一种档案电子化的信息处理架构设计

孙小康，赵云枫，秦 萌

（江苏联合职业技术学院扬州分院，江苏扬州 225003）

0 引言

随着我国信息化技术水平的不断提高，电子化、无纸化已逐渐在我国各领域的社会事务中实现了普及，并且已成为一种常态。电子化、无纸化的应用在缩减企事业单位、机关等的相关办事流程，推动办件效率方面提供了源源不断的动力，并且产生了巨大的影响力[1-3]。本文以某公共资源交易平台的数据中心为例，来探讨对其所汇集的大量分散数据进行档案电子化，并以所形成的电子化档案为基础构建相关数据分析的信息处理架构。

该公共资源交易平台，现已经完全实现了全流程公共资源交易的电子化建设目标。随着电子化程度的不断提高，在入场交易的公共资源交易项目中产生的纸质资料越来越少，传统的打印、装订、归档等一系列人工管理模式较难适应现有的电子化数据归档需求，不同的交易环节涉及的工作人员不同，实行纸质档案或纸质档案与电子数据存储并存的情况下，人工归档容易造成项目档案数据的缺失，不利于档案完整、有效、快速地收集与移交。

其次，存储压力大，交易数据保存难，管理难。公共资源交易范围不断扩大，交易业务不断增多，产生的数据给业务系统及数据存储场地带来巨大的存储压力。招投标档案纸质载体无法长期保存，不利于长效监管，难以满足政策中“至少十五年”的保管需求；部分特殊文件需要三十年甚至永久保存，现有档案管理措施及载体难以满足。因为纸质档案具有保存时间有限、借阅使用过程中易损毁等不足，因而需投入大量人力进行档案内部管理、外部档案借阅、档案到期移交等工作，且效率相对低下。

另外，系统承载小，数据资源浪费。交易平台的基础数据库承载能力有限，无法满足海量数据信息的存储，一旦系统瘫痪极可能造成数据丢失。公共资源交易数据应用停留在数据查询、数据统计和可视化阶段，未采用有效方式对数据进行更深层次的挖掘分析。数据从交易中来，却未能服务于交易过程。虽然积累了大量宝贵的数据，但是无法输出实用价值，这在一定程度上造成了数据资源浪费。

基于以上现状，需要对数据中心所存储的交易数据进行提取，并形成完整、独立的电子档案，以减少数据中心系统的承载力，并保证数据中心的安全与稳定。

1 架构的设计

信息处理架构主要包括总体技术架构与系统功能架构两个组成部分，通过规范化整合并汇聚，使交易数据形成更积聚且富有价值的资源库。

1.1 总体技术架构

总体技术架构包括基础设施层、支撑层、应用层以及客户端4 个部分（图1）。

图1 总体技术架构

（1）基础设施层（IaaS）提供云计算的基础平台，它能实现硬件资源的虚拟化聚合管理，提供硬件资源池。通过云管理，以提供自我服务的功能。IaaS 提供的服务是对所有硬件资源的综合利用，包括处理器、存储、网络和其他基本的计算资源，用户能够部署和运行任意软件（包括操作系统和应用程序）。

（2）应用层（SaaS）根据公共资源交易数字见证平台需求，建设如图1 所示的应用功能，各应用通过统一标准的数据交换接口服务，实现与相关系统之间的数据对接和共享，包括电子档案管理系统、数据分析系统等模块。

（3）支撑层平台（PaaS）为用户提供丰富的应用运行支持；可基于IaaS 平台提供的中间件，快速的开发和整合自己所需要的各类应用，实现数据、业务、流程间的无缝隙整合。PaaS 平台是对应用层（SaaS）的支撑，可以提高在SaaS 平台上利用的资源数量，实现应用的多元化和定制化，主要有统一用户管理、统一的工作流平台、通用数据管理、统一的消息管理、门户支撑平台、数据交换平台等。

（4）客户端支持泛终端的访问渠道，各类不同的角色包括交易主体、工作人员、行政监督部门等，主要通过PC 端、手机端等方式接入系统。

1.2 功能架构

该系统的功能架构主要包括电子档案管理和数据分析两个模块（图2）。

图2 系统功能架构

1.2.1 电子档案管理

电子档案管理系统是为了建立整个公共资源交易全流程的档案归集服务机制，提供交易文件的电子数据和文件分类、整理和归档的功能，包括全流程电子档案整理、打包功能。

电子档案管理系统独立于公共资源交易系统，是以标段（包、标的）为主体标识，对公共资源交易系统中的相关业务数据进行归档管理，按照标段（包、标的）建立起相应的电子档案管理系统（图3）。它具有一定的保密性，采用独立的框架。

图3 电子档案管理系统

为及时移交档案，同时也为及时复制出档案，防止数据被篡改，可将档案建立作为招投标的一项流程，由相关人员进行档案接收（即一键抓取材料，针对未抓取成功或本身系统缺失的材料，采取节点上传的方式），待材料齐全后提交档案人员，并由档案人员进行审核。其主要包括系统登陆、界面管理、档案配置、交易档案目录、数据采集、档案归档、档案利用、档案处置、后台管理等功能。

1.2.2 数据分析

数据分析主要是基于电子档案的规范化数据来进行分析的，针对交易平台的所有交易项目数据概况进行分析展示，包括交易指数、进场项目数量和金额、成交项目数量和金额、节约金额等，并从以下维度进行细化统计分析。

（1）业务类型：统计工程建设、政府采购、产权交易、土地交易以及其他各业务类型的进场项目和成交项目的数量和金额，以及各个交易领域成交数据的占比和同比增长情况。

（2）交易机构：统计各交易机构的成交项目数据概况，包括成交项目宗数、占比、同比、成交项目金额、金额占比。

（3）交易趋势：综合展示近三年1—12 月每月的交易项目数量和项目金额，并预测未来3 个月的交易数据情况。

（4）项目规模：综合展示进场项目、成交项目、流标（撤牌）项目下各个项目规模的成交项目宗数、成交项目金额以及各自占比情况。

（5）项目区域分布：以地图形式展示本地和外地的成交项目数量和金额，配套列表方式，按照成交项目金额排序展示项目区域、进场项目数量、进场项目金额、成交项目数量、成交项目金额。

（6）创新度：统计创新项目和非创新项目在进场、成交、流标项目条件下各自项目数量和金额，以及项目数量和金额各自占比情况。

（7）浏览量：统计展示所有项目的总浏览量、IP 数和跳出率，以及交易公告、成交公示、其他公告三类公告的浏览时间在0.5～1.0 min 的访客浏览量。

1.3 数据交换及原始数据源接口

（1）基于统一的数据接口标准，实现与公共资源电子交易平台的对接，对接公共资源电子交易平台的项目信息数据，实现对归档信息的推送和共享。

（2）通过统一数据交换平台，按照工程建设、政府采购交易等项目类型，将各交易项目从项目进场、时间场地安排、公告发布、标段信息、投标报名、保证金缴纳、开标评标、中标公示、保证金退还等交易流程，对项目交易文档、音视频进行归集，构建公共资源交易平台的档案资源库，实现交易档案的统一规范管理。

2 结束语

档案电子化的信息处理旨在建立一套适用需求、满足要求、功能多样、界面友好的公共资源交易电子档案管理平台，以协助档案管理部门有效提升档案的采集、管理、借阅、保存、移交等工作效能，减轻工作压力，提升工作效率，响应档案数字化转型。同时以电子档案管理模块所归集的标准化数据为基础，打造交易中心大数据分析业务的数据基础，对现有数据资源进行整合与优化，以提升大数据治理能力，充分发挥数据的基础资源作用和创新引擎作用。