数字中国建设背景下档案数字化改革的实践与思考

李笑容

（江西省地质局工程地质大队，江西 南昌 330029）

近些年，中国数字化转型是大势所趋。同时，档案数字化建设也是势在必行，需要各级档案部门紧跟社会新形势变化，转变传统档案工作的理念意识，不断创新，更加科学地探索档案事业发展路径。作为数字中国的重要组成部分，档案数字化建设需要上下兼顾，相互配套，才能推动各项档案基础工作，全面实施档案工作数字化转型发展，为更好地服务数字中国建设输入源源不断的创新动能。

1 数字中国建设背景下档案数字化改革的内涵

档案数字化又称数字化加工或数字化转换，是将原始的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式变成数字信号，而后通过计算机网络和人工协同操作合理、有序地整合档案信息资源[1]。

数字化管理作为新时代下档案工作的必然趋势，其主要是指运用电子档案代替传统的纸质档案，并全面实现文字、图像、视频等资料的自动化搜索和整理，不仅能够大大提升档案工作者的工作效率和质量，还能方便后续查阅、调取工作，降低成本投入，实现数据的备份和挖掘[2]。

2 数字中国建设背景下档案数字化改革的必要性

档案本身的性质即是独一无二的，传统的档案可分为纸质文档、音像文档等，档案的存储耗费人力、物力，手工检索档案则更加局限困难，要充分发挥档案信息的价值，应把档案数据做到应收尽收、应归尽归，档案数字化能将各类档案信息高质量采集、汇聚起来，也只有这样才能让档案数据在全社会各层面充分流动，能够得以最大程度地发挥档案价值。

数字化档案是将传统纸质档案记录成电子形式存储，在大数据时代要让档案“活”起来，服务运用渗入各方各面，就需将数字化后的档案“产品”再进行数据化，这样才能真正意义上地形成实时、动态、相关联的档案大数据，做到档案数据的高度整合、真正共享。同时，在新形势下，随着档案使用和服务范围的扩大，对档案部门专业技术的建设要求指向了多元化、共享化、现代化，要推动档案管理由单纯的保管型升级为新时代公共服务型，充分利用档案资源信息，赋予其新时代价值，档案数字化改革是必经之路，也是时代的必然选择。

3 数字中国建设背景下档案数字化改革的发展亮点

3.1 提升档案信息资源服务价值

档案数字化工作的价值体现是服务社会和人民群众，让档案为人们提供范围更广、办理更便捷的服务，通过民生档案馆际共建共享、跨馆出证，实现民生档案共享服务。要实现开放档案目录共享、移动端在线查阅、建立红色档案专题数据库建设、挖掘红色档案资源等，这就要求档案数字化改革紧跟时代发展，用新技术解决档案服务的供需矛盾。[3]目前，许多省、市大力推进档案信息化建设，推进跨馆档案信息共享，不断完善自助线上查询一体化系统，实现群众线上轻松查档。比如，鹿城区档案馆通过“人证合一”“人档合一”“电子签章”等技术，实现了自助查档系统“在线查档、即时出证”，解决了档案利用服务的“最后一公里”问题。

3.2 赋能数字政府，推动档案治理能力现代化

档案数字化有效推动了档案信息建设的步伐，是政务服务数字化转型的基础。实现数字档案管理平台与政府网上办事平台、一体化协同办公平台的对接，是数字政府、数字中国建设的重要内容。[4]目前，许多城市正在积极探索“互联网+政务服务”，将档案数字化的政务服务事项融入平台办理业务，可以大幅提升服务效能，实现“一网全部办”。

4 数字中国建设背景下实现档案数字化改革的要点

档案数字化的价值赋予和运用成效息息相关，目前档案数字化改革已然走出了一条蓬勃生机的大道，但如何高质量、可持续性地发展档案事业，需要进一步规范档案数字化转型工作。

我国当前绝大多数档案仍以纸质档案为主，而大部分录入计算机的电子档案为“冷信息”，难以连接共享。此外，绝大多数档案馆的数字化工作只是将纸质档案进行扫描，数字化成果只是图片，没有进行数据化处理[5]。档案部门在全面做好档案数字化建设改革的基础上实施档案大数据战略，才能更好地进行档案数据资源的整合、开放共享，在服务数字中国建设中发光发热。

4.1 档案信息资源体系建设

1.在顺应新技术发展的趋势和充分考虑国家记忆工程核心平台建设的基础上，要积极完善顶层设计。在数字中国建设背景下，档案数字化不能脱离“以人为本”的顶层建设的基本要素，将档案信息资源体系建设由聚焦“事”和“物”，转向以“人”为中心进行体系构建完善，才能让档案数字化改革紧跟数字中国建设的脚步，让百姓得到获得感、安全感、幸福感。

2.在完善档案数字化，全国“整体”层次的规划上，应构建国家档案治理现代化框架。理顺专职档案部门和各部门的责任义务，合理划分档案管理工作的责任与权限，积极探索档案数据共享化、知识化、智能化应用，通过资源整合，推动档案数据化，建立各类档案专题数据库，构建起更为完善的档案信息资源体系。

3.在完善档案法及相关标准规范、档案工作执法检查监督上，应当将档案数据的开放共享建立在安全保护好档案本身和人民群众的基础上。越是便于社会各方面的利用，越是高能发挥档案信息价值功能，就越要全力健全档案法规体系、严格开展档案执法监督检查。只有建立健全档案数据安全政策法规，才能保障档案数据的安全，同时也是保障档案数据开放共享整合为走向档案治理体系与治理能力现代化的有效措施。

4.2 档案数字化对接数据化

纸质档案数字化是由纸质档案资源转化为数字档案资源，由封闭的纸质资源壁垒转化为可共享实时查阅的信息资源，在服务方式上从馆藏服务、人工借阅服务转化为公共数字化服务。但是目前我国各馆、各档案部门档案数字化只是将纸质档案扫描成图片、录入成电子版表格文档，并没有进行数据化处理，然而档案数字化建设是档案数据化、现代化的必经之路，因此加快推进档案数字化建设是新时期档案事业能否实现跨越式发展的关键一步，从这个角度来讲，在档案数字化对接数据化档案的智慧化转型中有以下几个要点：

1.合理做好档案前端控制。通过档案前端控制可以确保电子档案的完整性、准确性、安全性、可用性，并且做到不重复归档，减少纸质、人力浪费和库房占用。例如，许多单位的干部职工档案，由于年代久远和早期档案归整不规范等因素，导致档案数字化工作中出现材料混乱、信息不准确等问题，需要花大量时间考证、重新编录校对等工作，工作量庞大，导致档案数字化改革工作推进缓慢。因此，我们在档案进行数字化加工之前，应组织各相关部门人员进行校验、整理等，从而简化后期数字化工作。

2.完善软硬件设施配置。要做好数字化档案建设，首先要做好纸质档案存储、修复，目前很多单位的纸质档案还未进行数字化加工，主要原因是由于年代久远，存在字迹模糊褪色、纸张变形、霉变破损的问题，各单位要结合自身实际，投入专项资金到软硬件设施配置中，将纸质档案在最大程度上精准、完整、高效地进行数字化加工，注意避免重复劳动力。同时，数字化、数据化档案需要依托专业的软硬件设施配置，做好档案日常管理和数字化档案管理一体化，能在一定程度上降低后期档案数据化的难度。

3.强化档案数字化安全保密措施。档案数字化的安全保密工作涵盖了多个层面，如构建科学的规范制度等，由此对档案管理人员提出全新要求，需要明确自身职责，遵守安全保密规章制度，强化对风险的防控，保证档案信息的安全性。[6]

4.加强专业型人才队伍建设，要树立“大数据思维”。对于档案信息化平台建设、档案服务模式、档案数据化处理等构架复杂的工作，要积极引进专业高素质人才，为单位档案工作做好全方位发展和规划。要注重培养综合素质型档案工作者，需要兼备保密意识，兼备计算机、档案、单位业务知识的“大数据思维”的高素质人才，用整体格局意识去部署规划档案数字化的工作，在很大程度上将数字化档案进行价值赋予。

5 档案数字化存在的问题和思考

5.1 部分机关事业单位领导不重视档案数字化建设

部分单位对档案用房的整体规划与安排、档案保护管理设施设备的排放及安置、网络环境的搭建、计算机软硬件的配备设置等一系列内容，没有统筹安排和专项资金投入。在规范地将档案工作基础设施搭建完成后，应当强化对配置更新工作的监督和维护工作，这能大大减少档案数字化的安全隐患，重复劳动、浪费资源等情况的发生，将工作提质提效。同时，还需将数字化档案工作纳入单位的年度工作计划、党建工作评分考核中去，各单位主要领导要亲自抓，结合单位实际，保障经费支出，改变观念，树立大数据理念意识。

5.2 部分单位的档案管理方式不规范

档案管理欠缺系统性筹划、一体化的组织管理以及严谨制度，工作人员的职责划分不明确，在实际管理工作时没有整体规划档案工作数字化工作，在档案内容的准确性、完整性方面不能通过完善的制度体系和考核办法控制在前端，更多的是在考核检查结束后才进行整改。践行“数字赋能、融合发展”的档案服务理念，积极推动档案工作部门与其他数据部门开展数据、技术、业务协同探索，制定统一的数据标准、接口规范、调用规则[7]，将需要数字化或者数据化的文件资料等进行归类区分，在此基础上，再协同进行数字化档案加工。

5.3 部分档案工作者不能精准做到全程参与及同步管理

每个单位档案部门工作人员有限，当一个企业、单位涉及多种产业项目时，很难做到档案工作者具备所有业务专业知识，比如地勘单位档案工作者需要同时具备地质、测绘、工勘、文书、法律等专业知识。从这个角度来说，要推动人才强档，推进岗位分配精细化，如果每个业务部门能在现有人才中培养具备档案专业知识的复合型人才，数字化档案工作就能很好地进行前端控制。比如，工程项目档案管理人员全程参与工程建设项目的筹划直到竣工验收，在各个环节运用档案法等相关知识，严格做好工程项目各环节资料的收集、整理、保密等工作，随着施工的进度及时将电子文件归档，从而保证项目资料入库的完整性。

5.4 档案工作者大数据理念意识不足，对档案数字化可持续性发展认识不够

如何结合档案的实际情况提升现有档案工作人员大数据意识，改变部分单位档案工作氛围、固有思维以及职工群众对档案工作的刻板印象任重道远。同时，档案管理的规章分责、权限范围划分不够明确，使得在实际工作中出现“踢皮球”现象。工作方式的不先进造成了档案管理效率低下，数字化工作开展缓慢，也会使档案资源信息价值难以得到有效发挥。

6 结语

数字化改革是一个不断迭代升级的过程，在数字中国建设背景下的档案数字化改革大潮下，全国各地的档案部门应进一步深入学习贯彻新时代档案工作各项要求，理顺建设档案强国的思路，进一步重视档案数字化工作，践行“三个走向”根本遵循，优化档案工作体制机制，不断提升档案数字化改革水平，全力赋能现代化社会发展，加速推进数字中国建设。