固定资产投资项目档案管理的思考与实践

琚小琳 北京无线电计量测试研究所

一、加强项目档案管理的意义与思路

固定资产项目档案是项目建设全过程的真实记录，是项目建设和竣工验收的基础和保障，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目，不得进行现场竣工验收，在固定资产项目管理中项目档案验收的地位是不可撼动的。管理好固定资产项目档案，对于提高企业的工程质量、推动科研发展都具有十分重要的意义。

档案部门全面参与固定资产投资项目管理工作，可对项目档案工作进行监督、指导和检查。基于全过程管理视角，对固定资产投资项目档案管理进行思考与实践，以国家档案工作“三纳入、四参加、四同步”等要求为指导思想，强化项目档案管理与项目建设工作同步开展的理念。北京无线电计量测试研究所项目归口及实施管理部门提出了“规范管理、源头介入、深度融合、精益创新”的固定资产投资管理项目“项目—档案全融合”的管理思路，坚持从源头抓起、全过程参与，项目档案管理工作与工程建设进程同步进行，将项目档案工作“三纳入”“四参加”落到实处。

二、实施项目档案管理的主要举措

（一）规范管理，制度先行

档案部门及时宣贯档案管理最新的国家及行业有关标准，项目业务部门通过对集团、二院及本单位的档案相关管理办法的学习，知悉文件归档的范围、归档的质量要求、分类整理的依据，规范管理，将档案管理的要求融入项目管理。

固定资产投资处作为项目归口及实施管理部门，贯彻执行国家有关项目档案工作的法律法规和标准规范，在项目管理相关制度、规范中提出文件归档和档案管理的要求，修订本单位的固定资产投资管理办法，及时适应档案等管理要求的变化，将档案管理的各项制度、规范、程序等要求作为项目管理办法中必不可少的一部分。

（二）源头介入，职责明确

按照本单位的业务分工，梳理出项目档案网络框架，明确各部门在各阶段的职责，落实分工，各司其职，如图1 所示。

图1 项目档案网络框架

档案管理部门监督、指导本单位项目管理相关部门对项目文件的收集、整理和归档工作，参加到项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查、验收及竣工验收中，负责审查项目文件归档的完整性、整理的规范性和系统性。

档案部门在参与合同的签订、技术协议的拟定后，明确项目文件管理要求，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质及格式等内容。项目管理部门按照档案部门的意见和建议，对合同等文件资料设立或补充专门的章节或条款，明确相应的职责。档案部门从源头介入，提高了项目验收阶段文件资料验收的质量和效率。

（三）深度融合，同步管理

项目管理过程中，档案管理融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。在项目制度体系方面，项目管理部门要将档案要求融入业务制度建设，明确各业务部门有关档案的职责。在项目实施过程中，要确保档案工作落到实处，贯穿目标、职责、要求、计划和措施等各业务节点。在项目合同管理中，档案部门参与合同、技术协议审核，将档案工作的要求落实到合同专门条款中，作为验收交付检查的依据。建立协调机制，在实施过程中遇到归档问题，召开专题会议，及时协调解决文件归档中存在的问题，形成闭环。加强项目节点管控，检查文件归档质量与归档进度，避免滞后和积压。档案部门参与验收把关，协助业务部门参加节点验收，指导业务部门开展工作，以提高文档质量。

项目开始实施时，项目管理相关部门要以档案管理为重点，根据项目建设进展制订项目档案工作计划，检查归档计划并及时反馈、解决计划实施期间存在的问题。加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。

（四）精益创新，深化培训

项目管理部门要与项目档案管理部门建立沟通协调机制，定期选择某一专题进行交流，提高项目文件归档质量。针对归档过程中的薄弱环节，档案部门要进行现场指导，比如非标设备文件拟制、方案评审及资料验收核对问题等。

档案部门要配备充足的专业人员，即满足固定资产项目档案管理工作需要的档案人员。档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，并经过项目档案管理培训。

加强对本单位项目业务部门的档案业务培训，组建高素质的固定资产项目档案管理团队。及时贯彻落实国家档案局、国防科工局、集团公司等上级机关的各项规章制度，对上级机关下发的各项制度进行系统解读，并落实责任到人。积极组织业务部门参加国防科工局、集团公司等上级机关组织的档案技能培训，提高项目管理人员的档案业务技能水平。

三、全过程项目管理模式的运用及成效

（一）运用

通过具体实践，探索出项目档案过程管理的突破途径，理顺项目实施与档案管理各个环节的衔接关系，推进项目管理，为后续固定资产投资项目中各阶段的档案管理提供借鉴经验，提升项目管理能力。

北京无线电计量测试研究所某平台项目在实施和验收中，运用了“项目—档案全融合”全过程项目管理模式，经过了三年实践，形成了初步的效果。相对于同期竣工验收的兄弟单位的项目，北京无线电计量测试研究所某平台项目提前一个月通过了档案验收，档案验收零问题并取得了验收批复。

建设项目的档案类型主要有三种，即项目综合管理档案、基建档案和设备档案。以设备档案为例，在建项目的工艺设备主要分为通用设备和非标设备两大类，其中尤以非标设备形成文件资料数量最多、文件种类最丰富。

（二）成效

1.完整性和系统性

在项目实施管理过程中，在档案资料完整性方面，逐渐梳理形成了非标设备各阶段文件归档范围及检查要素，如表1 所示，解决了非标设备研制过程中文件资料收集不齐全、文件成套性有机联系不强的问题，确保每台（套）非标设备的档案归档完整、文件收集齐全。

表1 非标设备各阶段文件归档范围及检查要素表

充分发挥档案部门监督检查和业务指导职能，对于项目前期调研合同签订阶段、研制生产阶段、安装调试阶段、交付验收阶段等的文件资料归档范围予以明确，明确项目文件收集的范围，将仪器设备项目档案工作的业务指导落到实处，使文件更加完整、系统，加强了文件齐套的过程管控。

2.准确性及有效性

在细化了非标设备的归档范围后，按照项目档案的管理要求，梳理了检查要素表，明确了项目文件归档的要求，文件管理在实施前期介入，规范了文件及日期签署，提高了归档文件的准确性。归档时，对照检查要素对设备的文件资料进行初步自查，如合同、技术协议、评审文件、测试记录、非标设备的图纸等，对照检查要素表都能很清楚地查找问题。

档案部门全程参与非标设备实施的合同评审、方案设计评审及交付验收评审阶段，通过阶段评审，对前一阶段形成的文件资料进行把关和审核，提出阶段性整改建议和要求，加强对项目建设过程中文件形成、积累工作的管理。

四、项目档案管理新途径的探索

项目档案管理必须融入项目管理体系，明确项目档案的主体责任，实现项目档案与项目管理的同步，这样才能更好地规范项目全过程文件资料的形成、收集与整理，明确归档职责，实现档案管理与项目管理的深度融合。

同时，要强化档案贯穿业务的理念，让项目中的每个部门、每个人都重视档案，只有这样，才能做到依法合规地做好项目档案管理工作。

项目档案的完整、准确、系统和安全是固定资产投资项目档案工作的原则。固定资产投资项目档案管理是一项比较复杂的工作，在实际操作中，经常会遇到各种各样的问题，为此，需要在后续工作实践中不断地探讨与创新。