智能财务对高校数字化转型的影响研究

史悦君

(江苏经贸职业技术学院，江苏 南京 211168)

0 引言

财政部于2021 年11 月发布《会计改革与发展“十四五”规划纲要》，明确了“十四五”时期会计改革与发展的总体目标:主动适应我国经济社会发展客观需要，会计数字化进程取得实质性成果。全面细化会计改革与发展的各项工作举措并抓好落实，是今后五年全行业必须完成的一项重要任务，也是党中央、国务院和财政部党组对新时期会计工作提出的新要求。如何统筹安排各项经费进行合理有效的编制预算、制订出既符合学校发展规划又满足实际工作需要的全面预算，如何提高高校财务报销效率，实现业务活动、资源配置、组织目标、绩效评估、绩效考核多方位一体的智能财务模式不仅是自身优化资源配置、提高资金使用效率、提升高校办学质量的内在要求，更是发展财政资金的杠杆效应、落实国家教育发展政策的迫切需要。

1 J 学校财务管理系统实施的概况和瓶颈

2023 年度学校收支总预算为3.359 7亿元，总预算比上年增加2 751.16万元，增幅为8.1%。但在这两年高校财政拨款增幅渐缓的背景下，财务预决算收支矛盾凸显，资金有限，预算执行情况不容乐观。

为了提升财务信息化水平，财务处通过推进网上预约报销系统，完善全面预算管理，健全财务核算和绩效考核，开展内部控制等管理措施不断加强财务管理，学校的财务信息化建设已经有一个基本的框架。然而，在推进过程中也存在制约财务管理提升的一些问题。

1.1 财务信息孤岛严重，工作效率不高

目前，财务处开通了微信公众号、校内网站天翼财务系统、学校财务处官网等多渠道教职工进行财务相关信息的查询通道。财务系统在具体功能分类上有很多，但不同的财务系统并没有很好地融合形成数据对接，也没有和校内各个部门系统联系起来，信息孤岛严重，财务信息共享程度低，数据查询渠道烦琐。不同的系统之间存在数据滞后的情况，使得财务人员与业务人员对项目经费的使用情况了解不对等，容易出现沟通障碍。

就财务管理工作而言，在面对需要对接其他部门的工作时，大部分的数据收集工作依然采取“人工＋Word/Excel”的方式，数据统计烦琐，后期整理、核对数据处理的工作量大，工作效率不高。

1.2 财务报账流程烦琐

随着高等教育投入的增加，大学的收入、支出规模扩大，业务量增加。由于财务人员有限，工作空间小，报销人员不得不等待，报销问题很难解决。网上预约报销，相对传统的现场审核排队的模式，有效解决了“签字难、报销慢”的高校财务报销难题。尽管J 学校推出了网上预约报销系统，但是目前在试运行阶段还存在系统不稳定、搭建不够成熟等问题。

目前的网上预约报销系统根据报销内容和各种支出的分类，分别设置了日常报销业务、国内差旅费业务、暂借款业务、酬金申报业务和因公出国业务这5 种不同类型的报销单据。业务部门的教师及工作人员在操作报销系统时，首先要根据不同的经济业务，选择相对应的报销单据类型，再依次选择对应的经济科目，例如，办公费、印刷费、咨询费、邮电费、委托业务费、其他交通费用等。由于大多数教师对财务报销制度钻研不深，在选择单据类型和经济科目时填写不准确，系统没有自动稽核功能，因此需要财务人员花费大量的时间进行人工鉴定，后期与报销经办人员进行沟通，增加教师的重复工作量。

1.3 项目支出绩效管理水平不高

目前，学校在预算申报时，经评审形成了学校整体预算绩效共121 个三级指标，以及7 个项目预算绩效，但是学校项目支出绩效管理体系的建设明显滞后于高校业务的发展。由于项目支出绩效目标体系不健全、不细化，设置标准不一，缺乏科学性和合理性，难以客观公正地在实际操作中对不同类型项目的实施情况做出评价，容易使绩效评估流于形式，直接影响项目实施单位工作的积极性。

1.4 内控工作不够科学有效

学校目前没有实现内控信息化的业务体系来控制学校的日常经济活动，实现相互配合、融合管理，争取利益最大化。研究发现，资本支出占总预算的比例与预算执行情况呈负相关。资本性支出占预算总额的比重越高，预算执行力就越弱。与使用日常运营活动相关的计划相比，实施与资本支出相关的计划肯定需要付出更多的时间，并且面临更高的风险(例如，项目失败的风险)[1]。因此，漫长的招标过程、采购程序冗长、监测和跟踪系统不力、内部控制项目监督不足以及问责制薄弱等，导致了付款的延迟，阻碍了项目的执行和支付，从而产生了学校巨额的待处理账单。在财政年度结束时，就有可能会导致用于发展的项目预算资金指标额度被收回，这就需要根据业务进展，对招标工作进行提前谋划。

2 智能化背景下高校财务管理数字化模式转型方案

2.1 培养高素质复合型财务人员，为构建智能财务管理系统提供内部保障

技术带来的新动力推动了时代发展，企业、高校的商业模式在“大智移云物”全面发展的数字化背景下快速变化，与此同时数智化人才的新生代缺口也在逐渐扩大。智能财务系统的发展增加了会计专业人员在履行业务时检查和分析方面的工作，并导致出现了与这些系统密切相关的计算机化的信息系统的工作人员。如今的会计人员已经不是简单的数据登记员，而是管理人员的重要组成部分，对领导层的决策有着重大影响。这些智能财务的发展对财务会计人员来说也是一个挑战，他们不仅需要适应这些变化，而且还必须利用这些变化在短时间内准确灵活地运用这些系统。在信息技术迅速发展的背景下，人才队伍建设是必要的。

另外，可以制订措施，让通过多年教学获得更广泛经验的教师加入数字化转型培训计划。建立创新网络，将经验丰富的和具有优秀数字能力和专业知识的教师聚集在一起，在学校适当整合数字内容，建立网络，这可以在转型过程中发挥非常重要的作用。

2.2 优化网上预约报销系统，为构建智能财务管理系统提供技术保障

2.2.1 利用人工智能技术，辅助财务核算审核，提高财务工作效率及业务准确度

网上发票认证功能以信息化手段为抓手、以智能化赋能数据服务，可以节省财务人员大量的时间。报销人员只需在系统中扫描发票，然后在提交报销单时勾选“已认证”的发票进行报销，就能够实现系统自动填入报销单、线上审批等一系列操作。报销单的金额也可以根据所选发票的总金额自动生成，报销金额和付款信息在线填写，避免了会计手工录入造成的错误。这一稽核功能大大减少了报销人员和财务人员的工作量，提高了财务工作效率。做到了“多让数据跑，少让师生跑”的有效措施，使广大师生把更多宝贵的时间投入科学研究、教学和学习中。

2.2.2 优化签批审核环节，加大财务预审等财务监督力度

非接触式网上报销的基本流程如下:报销申请者填写相关信息→上传附件→通过手机或电脑提交网上审批流程→在线签字批准后打印报销单→各级资金负责人通过电脑(或手机)逐级进行网上审批→在报销系统中打印凭证→财务处根据投递的报销单单号检查并审核发票后转入系统自动生成凭证→将报销款项转入经办人指定的账户。

针对网上报账系统运用可能会存在的财务人员发现原始单据不规范、报销材料准备不完整等问题。增加5 000元以上财务预审及10 000万元以上的财务大额审核网上签批流程，避免较多的单据在提交财务部门后发现缺少相关资料的可能性，减少了教师来财务部门取回报销材料，然后在补充相关材料后重新将报销单送回财务部门的返工量，提高报销的成功率，减少重复劳动。

2.2.3 搭建跨部门财务共享平台，促进信息交互式沟通以及财务间共享，提高工作效率

高校业务部门的基本业务数据包括:设备采购、合同计量、工程基建、教学等。目前高校开发使用的信息系统，基本都是相互独立的系统，其基本都是为本部门的工作服务(例如单位业务系统、财政系统、银行系统、审计系统、工程基建系统等)[2]。因财务系统和业务系统不统一，业务数据无法直接运用到财务系统，很难实现部门之间的融合。

可以通过建立财务共享平台，将业务数据直接与财务系统对接，缩短信息融合所需要的时间，提高系统间的连接程度，实现财务数据和会计档案的电子化以及票据凭证的无纸化，提高财务工作效率，促进资源的共享和整合。如图1 所示展示了由财务共享平台数据池将业财信息统一存储的框架。

图1 财务共享平台

依托数字化平台，建立集成财务报销系统、预算系统、内部控制系统(包括采购管理、合同管理、工程管理)、会计核算系统、绩效管理系统、集中支付系统、银行等支付系统的数据共享业务模块，强化数字赋能，推动财务管理便捷化、预算规范化、标准化，大大提升财务部门及业务部门的工作效率。各业务部门人员通过平台财务数据的公开，就能随时随地看到预算申报、预算执行、合同审核、报销流程等动态信息，做到流程可跟踪，审批有依据，实现对资金活动的事前、事中、事后控制，促进学校治理能力有效提升、财务转型升级，以“数智”赋能，推动学校“治”理变“智”理。财务人员也可以通过平台参与到业务中，处理合同、预算、采购等审核过程，以及项目的中期执行监控和后期绩效评估，进而有效规避经营风险。

3 智能财务数字化转型成功的保障措施

基于“十四五”时期会计信息化工作面临的会计数据安全风险，高校数字化财务转型的风险不容忽视，财务数字化转型的优势与执行过程中的安全风险需要结合考虑。由于网上报销使财务系统和银行紧密相连，如果恶意篡改支付信息，将导致无法弥补的资金损失[3]。因此，应采取适当措施，加强风险管理，确保数据和相关信息处于有效保护和合法利用的状态，保障学校安全稳定运行。可以采用基于岗位权限的访问控制模式，规范不同人员的操作权限范围，每个操作都必须经过严格授权，并在基础平台的授权管理模块、登录模块和各子系统的主要功能模块中添加详细的系统操作日志记录，方便回溯操作流程。同时，还需通过利用国家相关政策支持以及使用最新的信息技术加强智能财务管理系统的外部保障[4]，完善校内相关硬件设备，加强内部控制和风险管理。

4 结论

从智能财务管理系统建设到治理模式创新，从财务人员转型升级到业财融合的高效组织架构，数字赋能的智慧财务正在开花结果。依托“信息化财务”平台，为学校提供切实可行的服务，以智能财务之笔书写高校数字化转型的答卷，要充分发挥数据资源优势，深入挖掘数据价值潜力，加大数字化创新力度。利用先进的信息化技术，实现预算管理智能化、财务报销无纸化、交互式沟通以及财务间共享，努力建设可以帮助高校财务数字化转型升级的方案，形成中国特色高水平学校治理能力，提升发展内生动力。同时，要更好统筹发展和安全，增强风险防范意识，坚持合法合规，完善内控、财务等制度体系，健全风险监测、评估、预警机制，牢牢守住不发生系统性风险的底线。会计改革与发展在“十四五”时期的全面推进中，已经开启了新的征程。高校应继续奋勇前进，树立正确选人用人导向，打造高素质专业化复合型人才队伍，建立财务共享平台，合力推动会计事业迈上新台阶，引领学校高质量发展，在新时代创造新辉煌。