兰台故事：古代档案那些事儿
2023-12-29邓苗苗
提到档案，便不得不提“兰台”一词。在两汉时期，兰台是宫中档案、典籍收藏的场所，后来一度成为御史台、史官和秘书省的代称。“兰台远望空蒙蒙，青云直上几千重”，“兰台公子王孙游，差池不与群鸥俦”，“兰台阁上望山川，千古文章盛世传”……在文人笔下，兰台寄托了他们拜相封侯、建功立业的雄心壮志，成为意象丰富的典故。总的来说，“兰台”二字始终与文书、典籍、档案有关，如今已成为泛指档案保管机构和档案工作的代名词，而档案工作者也往往自称为“兰台人”。
“档案”一词则出现得较晚，在清朝康熙年间成书的《柳边纪略》中，作者杨宾介绍了“档案”一词的来源，称：“边外文字，多书于木，往来传递者，曰牌子，以削木若牌故也。存贮年久者，曰档案，曰档子。以积累多，贯皮条挂壁，若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子。”至少在此之后，“档案”才被广泛地使用。在更早的时期，档案还有许多不同的称谓，如商代为“册”，周代称“中”，秦汉叫“典籍”，汉魏及以后则有“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”等，档案管理思想也早有发端。
“以文书御天下”
贞元十八年（802年），白居易入长安，参加吏部举行的书判拔萃科，并顺利登第，授秘书省校书郎、集贤校理，参与整理国家藏书。在秘书省工作期间，他留下一句诗句，“犹喜兰台非傲吏，归时应免动移文”，既是对“兰台人”的赞美，也指出了档案管理中重要的归档工作。
目前，我国现存最早的历史档案就是甲骨档案。甲骨档案是商朝统治者在占卜活动和政务活动中，刻写在龟甲、兽骨上的文字记录，涉及重要的国家事务，因此，相关的管理工作也颇受重视，档案管理在此时便初具雏形。
两汉时期是古代中国档案管理工作发展的一个高峰。《汉书》记载，刘邦首先入关，拿下咸阳后，“诸将皆争走金、帛、财物之府，分之，（萧）何独先入收秦丞相、御史律令图书藏之”。正是因为在诸将兴奋地瓜分金银财宝时，萧何首先想到的是将秦朝留下的档案文件收藏起来，刘邦才得以知晓“天下厄塞、户口多少、强弱之处、民所疾苦者”，为取得最终胜利起到了至关重要的作用。王充在《论衡》中说：“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。”由此可见，汉初统治者和部分官员对档案管理的重视与利用，汉代遂“以文书御天下”。
但这一时期，档案与文书、图书等文献并没有严格区分，相关工作也只是国家行政事务中的辅助。这在官员设置上也有所体现，如汉代的御史中丞及侍御史就是既处理直达皇帝的奏章，拥有考课、监察、弹劾百官之权，也负责主管兰台的秘书、档案及四方文书等。
到了唐代，出现了中国档案史上第一个专业档案馆甲库。甲库存放的档案是甲历，这是在官员铨选、任用过程中形成的人事档案，内容包括“考核资序、郡县乡里名籍、父祖官名、内外族姻、年龄、形貌、优劣课最、谴负刑犯”等情况。
随着档案类型的不断丰富，许多古代官员也越加重视档案管理，北宋名相韩琦的档案管理思想就是突出一例，这与他的为官经历分不开。
北宋皇祐五年（1053年），韩琦任武康军节度使。这一年，契丹“冒占天池庙地”，宣称天池庙是辽国的土地，当地酋豪也站队契丹。韩琦拿出以往天池庙酋豪向宋廷请求修庙的檄书档案作为凭证，酋豪面对如山铁证，只好“归我斥地”。但事情还未结束，之后几年间宋辽双方经过多次争夺与交涉，确定“以黄嵬山麓为界”，辽国送来正式牒文。
然而，这样一份重要的文书档案却因枢密院保管不善，“累月检之不获”。至和三年（1056年），此时已是枢密院枢密使的韩琦，想起之前在武康军的经历，深感忧虑，上疏宋仁宗指出：“历古以来，治天下者莫不以图书为急，盖万世之根本，后世之模法，不可失也。”他提到，宋朝机密图书都在枢密院，但“散逸蠹朽，多所不全。至于近岁，文书欲求证用，已不可得”。随后，韩琦提出相关官员要系统地对档案进行一次整理和编录，以便在需要的时候拿得出证据。次年，宋仁宗便下诏编集枢密院机要文字，由枢密副使程戡提举，整理范围包括大宋立国以来积存的全部档案，按时间先后排列，并以事由分类编纂。
在宋代，还出现了档案史上有名的架阁库，以架阁形式放置文书档案，在集中、编录、立卷、编号、分类、鉴定、保护等方面都有严格的制度规定。景祐三年（1036年），欧阳修被贬夷陵，无所事事时“取架阁陈年公案反复观之”，他还感叹道：“夷陵偏小，尚有架阁库，其他州县可想而知。”这说明了从朝廷到地方，架阁库已经普遍设立。
以架阁库为基础，宋仁宗时期江南西路转运使周湛创立“千文架阁法”，成为古代中国档案分类编目影响最大的方法。正如韩琦对枢密院档案管理不力提出的忧虑，周湛在主政地方时也发现，“江西民喜讼，多窃去案牍”，在猖狂的偷盗下，“州县簿领案牍淆混无纪次，且多亡失，民诉讼无所质，至久不能决”。由此，周湛提出将档案按形成时间先后顺序，以千字文为号登记编排上架，此后，“诏下其法诸路”，成为全国通行的方法。而架阁库制度也沿用至元、明、清三代，直到近代才逐渐退出历史舞台。
“于公事有益”的副本
汉初，外戚窦婴把持朝政，权势熏天，与同是外戚的田蚡势同水火。汉武帝建元六年（公元前135年），窦太后去世，窦婴失去靠山，“益疏不用，无势”，田蚡则扶摇直上，得封武安侯，被任命为丞相，“天下吏士趋势利者，皆去魏其（窦婴为魏其侯）归武安”。田蚡时常打压窦婴，窦婴便宣称自己在汉景帝时“受遗诏，曰‘事有不便，以便宜论上’”，还拿出了所谓遗诏的正本，试图借先帝余威挽回劣势。
为了鉴别窦婴所言真伪，朝廷“案尚书”，检查了所有的档案，发现“尚书之中无此大行遗诏”的副本，而窦婴所藏遗诏正本也无皇帝表识，由此判定窦婴所言不实。
原来，汉代有规定，皇帝临崩，遗诏重臣时，往往将正本发出的同时，还有副本档案留在尚书处，以备查验。窦婴一心政争，却忽略了重要的副本制度，最后因“矫先帝诏之罪而弃市渭城”。
实际上，副本制度早已有之。《周礼》记载：“凡邦之大盟约……大史、内史、司会及六官皆受其贰而藏之。”所谓“贰”，指的就是副本。
副本一般是在文件的运转处理过程中，由相关部门出于留存、发抄、汇抄等需要抄写。为了区分赋役册籍的正本和副本，明代规定正本为黄色封面，称“黄册”，存放在南京后湖，副本为青色封面，称“青册”，布政司、府（州）、县各存一套。大清律法则规定：“各省督抚凡历年钦奉上谕，俱应一一缮录。”雍正皇帝也曾下令：“内阁本章，及各衙门档案，皆应于正本外立一副本，另行收贮。”嘉庆年间，还特别设立“副本库”，与其他档案文件区分开，专门保管副本。
在古代，档案保护水平低下，战乱、火灾、水灾都有可能对档案文书造成灭顶之灾。历代统治者都会要求对档案进行定期或不定期的抄录，并不断改善副本制度。
唐高宗永徽五年（654年）冬天的一个夜晚，“司勋大火，甲历并烬矣”，造成了严重的损失。后来的唐德宗汲取教训，便在原来甲历分三库收藏的基础上，还“更写一本”，送交内库收贮，“纵三库断裂，即检内库本”。
宋室南渡后，朝廷很多重要档案都损毁无存，各衙门常常相互“差人前去计会抄录”。明代中期，地方衙门所藏的一些年代久远的户籍赋役文件残缺不全，也曾有地方知府请求准许各地官府到后湖黄册库抄录册籍。
对于一些重要档案的副本抄写工作，清代甚至还施行了奖励制度。梁章钜的《枢垣记略》记录了不少军机处的资料，在咸丰四年（1854年），军机处上奏提到，自上次缮修档案后，虽然才过了三年，但“不时翻阅，磨损过甚”。根据相关规定，满文档案五年一修缮，汉字档案三年一修缮，军机处表示，如果“拘泥成案，俟至咸丰六年（1856年）办理，恐为期过久，字迹或多漫漶，将来难于查核”，于是军机处官员主动提出“即行缮录一分，另备检查”，并请赏称，如果办理妥当，则希望“查照向例，奏请鼓励”。可见，官员因修缮档案、誊抄副本而得到升用的情况不在少数。
重视副本，不仅在于副本可以补缺备失，还能防止舞弊，防止诸如窦婴“矫诏”的情形发生。清雍正皇帝在颁布副本法令时便说，建立副本“不但于公事有益，且可杜奸胥猾吏隐藏改换之弊”。像唐代甲历这样重要的人事文件，采用了一式三份的形式，就是要求吏部在授官时，要仔细检查三份档案是否完全相符，很大程度上避免了通过涂改、伪造而冒名顶替的情况。
严格的保密制度
“萧何入秦，收拾文书”的故事体现了档案的重要性，历代王朝的统治者都十分重视档案收集工作。元末明初时，朱元璋多次下令要求部下收集敌方的各种档案，并鼓励敌将携带档案投诚。1367年，元杭州守将谢五就是携带大批土地、人口、兵马、钱粮的档案投降明军，而辽东守将刘益也是在献出所辖府州县档案后，还得以继续担任官职。同样的，也正因档案的重要性，统治者也十分重视档案的保密工作。
为防止有人私拆误拆官方文书档案，唐律规定，“诸私发官文书印封视书者，杖六十；制书，杖八十；若密事，各依漏泄坐减二等。即误发，视者各减二等；不视者不坐”，根据情节严重程度对私自拆看档案的人进行处罚。
相比于唐代，在战事频繁的形势背景下，两宋时期的档案保密特色则是“内外严密，无容漏露”，不仅会对违反档案保密制度的官吏处以严厉惩罚，还会连坐其上下层级的官员，同时奖励告发泄密者。
庆历四年（1044年），苏舜钦在范仲淹的推荐下，任集贤殿校理，监进奏院。不久，苏舜钦被人举报，称他“与右班殿直刘巽辄用鬻故纸公钱召妓乐，间夕会宾客”。“卖废纸”是进奏院的一个“惯例”，这个部门往来文件档案繁多，会产生大量的纸，“每岁院中赛神，例卖故纸钱，为宴饮之费”，但苏舜钦和刘巽的罪名很快就落实了，“坐自盗除名”，并牵连了参与宴会的同僚，“因缘得罪逐出四方者十余人”。而举报者王拱辰喜不自胜地说：“吾一举网尽矣。”
苏舜钦在政治上倾向于以范仲淹为首的改革派，而王拱辰则反对庆历新政，二人素来政见不合。虽王拱辰存有私心，但能举报成功，也是因为的确有制度规定“诸州县案账、要切文书、钞榜等，委官吏上籍收锁，无得货鬻毁弃”，严重的将被“除名为民”，丢掉官职。当不合规的“惯例”被捅破时，便会成为一把清除政敌的利刃。
明清制定了更为严格的档案保密制度，像明代存放黄册的后湖黄册库就有着严密的守卫。黄册库位于南京后湖（今玄武湖）中的群岛上，过湖船只和库房钥匙都由南京大内太监掌握，开船和开库都是定期的，有偷册者不论首从，都判斩刑，所谓“湖曰禁湖，地曰禁地，例必曰禁例，而船必曰禁船，以至樵采渔牧之有罚，巡视守护之有人，而擅越湖者必以重治”。明孝宗弘治年间，太监郭镛就“因驾官舟过湖观望”，被弹劾“擅游禁地”。
有清一代，雍正皇帝对档案的重视较为突出，他曾多次对档案工作提出要求，在保密制度上亦是如此。雍正七年（1729年），他下令：“嗣后各部门存贮档案之后，应委笔贴式等官，轮班值宿巡查。”《清律例汇纂大成》则有记载称：“文稿案册……严密收贮，随时抽查。夜间，责成当月司员，严查值宿书吏，小心看守，如有遗失，将该官议处……”
档案是人类历史重要的载体之一，作为人类社会活动的记录，它形成于一切领域。可以说，只要有人的地方就会产生档案。档案是历史的真实记录，正如董必武赞颂的，“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜”。从甲骨金石到纸墨文书，在漫长的古代，档案管理工作经历了不断丰富、完善的过程，管理思想亦凝结着前人的智慧，至今仍有值得当下参考的价值。
