企业预算工作流程要求，采用上下结合的预算编制措施。然而，很多企业在编制预算过程中，直接由管理层确定预算管理方案，忽视了基层人员对预算工作参与的要求，容易导致预算无法得到各级人员的全方位配合。其次，预算指标设计不够科学。在信息化建设下，企业应该通过信息系统固化预算指标体系，以此确保企业预算编制更加合理。但是，很多企业在编制预算指标环节，忽视了实际工作要求，各类预算指标均无法体现企业各部门的实际工作情况，导致预算编制不科学。最后，预算审核存在不足。很多企业无法通过信息系统实施预算审核。由于企业人员获取预算数据所需的时间较长，无法第一时间掌握预算指标情况，因此预算管理体系存在明显滞后性，无法及时评价各项指标的合理性。

预算执行不严格

首先，未形成事前控制。预算管理工作要落实事前控制的要求，要严格监督预算工作的事前环节。但是部分企业没有在事前落实控制要求，且在预算审批环节忽视了监督要求，导致了不合理支出的产生。其次，在事中环节未落实预算的预警要求。由于很多企业没有明确预算工作要求，没有制定相应的预算预警措施，所以预算即便产生偏差也无法及时发现存在的问题。最后，预算的事后控制环节不完善。部分企业无法针对预算工作中的问题落实具体的改进措施，即便预算工作发生重大风险，也无法有效应对，导致预算问题无法得到有效解决。

预算考评不合理

信息化时代，企业实施预算考评要明确预算管理工作的相关要求，确保各级人员全方位参与到预算考评环节中。但是部分企业在开展预算考评时，仅以年度为周期开展考评，无法动态分析工作执行问题，也无法对存在的不足加以整改，阻碍了企业工作的开展，不能对人员起到动态督促的作用。

基于信息系统的企业全面预算管理的相关建议

优化基础管理

第一，优化企业的组织架构。实施全面预算管理，要对组织架构进行优化，转变以往预算管理过于依赖财务部门人员的理念和方式。在信息技术高速发展的背景下，为适应信息化发展，应对企业组织架构进行升级，建立以预算委员会为核心的预算组织架构。同时，企业要建立预算工作小组，对企业的预算事项进行充分的分析。预算工作小组须以财务部门为核心，各部门骨干参与其中，确保预算工作中的数据统计、处理以及传递有专人控制，实现预算工作的高效管理。

第二，加强对人员预算管理工作相关知识的培训。企业实施预算管理，要明确全员职责，落实预算管理工作的要求，确保各级人员都能全方位参与到预算工作中。

第三，推动企业各系统之间实现联通。在信息化模式下，信息系统要对企业大量数据进行有效处理，企业信息系统要能够快速、准确地调取对企业有价值的数据，确保企业预算管理工作更加高效，帮助企业及时掌握预算数据的来源，为预算编制提供有效的参考依据，在预算执行过程中及时监控工作状态，在预算考评时对预算考评流程进行分析和管理。为实现这一目标，企业要通过信息系统明确各级人员的具体工作要求，借助信息化管理让企业各级人员之间实现密切配合，确保企业数据得到及时处理，从而形成先进的管理模式。

完善预算编制

第一，采用科学的预算编制方法。随着信息技术的高速发展，预算编制要求也在不断提高。为确保企业资源得到合理配置，要将工作流程要求细化落实到具体的部门、岗位上，充分调动各级人员的工作积极性，并采用科学的预算编制方法。长期以来，企业采取的是自上而下的预算编制方法，这种方式容易导致预算脱离基层的实际情况，再加上忽视了基层工作流程的实际要求，导致预算和企业实际发展需要出现偏差。为了确保企业的预算编制更加科学，企业要采用上下结合的预算编制方案。企业的董事会应合理确定企业战略目标，再将战略目标分解为整体预算目标，之后将预算目标分解为具体部门的工作任务，并在信息系统中向各部门传达预算目标。各部门在明确预算目标之后，在信息系统中填列具体的预算指标。企业完成预算编制之后，将预算草案提交预算管理小组汇总，预算管理小组对各类草案进行审核，并召开会议，让各主体参与对预算方案的讨论，之后提交预算管理委员会。预算管理委员会要对预算相关信息进行修正，并通过反复协调形成最终的预算方案。

第二，设置科学的预算编制指标体系。企业信息系统应该结合预算编制工作要求设置完善的编制指标体系。信息系统要对企业各项预算指标进行规范控制，确保企业各项预算指标符合企业的实际工作要求，实现对企业各项工作的全方位管理，确保企业各项工作更具合理性。例如，对于利润中心，预算编制指标要以净利润为核心，并进一步分解为收入指标、成本费用指标。在收入指标方面，应关注企业收入完成率、回款等指标。在成本费用控制指标方面，则关注费用支出合理性、人均费用等方面的指标。通过管理企业的重点指标，并对指标进行细化分类，可以确保各部门在编制预算环节按照系统表格填列信息，确保各项指标符合企业的实际情况。随着信息技术的高速发展，企业管理流程要求不断提高。对此，企业要高度关注信息系统，不断优化信息系统功能，确保各项工作符合自身发展要求，做到对企业经营管理工作的整合控制。在传统管理模式下，企业各业务模块之间相互孤立，存在明显的“信息孤岛”问题。在信息系统模式下，企业数据要实现及时衔接，确保各项数据的处理更加高效，达到提高企业工作效率的目标。企业要在各系统之间建立信息接口，包括资金管理系统、税务管理系统、工资管理系统等，确保企业各部门在编制预算环节能及时获取各项信息，以此提高预算编制效率。

第三，借助信息系统开展预算审核。在信息系统管理模式下，企业人员要能够借助系统开展预算审核，实现提高审核效率的目标。在信息系统的管理环节，企业各部门要对信息系统数据进行分析，分析企业所编制的预算数据存在的不足之处，以此分析企业各类数据是否合理。例如，员工开展预算审核时，可借助信息系统分析企业各项数据的变动趋势以及历史状态，以此分析企业数据的合理性，帮助企业优化管理体系。

重视预算执行

第一，构建事前控制机制。企业预算控制要实现事前控制，在企业各项经济业务事项发生之前，通过信息系统进行审核，确保各类事项符合预算要求，避免盲目支出的问题。企业应在实施预算方案之前明确具体的管理要求，分析预算是否符合管理流程的要求。各级人员在申请预算支出之前，可以通过系统了解预算相关信息，包括预算已发生额、预算余额等，并结合各类信息对预算数据进行对比，合理判断各项支出是否有必要。企业审核人员能从系统中分析相关数据，评估各项业务支出的合理性及必要性。然后，在对预算数据进行分析的基础上，形成审批结论，通过审批之后，相关预算要锁定额度。后续完成项目支出后，由项目执行人将费用报销单等单据提交至财务部门完成报销，并扣减相应的预算。在企业开展预算执行环节中，为形成严肃的约束力，要制定完善的控制措施，对超预算的经济业务事项要实行严格审批。若部分事项超过了预算范围又必须执行，则要经过董事会的审核，同意之后才能够开展，确保预算管理工作的严肃性。

第二，形成对预算的事中控制机制。事中控制机制是预算工作中最重要的一环，企业对各项业务环节进行分析时，要找到执行偏离的环节，采取恰当的措施予以解决。企业在预算的事中环节，要了解预算工作存在的不足之处，确保企业资源得到合理配置，流程得到规范管理，从而提高企业预算管理工作效率。若各项指标超出一定范围，则由信息系统进行自动预警，确保企业工作流程中的偏差得到实时调整，实现规范企业经营管理体系、防范风险的目标。

第三，制定事后控制措施。事后控制主要是通过信息系统定期对预算执行情况进行分析，采用因素分析法等方式，找到预算发生偏差的成因，并探讨如何才能够解决预算工作中存在的问题，避免预算问题再次发生。采取科学的事后控制措施，能够及时掌握预算工作流程中的不足，为预算管理流程的优化提供必要支持。

优化预算考评

第一，建立动态的考评机制。企业在预算管理过程中，要构建动态考评机制。动态考评机制要求以较高频率开展考评，关注企业各级人员工作任务的完成情况，并结合人员的工作情况落实相应奖惩措施，全面调动各级人员参与预算管理的积极性。在实施预算考评环节，应及时了解企业各级人员的工作情况，确保考评工作公平、公正。例如，在每月月末针对人员的预算工作按照信息系统预设的指标，由信息系统自动考评，得出考评结果之后将考评结果和薪酬、奖惩挂钩。若发现人员在预算工作中存在重大问题，要及时沟通，确保存在的问题得到切实的解决。构建动态考评机制的最大优势在于能利用信息系统实时获取预算工作数据，帮助企业掌握工作情况，确保工作流程中的问题得到及时解决。

第二，充分关注信息技术。在预算考评环节，企业应用信息技术能让预算考评更加公正。长期以来，很多企业在实施考评过程中，存在人为主观因素影响考评结果的问题，导致企业考评结果无法充分体现各项工作的实际情况，导致企业预算考评工作失去公正性。为确保企业预算考评工作能够体现出企业的实际要求，并帮助企业发现工作中存在的问题与不足，要构建科学的考评机制，确保所设计的考核指标能涵盖企业各项经济业务事项情况，并且在预算考评环节要将考评结果和人员的薪酬、职位相挂钩，以充分增强人员的岗位责任意识，让人员主动改进工作中的不足，以此优化企业预算管理流程。