施工企业签证管理措施探讨

寻文靓

（北京天润建设有限公司，北京 100062）

1 引言

现场签证管理是施工管理过程中重要的一部分。因此，如何在施工过程中做好签证管理，解决施工企业与相关单位的施工签证问题，成为企业减少损失增创效益的一种重要手段。

2 施工企业签证管理的特点

2.1 以合同为依据

施工合同是现场签证编制的主要依据，也就是甲乙双方协商一致的结果。在合同中，甲乙双方会在施工合同中明确地说明施工签证编制的各项情况，从人员、机械、材料、方法、环境等方面进行签证编制的说明，同时也会对不可抗力等一系列的问题做进一步补充，明确责任范围。

2.2 必然性

在项目开展的整个过程中，办理施工签证是不可避免的。在合同履约期间，会有很多因素影响现场施工，这些因素不仅造成成本的增加，也会导致工期的延误等问题。以下几个方面皆存在产生签证的风险：设计变更、图纸会审、工程洽商、现场任务书、工作联系单、加快施工进度、开发进度滞后、质量标准提高、安全标准提高、不可抗力等。这些因素在项目的开展过程中是必然要发生的，每一项对管理目标的实现皆有不同程度的影响。

2.3 时效性

在合同签订过程中，甲乙双方往往会对签证的确认进行时间节点的规定，通常时间为28 d，在规定的时间内，如不能及时进行签证的确认，则不予确认。但如果忽视签证的时效性，则存在投入的成本和合理顺延的工期无法确认的风险。

2.4 全员性

施工签证直接影响项目的整体利益，为此项目部每个部门、每个员工都有责任树立签证管理意识，提高签证管理水平。每发生一项影响因素，都会对人员、机械、材料等方面产生影响。只有集思广益，统筹全局，才能将利益最大化。

2.5 双面性

签证管理的双面性，一方面是支出，体现在下属劳务分包队伍以及各专业分包单位与施工企业的签证管理工作。当施工企业将合同外的施工内容安排给下属单位时，下属单位同样会向施工企业提出现场签证，保证其施工成本和利润。另一方面是收入，即通过现场签证能够从业主方结算回来的费用。如何确保施工过程中支出的费用小于业主确认的费用是影响施工企业利润的一项重要指标。

3 签证管理存在的问题

3.1 管理人员问题

3.1.1 全员管理意识不强

在现场施工管理过程中，管理人员的签证管控意识有极为关键的作用。首先，很多员工在施工过程中完全没有头绪，没有详细浏览施工合同，导致其在施工管控过程中从思想上就不知道哪些情况涉及现场签证。其次，经营预算部门未能对现场的管理人员进行详细的合同交底，针对现场签证这一方面的内容没有具体、明确地讲解，对已往工程签证管理不到位出现的问题没有进行总结，致使管理人员对签证管理的重视程度不足。

3.1.2 管理人员责任心不强

现场施工管理人员责任心的强弱，直接关系到现场签证管理的最终结果。项目管理各部门的工作职责不同，造成很多管理人员存在事不关己的态度，缺乏有效的沟通，相互推诿，导致最后在工期与费用的索赔上缺少依据，最终无论对分包的结算还是对业主的结算都会带来极大的难度，无法保证自身权益。

另一方面体现在怠慢的工作态度。施工过程中当管理人员发现需要办理签证时，往往由于怠慢、得过且过的工作态度，无法及时进行签证确认，给施工企业造成损失。

3.1.3 业务水平与协调能力不强

产生现场签证的原因有很多，但签证编制人员在编制过程中却不能详细写明每一个签证索赔点，考虑不够全面，致使签证的结算费用远不及自身的投入，造成成本亏损。

3.2 技术管理问题

3.2.1 图纸问题

一个项目顺利开展的主要依据是一个好的策划。策划的主要依据就是现场的施工图纸。在现场的施工过程中，一份好的施工蓝图直接影响到现场的施工进度与施工成本。当然，施工图纸的变动是影响现场签证的一项重要因素，主要体现在以下几个方面。

1）随着工程施工的推进，图纸设计存在的问题逐渐暴露出来，对于原图纸中存在的问题，往往会以图纸会审、设计变更或者变更洽商等方式进行解决。每一种解决方式都存在时效性的问题，待上述变更下发后，很可能导致已完工程的返工，从而产生签证。

2）在施工过程中，由于业主前期设计与策划准备不充足，对于项目的定位与使用功能在施工过程中提出修改，从而产生设计变更，导致施工企业对施工完成的部位进行返工，产生签证。

3）在各个分部分项工程的施工过程中，设计不满足当地标准及相关的规范要求，导致各个分部分项工程验收无法顺利通过，如消防验收、规划验收等，发生变更，产生签证。

在施工过程中发生上述情况时，施工企业往往已经按照原图纸进行施工，或完成一部分，或全部完成，必当涉及拆改、二次施工的情况，直接造成施工成本的增加与施工工期的延长。

3.2.2 资料管理

资料管理是签证管理中极其重要的一部分。在施工过程中施工签证的主要依据就是业主及相关部门下发的各项施工资料，其中包含设计变更、图纸会审记录、变更洽商、工作联系单、工作任务书、政府文件等资料。上述资料的收存与发放直接影响现场施工与签证确认，在资料的管理上主要存在以下问题[1]。

1）发放不到位，漏发、错发。一方面，现场仍然按照原图纸施工，造成施工方未及时按照变更内容施工，返工时工程量加大，工程量难以确认。另一方面，项目部个别部门未收到相关资料，导致现场管理人员无法及时准确地进行管理，也可能导致无法及时进行签证的编制与确认，甚至出现结算时现场实际施工与图纸不符等情况的发生。

2）文件丢失。资料室收到文件时没有第一时间整理归档、建立台账，或者因项目人员对相关资料进行借阅与浏览后未妥善保管和及时归还，导致相关文件的损坏与丢失，致使后续施工无依据，直接影响签证的确认与施工结算。

3）人员变动。根据目前施工市场的特点，人员流动性较大，某些关键岗位的人员在工作一段时间之后很可能会出现离职或者调动的情况。此时，容易在资料交接过程中出现问题，没有明确记录，也无法确认资料的完整性，为此很有可能导致重要资料的缺失，进而影响项目进展的相关工作。

总之，资料管理是签证管理的一项重要组成部分，资料管理的好坏直接影响到签证管理的成果。

3.3 其他问题

随着环保力度的逐渐加大，政府部门对于环境的管控越来越严格，无论是原材料的生产方面，还是材料的运输，都受到了极大的影响，使项目的正常开展也受到相应影响，主要体现在以下几方面。

1）材料价格。以混凝土为例，政府部门环境管控过程中，对于岩石、砂子等材料的生产与运输进行严格的管控，以避免扬尘，保护环境，这一措施直接导致混凝土原材料中的粗、细骨料的生产加工数量降低，从而提高了石子与砂子的费用，也直接导致了混凝土的成本费用增加。混凝土为建筑工地施工的主要材料，良好的市场形势必然会加大混凝土的需求量，供小于求的情况更加使得混凝土价格上涨，为此，建筑工程的成本造价也将提高。存在这些问题的不仅仅是混凝土这一种材料，还包括钢筋、石材、防水卷材等多种主要材料。总之，随着政策与环境的变化，材料价格的变动将直接影响施工的整体成本。

2）不可抗力。根据合同要求，对不可抗力有着明确的约定，但当不可抗力发生时，却未能及时对不可抗力造成的影响进行确认。比如，我国于2019 年年底暴发的新型冠状病毒疫情，病毒危害大，持续时间长，其持续时间已经远远超出签证确认的实效性。在疫情持续期间，各个责任单位所应承担的责任在合同中并无明确约定，因疫情防控所产生的费用以及其他各项额外支出的费用，如何确认对工期造成的影响也是现场签证确认的重要难题。同时，疫情结束时间并不确定，此项紧急状态将要维持到什么时间，没有人能给出确切的答复。但是可以肯定的是，由于疫情影响，人工、材料、机械租赁、防疫物资等各项费用必定会高于往年建筑市场的价格。此阶段的项目管理显得更加重要，不仅仅是为了保证施工企业施工成本的控制，更是为了向施工人员提供安全保障，为所有施工人员提供一个安全、可靠的生活与施工环境。

4 签证管理问题解决措施

4.1 加强合同管理

4.1.1 规避合同风险

在合同管理过程中，要严控与业主、与下属单位的合同签订，将以往工程签证管理的相关经验进行总结，纳入施工合同中，减少不利因素，规避管理风险，为签证管理提供可靠依据[2]。

4.1.2 加强合同交底

合同签订完成后，责任部门应立即对全体管理人员进行施工合同交底。首先，是对合同的界面划分进行确认，使管理人员能够明确各单位的具体施工内容，以便工日后管理过程中能够明确各自责任，避免由于工作安排超范围产生签证。其次，针对现场签证这项内容单独进行交底，从分部分项、工程造价的组成等多方面进行交底，并提问、讨论，对重点、难点、疑点进行解答，树立全员签证管理意识。

4.1.3 加强过程管控

在施工开展的过程中，施工内容往往会因为各种因素的影响而发生变化。当合同范围内的施工内容发生变化时，预算部门应及时与其他部门进行沟通，针对工作内容的重大变动重新进行交底，做到信息实时共享，使各部门的管理工作同步，从而降低签证产生的风险。避免施工过程中因签证确认不及时或者遗漏而造成的经济损失[3]。

4.2 完善管理制度

4.2.1 明确责任人

为避免签证管理过程中出现遗漏，需要确立一个完善的组织机构。首先要确认以项目经理、技术经理、商务经理以及工程经理为首的项目领导班子作为签证管理的主导，对施工签证管理负主要责任。同时，针对签证发生的问题进行汇总划分，主要归纳为两大类，一类为有记录的签证，如设计变更、工作联系单等；一类为无记录的指令性工作，如业主或政府部门口头安排产生的工作。

在签证管理过程中，制定签证管理流程，如图1 所示。以领导班子的指令作为指令源，由项目经理对现场的签证管理进行整体的把控与协调；技术经理与工程经理负责牵头，进行两大类签证文件的收集整理，安排专人进行签证内容的编制与确认；商务经理除及时对合同变化进行交底外，还应该对编制完成的签证进行审核与查漏补缺，并及时与业主核算。各部门应将签证的确认与编制工作具体安排到个人，并对该项工作的完成时间做出要求，按照工作的完成情况进行考核。

图1 签证管理流程

4.2.2 完善考核与奖罚制度

针对现场的签证管理制定相应的考核与奖罚制度，避免敷衍了事。在考核机制方面，首先，由于签证具有时效性，在签证发生前应与业主方沟通好签证的具体编制与确认时间，避免超过合同约定的有效期，影响签证时效。其次，领导班子对签证编制的执行人进行考核，从签证的内容、编制时间到过程的确认，对工作人员进行综合考核，避免编制人员未按照指令进行签证的编制与确认，以及出现漏项的情况，对项目造成损失。最后，需要项目领导班子按照签证的流程对签证进行下发与审批等相关工作，不得敷衍了事或降低标准，更不得与业主搞利益关系从而损害企业利益。

在奖励方面，一方面对签证管理过程中有突出贡献的个人在年终考核时的评分应当增加，给予相应的奖励。另一方面在项目完工，竣工结算后，项目部应当对所有签证进行统计，将现场签证带给施工企业的总利润按照签证管理的贡献程度对个人进行奖励，带动工作人员的积极性和主动性，实现企业与个人双赢的目的。将利益共同化，同样也树立项目成员相互监督、相互鼓励的意识，避免了个人贪污受贿，树立正能量，为企业争创效益。

4.3 资料管理

在现场签证的管理过程中，涉及签证的相关资料往往会随着项目的进展或人员的变动出现资料缺失的现象。为此在资料管理的过程中，应树立签证管理台账，指定专人进行收集，并指定主要责任人在施工过程中定期进行检查，建立分级管控制度。

制定管理流程，以资料员作为签证资料的接收员，在接收到相关文件后第一时间交由项目总工，并由其决定该文件下发到哪些部门以及制定编制人员。除了资料室留底以外，相关部门根据文件涉及内容进行现场确认与编制。在签证编制完成并确认后，将已完签证资料交予资料室进行下发、存档，为最终的竣工结算提供依据与保障。

5 结语

良好的施工签证管理能够有效控制施工现场的成本支出，同时也可作为一项重要的盈利指标。本文是以施工企业签证管理过程中存在的问题为核心，分析问题发生的原因，制定相关的解决措施，形成标准化的签证管理模式，便于现场施工签证的管控，同时规避施工签证带来的成本与工期等方面的风险。签证管理贯穿施工的全过程，签证管理水平的提升是施工企业管理水平的侧面体现，对工期、成本、材料、安全等多方面起到决定性作用，做好签证管理，将为企业创造更多的效益。