基于耗散结构理论的个人存档实现研究

文/内蒙古自治区卫生健康宣传教育中心 庞博

一、个人存档内涵解析

个人存档涵盖了个体对工作、生活、学习中产生的个人收藏、实物记录、实物凭证以及电子文件、数字信息等档案进行记录、收集、保存、管理、利用、传播、分享等过程，运用个人知识体系和外界社会资源建立个人档案信息库，实现过往、现时、未来的信息传递分享和价值挖掘，为决策提供参考和凭证，是社会文化资源的重要组成。

二、耗散结构理论简述

耗散结构由物理学家普利高津于1969 年提出，指远离平衡的开放系统，系统内部各要素（子系统）非线性相互作用，引起随机“涨落”。系统持续与外界交换物质、信息、能量，当达到特定阈值时，量变引起质变，由无序状态转变为时空上或者功能上的有序状态[1]。德国数学家鲁道夫·克劳修斯提出了熵的概念，系统状态改变，熵值不减少，即熵增原理，供给负熵流，抵消系统熵增，熵变化可表示为：ds=des+dis。

三、个人存档耗散结构研究综述

随着数字技术的迅猛发展，个人存档受到越来越多学者的关注，而耗散结构则提供了一个新的研究视角。刘风坤提出耗散结构对档案工作的启示，档案工作需要发展更新、发挥作用、重视信息反馈[2]。韩李敏对档案信息的耗散结构进行分析，着重阐明其利用价值的转移特性[3]。陈全对档案系统的耗散结构、时间因子、数字建模进行了阐释[4]。陶于钰等基于耗散结构论述了档案开放与档案价值实现的关系，提出推动档案开放的对策[5]。一些学者对图书馆信息系统、信息共享空间、竞争情报信息系统进行耗散结构研究，包括理念构建、要素分析、建立模型、演化解析等方面。从档案工作、档案信息到档案系统、档案价值，从实质性具体事物形成系统工程，有序高效的系统运转产生了价值，均符合耗散结构和熵理论。个人存档是档案工作和档案系统的组成部分，相关理论也具有参考借鉴意义，适用于耗散结构理论进行分析。本文对于个人存档的研究，聚焦于微观层面的具体现象，对于个人档案保护具有理论指导意义。

四、个人存档耗散结构的生成

个人存档活动的主体是人，作用对象是个人的信息、资料、档案，检验活动是否有效的方法是不断挖掘其中蕴含的价值，运用耗散结构分析思维“输入”、行为“生产”、价值“输出”的现象。

（一）个人存档思维意识的“输入”。人的思维认知活动具有自我管理、自我革新、自我完善的主观能动性，是一种自组织的信息系统，同时也会不断吸收借鉴外界信息，用于指导交换利用外界生产生活资料，这也是思维信息交互和运转状态，可以说具有耗散结构特性。个人的思维系统多次多向与外部信息交互，多元化多极化信息流在大脑相互作用，新旧思维模式碰撞变异，原本平衡稳定的系统变得振荡，思维要素重新排列组合进行“涨落”，到达临界点后产生新秩序。

现在我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。人们在保护记忆、保存凭证时，拥有的知识储备和能力素质与社会资源的不对称性存在矛盾，促使人们在整理自己的存档知识记忆时，还需要搜索外部资料，查找参考资料和例证材料，考察实际的存储设施，分析现实情况，筛选有用信息，补充和更新思维认知系统，确定合适的存档目标和内容，研究个人信息资料的有用性和时间性，根据社会和技术能提供的载体和方式，结合档案的性质、特点，以及自身的存档技能执行程度、经济条件、时间和精力充裕程度等多种因素综合考量，选择适宜的存档工具，安排有效的实施行动，设计合理的档案管理和保护规划，研究可行的后续价值开发方案，达到预期的存档效果，实现外界信息的输入，负熵流抵消系统熵增，从而实现个人存档思维信息系统的自组织运行。

（二）个人存档实践行为的“生产”。客观运动过程中物质、信息、能量三个方面基本存在、同时作用、相辅相成[6]。个人存档实践是运动发展的客观存在，有能量（知识体系和社会资源）才能获得信息（档案资源），而信息需要有物质载体（材料和媒介），换言之，个人会在存档思维意识作用的指导下，寻找有效的材料和媒介保管信息资源。当存档思维意识系统经过“涨落”达到新秩序时，意识指导实践，个人存档实践行为开始“生产”工作。

由于个人信息具有数量庞大、类型繁杂、内容分散、难以保护的特征，存档方式合适程度、存档载体风险防控、存档标准难以把握、个人记忆留存需求，这都需要图书馆、档案馆等公共机构，互联网平台等社会资源的支持。这并不是简单的线性问题，需要不断与外界发生非线性联系、适时更新知识、及时获取资源，进行物质、信息、能量的输入和输出。个人存档是一个远离平衡的开放系统，其过程是收集、整理、创建、保存、检索、利用、传递等子系统构成的整体系统，其内容则包括主体、档案资料、服务机构、媒介、技术、效果等方面，存在经济、社会、文化各方面众多非线性因素共同作用，从外部引入负熵，降低系统内部熵，整体的档案保护平均程度与每次具体工作努力程度和预期存在差值，有“涨落”是经常性现象，当熵流交换到达一个特定阈值时，推动了系统进入新状态，即形成了“涨落”，导致有序。个人吸收“输入”信息，找到存储和利用的方法及资源，进行整理保存“生产”，从混乱走向有序。

（三）个人档案价值的“输出”。数字时代，个人存档严重依赖于社会支持和技术发展，是群体存档的组成部分，当个人存档的思维融入社会群体之中，人们接受外在信息，通过大脑加工，输出思维成果，落实到存档实践中，意识指导实践改造客观世界，充分持续挖掘“输出”档案价值，实现存档效果转化。

在信息科学、档案学、知识管理视角下，个人存档具有全过程有序管理的特点，注重个人信息的保存、重组、再发现、交流、共享、创新。从前端控制思想看，个人应该确保存档过程的规范顺利和档案质量，运用文件生命周期理论，个人管理文件档案从产生到保存、销毁是一个完整的运动过程，其中不同阶段的文件价值、保存场地、管理方式、服务对象或有所不同，个人按照文件使用利用程度、凭证价值、科研学习价值判断效用强弱，进行存档实践，这一过程是可逆的、可重复、可跳跃、可循环，体现出存档思维意识的“输入”价值转化，存档实践行为的“输出”正向反馈。档案作为传承社会、文化、集体、个人、基因的记忆载体，发挥着构建、重构和恢复过去历史、发现真相的重要功能，是知识的存储器，是知识咨询和转换的媒介，是保存过去、记录现在、联系未来的桥梁[7]。个人把握档案与社会发展同频共振，仔细分析存档实践行为的“生产”状况，找到引起“生产”“涨落”的阈值，琢磨信息资料的性质、特征、意义、前景，进行有效分类筛选，增强降熵意识，在纷繁复杂的信息大潮中寻找适合的数字存储、检索信息方式，引进负熵，降低个人存档过程的熵增，从有利于价值发现的角度去完成存档任务。

五、基于知识流的个人存档耗散结构的运行机制

个人存档工作系统如果想要有效实现价值输出，首先要引入知识的负熵，要对系统的功能和结构进行有序化平衡。知识在社会各组成部分间流动，形成知识流，在知识驻点间交流交互，为创造价值进行凝聚、积累、吸收、转化，即知识有序化过程。知识流理念体现在个人将存档知识转化运用为存档实践的自组织行为。开放是个人存档工作的持续存在与发展的基础，非平衡是个人获得知识采取行动的动力，非线性是个人开展有序存档工作的重要机制，“涨落”是存档工作突破价值提炼的触发器。个人档案的产生是通过非线性化的存档实践实现的，知识流即个人存档过程中的熵流，通过吸收运用知识转化为档案产出，在社会中进行交流、传承、共享实现价值。其中，知识流也随着思维意识、实践行为、价值挖掘而变化，知识内化、外流、个人存档边界扩展，大多以满足个人需要为目标。个人吸收外部知识，或将个人自有知识进行再造和转移，对外部进行交换作用做功，这种显性或隐形的知识被外部接收，抵消了内部不断增加的熵，削减了知识位势差，形成“涨落”有序。当新技术、新模式、新政策、新应用出现，会引出新需求，个人存档的匹配系统资源应时而出，开始了新的有序化过程。

六、基于耗散结构的个人存档意识和行为提升策略

档案价值的实现是保证个人培养存档意识、积极采取存档行动的目标要求。个人存档是远离平衡的开放系统，对于个人、家庭、社会具有重要意义，涉及多种技术、工具的使用，迫切需要机构、互联网、个人多方参加，从主体、内容、对象着重推进，个人应增强思维认知的开放性和包容性的共同融合，推进实践行为的自主性和适应性的协调配合，挖掘个人档案价值多元性、目标性的相互组合。

（一）增强个人存档主体——思维意识开放性和包容性的共同融合。个人存档主体思维意识的“输入”是存档过程的前期阶段。增强存档主体的思维意识，要从外部环境和内在思想交流活动引起熵增，抵消内部存档兴趣缺乏、工作无头绪、主次轻重不分的正熵情况。一是注重开放性。打开思维，让外界信息在大脑激荡碰撞。信息资料重视不够、社会资源繁多复杂、安全保障性不高，都会影响个人存档意向。但社会日益进步，人的全面发展要求个人充分保留自己的记忆凭证，让思维放开接受档案教育熏陶。二是包容并存，把合适的技术在原有的知识体系中融会贯通。从自身保存信息的需求出发，考虑经历经验、收益损耗、传递传承等，结合机构的持久性、可靠性、系统性，互联网的储存空间大、操作便捷性、贴近生活等特点，充分调动非线性思维，既要掌握管用的老办法——纸质存档办法，又要与时俱进，吸收先进的新方法——数字存档方法，构建存档系统工程思想基础。

（二）推进个人存档内容——实践行为自主性和适应性的协调配合。个人存档内容实践行为的“生产”是存档过程的实施阶段。作为产生者，个人在熟悉档案内容的基础上，首先要明确档案用途，规范存档流程，结合储存习惯，利用技术平台、机构的指导选择合适的存档工具，及时储存信息，保证信息完整准确，事后鉴定筛选，预测档案价值，分类持续管理，定期检测维护，提高安全风险意识，保护隐私信息安全。在这一过程中，充分体现个人的自主性，发挥主观能动性，耦合存档系统中的行为子系统与思维、意识、认知、信任、感情等多个子系统间的关系，接受档案知识的静态教育和档案实践的动态培训，提高自身对新技术新标准的适应性，形成内外信息“涨落”有序，正面反馈实践行为实效。

（三）挖掘个人存档对象——档案价值目标性和多元性的相互组合。个人存档对象的档案价值的“输出”是存档过程的提升阶段。档案主要作用是保留工作、学习、生活等信息，提供参考和凭证，提高延续个人实力，满足情感需求和寄托。其使用前后的作用和长期保存的意义，都需要个人进行价值判断，对于有价值的部分选择保留，避免冗余，删除不需要部分。由于社会对于个人档案的鉴定标准不一致，且个人需要和认知不同，对于档案价值在不同阶段的认识有所差异。因此，个人应该坚持目标导向和多元化思考，以个人需求为主，考察个人、家庭、集体、社会各方面，考量时代发展因素，综合考虑档案的保存价值、凭证价值、参考价值、记忆价值、交流价值、社会价值、传承价值，保证个人信息资源的原始性、可读性、完整性、兼容性、安全性，从思维意识“输入”到实践行为的“生产”找到阈值，从档案资料中找到“显”和“隐”关联，在“显”档案中发现潜在渗透的“隐”信息，对其进行补充延伸，挖掘档案价值进入新阶段、新状态。

七、结语

个人存档系统耗散结构是以个人需求为导向，人的思维意识、实践行为、挖掘档案价值活动等子系统非线性共同作用引起“涨落”，产生“1+1＞2”的效果，在外界负熵形成熵增，达到阈值，推动系统有序化。个人具有开放的存档意识，应及时吸收外界信息资源，合理输入技术和工具，有效进行自身行为生产，明确存档目标任务，加大开发保护档案价值力度，使之形成循环可持续的良性系统运行状态。