地勘行业人事档案管理工作问题及对策

孙明璐

［关键词］地勘行业；档案管理；问题及对策

檔案作为人事工作的信息载体，在地勘单位日常工作中具有重要意义。它能反映干部职工的工作经历、确认个人身份、明晰学历学位、知晓政治面貌，是干部成长的有效记录，也是涨薪晋职、选拔任用、人才推荐的重要依据。高效的档案管理为人事工作提供良好服务，而人事工作对档案的有效利用也能促进其发展进步。因此，档案可谓是单位规范运行的重要工具。然而，在地勘单位，档案管理依然存在一些问题亟待解决。

1. 地勘单位人事档案管理存在的问题

1.1 档案材料复杂多样，归档标准不够规范统一

人事档案材料类别众多，而地勘单位绝大多数为专业技术人员，因此档案中所需专业技术材料更是复杂多样，如《专业技术人员岗位聘用审核表》《专业技术资格评审表》等材料为职称评定、岗位遴选的重要证明，而《干部任免审批表》《任职文件》则是职务晋升的象征。但由于此前尚未制定统一归档尺度，造成不同人员档案材料整理标准不一，如奖励一类，有的档案中仅存放省部级奖励，有的却同时存放了单位内部的奖励，又如干部任免一类，有的档案中存放了任免表、任职文件及考察材料等完整材料，有的档案中却仅有一份任职文件。由于历史客观原因，一些本该归档的材料遗落在外，一些不在目录之列的材料却赫然在册，极大影响了档案的完整性和准确度。

1.2 管档人员业务知识匮乏，档案管理细则还未有效建立

地勘单位档案管理人员往往是由专业技术人员转岗到管理部门，而非档案专业科班出身。因此，对档案管理相关业务知识的学习也仅是通过同事之间教学、自学摸索、业务培训等几种方式开展，原本就没有统一规范的知识体系。有些管理档案人员对档案管理的细则条例、规范指南了解不够全面，但又经常身兼数职，没有足够时间在实践中找到高效管档的方法。同时，符合单位实际情况的档案制度也尚未建立，档案在收集、整理、审核、认定、转递、借阅等诸多环节，标准都不够完善规范，这也就造成了档案管理过程中出现转递借阅时的安全隐患、审核认定上的前后误差，这些问题都未能有效地保护干部职工的个人利益。

2. 产生问题的主要原因

2.1 地勘单位对档案管理工作的重视度不够

档案管理作为维系单位正常运转的事务性工作，经常与“故纸堆”打交道，相比其他人事工作看起来微不足道。因此，很多地勘单位对档案管理工作的重视程度往往不够高。有些管理人员对于档案工作抱着“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”[1]的思想，平时疏于管理，一时整理只是应付检查。有些档案转递过程中缺乏相关转递单、回执手续，材料借出翻阅时不留签字记录，极有可能出现丢失、缺页、泄密等相关情况。还有些档案室空间狭窄，硬件设施不够齐备，给档案工作带来极大不便，严重影响档案工作的积极性，甚至可能造成一定的损失和难以挽回的后果。另外，地勘行业改革一直不到位，机构及人员变动大，也同样影响了档案资料的建档管理。

2.2 档案管理人员水平参差不齐

档案管理没有规定期限，工作人员又多为兼职，因此在增补更新、审核认定等方面，经常是从时间到标准都缺乏一定之规。有些档案管理人员缺乏工作基础，未经专业培训，管理标准不够严格，日常维护仅停留于收集材料，待需要用档时才临时梳理增补，未能做到定时定量按照要求管理档案。有些管理人员在档案审核时工作不细、把关不严，在日常工作中材料收集不及时、保管不严格、手续不齐全、对缺失材料追补力度不够[2]，又未能高效运用现代化技术手段管理档案，一定程度上也造成了工作成效不够显著、信息查阅有失准确、运转查找效率低下等现象。而在人事工作中，无论是选任干部、评聘职称，抑或攻读学历、提高薪级，都离不开档案材料作为佐证。提职选拔需要查档，这是“凡提四必”中不可或缺的一环；评聘职称需要核档，避免资格造假、条件不符，尽力做到公平公正；学历提升或是薪级增长，更需要以原始档案材料为基础，证明职工本人的过往工作及学习经历。每一份档案都是一部个人成长史，它并不厚重，却对职工来说意义重大。如若管理人员水平有限，出现材料缺失、分类错漏、审核失误等情况，则将会对个人事业发展造成一定影响。

2.3 职工个人对档案材料的价值缺乏认识

由于人事档案的价值并不是人人知晓，因此在交接转递过程中，难免存在疏漏，这些问题有些可以后期弥补，有些则造成了永恒的遗憾。有些早年毕业的学生派遣证未入个人档案，有些职工出生日期乱填乱写、涂改伪造，无意之举均对自身发展造成影响；有些职工填小出生年龄意欲延迟退休，殊不知重复得利须改回真实出生日期；有些职工此前在私营企业工作，没有留存与企业签订的劳动合同，而企业也未合规缴纳社会保险，经过时间流转、疫情反复，企业宣布破产注销，工作经历无迹可寻，工龄只能永久性缺失；还有些职工在企业工作多年，经历多个单位，离职后想要补充档案材料，却面临人事专员更替、已离职人员材料散佚等问题，因没能及时获取相关材料，导致自身档案不够完整，也很难再重新增补。由于重视程度不够，一些档案成为“死档”，难以发挥应有作用，而本应获得的利益也因无法被证明只能遗憾放弃。

3. 解决问题的方法

3.1 高度重视档案管理工作，进一步提升档案工作“存在感”

档案工作在地勘行业乃至任何非档案专职单位，无论在工作流程、管理政策、人员配置还是工作环境等各个方面，都存在被边缘化的现象[3]。档案虽然是日常工作的重要工具，是记录干部职工“德、能、勤、绩、廉”的重要载体，但其受重视程度并没有因此提高，工作量往往随上级检查的时间而定，即将迎检，档案工作则加快推进，检查结束，档案工作则暂时放缓。但实际上，档案工作地位理应提升，工作质量也亟待加强，地勘单位应高度认识档案工作的重要意义，提升档案管理人员对组织负责、对干部负责、对历史负责的职业责任感，将档案工作纳入日常管理环节链条。不仅要合理高效利用档案数据，让档案在日常工作中动起来、活起来、用起来，还要开展宣传教育工作，让每位职工都认真写好自己这部个人成长史[4]。只有如此，档案材料才不会成为泛黄零散的“故纸堆”，档案室也不是偶尔才被想起的库房，档案工作才会从根本上得到发展。

3.2 改变档案工作客观环境，进一步提升档案工作“安全感”

由于重视程度不够，一些单位的档案室也不符合档案保管的基本标准。符合要求的档案室，在温湿度、洁净度、采光通风、电源防雷等方面均有一定之规，但目前某些档案室利用原有库房改造，清理打扫均不如人意，更不用说其他客观条件。平时仅在查阅资料时开锁进入，却没有定时检查、巡视、整理等工作要求。档案材料由于纸质文件较多，防潮、防尘、防虫是必要手段。南方室内湿度大，如在不符合要求的档案室放置档案，纸张容易霉变，字迹模糊不清，虫害侵蚀则更是会让档案千疮百孔，影响查阅准确性，甚至影响个人利益。有些工作人员对档案保管不够重视，忘记关窗、锁门、防火、防盗，造成散佚材料的遗失，带来严重后果。还有的档案室缺乏密集架、密码柜、计算机等管档设施，不仅档案的保密程度不够强，工作起来也有诸多不便[5]。因此，重视档案工作客观环境，从多个方面提升档案保管安全性，也是档案工作的基础环节。

3.3 加强档案人员业务培训，进一步提升档案工作“专业感”

在地质勘探行业中，档案工作可谓是繁、难、乱，考验管理人员的耐心和细心。这项工作并不是一蹴而就，而是涉及整理、装订、入册、审核、认定等多个方面，如果说前三项工作只需按照既定顺序将材料一一增补完善。那么审核认定工作则是对档案工作人员全方位、多角度的考察。

在审核过程中，工作人员需要做到“三入”“三动”。“三入”为“入眼”“入脑”“入心”，意为根据档案材料反应、知晓干部职工的重要基本信息，了解干部职工特殊个人情况，熟记干部职工所关心的问题。“三动”为“动手”“动嘴”“动耳”，多整理档案材料，多咨询人事情况，多听取职工诉求，只有做到眼、耳、口、手、脑、心多管齐下，勤看、多记、熟稔、整理、咨询、了解，才能对档案材料分类规则了然于心，在信息缺失或错杂时做出准确判断，从客观角度分析干部职工个人情况，在制度规则范围内最大程度保护其个人利益，让审核认定结果客观、真实、准确。档案工作看似普通，但在出生日期、参加工作时间、入党时间等一串串数字背后，又都隐藏着职工本人的学历背景、工作情况、政治面貌等人生经历，管理人员从组织人事部门角度审核认定，可谓意义重大。因此，加强档案人员的业务培训，提升专业能力和水平，是档案工作亟待解决的重中之重。

3.4 注重档案人员岗位晋升，进一步提升档案工作“幸福感”

档案工作本因其保密属性，无法随意翻阅，因此设置专职档案人员时至今日依然非常必要。但在诸多单位，档案工作多为兼职代管，一些档案人员由于其专业的边缘性，在职称评审、岗位聘用等职业发展通道中，却很难被看到其工作强度。在地勘单位，可自行评聘的专业技术评审委员会多为工程技术系列，档案管理人员需要到国家、省市档案部门委托评审，不仅需要与在档案馆、档案局中工作的专职档案人员共同竞争，同时由于地勘单位的档案管理人员往往只耕耘着所在单位的“一亩三分地”，工作平台不够广阔，接触的档案类型十分有限，也限制了自身晋升与发展。档案管理人员专业技术晋升渠道不够通畅，工作幸福感不够强，工作积极性自然不够高。

3.5 借助现代信息化手段，进一步提升档案工作“科技感”

随着科技水平的发展，档案管理的方式方法也日新月异。其中，信息化管理正逐步成为重要发展趋势。档案信息化，主要是指建设现有人事档案数据库，实现所有纸质材料的電子化、数字化，在现有资料的基础上进行分类归档、目录编制、数据管理。以此类方法管理档案，不仅可以保护年代久远的纸质材料，避免手触、翻阅、查找时油脂或意外对纸张、字迹带来的影响，还能永久保存文件原件，以防在极端情况下原始材料遭到破坏。在过去的档案管理过程中，一旦遇到不可逆情况，原始文件不复存在，基础信息毁于一旦，严重影响未来档案工作。如今实行数字化管理，档案资料可谓有了“保险柜”“双备份”，正本存放于密码柜，副本存放于计算机，大大提高档案数据的安全程度，避免了人事档案遭到破坏、损毁、涂改、伪造等。同时，档案数据库的建设因为实现了电子资源的有效共享，检索时间也大大缩短，成功提高了档案利用率[6]。如人事部门在统计工龄、学历、政治面貌等相关人员情况时，之前需要翻阅档案材料依次录入，整合起来也十分繁琐，数据电子化后档案管理人员仅需通过计算机搜索，即可调阅干部职工档案，确认相关信息，自动统计数据材料。这种方式获取的数据从准确性、全面性上来说，都大大超过之前的手工操作，更能让档案管理人员提升工作效率，减少重复劳动，档案的利用率更高，使用范围更广阔，方式方法也更为灵活多样。

4. 结论

总之，人事档案是组织部门了解、考察、使用人才的重要依据，是干部职工个人经历、职业发展的准确证明，档案的根本属性决定了其重要地位，但同时因其具备较强的政策性、科学性和专业性，也需要管理者、工作人员和干部个人的密切配合。本文通过对地勘行业人事档案管理工作的问题分析，找出原因并给出相应对策建议。在新时期，人事档案理应担负起更加重要的工作任务，这也对档案工作人员提出了更高的要求。因此，加强人事档案管理，合理保存利用档案信息，需要进一步在实践中探索创新，让档案工作管理有序、利用合规、检索高效，最大程度发挥其应有的价值。