科技名人档案资源建设理论框架及保障体系★

王静

（南京航空航天大学档案馆 南京 210001）

0 引言

科研机构、高等院校在从事科研活动和教学育人过程中，为国家、社会创造了许多科研成果，同时也在不同科学技术领域孕育了大批取得突出成就和具有较大影响力的人物，他们在科研活动中形成的历史记录，就被称为科技名人档案[1]。科技名人档案资源建设就是要围绕他们的科研、工作、教学活动，形成能够完整反应其学术成长脉络、科学研究成果、科学文化精神的资源整体。

目前，国内已有部分学者提出构建科技名人档案数字化管理的系统框架，提出对科技名人档案从数字管理到知识管理[2]，以及如何激活蕴藏在科技名人档案内的深层价值[3]。有部分学者对档案资源整合的方法、机制等进行了研究，例如，探索了“资源优先级选择—方法应用—服务集成”[4]的档案资源整合路径，和基于SOA的档案资源整合方法[5]。还有些学者对我国高校及综合档案馆名人档案资源建设现状进行了实践分析与研究[6]。但总体而言，相关研究的视角与思维面仍旧相对零散，且缺乏对科技名人档案资源建设的深入研究。因此，笔者认为科技名人档案资源该如何建设这一议题有着重要意义，并在前文中已经进行了动因和思路的分析[7]。

为了更好地发挥科技名人档案的价值，为科技名人档案资源深度开发利用提供数据基础，第一要义就是实现对科技名人档案资源的富集和整合，并对整个过程实施全过程管理与保障。

1 科技名人档案资源建设现状与需求分析

1.1 实践成果

从实践现状来看，目前科技名人档案资源建设主要依靠两类主体，一是科技名人工作、学习的单位，二是由国家机构指导、各部门联合的专门组织。

（1）立足本机构的独立整合。整体来看，国内科技名人档案资源整合规模、整合形式、整合程度等仍有很大的发展空间。中国“985工程”高校大部分都依托于已有的档案资源，建立了名人档案数据库，或名人全宗，但专门为科技名人档案集中整理的高校很少，科技名人档案常常与其他名人档案集中在一起。例如，南京大学档案馆汇总了曾经在南大学习或任教，而后当选为中国科学院院士或中国工程院院士的杰出科学家名单，并将本馆内存有的档案资料、照片、实物等进行了重新整理，并在其校史馆网站上设立了院士墙[8]。这些档案馆、图书馆对名人档案的收集与保管基本实现了数字化，保证了本馆范围内档案实体整合与数字信息整合，并依托档案网站或校史馆，向公众开放宣传，是反映本单位科学研究发展历程的重要资源，具有鲜明的个性化色彩，同时还具有长期性、持续性的特点。

（2）联合多机构和跨机构的整合。除各单位档案馆、图书馆对本单位科技名人档案进行内部整合与开发外，中国科协提出了“老科学家学术成长资料采集工程”（以下简称“采集工程”），依托该采集工程相关成果创办的中国科学家博物馆（网络版）是目前中国最大的以名人档案信息为主要传播内容的科技人物专题网站[9]。科技名人档案资源建设以项目申报的形式开展，每一个科学家就是一个子项目，在中国科协调宣部指导下，将不同子项目移交给各省、各单位独立开展。因此，这种资源建设形式以项目为主导，具有明确的阶段性特点。

1.2 存在问题

通过对实践现状的分析，发现目前科技名人档案资源建设存在收集范围较窄、整合层次较低、开发深度有限等问题。

（1）收集范围较窄。科技名人档案资源建设多为单位内的档案馆、图书馆内部自我收集，缺少对非本单位隐性资源的广泛采集。在“采集工程”开始之前，各单位仅在自身范围内对现有资源进行整理和集中，并且不会单独区分科技名人档案和其他名人档案，只是将其笼统地整理在杰出校友或名人档案中。这些单位大多都处于各自为政的状态，科技名人档案收集的完整性，以及名人档案管理的规范性与科学性均有待提高。

（2）整合层次较低。目前对科技名人档案资源的整合多为纸质档案资源与数字资源的一次整合，仍旧停留在实物整合与纸质文本数字化整合的阶段，并未上升至信息整合甚至知识整合的程度。上述提及的“采集工程”项目形成的全国科技名人档案数据库虽正在持续建设中，但目前仍未形成一定的知识体系。

（3）开发深度有限。对科技名人档案数据的管理仍旧停留在“保姆机”阶段，档案信息只是存储在数据库中，未能展现这些数据之间的内在联系以及科技名人的学术网络等知识体系。对相关档案信息数据的开发仅仅停留在信息的直接检索与展示，对资源内部隐性知识挖掘与分析很有限。

1.3 整合需求分析

科技名人档案资源建设响应国家文化的战略需求，满足资源整合的现实需求，实现多层次整合的技术需求，是弘扬老科学家精神的有效途径。

（1）国家文化的战略需求。2020年9月11日，习近平总书记主持召开科学家座谈会并发表重要讲话。习近平指出，科学成就离不开精神支撑。科学家精神是科技工作者在长期科学实践中积累的宝贵精神财富。李克强总理在国家科学技术奖励大会上呼吁“弘扬科学家精神”；胡锦涛总书记在纪念中国科协成立50周年大会上，提出要有针对性、有重点地采集整理老科学家的学术成长资料。科学家精神是中华民族宝贵精神谱系中的重要组成部分，值得我们认真学习、挖掘、发扬与传承，做新时代科学家精神的传承者与创立者。

（2）资源整合的现实需求。为了更好地传承与发扬老科学家精神，中国科协提出了“老科学家学术成长资料采集工程”，并依托该采集工程相关成果创办了中国科学家博物馆（网络版）。但对于科技名人档案资源的整合仍旧存在范围窄、层次低、开发深度有限等问题。解决上述科技名人档案资源整合的现实问题，能够更好的传承与弘扬科学家精神，提升采集工程的效果，因此存在着对科技名人档案资源整合的现实需求。

（3）多层次整合的技术需求。从科技名人档案资源整合的现状来看，以往档案资源的整合工作多为本单位内部资源整合，资源整合仅仅停留在本单位档案资源的实体整合层次，资源类型也有一定的局限性，并未达到跨媒体数据整合乃至知识整合的层次。但弘扬老科学家的科学精神则要求实现对科技名人档案资源的深层次开发，过去那种简单的实体整合已经不能满足这种要求。因此，需要档案工作者实现从过去的单一整合向多层次整合发展。

2 科技名人档案资源收集

2.1 科技名人档案资源收集范围及特点

科技名人档案资源从其形成角度可以分为两种类型：原生科技名人档案资源和建构性科技名人档案资源[10]。原生科技名人档案资源是指“本来就有的或者说既有的”[11]科技名人档案资源，主要包括收藏、保管在各单位档案馆、图书馆、名人所在部门档案室等机构的档案资料，以及散存在个人手中的信件、手稿等实物档案。建构性科技名人档案资源指“由档案工作者或其他记忆机构工作人员主动记录、主动建构的”[11]科技名人档案，例如口述资料、访谈记录等。

将科技名人档案资源完整地收集在一起是后续资源整合的基础。与传统档案资源收集不同，科技名人档案资源来源广、门类多、载体类型杂乱，这就要求档案工作者要积极地将收藏、保管在各学校档案馆、图书馆、科研单位档案室等机构的档案资料，以及散存在个人手中的信件、手稿等实物档案广泛地收集与整理。特别是科学家早期的许多原生存量档案资料，由于时间久远，存留下来的数量少且完整度较低，需要花费大量的时间和精力寻找线索。还要求档案工作者或其他记忆机构工作人员主动记录、主动建构[11]科技名人档案。

科技名人档案具有更强的个性化特点和非官方属性[12]。科技名人档案资源建设的目的是为了更好地展示科学家学术成长的历程，挖掘其学术研究过程中蕴含的科学家精神。因此，收集科技名人档案对档案工作者提出如下要求：一要人性化，尽可能紧密地与科学家本人进行沟通和交流，尽可能密切地与其周围关系亲近的人保持联系，掌握更为全面、个性化的档案资源。二要多维化，从不同维度出发，通过内部收集、社会征集、本人捐赠、口述访谈等多种渠道和途径，构建出生动、完整、立体的科学家形象。三要常态化，保证档案收集工作能够常态化进行，保证后续形成的档案资料能够源源不断地纳入整个资源体系中。

2.2 科技名人档案资源收集方法

科技名人档案资源收集的方式包括内部收集、社会征集、本人捐赠和口述访谈。

内部收集。将科技名人在科研机构、院系从事学习、教学活动、科研工作过程中形成的档案材料，按照本单位档案移交要求，采取定期归档的方式集中在本单位档案馆（室）中。

社会征集。亲朋好友、同事、校友、学生等社会人士手中往往保存着大量零散的资料，这些资料为我们认识科学家提供了新的角度，是科技名人档案资源的重要补充。此外，还可以围绕科技名人的家乡、就读地方展开调研走访，与相关的高校档案馆、地方档案馆、图书馆及方志馆的展开交流。对于这些散存在民间及社会各界的档案资料，可以采取征集、购买或复制的方式收集。

本人捐赠。本人配合与否，直接关系到科技名人档案资源建设的好坏。许多珍贵的手稿、实物都是通过科学家本人直接捐赠而获得的。因此，构建科技名人档案资源体系，不仅要征得本人的同意，获取对方的信任，还要在整个过程中与其保持联系与交流，定期向对方告知资源建设进展和问题，保证资源建设的顺利开展。

口述访谈。科技名人口述档案是以科研专家及其周围亲属、朋友等相关人士为立档对象，进行口述历史访谈形成口述资料，并在与传统档案文献史料进行校正稽核后，以录音录像、书籍等形式归档保存的文字与声像资料[13]。通过口述访谈的形式能够获取很多科研、生活的真实细节和有意义的小故事，而这些细节在科研成果中往往很难体现出来。

3 科技名人档案资源整合

科技名人档案资源整合主要包含两个层面，即数据整合层和知识整合层。数据整合，要求实现科技名人档案资源的数字化工作，构建异种异质异构科技名人档案数据库。知识整合，要求利用新一代信息技术实现科技名人档案知识的整合、挖掘与共享。

3.1 数据整合

实现对科技名人档案的富集仅仅是科技名人档案资源建设的第一步，仅能满足本单位对档案资料的普通查询利用。而要实现进一步的档案资源整合与共享，前提必须要实现档案数字化，只有把传统介质的档案通过扫描、拍摄等方式进行数字化处理，转化为数字化档案，在相关领域词表、标引规则的指导下对数字资源进行标引，描述档案资源元数据，把资源有序化，并在此基础上构建科技名人档案数据库，从而实现数字资源的检索与共享[2]，才能在网络中传播，实现跨时空的共享[14]。对于前述提及的采集工程而言，就是构建对于老科学家学术成长资料库。

此机制就要求对于不同类型、不同性质的科技名人档案或资料要按照标准格式采集并存储，并将其保存在统一的数据库中，这就形成了原始的异种异质异构科技名人档案数据库。在这一数据库中保存有最原始的数字化科技名人档案信息，是科技名人档案资源进行知识整合的数据来源，同时也是进行知识层面整合的数据基础。

3.2 知识整合

实现数据层面的整合仅能满足用户的一般利用需求，但是对于“数智”时代的用户（研究者）来说，他们更希望能借助于数据挖掘系统、人工智能系统发现信息的隐含价值，从而发现和创造新知识。对于采集工程而言，就是希望在保障“档案资料可靠完备”的条件下，能够提供知识分析，发现老科学家的师承关系、交往的人际网络、科研合作等，进一步挖掘老科学家学术成长的规律[2]，实现知识的有机聚合。因此，需要对科技名人档案资源进行第三层次的整合——知识整合。

以关联数据为基础的知识整合机制为例，关联数据的本质是通过定义URI规范，使用户利用HTTP机制和URI机制获取关联化的数字资源信息，通过“打破封闭环境——减少数据冗余——形成关联访问”，实现对档案资源的整合[15]。以关联数据为基础的科技名人档案资源整合机制，与数据整合机制联系紧密，包括关联数据创建、发布和应用。

（1）资源描述：创建关联数据。科技名人档案资源是由不同来源、不同类型的档案资源组成，数据库具有异种异质异构的特点。为了便于统一描述资源，需要制定统一的元数据标准格式，以实现元数据之间的互操作。将基础数据库中收集的异构科技名人档案元数据进行数据清洗和规范后，使用RDF描述，创建统一、规范格式的RDF关联数据。

（2）资源聚合：发布关联数据。创建关联数据后，遵循URI的复用原则发布关联数据[16]。通过词表映射、实体识别、数据聚合等操作，建立以RDF语义链接的科技名人档案资源间的关联关系，形成相关关联描述及可供访问服务的RDF关联数据共享库。并通过实体识别在不同的数据共享库中建立同一实体数据之间的关联。

（3）资源服务：知识表示、描述和重组。这要求我们不仅可以对科技名人档案资源数据进行语义链接，对其进行互联与日常维护外[17]，还可以为用户提供HTML或RDF浏览与检索，并提供其他形式的深度应用[18]，通过可视化呈现的方式，实现知识表示、描述和重组。例如，基于馆藏名人数据资源，应用知识图谱技术挖掘科技名人档案数据之间的关系，从而实现深层次的科技名人知识化服务。还可以通过对不同媒体间名人档案数据的关联，实现跨媒体科技名人知识关联，建立“视听一体”的科技名人档案检索平台。

4 科技名人档案资源建设保障体系

前文较为详细地阐述了科技名人档案资源建设的机制框架，为科技名人档案资源建设实践提供了可能的工作方向和路径。接下来的问题是，应当通过怎样的制度来保障整个科技名人档案资源建设的实施过程。基于此，我们应当开始关注资源建设的全过程保障体系。我们将保障体系划分为三个关键内容：业务性保障、组织性保障和制度性保障。

图1 科技名人档案资源建设保障体系框架

4.1 业务性保障

业务是指在科技名人档案资源建设过程中开展的各项业务活动。业务性保障要求我们将项目思维贯穿在整个资源建设过程，并对各个业务环节进行全程管理。

（1）项目思维。科技名人档案资源建设不仅仅是将各档案馆、科研机构或采集小组的数据存储或转移到统一的数据库中，还要求相关工作人员始终将项目思维贯穿于整个工作环节，即科技名人档案资源建设的实施方式是项目。一般来说，人类有组织的活动可以分为两种：一种是不断重复地、常规性日常工作；另一种是临时性的、独特的项目工作[19]。从科技名人档案资源建设实践工作来看，日常工作和项目工作都有所体现，例如，南京大学档案馆就设有名人全宗，用以整理、保管本校著名教授、院士等的名人档案。但相比于整理名人全宗这种档案日常工作，以项目的形式对科技名人档案进行资源整理与整合无疑是最为高效率、高质量的方法，例如笔者依托的老科学家学术成长资料采集工程，就是以项目为形式进行的。这是因为科技名人档案资源建设工作包括人力、财物的投入和软硬件的集成，需要相关部门在人力、资金等各方面的支持，其实质是一项以人为主体，以实物采集、口述访谈、录音录像为手段支撑，以资源建设为指导思想的一项系统化工程项目。

（2）业务全过程管理。科技名人档案资源建设主要包括以下业务流程：科技名人档案采集整理、数据整合、知识整合、开发利用等。全过程管理就是要求做好科技名人档案资源建设各个业务环节的工作，做到事前介入，事中控制，事后评价。科技名人档案资源建设的第一步就是名人档案的采集工作，事前介入就是要求在开展科技名人档案采集工作前，要对参与项目的工作人员进行事前培训，与相关机构进行事前沟通，明确项目推进的阶段与时间。事中控制就是要求明确科技名人档案资源整合各个环节、阶段的职责安排，定期进行督查指导，发现质量问题及时进行整改。事后评价就是要求在资源整合项目结束后做好项目的评价、鉴定工作，复盘项目推进时存在的问题，为下一个项目的开展做好经验积累。

4.2 组织性保障

科技名人档案资源建设是一个集体性的行为，其过程中必涉及众多的参与者，因此其组织保障机制的建设应当带有一定的社会性，主要涉及项目组织管理部门、人力资源的配置、工作经费的支持等，它们共同形成科技名人档案资源建设的组织性保障。

（1）组织建设与管理。科技名人档案资源建设需要通过合适的单位组织项目实施，相关单位进行配合，同时也离不开上级行政领导的行政支持。以采集工程为例，它是由国务院责成中国科协牵头，国务院科教办协助，会商中组部、教育部、科技部、工业和信息化部、财政部、文化部、国资委、解放军总政治部、中国科学院、中国工程院、国家自然科学基金委员会等11个部委组织实施的。具体实施过程中需要多个院校、科研单位的配合。

（2）人力资源的配置。人是所有管理活动的核心，形成一个稳定的工作团队是资源建设项目有序开展的必要前提，特别是核心人员的稳定性将是科技名人档案资源建设项目成功的关键。此外，除了要求团队具备一名高学历、高素质、经验丰富的团队负责人外，还应当具备合理的成员配比，这是保证项目稳定与全面开展的必要条件，要充分重视和尊重本单位现有的人才，积极寻求跨部门优秀人才的合作。档案数字化、管理手段的现代化、信息传播的网络化等都需要各领域的高层次专业人才，具备相关领域的专业知识是各项工作有序开展的充分条件。这就要求我们要重视培养和造就一支知识结构合理、业务素质过硬的高素质档案资源建设工作队伍[14]。

（3）经费支持与管理。科技名人档案资源建设的各个环节都需要大量资金的投入，足够的资金投入是档案资源建设与共享的物质条件。在资金使用方面，根据项目需要合理分配和使用有限的资金，使每一笔经费都花在刀刃上，规矩办事、节俭办事，使每一笔经费发挥最大效益。

（4）技术支撑与服务。由于科技名人档案的分散性、异构性更强，其广泛分布在各级各类档案馆或档案室以及互联网中，因此需要通过多种技术的组合，多层次实现对各类、各人档案信息的有机转换、链接与整合[20]。在资源建设的全程工作中，紧紧地以技术手段为依靠，建立数据共享中心，实现各单位、各部门、社会各界与数据中心的数据交换与共享服务。

4.3 制度性保障

无论是科技名人档案资源建设的任何阶段，制度体系的构建都应是非常重要的。本文认为保障制度应当是综合性的，主要包括三方面内容，即内部制度、标准规范以及政策法规。

（1）内部制度。内部制度是规范人们办事程序和行为方式的规则，是政策法规在执行层面上的细化和执行的重要保障条件。采集工程目前起草并投入使用了《领导小组工作规则》《领导小组办公室工作规则》《项目管理办法》8个基础性文件，和《数据库建设方案》《资料存储方案》《资料展示方案》等9个技术性文件，构成一个完整的基础规范文件体系[21]。

（2）标准规范。建立完善的标准与规范是科技名人档案资源建设的首要问题与关键。科技名人档案资源建设离不开标准化的工作，建立一套从技术到组织的资源建设标准及规范能够保障工作顺利开展和有序进行，在全过程中控制资源建设的质量与效率。从标准的适用范围来讲，相关标准体系包括：国家标准，如GB/T 26163.1-2010《信息与文献——文件管理——文件元数据 第1部分：原则》；行业标准，如DA/T 57-2014《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》；地方标准和企业标准。从标准的内容层面来讲，相关标准体系应包括：业务标准，如各种科技名人档案收集标准、档案著录标准、保存标准、利用标准等；数据标准，如元数据标准。

（3）政策法规。科技名人档案资源建设是档案信息化建设的一个重要组成部分，档案信息化相关的政策法规能够反映出国家各级部门对档案信息化的重视程度，也应该得到相关信息化政策法规的支撑。国家档案事业“十四五规划”提出要将档案信息化建设进一步融入数字中国建设。此外，科技名人档案资源建设涉及到的法规包括档案法，还有版权、个人信息保护、数据安全法、信息产权法、信息保护法和信息管理法等。

5 结语

科技名人档案资源建设是档案资源建设的重要内容，也是档案信息化建设的重要组成部分。本文提出的科技名人档案资源建设框架，为相关部门的实践工作提供了具备可行性的指导方案。但资源建设是一项长期且具有很强实践性的工作，这一理论框架仍需在实际的档案馆实践工作中得到进一步的验证与完善，进而推动我国科学家记忆工程和科技名人档案资源建设的长久发展，并为进一步挖掘老科学家学术成长的规律，更好地发掘并弘扬老科学家精神，丰富社会主义精神谱系提供资源服务。