使用Vlookup 函数比对两表数据提高工作效率

□王立国

在考试招生实际工作中，我们经常需要利用Excel或WPS表格处理大量的数据。比如需要从全市/区考生报名信息库中快速查找某个特定群体（如艺术校考合格考生）名单上每名考生所在的报名点、班级信息及电话号码等。如果人工逐一查找会非常耗费时间和精力。现在我们有一个简单有效的方法，那就是使用Vlookup函数快速查找数据。该函数是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回符合查找条件的值。它的基本语法是：Vlookup（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找）Vlookup函数在Excel和WPS表格中均可以使用。下面以Excel为例为大家演示如何使用Vlookup函数实现比对查找。

假设有两个表格， 分别是S h e e t 1 和Sheet2，Sheet1中有考生号、姓名，Sheet2中有考生号、姓名、报名点名称、所在班级、联系电话等等。

首先我们通过比对找到考生所在的报名点，在Sheet1的任意空白列中，输入以下公式：=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:G,5,0)

这个公式的含义是，在Sheet2的A到G列中查找考生号A2所对应的信息。如果找到了，返回该条信息第5列的值；否则返回错误值。

接下来，通过自动填充将其他考生的报名点信息查找出来，通过向下拖动鼠标到最后一名考生或将鼠标放到C2单元格右下角变成十字后双击鼠标即可完成。

这样，就得到了考生的报名点，Sheet2中没有的考生就显示为错误#N/A。

要找到考生所在班级，在Sheet1的报名点后面列中，输入以下公式：=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:G,6,0)，并使用同样方法进行填充。

在Sheet1的班级右侧增加“电话号码”列名，选择列名下的第一个空白单元格，输入以下公式：=Vlookup(A2,Sheet2!A:G,7,0)即可得到考生的电话号码。使用同样方法填充所有考生电话号码。

需要注意的是，在处理大量数据时，使用Vlookup函数可以帮助我们快速核对两个表格中的数据。但是，如果需要核对的数据非常多，那么可能会影响Excel的性能。为了避免这种情况，可以使用以下几个技巧：

优化Vlookup函数：Vlookup函数的性能受到许多因素的影响，包括数据的规模、查找范围的大小、数据的精度等等。为了提高Vlookup函数的性能，可以尝试以下优化技巧：

●减少查找范围：将查找范围限制在一个比较小的区域内，可以提高Vlookup函数的性能。

●减少数据的精度：如果数据中有许多小数或者千位分隔符等等，会影响Vlookup函数的性能。因此，可以考虑将数据进行格式化或者筛选，以减少数据的精度。

●使用多个查找区域：如果查找范围非常大，可以将其分成多个小区域，每个区域查找一部分数据，以提高查找效率。

通过以上几个技巧，可以帮助我们更加高效地处理大量数据，快速核对两个表格中的数据。

总的来说，Vlookup函数是一个非常实用的数据处理工具，可以极大提高我们的考务工作和信息管理工作效率。例如，实际工作中，还可以通过这个函数实现报名表和体检表的比对，查找没有参加体检的考生名单；通过比对报名库和编场库查找没有参加编场的考生，通过比对报名库和缴费名单查找没有缴费的考生等功能。通过这种方法也可以将不同年份各院校专业投档线进行查询比对，得到各院校专业不同年份投档线的对比情况，供我们报志愿参考使用。当然，除此函数外，我们也可以使用Index等函数来实现上述功能，高版本的Office(2019以上或WPS365）中也可以使用更加灵活的Xlookup函数来实现，希望此文能给您提供帮助。