新形势下水文工程档案管理探讨

窦 冰

（济南市水文中心，山东 济南 250014）

近年来，水文设施工程建设逐年增多。水文工程建设过程中会产生大量的档案资料，这些档案资料是水文设施建设和维护管理过程中形成的，有助于提高水文工程的效率和质量。

1 加强水文工程档案管理的必要性

在水文工程建设过程中，水文工程档案是对水文工程建设项目进行审计、监督、验收及运行、管理、改造、维护的重要依据，直接关系到工程施工质量，并影响工程成本。水文工程档案管理工作的开展，可以有效确保工程施工过程中各项数据资料的真实性、可靠性和完整性。所以，保护管理好水文工程建设各个环节中产生的文字、图纸、图表、声像等不同形式的档案资料，其重要性不言而喻。在山东省“十四五”水文监测系统建设工程规划中，拟对全省小型水库进行水文监测设施设备规划建设，届时水文工程项目数量多、任务重，水文工程档案管理工作的必要性和重要性也突显出来。对水文工程档案管理工作来说，提高人员素质，加强监督管理，规范档案管理流程，实现档案管理的规范化、标准化迫在眉睫。

2 档案管理存在的问题

2.1 管理人员思想认识不到位

在水文工程施工建设过程中，不同程度地存在着只重视工程施工建设，忽视工程档案管理的现象。建设施工过程中产生的例如施工合同、阶段性汇报工程图、验收报告等各种资料和文件，有的单位在工程结束后才进行档案收集整理；有的单位虽然有档案管理人员及档案室，但只是流于形式，并没有真正规范起来，管理过程也不规范。这种对工程档案管理工作缺乏重视的行为，导致工程建设与档案脱节，严重影响整个水文工程施工质量。

2.2 管理流程和制度不规范

在实际工作中，有些施工单位缺乏对工程项目的精细化管理意识，不能严格按照相关流程和规定进行归档。很多施工单位没有相应的水文工程档案管理规范和制度，档案资料收集不完整、不规范；有些施工单位虽然制定了工程档案归档制度和要求，但在实际操作中并没有严格执行，流程混乱；还有的档案管理人员对整个施工过程知之甚少，不去现场查看，存在闭门造车的现象。

2.3 缺乏专业的水文档案管理人员

目前，水文工程档案管理缺乏专业管理人员，许多档案管理人员没有经过专业培训，有的只是兼职，工作缺乏系统性和规范性。在档案管理技能方面更是缺乏专业化水平，不了解相关规章制度、法律知识以及信息化档案管理知识。这些都严重影响了水文工程建设项目文件材料的收集和整理工作质量，也给日后水文工程建设项目归档保存工作带来了极大的不便。

3 建议对策

3.1 完善水文档案管理制度

水文工程档案管理制度是水文工程档案管理工作的重要依据。首先，从领导到职工，都应提高水文工程档案管理工作重要性的认识。在每项工程批复后，济南市水文中心成立建设管理处首先进行招投标，确定中标单位以后由监理组织召开本项目技术交底会，建设管理处、设计方、监理方、施工方参加，随后开工建设，最后组织验收，流程清晰规范。中心文件明确项目的工程部、财务部、档案管理部等部门，为水文工程的顺利进行以及水文工程档案的规范完整提供了依据和保障。其次，在新形势下要想保证水文工程档案管理工作顺利进行，就必须要建立健全水文工程档案管理制度，并将其作为单位规章制度的重要组成部分，强化对规章制度的执行力度。目前《水文设施工程验收规程》《水利工程建设标准强制性条文》《山东省中小河流水文监测系统工程建设管理手册》等相关规章制度都是济南市水文中心在项目建设过程中严格执行的工程档案管理制度。

3.2 培养档案管理人员的综合能力

水文工程档案管理人员应积极开展业务学习，并定期组织相关业务培训以及相应考试，使档案管理人员的档案专业知识、业务技能等能够得到有效提升，以保证档案管理工作的正常开展。档案管理人员要加强对相关法律法规和其他相关知识，如计算机技术、网络技术等，提升自身素质。在组织培训时，要制定合理的培训计划，包括培训内容和考核标准等，考核标准应符合相关规定。通过定期组织专业培训、网络学习等方式对档案管理人员进行培训和教育，可以有效提高其综合素质和业务能力，提升其档案管理水平。

3.3 实现水文工程档案管理的信息化、数字化

新形势下，要实现档案管理的信息化，首先要对现有的档案管理方式进行升级，从传统的纸质文件转向电子文件管理，充分运用现代化高科技管理手段，实现档案信息资源共享。其次，要对水文行业档案管理系统进行开发与应用，利用计算机技术、数字技术等实现档案的收集、整理、归档、检索等功能，提高档案管理效率，建立一个集全程档案电子化管理、查询服务一体化、沟通会商于一体的专业信息化平台。将档案信息化建设与水文工程建设相结合，将水文工程档案管理纳入工程建设全过程。加强对水文工程建设各个环节的监督与指导工作，在确保工程质量和进度的基础上加强对水文工程档案管理工作的监管力度，及时解决水文工程建设过程中存在的问题。

3.4 加强监督，确保档案管理的规范化

一是及时研究、学习和了解与水文工程档案管理相关的法律法规，包括国家和地方的文件、政策和标准。二是依据相关法律法规，制定详细的内部操作规程，明确档案管理的流程、责任分工、权限等。三是建立档案合规审核机制，设立专门的档案合规审核机制，对各个环节的操作和记录进行定期或不定期的审核和检查，确保档案管理过程中的合规性。四是加强监督与内部控制，建立健全的监督机制，对档案管理过程进行监测和内部控制，确保各项操作符合法律法规，设立举报渠道。五是积极与相关的法律专业机构和监管部门进行合作和沟通，寻求专业合规咨询和指导，及时了解政策变化和法规要求，确保档案管理的合规性。

4 结语

新形势下的水文工程档案管理工作面对的既是机遇也是挑战，要想提高水文工程档案管理水平，促进水文事业可持续发展，相关单位必须要与时俱进，更新观念，不断创新水文档案管理的思路和方法，提高水文工程档案管理人员的专业素质和综合能力。同时，相关单位也要重视水文工程档案管理工作，加大对水文工程档案管理工作的投入力度，从而有效提高水文工程档案管理水平，促进水文事业可持续发展。