基于品牌文化视角提升高校档案服务质量

文/西南民族大学商学院 马晓玲

档案管理作为对各项事物的辅助，在推动各领域的建设中发挥着重要作用。高校档案管理作为高校管理工作的重要组成部分，涉及科研、教学和社会服务等多个方面，通过加强高校档案管理工作能够有效促进高校档案服务质量的提升，从而更好地发挥出档案管理的意义，为人民群众提供更加优质的服务[1]。而从品牌文化的视角来看，高校档案管理工作要想打造出自己的品牌效应，必须不断提高自身的服务质量，需要高校档案管理人员积极转变自身观念，从而加快高校品牌文化的打造进程。

一、品牌文化及其在高校档案中的应用意义

随着社会经济和科学技术的不断发展，产品之间的同质化程度越来越严重，使得市场内竞争性的进一步扩大，而人们的消费理念也由理性消费开始向感性消费转变，这就导致越来越多的人开始认识到建设品牌文化的重要性。品牌的建设需要核心内涵的支撑，其中品牌文化是品牌建设中当之无愧的重中之重，品牌文化被认为是品牌核心价值观的体现，是区别于其他品牌最重要的标志。但品牌文化的形成并不是一蹴而就的，而是需要在长期的、动态的发展过程中，经过不断的提炼和调整而形成。品牌文化是专属于自己的文化价值内涵，通过品牌文化的建设能够为自己的品牌注入核心竞争力，从而在众多品牌中脱颖而出。通过在高校档案建设中应用品牌文化，能够挖掘高校档案中的精髓与价值，明确档案工作的重点，从而打造出独属于高校的档案文化。立足于高校档案文化的基础上，能够促进档案管理人员认同感提升，从而实现档案管理效率的提高[2]。

文化性作为高校档案的本质属性，具有丰富、多元化的文化机制，记录着学校在长期发展过程中的物质和精神文化。高校档案的文化价值分为以下几类：一是学术文化价值。高校档案作为高校在发展教育实践活动中不断形成的物质载体，是对高校教学、学术以及管理等活动的真实记录，因此其具备较强的学术文化价值，以高校的教育思想为例，其从校训的诞生、发展到形成，是对高校办学理念的体现。同时高校档案中还会对教学、科研等内容进行记录，为学校文化方面的决策提供支持；二是文化教育价值。高校档案是育人资源的一种表现形式，记录了学校发展过程中的辉煌事迹和奋进脚步，对于那些为学校及社会发展做出贡献的校友们的事迹进行记录，从而促进校园文化的建设。这些生动的档案资料为学校的育人环境打造奠定了文化基础。

要想促进档案和品牌文化的进一步融合，我们需要知道档案品牌的内涵。高校在档案管理过程中打造的档案品牌，是以一种精神理念的心态存在的，一方面高校要打造自己的名称、标识以及产品等能够区别于其他高校的表面档案信息特征，这是在长期的档案管理中形成的，具有一定的辨识度；另一方面档案管理工作也是高校文化、个性和服务质量的一种体现，将高校文化融入档案管理中，能够帮助高校建立专属的档案品牌文化。而要想促进档案品牌的形成，必然离不开高校学子及其他相关人士对高校档案的评估和认可，只有得到广泛的群众认可，才能打造出符合人民群众期望的优秀档案品牌文化，从而实现高校档案服务质量的稳步提升。

二、高校档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识不足。当下部分高校及其领导对于档案管理工作的认识存在明显不足，其将档案管理当作是高校工作中可有可无的一部分，将更多的工作重心放在如何提升高校教育质量和经济效益上，从而忽视了高校档案工作的完整性建设[3]。高校的档案服务质量直接关系到高校决策，通过对档案进行分析有助于高校领导者做出正确的决策，保障高校各项业务的真实、可靠。同时，档案工作还能够帮助高校进行管理，与品牌文化达成合作共同提高高校档案服务质量。因此，在未来的高校档案管理工作中，需要高校不断学习最新的档案管理理论与实践知识，同时将各种信息化手段积极融入管理过程中，从而提高高校档案管理效率与质量。

（二）档案管理体制落后。通过对高校档案管理中存在的问题进行分析，发现在不少高校中都存在档案管理体制落后的问题，很多高校在档案管理中仍然沿用传统的管理制度，从而使得管理模式无法适应新时期的需求，缺乏一定的先进性、开放性，不利于高校档案管理工作的开展。高校的档案室存储工作常常是由行政办公室负责，由于档案长期以纸质文档为主，需要通过人工的方式进行搜集，而检索工作的工程量巨大，使得高校档案工作难度较大。繁杂的纸质资料使得档案信息的搜集和管理需要投入较大的人力和物力，容易造成高校资源的浪费。其次，传统的档案形式及管理方式使得档案的流通率较低，相关人员要想提取某项档案，需要在庞大的档案库中去自行搜索，这无疑会增加档案的使用难度[4]。随着信息化技术的不断普及，促进高校档案管理的信息化建设势在必行。

（三）档案管理制度有效性不足。档案管理制度是为了帮助高校档案管理人员更好的展开管理工作所推行的制度，能够促进档案管理工作的规范化、科学化发展，然而部分高校却将其作为一种约定俗成的形式，没有制定有效的档案管理制度，从而使得制度的作用和价值没能得到充分展现[5]。一方面，在档案管理制度中没有明确相应的管理责任，使得在实际工作展开过程中出现各部门人员之间的责任推脱，在发生问题后难以解决，严重影响了高校档案管理的效率。另一方面，高校虽然制定了相应的管理制度，但管理人员却将其当作一种形式化的约束，没有在工作过程中切实实行，例如不少高校都规定要及时对档案信息进行更新，但由于相关人员没有做好合理的档案管理规划措施，使得一些陈旧的档案信息没有得到及时更新，埋没了档案信息的价值。因此，高校要想提升档案管理服务质量，必须对现有的档案管理制度进行改革与创新，引起管理人员的重视，不断提高高校档案管理的质量。

三、基于品牌文化视角提升高校档案服务质量的措施

（一）打造高校档案品牌。1.建立高素质的干部队伍。要想推动高校建立档案品牌，首先需要打造高质量的档案干部队伍，从而扩宽原有的高校档案管理思路，不断获取档案管理的最新知识，为后续的建设提供助力。干部队伍的建设直接关系到高校档案能够打造品牌效应，以优秀的档案工作能力促进档案管理效率和质量的提升。通过对我国A 高校的档案管理工作进行研究，发现其从2000 年开始就致力于档案管理队伍的建设，通过将学校各职能部门、二级学院的兼职档案工作人员结合起来，形成了一支高素质的档案管理干部队伍。队伍人员的构成大部分为研究生，还有少部分的本科，而队伍整体年龄偏向年轻化，平均年龄在35 岁左右，具有丰富的学识和档案工作经历，为A 高校的档案管理及服务质量的提升提供了很大助力[6]。2.加强思想政治建设。在新时期思想政治建设是高校发展的重点，这不仅体现在对学生的思政教育中，还要注重对校内人员的思想素质提升。要想打造出高校档案品牌文化，优秀的思想素养是核心。对于档案管理工作人员来说，不论是专职还是兼职人员，都需要在明确政治方向的基础上展开工作，这是由档案管理的工作性质决定的。档案工作是维护国家和党真实历史面貌的重要事业，是促进党和国家发展的重要力量。档案人员要牢固树立正确的政治理念，坚定不移地拥护社会主义，严格遵守政治纪律，沿着新时期的发展要求不断前进[7]。其次，档案人员还需要具备责任感和事业心，档案管理工作作为一份关系到高校发展方向的重要工作，为了维护档案的安全，要求工作人员具有责任与担当，在工作过程中自觉履行责任和义务，保持严谨的工作作风，务实的工作态度，勤勤恳恳的为岗位默默奉献，这才是促进高校档案服务质量的有效途径。

（二）提升高校档案服务质量。1.打造标准化制度。要想创造出高校档案品牌文化，打造标准化的档案管理制度势在必行。高校档案室作为高校档案工作展开的主要场所，制定档案室的管理制度是保障工作顺利开展的重要举措，以规范的制度来对工作流程、工作人员等进行有效管理。常见的管理制度需要涉及大学档案借阅制度、移交制度、销毁制度、库房管理制度以及利用制度等，对高校档案的各个流程进行规范化，打造出标准化的管理制度体系，使得档案工作的各环节都能够得到有效监管，做到有章可循。即可为档案人员的工作提供方向，也是打造高校档案品牌文化的重要保障。以档案的收档程序为例，其作为高校档案中的重要环节，是能否打造档案品牌文化的关键，收档程序的第一要义是保障收档规范，按照指定好的章程对档案进行整理完毕后，需要立卷人亲自到档案室进行档案的移交，并在档案的名称、移交时间、卷数、移交单位等信息准确的记录下来。收档后需要对档案进行整理，从文件的表面到内页的字体字号、排版等都进行规范化的整理，将其录入到档案管理系统中。在录入过程中需要严格按照文件内容进行录入，在出现问题时及时与立卷人进行沟通，保障录入信息的零误差，入库后要建立规范化的入库档案，遵循从左到右、由上到下的排列方式，保持档案的顺序性。高校每年要定时对档案进行清查，对馆藏档案的数量、种类等做到了然于心，发挥档案的“主阵地”作用。2.改善档案管理的硬件条件。高校档案服务质量受到硬件措施的影响较大，在我国高校的档案管理工作中，呈现出不平衡的发展趋势，高校的教育质量与档案管理水平趋于一致，对于一些985、211 重点高校来说，其具备更加充足的人力、物力和财力，从而能够为档案工作的发展提供更多助力，他们中大部分高校都进入了档案管理信息化时代，在管理效率和服务质量上都显著高于普通高校。但对于一些普通高校而言，本身所获得的资金就有限，能够投入到档案管理中的资金、人力更是少之又少，这就导致高校档案管理工作长期停滞不前。要想促进高校档案服务质量的提升，一方面需要国家及相关部门给予政策优惠及资金上的支持，从而使得普通高校也有能力去进行档案工作硬件上的改善，通过引进信息化档案管理系统的方式，促进档案工作向信息化转变，通过信息系统能够轻松实现对档案的调阅，极大地方便了使用人员，提高了服务效率，从而实现档案服务质量的提升[8]。另一方面，在短时间内档案管理的硬件条件难以得到全面改善，需要高校档案工作人员之间加强合作与沟通，在现有硬件条件的基础上加快软件建设，增强对基础性服务工作的重视，以良好的服务质量来加快档案品牌文化的建设，是当下大多数高校档案发展的主要方向。

四、总结

高校档案工作关系到高校未来的发展，在时代的号召下打造档案品牌文化是高校档案工作的必然选择，这需要高校注重档案管理和服务工作，加快品牌文化的建设步伐。通过打造档案品牌文化，能够有效提升高校的档案服务质量，让更多人认识到档案的重要性，使得档案品牌的价值能够被大众所看到与承认。虽然我们现在处于一个瞬息万变的世界，但高校的档案是国家文化遗产的重要组成部分，代表着国家的过去与未来，是公民权利的义务和支撑，更是透明问责的基石。加快档案品牌文化的建设，能够有效扩大高校的影响力和知名度，提升高校的社会地位，吸引越来越多的学子，也能够促进高校教育的发展。总而言之，高校档案品牌文化建设不可能一蹴而就，需要档案人员始终保持坚定的理想信念，发挥出高校的档案资源优势，从而不断促进档案服务质量的提升。