基于信息化和大数据的工程企业在线采购管理优化研究

文／李文越 中国瑞林工程技术股份有限公司 江西南昌 330000

引言：

采购是公司运作的关键环节，采购物品的数量、品质和价格都需要全体采购管理团队精细管理，而采购流程的标准化管理直接影响到是否存在廉洁风险。在传统的采购管理方法中，各环节的协同工作被高度看重，例如，比较产品的价格和质量等任务会消耗大量的人力和时间。这种方法对于公司的采购流程，员工的专注度和技能的依赖性较高，并且难以进行有效的监督。在信息化的环境中，我们能够利用互联网上的大数据来推动采购任务的进展，这样不仅降低了对人力和时间的需求，也增强了监督的力度。在信息时代背景下，公司的采购管理新策略的诞生，反映了互联网技术的进步。该策略的设计及其运用，在某种意义上体现了公司采购管理的革新性。从另一个角度看，它能够帮助公司利用大数据以及最前沿的科技手段来推动采购管理的现代化，从而提高其管理水平。从另一个角度看，这个思维模型的提出和实施给公司的成长带来了新的动能，利用其优势，公司能够更多地提高对创新的投资，激励员工积极参与公司的运营和建立。另外，这样的方法的实施也在某种程度上推动了公司与时俱进，增大了对科技的投资，从而增强了公司的市场竞争能力。

1.工程企业在线采购管理现状

1.1 工程企业在线采购管理模式

传统的采购模式主要依靠人工来完成，包括需求分析、供应商选择、报价比较、合同签订、物流配送等各个环节都由采购人员手工操作。由于这些过程需要大量人力物力投入，而且往往会受到各种因素的影响导致采购进度延误或无法按时交付产品。同时，由于缺乏有效的数据记录和跟踪机制，难以及时发现问题并采取措施加以解决。因此在信息化环境下，采用线上采购方式不仅能大大降低采购成本，还能够加快采购速度，提高采购准确率。工程企业在线采购模式的主要特点如下：（1）高效快捷，可快速响应市场变化；（2）节约人力成本，提高了生产效率；（3）便于追踪和追溯，保证了透明度；（4）通过网络平台实现了全球化采购，扩大了采购渠道。

1.2 工程企业在线采购管理流程

第一步：采购计划

采购计划是采购管理的第一步，其目的是为项目提供所需的设备材料和服务，以确保工程项目的进展和质量。采购计划应该明确列出所有需要采购的物品或服务，包括数量、规格、质量、交货时间和预算等信息。

第二步：采购招标

采购招标是采购管理的重要环节，其目的是通过公开招标，邀请招标或者竞争性磋商等的方式，选择最优秀的供应商，并得出合理的价格。在采购招标流程中，应该明确标书要求和标准，确保供应商能够准确地了解采购要求。评标委员会应该评估所有有效的投标并选择最适合工程项目的供应商。

第三步：供应商筛选

供应商筛选是采购管理的关键步骤之一，其目的是选择最合适的供应商，并建立与供应商的长期合作关系。在筛选供应商时，应该根据供应商的能力、信誉、质量保证、服务支持和价格等因素进行评估。

第四步：合同签订

合同签订是采购前期管理的最后一步，其目的是确保供应商提供符合要求的产品和服务，并建立双方的权益和责任。在签订合同时，应该明确列出所有的合同条款和条件，包括付款方式、交货时间、质量标准、退货条款和违约责任等。

第五步：采购执行和验收

采购执行和验收是采购管理的关键环节之一，其目的是确保供应商按照合同要求提供符合标准的产品和服务。在采购执行和验收流程中，应该进行严格的质量控制和过程监督，确保工程项目的进展和质量[1]。

总之，工程项目在线采购管理是项目管理不可或缺的一部分，其关键步骤和流程需要一定的专业知识和技巧。通过严格的流程控制和管理，可确保工程项目的进展和质量，提高项目的成功率和客户满意度。

1.3 工程企业在线采购管理平台

目前，市场上有许多在线采购管理平台可供使用。例如甄云科技在线采购平台、建筑企业采购管理平台众和软件等等。这些平台具有以下优点：（1）方便用户查找供应商；（2）提供多种支付方式；（3）提供实时订单跟踪和查询功能；（4）提供完善的数据统计和报告系统。

2.工程企业在线采购管理存在的问题

2.1 采购管理信息化程度不高

在物资采购的过程中，公司的信息化水平较差，特别是无法实现对采购商品的详细跟踪，这导致了管理的短板。其次，公司在处理管理数据方面，也没有建立起高效的管理系统，这降低了对产品质量和交付日期的监督。另外，在搭建管理平台的系统方面，还存在一些不足，特别是关于数据库、产品和合作规划的信息科技。这就导致了物资采购效能不高，同时也不够稳定。

2.2 采购管理人员专业水平较低

目前，许多公司对于采购部门员工的全面能力并不看重，这导致了成本管理方面的诸多问题。通常，采购任务需要大量的财务知识和成本控制技巧，因此，员工需要运用自己丰富的经验来处理采购过程中遇到的问题，并结合专业知识和技巧进行多角度、多层次的分析和处理。然而，有一些公司的采购人员对于日常采购流程并不熟悉，他们自身也缺乏较强的成本控制意识。执行采购流程时，会发生采购策略与公司的需求的偏差，这无疑提高了公司的总体开销，给未来的成本管理带来困扰。同时，由于采购人员的专业能力有限，这可能会引发供货商的挑选困难，从而使得内部人士之间的勾结和纵容变得更为普遍，这可能引发腐败等问题，从而使公司的采购成本问题愈发突出，可能造成公司整体运营受到威胁，产生的负面效果将变得更加明显。在大数据的支持下，企业采购管理信息化系统在运行过程中对技术标准和业务控制指标有着较高的要求。对于企业员工而言，需要具备相应的专业技能和职业素质，以确保在输入和分析各类数据信息时的精确性。尽管采购行业的复杂性和大数据技术的融合带来了一些挑战，但只要员工的专业知识和技巧得到提升，就可以有效地推动采购管理的信息化。这样做的好处就是，可以减少采购管理失误的出现，同时也可以提高公司的内部管理效率，减少采购费用的增长。

2.3 采购管理制度不完善

公司在采购管理上存在着不健全的流程框架。如公司未建立健全的采购预算体系，也未设立清晰的采购许可和审核程序，在具体的采购过程中，采购的主导权常常被一个主要负责人所控制，而且也缺少必要的监控措施。公司未建立起一套完善的采购操作步骤，包括了从咨询、收集报告，到对报告进行评估以及与供应商的磋商，最后是签署并管理合同的全部业务环节，都缺少详细且明晰的步骤指引。在公司的采购活动中，经常会遇到诸如采购开销和运营成本过大、需求尺寸模糊、测试标准模糊、产品质量波动大、交付时间延迟等问题。目前，不同企业对采购管理制度的制定和落实情况都不尽相同，这直接影响到企业的采购管理效果。有的企业没有制订完整的采购管理制度，或者制度过于简单，甚至没有相关规定，使得采购部门的工作显得非常混乱。而有些企业则有相应的采购管理制度，但实际应用过程中存在诸多漏洞，未能真正发挥制度的作用。

2.4 采购管理缺乏大数据支撑

尽管在当前的部分物资采购流程中已经广泛运用了大数据技术，但是对大数据应用标准的研究和调查仍然不足。没有以大数据分析体系为基础，推动标准数据库的创新处理，无法保证数据库在物资采购管理中充分发挥其功能。一些物资采购者并未充分关注业务数据的精确性和品质，他们对于数据信息的实际应用和真实性的理解不足，这导致了即便数据分析的方法和技术日益先进，但它们仍然只能在信息整合和信息分析等基础工作上停留，无法通过建立标准体系来提升物资供应的品质，因此，物资采购的成本控制工作也难以达到根本的改善。尽管一些物资采购团队积极地采用大数据技术，但他们并未完全改变传统的工作观念和思维方式，缺乏对大数据技术合理应用和产生多方面影响的理解和总结。这导致了物资采购相关的管理制度没有得到适当的创新和优化。在实施过程中，部分物资采购工作缺乏对采购工作成功率的总结，从而使得数据分析无法展现出更高的应用价值和作用。也无法在此基础上为具体的采购人员提供强大的支持。虽然一些物资采购者已经拥有了改革自己的职场观念的觉悟，然而，因为没有达到完美的大数据技术使用条件，这使得他们不能在得到充足的保护的基础上，妥善地将数据分析的工作融入到公司的物资采购管理中，以实现其高效的应用[2]。

3.工程企业在线采购管理问题产生的原因

3.1 请购人员及采购人员专业水平不足

随着企业物资采购管理系统的进一步发展和实施，采购管理人员的整体素质的提高越来越有必要。研究表明，公司内许多采购人员不熟悉管理信息系统，只能从事数据收集、采购和供应协调等业务，但不能履行其他重要职能。在这种情况下，在为企业创造价值和预期收益时，没有考虑到将信息应用于采购管理的好处。一些公司的管理层也没有注意到这一问题，不利于为企业物资的采购提供真正的信息。企业采购人员的专业素质相对较低，采购人员的专业知识和技能有限，难以满足企业需求，进而降低企业采购效率。随着市场竞争的加剧，要求企业拥有素质更高的各类人才。采购人员配度不高和专业性不强的原因可能包括以下几个方面：缺乏专业知识和技能：采购人员需要具备专业的采购知识和技能，如市场调研、合同谈判、供应商管理等。如果采购人员缺乏这些知识和技能，就会导致采购效率低下和采购决策不准确。绩效考核机制不完善：采购人员的绩效考核应该是以采购成本、质量和交货期等指标为主要考核因素，但有些企业采购绩效考核机制不完善，或者考核指标设置不合理，导致采购人员无法真正发挥自己的能力。企业文化不支持采购：企业文化和管理风格也会影响采购人员的配度和专业性。如果企业重视短期利益，而忽视长期的供应链管理和战略采购，那么采购人员就难以发挥自己的作用。缺乏培训和发展机会：采购人员需要不断学习和提升自己的专业知识和技能，但有些企业没有提供足够的培训和发展机会，导致采购人员无法提高自己的专业水平。职责范围不明确：有些企业采购人员的职责范围不明确，导致采购人员分散精力，难以专注于采购工作。此外，采购人员的职责和其他职能部门的职责也需要清晰界定，避免重复劳动和职责不清。

3.2 缺乏对信息技术的应用

虽然企业已开始采用信息化手段，但在实践操作中，仍然存在着许多问题。一方面是企业采购员对信息化工具的认识还不够深入；另一方面则是企业购买的设备和软件不符合实际情况。由于历史原因和行业性质，部分国企的信息化建设较为落后，企业内部信息系统和流程不统一，采购流程难以电子化，企业物资采购中的供求信息是采购的重要主题，也是企业与供应商协商和沟通的基础[3]。但是，在目前的企业物资采购中，供应信息有不准确之处，材料信息不完整，供应商理解不充分等，这已成为信息技术在物资采购中的应用重点。

3.3 缺乏完善的供应商管理体系

在企业内部缺少完善的供应商管理体系，导致采购员很难掌握好供应商的情况，从而影响采购决策。许多公司的供应商管理，包括对供应商的评估、运营、协同评定以及人际交往的处理上都存在一些困难。比如，许多公司缺乏完整的供应商评定标准，就算是实行了招投标的形式，其评定依据仍然只是价格，这就造成了无法挑选到符合要求的供应商，进一步在未来的协同工作过程中可能会产生损害。在购买流程里，公司与客户的互动只局限于追踪交货，几乎无法深入掌握供货流程及其进展。例如，公司并未记载并评价客户的配合情况，也未对客户的联系做出投入、审查及管理，这使得购买的风险无法被有效地把握，两者的关系也无法达到平衡，更别提建立起合作伙伴的联盟了。

4.在线采购管理优化的具体措施

4.1 加强信息化建设

我国正在快速进步，许多行业已经开始大规模运用信息技术，这对于推动全国的经济增长有着重要的技术助力。同样，在进行项目的采购管理时，也能够利用这种技术，把采购的价格、管理系统的数据以及所需的内容融入进去。利用信息化平台的数据交互与传递特性，能把资源的需求、检测、保养等状态都录入系统，完成由手动操作向网络审核的改革。此外，不同层次的管理机构也有机会利用这个信息化平台，即刻获取并掌握业务运营的状态，并且有权依照具体状况来决定是否支付费用。借助于信息科技的支持，我们可以显著增强财务业绩，同时确保采购数据的精确性和可靠性。

4.2 加强采购人员培训

许多职员一旦找到一个稳定的职务，通常都会满足于当前的生活，几乎没人愿意在工作的同时继续深造。然而，随着社会的进步和科技的提升，若公司的职员缺乏适应变化的素养和才干，公司将无法实现更广阔的成长。在过去的公司采购管理方法中，对员工的继续教育培训并没有太好的效果，然而，当我们进入到数字化的环境中，继续教育培训对员工来说就变得非常方便了。

为了激发员工的主动性，公司通过定时组织问卷调查，来表彰那些热衷于学习的人。另外，员工培训的主题不只是与采购有关的知识，还包括思想教育和企业文化等方面[4]。员工是否能够正确地看待工作，展现出敬业和爱岗的精神，与企业的思想教育和文化熏陶有着密切的联系。因此，在运用信息技术提升员工培训的同时，管理者也需要重视从多个角度挑选培训内容。

4.3 加强供应商管理

（1）实行供应商“黑名单”制度。如果一个供应商未严肃遵守供货协议，未根据协议的规定时间提交产品，也未实施物资的招标价格，并且未尽职尽责地提供产品的售后服务，这些都会对安全生产带来负面影响，那么他们就会被归入“黑名单”。所有这样的供应商，将无法在接下来的物资招投标中担任投标者。（2）如果投标者与招标者有勾结投标的行为，或者投标者利用贿赂的方式来获得中标，或者招标者向其他人透露招标和投标的信息，或者泄露了标书的内容，都将被视为违法行为，并且对于给公司带来的经济损失，必须承担相应的法律责任。如果物资供应商未能严格遵守供应协议，对公司的生产产生了重大的负面效应和经济损失，那么他们必须承担相应的经济补偿或者法律责任。

4.4 加强采购流程管控

购买过程包含了许多步骤，如根据需求设定计划，向高级部门提交审核，进行招标活动，与相关机构签订合同，验收并计算商品的质量和数量是否达标，然后完成支付和领取。为了提高采购管理的效率，我们需要对所有环节进行严格的监控，特别是在计划制定、合同签署、质量检查和结算支付等几个关键环节。采购部门需要根据实际情况，对采购需求进行审查，并将其与预算编制相结合；同时，也需要重视履约验收环节，保证供应商能够按照规定的标准提供质量上乘的物资。针对高价值的设备，需要有权威人士来检查，同时也需要在检查表格中签名确认，以确保所有的商品与样本都是相同的。在监管环节，我们需要增强内部控制审查、经济审查、评估体系的协同作用，实现“三管齐下”的目标，从而确保监管的完整性。

4.5 加强采购风险管理

企业应建立完善的风险管理机制，及时发现和应对采购风险。可以通过建立风险预警系统、制定应急预案等方式，提高采购风险的应对能力[5]。

结语：

在信息化环境下，企业采购管理模式的设想是科技发展的结果，它对于解决传统采购管理模式在制定采购计划和员工管理等方面遇到的问题具有重大的意义和价值。前文针对传统企业采购管理模式所面临的问题，探讨了在信息化环境下企业采购管理的三种新模式，以及企业探索和应用这种新型信息化采购管理模式的重要性，期望能够激发企业的活力，增强公司的竞争优势。