高校财务全流程非接触式报销模式的实施路径研究

2023-10-25秦莹

中国农业会计 2023年18期

关键词：单据凭证费用

秦莹

（作者单位：吉林交通职业技术学院）

随着信息技术的不断进步，高校财务管理面临着转型的需求。在此背景下，高校有必要向着创新型的方向探索，构建起财务全流程非接触式报销模式，借助现代化的信息技术手段，实现报销流程的数字化、自动化和智能化，极大提高报销效率和准确性，降低成本和风险。

一、高校财务全流程非接触式报销模式的应用价值

（一）实现数字化报销，信息安全性增强

高校财务全流程非接触式报销模式具有重要的应用价值，可以在多个方面提升财务报销的效率和质量。该模式实现了数字化报销，将传统的纸质报销流程转为在线上进行业务交互，操作具有可溯源性，信息安全性强。教师可以通过电子平台提交报销申请，财务人员可以在线上进行审核和审批，实现了报销流程的数字化管理，避免了纸质文档造成的信息丢失和错误。

（二）人为因素风险低，内部控制制度执行力增强

在全流程非接触式报销模式下，人为因素带来的风险降低，增强了高校内部控制制度的执行力。由于报销过程在电子平台上进行，可减少人为干预的机会，避免人为造假和滥用财务资源的风险。电子平台中可以设置审批流程和权限控制，确保报销流程的规范性和合规性。

（三）实现资源共享，提高高校财务管理水平

利用全流程非接触式报销模式，高校可实现资源共享，且能够更好地将财务信息整合，提高高校财务管理水平。电子平台可以集成多个财务系统，实现财务信息的集中管理和共享，减少数据冗余和重复录入的问题，提高财务数据的准确性和一致性。此外，电子平台还可以生成各类财务报表和数据分析，为高校的决策提供有力的支持。

（四）优化师生财务报销体验，提高财务服务质量

全流程非接触式报销模式能够优化师生财务报销体验，提高高校财务服务质量。教师和学生可以随时随地通过电子平台提交报销申请，不再受限于时间和地点，使得报销的便利性和效率得到提高。电子平台可以提供实时的报销进度查询和通知，及时反馈报销结果，提高师生对财务报销的满意度[1]。

二、高校财务全流程非接触式报销模式的实施路径

在当前的高校财务全流程非接触式报销模式的实践研究中，存在一系列问题有待解决，如系统功能不完善，没有建立起一体化的报销系统；制度内容有待补充，导致制度的保障作用和约束作用没有得到充分发挥；高校财务报销模式不规范。对此，可采取以下措施来积极应对。

（一）完善高校财务全流程非接触式报销系统功能

高校在财务全流程非接触式报销模式的推广和实施中，要整合多种系统功能，实现报销流程的在线化和自动化，提高报销效率，降低人力成本，提升财务管理的准确性和透明度。

第一，完善网上报账系统，建立在线报账平台，供教职工和学生提交报销申请。用户可以通过该系统上传相关的费用凭证、填写报销单等，并进行费用分类和金额核对。

第二，构建审批系统。审批系统是一个在线平台，用于管理报销申请的审批流程。审批人员通过该系统可查看申请的详细信息，并对费用凭证的真实性、费用分类和金额进行审核，以便决定是否批准报销申请。审批系统应具备登录和权限管理功能。由系统管理员管理用户账号，负责设置权限。审批人员可以通过个人账号登录系统，并根据其权限级别进行不同的操作。报销申请人可以在系统中填写报销申请表，包括费用明细、费用分类、费用金额等信息，并上传费用凭证，提交后，申请将进入待审批状态。系统根据预设的审批流程，将报销申请自动分配给相应的审批人员。在系统中，审批人员可以查看待审批的申请，并选择是否批准或拒绝申请。审批人员可以点击进入申请详情页面，查看报销申请的详细信息，包括费用明细、费用分类、费用金额以及上传的费用凭证，根据此类信息来判断费用的合理性和真实性。审批人员还需要查看上传的费用凭证，并进行审核，验证凭证的真实性，如检查发票的有效性、确认费用是否与凭证一致等。此外，审核人员需要核对费用分类和金额是否符合单位的报销规定和政策要求，对费用进行修改或调整，以确保报销申请的合规性，根据申请的审核结果，选择批准或拒绝报销申请。系统会记录审批人员的决定，并将申请的状态更新为已批准或已拒绝。系统自动记录每个审批人员对申请的审批记录，包括审批时间、审批结果等，管理员可以查看和导出审批记录，并进行统计分析，以便监控和管理报销流程。为了方便用户提交报销材料，可以设置自助投递系统。用户可以将费用凭证等相关文件直接放入投递箱，系统会自动识别和归档，使得文件管理更加便捷。

第三，设计自动制单系统。该系统可以自动填写报销单上的各项信息，减少人工操作的时间和错误。将高校的财务账户与银行的网上银行系统对接，实现报销款项的线上转账。一旦报销申请通过审批，系统会自动生成转账指令，并将款项直接转入报销人指定的银行账户，减少线下操作环节。

第四，建立消息推送提醒系统。该系统会自动向报销人发送通知，告知审核结果、转账状态等信息，让用户及时了解报销进展[2]。

（二）建立财务报销规章制度

高校要建立完善的财务报销规章制度，制度内容应详细规定报销申请的条件与要求、材料的提交方式，将审批流程、审批人员的权限和责任等内容体现在制度中，借助制度的保障功能，规范报销流程，提高审批的效率和准确性。

第一，应明确报销申请的条件与要求，以确保报销符合单位规定，确认报销金额范围，规定报销金额的上限和下限，如每次报销金额不得超出一定数额或不得低于一定数额。确定可以报销费用的项目，如差旅费、交通费、通信费等，同时规定不可报销费用的项目，如个人消费、奢侈品购买等。明确报销材料要求，规定报销申请所需的材料和凭证，如发票、收据、行程单等，要求报销人根据费用分类提交相关凭证，以便审批人员核对费用的合理性。要求报销人将相关凭证和单据通过系统上传或者使用自助投递系统进行提交，减少纸质材料的使用，提高报销流程的数字化和自动化水平，规定凭证的格式要求和扫描质量要求，保障凭证的清晰度和真实性。

第二，明确报销申请的流程和步骤，包括申请提交、审批人员的审核、决策结果通知等。设置多级审批，根据报销金额的大小或费用分类的不同进行逐级审批。明确规定报销申请的提交时间和审批时间，增强报销流程的及时性。

第三，明确审批流程和审批人员的权限与责任，设立多级审批制度，根据报销金额的大小和报销事项的复杂程度进行分级审批，明确每个审批人员的审批权限和责任范围，确保审批的公正性、及时性。

（三）借助数字证书认证，保证审批具备法律效力

为增强非接触式报销流程的安全性和法律效力，高校可以借助数字证书认证（CA 认证）技术。CA 认证是一种基于公钥密码学的技术，有利于确保数据传输的机密性、完整性。为高校报销系统和相关应用程序颁发数字证书，确保报销流程中的数据传输和操作的安全性，应选择合适的CA 机构进行认证并颁发数字证书，再由CA 机构对高校报销系统和相关应用程序进行审核和验证。颁发数字证书，借助先进技术手段，对高校报销系统和相关应用程序加强安全保护，借助证书中的数字签名功能、身份信息验证功能和公钥功能，保证证书的可信性和完整性[3]。

（四）构建数字化校园

高校可以依据数字化技术构建数字化校园，在数字化平台中，集成报销、审批、自助投递等功能，通过消息推送向相关用户发送报销流程的通知和提醒。用户可以通过数字化校园平台登录高校的报销系统，无论是在校内还是校外，只需要一个网络连接就可以便捷地访问报销系统。用户可以在数字化校园平台上填写报销申请表格，并上传相关的报销凭证，由平台工作人员对提交的申请进行初步验证，确保必填信息齐全和凭证有效。

用户可以在数字化校园平台上随时查看自己的报销申请的审批进度，平台中应显示申请的当前状态，如待审核、审核中、已审批等，并提供相应的审批备注和决策。系统会自动向用户发送审批结果、转账状态等信息，用户无须手动查询，就可以自动接收和获取报销进展的信息，便于作出相应的调整和决策。用户可以在数字化校园平台上查询历史报销记录，由平台提供搜索和筛选功能，用户可以根据时间、金额、类型等条件进行查询，方便快捷地获取需要的信息。平台还可以统计、分析数据，自动生成各项报销指标的统计报表和图表，帮助高校进行财务数据的分析和决策[4]。

（五）加强财务核算和财务复核

为加强财务核算和财务复核，审批财务凭证和报销单据，保证报销规范，高校可以引入一套财务管理系统，用于管理和核算各项财务活动。该系统应包括会计核算、预算管理、资金管理、成本管理等模块，覆盖高校的全面财务管理需求。构建报销系统，用于管理和审批报销单据，报销系统包括报销申请、审批流程、凭证上传、报销记录查询等功能，方便用户提交报销申请并进行审批。集成财务系统和报销系统，实现对报销单据的自动审批和核算，一旦用户提交报销申请，系统会自动进行初步验证，检查必填信息和凭证有效性，根据预设的审批流程，系统进行自动审批，并自动生成相应的凭证。

加强对报销单据的规范化管理。用户在提交报销申请时需要填写相应的信息，如报销类型、金额、费用归属等，在系统中进行验证和审批，确保报销单据符合高校的财务规范和政策要求。建立专门的财务复核岗位，负责对财务凭证和报销单据进行复核，复核人员需要对报销单据进行逐项核对，确保报销的合理性和准确性，对核算结果展开复核，确保财务核算数据准确。高校还可以加强对财务凭证和报销单据的审批流程管理，设定多级审批权限和审批流程，确保每一项报销都经过严格的审批程序，避免出现不规范的报销行为。审批人员需要对报销单据进行仔细审查，保证报销合规合理[5]。

（六）加强自动化对账管理，保障资金支付安全

在高校财务全流程非接触式报销中，要加强自动化对账管理，提高资金支付安全，引入电子对账系统，实现对账工作的自动化，还要构建电子对账系统，实时监控财务凭证和报销单据的支付情况，发现异常要及时采取应对措施。建立资金支付的预警机制，设置异常支付的规则和条件，监控资金支付的活动。例如，明确有关规则，在金额异常、频繁支付、出现非常规供应商等问题时，系统自动触发预警，并通知相关人员进行处理，由专业的工作人员负责调查异常支付的原因，并采取相应的措施进行处理，如联系供应商核实情况，或者暂停相关支付并进行进一步审查。

建立资金支付的严格审批流程，确保每一笔资金支付都经过严格的审批程序。审批流程包括多级审批，根据支付金额和风险等级确定审批人员。审批人员应对支付事项进行审核，并保证支付的合规性和合理性。高校可以引入电子支付系统，实现资金支付的电子化和自动化，提供支付记录的实时查询和监控，增强高校对资金支付进行跟踪和管理的便捷性，集成电子支付系统、财务系统，实现支付凭证的自动生成和核对，提高支付的准确性和效率。加强内部控制，确保资金支付的安全性，建立严格的权限管理制度，限制资金支付的权限，定期进行内部控制的审计和检查，保障支付过程的合规性和透明性。