Excel 在财务会计工作中的应用

刘 梅

（作者单位：南宁师范大学）

一、Excel 的应用优势

（一）低成本处理各类数据，实现无纸化办公

Excel 的起源可以追溯到1993 年，自Microsoft Office发布5.0 版本的组件之后，其在各个领域、行业得到了广泛应用。除了进行基础的文字编辑，商业领域对Microsoft Office 提出了新的功能需求，即一种能够完成数据统筹、核算、处理等任务的线上工具。自此，Excel 开始在现代办公活动中得到应用。作为一种衍生于信息技术的办公技术，Excel 独特的无纸化办公特点使其拥有强大的竞争力[1]。传统的财务处理、会计处理要求相关工作人员对关键财务信息与会计信息进行整合、加工，处理成本较高。同时，办公过程中所产生的纸质数据报表、收据、信息表等材料长期累积，导致会计管理与财务管理滞后。在实际的数据处理工作中，财务会计人员需要在海量的纸质报表中搜集相关信息，可能引发数据冲突、信息混淆等问题。Excel 将财务会计工作转移到线上，通过信息技术对财务会计数据进行整理，并按照债务、营收、日常管理、财务开支等基本类别对其进行分类，在实际工作中，按照需求将各类信息转化为直观报表。Excel 减少了财务会计工作中的物料开支与人力开支，实现了财务会计工作的高效开展。

（二）集成式处理各类数据，实现交互式办公

部分企业、单位在开展财务会计工作的过程中单纯要求财务会计人员对相关工作负责，这就引发了新的问题：财务会计工作中涉及的相关数据伴随工作要求变化而不断变化，如果没有建立畅通的信息传送渠道，就很容易出现财务会计信息处理偏差[2]。在特定的时间内对相关信息进行集成处理，打造具有交互价值的基本工作框架，是提高财务会计工作整体效能的前提条件。Excel 实现了财务会计信息的有效交互：针对已经产生的财务、会计工作数据，工作人员可以将各类数据整理到Excel 表中，并根据实际使用需求对有关数据进行分类、加工。在集成式处理视角下，各类数据以差、和等基本方式呈现，并且能够根据财务会计工作的开展要求形成“按时间分布”“按数额分布”的财务会计工作框架图。对比传统的财务会计信息处理方式，Excel 可以更好地完成相关信息的集成化处理，体现数据、报表的参考价值。

（三）流程式开展数据监管，实现透明化办公

除对各类数据进行统计、整理之外，Excel 同样具有独特的流程化特点。在协助相关人员开展财务会计工作的过程中，工作人员可以对各类数据进行分析、管理，保障数据资源透明化。在财务会计工作中，相关工作涉及原始数据、记账凭证、账簿设计和综合报表等内容，从原始单据到数据整合需要一个系统化的处理过程，计算量较大。Excel 将数据处理过程转化为实际的工作信息，在对相关信息进行整理、加工的过程中，形成了完整的财务会计信息处理流水线，对比以往的随机处理方式，Excel增强了财务会计处理工作的流程性，财务会计工作人员可以按照不同的管理流程、管理要求对财务信息进行加工处理，从而减小或消除数据偏差，保障财务会计工作的整体质量。

二、Excel 在财务会计工作中的具体应用方式

（一）编制各类报表，完成数据汇总

财务会计工作的主要劳动包含手工劳动与技术型劳动，其中，手工劳动的整体工作压力更大：在财务会计工作中，财务会计工作人员需要针对企业、单位内部所给出的财务报告与数据报告展开数据处理工作，相关数据的构成极为繁杂，数据编制的整体工作量较大，当企业、单位提出财务会计工作任务时，财务工作人员未必能够及时完成相关工作任务。应用Excel 技术，财务会计人员可以快速制定各类工作报表，从而对数据进行编制、汇总，在记录企业、单位对应周期内财务会计活动状况的同时，处理有关数据信息。如企业内部资产负债表的编制，其涉及负债周期、利息、负债金额、还款关系与还款日等关键信息。在利用Excel 进行数据统计的过程中，可以借由其函数功能、求和功能等基本功能减轻相关人员的工作压力。如要求财务会计人员对负债信息的变化情况与相关数据进行统计，工作人员则可以结合报表中的函数关系进行运算处理。通过累加、对比等方式，对流动资金的流动状况、处理要求进行分析。在资产负债表中，相关人员可以通过Excel 的函数功能设计“资金合计栏”，并根据时间、具体数额对相关数据进行分类。在后续的财务会计信息处理活动中，则可以通过Excel 进行数据的填制、排列：将单位内部产生的财务会计信息填入单元格，从而协助财务会计工作人员编制简单、直观的报表。而对于一些较为复杂的数据，则可以借由Excel 的数据转换功能：在处理Excel 中的无关数据与无关行列之后，通过转移、复制的方式对相关信息进行编制，根据实际的数据变化，对报表进行分批次处理，从而保障数据的精准性。在财务会计工作中，Excel 保障了数据处理便捷、准确与直观，有效提升了常规报表的管理效能。

（二）保护数据安全，解决信息隐患

财务会计工作中存在较为复杂的信息隐患问题。一方面，财务会计人员可能在工作的过程中引发信息管理疏漏，如财务会计信息的错误统计、记录导致出现信息隐患；另一方面，相关数据报表的保存与管理方式不当也会引发信息隐患[3]，如信息被窃取、报表损毁等。传统的财务会计工作并没有对数据处理方案提出要求，财务会计人员在处理相关财务会计信息之后，需要直接对相关报表的安全负责，但由于监管制度不完善，一旦出现信息遗漏问题，财务会计人员很难在短时间内进行补救。使用Excel 后，在完成数据处理任务的同时，Excel 可有效解决财务会计工作中可能出现的信息遗漏问题。首先，财务会计工作人员可以利用Excel 的信息保护功能开展关键信息的处理工作。自Microsoft Office 5.0 发布以来，其便在Excel 中加入了限制编辑和编辑权限管理两大功能，结合Excel 的定位，财务会计人员可以对各类数据进行区别化加密，对于已经确定的数据报表，依靠“限制编辑”功能阻断其他用户编辑，保障数据的安全性。对于部分需要编辑、集中处理的数据，则可以根据报表类型和数据种类开展区别化处理：在基本数据量表中加入编辑权限功能，利用Excel 分享账户编辑权限，未取得权限的IP（网际互连协议）、设备无法对相关数据进行处理。在这样的处理方式下，数据本身的安全性得到了保障。此外，Excel 带有数据备份功能，在Microsoft Office 的办公服务组件逐渐成熟之后，其提出了较为完善的数据保护模式：通过本地备份与数据库备份，报表可以转移到计算机设备与线上平台中，有助于提高数据处理的实际效率，在解决信息泄露问题的同时，保障报表材料的安全性、唯一性，提高财务会计工作的安全管理水平。

（三）加强信息监管，消除管理盲区

在财务会计工作中，信息监管已经成为保障账户安全与财务安全的主要任务。以往的财务会计工作将注意力放在了“信息管理”上，而在财务信息、会计信息流动的过程中，企业与单位内部缺乏动态化的管理方案，这就引发了新的监管问题。在数据与相关信息流动的过程中，非财务管理与会计管理人员同样可以对有关信息进行编辑，账务本身的安全性得不到保障。在进行数据整理之后，财务人员与会计人员需要重复对相关信息、数据进行核对，从而避免遗漏。这样的监管方式在无形中加大了财务会计人员的管理风险，信息监管工作难以发挥应有的价值。

将Excel 应用到内部监管工作中，可以逐步消除财务会计工作的管理盲区，依靠信息技术对相关数据、信息进行量化比对、处理，从而解决数据处理过程中可能出现的遗漏与差错问题，保障内部监管的整体质量。在内部监管过程中应用Excel 技术，要强调监管活动的层级化开展，细化监管流程。以贷款利息核对表的编制为例，基于Excel 的数据整合与汇总功能，可以从信息处理的逐级勾对、利息计算等角度展开。首先，依靠Excel 中的前台数据库输入对应的数据提取指令，如指令“DOSCP”的应用，对结息日利息、剩余利息额等关键信息进行提取；对于非贷款中产生的额外开支，以标记、提取数据等方式进行监管，并将与利息有关的信息独立转化为数据报表，保障内部监管工作全面开展。其次，对财务会计工作中的关键信息进行保留，完善内部监督方案。在内部管理过程中，对企业、单位余额表中的账户、户名、利率、基数等关键信息进行核对。对企业或单位来说，利息清单中所涉及的关键信息较为复杂，各类数据之间可能存在制约关系。在进行信息处理的过程中，可以尝试借由Excel 对相关信息进行分类处理，以此来保障信息管理质量。需要注意的是，在借由Excel 处理相关数据资源的过程中，要考虑到数据本身的统一性，对于不同周期所产生的不同数据，应该根据实际要求设计多个量表与分页量表，避免信息遗漏。

（四）协助日常管理，完善管理方案

在财务会计工作中应用Excel 技术，除了通过Excel来解决数据管理、数据处理中存在的相关问题，也可以尝试借由Excel 技术细化财务管理与会计管理流程。针对财务会计工作中可能出现的管理要求复杂、表格管理工作无法及时开展等问题，可以利用Excel 有序开展日常管理工作。在财务会计工作中，Excel 技术对管理流程进行了细化，并对无规则、临时性的表格进行重新编制，从而有效解决资料保管不全、信息应用不到位等问题。

在财务会计工作中，可以尝试借由Excel 来实施信息管理，降低财务会计人员的工作负担。一方面，利用Excel 技术对各类信息进行分类加工，如单位内部的存款账户信息表、大户存款情况表、贷款到期情况表等，在应用Excel 技术的同时对信息内容、数据的流动方向与变化过程进行说明。如对于存款账户资料的处理，针对其中存在的资料收集不全、难以反映数据变化动态等问题，可以按照账号、户名、存款利率、开户时间与销户时间等基本信息开展报表的编制工作，将相关信息采集到报表中，以月度、季度的形式进行编制，反映动态处理效果，分析报表中的信息疏漏问题，实现无纸化、流程化的财务会计信息管理。另一方面，对于不同的财务信息与会计信息，可以构建周期性的财务会计信息统计制度，分别以月度、季度为周期，进行表格的编制[4]。通过转移复制，对账户中的关键信息进行整理，将相关信息同步纳入报表，实现全面采集。在信息管理过程中，可以尝试利用Excel 进行账户开发，通过转移复制的方式，在表格中加入账户纵向项目，将数据资源转移到新的表格中。信息表的编制可以借助直接填写、复制导入等方式展开，其实施方式更为灵活，在一定程度上满足了企业、单位的财务会计工作需求。

（五）进行数据筛选，展示数据变化

在财务会计工作中，相关数据呈现出了独特的动态性[5]。在对财务信息与会计信息等信息资源进行处理的过程中，要对数据本身的动态性进行展示，依靠现代技术解决数据处理过程中存在的相关问题，解读数据资源的动态性变化特征。利用Excel 技术开展财务数据工作，可以尝试利用Excel 对相关数据进行筛选，分析数据处理过程中存在的相关问题，降低数据处理压力。以大户存款的管理为例，其账户较为复杂，管理流程烦琐，需要建立数字档案。基于Excel 的服务性功能，可以针对存款账户分别建立空白表。一方面，对关键信息进行整合，将有关信息录入相关报表，通过Excel 自带的数据处理功能，将大户存款信息导入报表。采用“选择余额”“自动排列”等方式，处理财务会计工作中的相关信息，按照余额列位对有关信息进行处理。另一方面，对财务会计工作中的关键信息进行筛选、汇总。如大额账户的处理分级，在数据处理过程中，通过Excel 的筛选、排序等功能对账户存款额进行排列。针对数据量较大的财务处理要求，可以在筛选中应用“自定义”功能，按照特定数额对相关数据进行分级处理，从而保障数据处理的有效性。

三、结语

Excel 技术的出现，为财务会计工作的开展提供了全新的技术性平台。针对财务会计工作数据量大、处理要求复杂的基本特点，有关单位应该尝试积极应用Excel 技术，在完成基础报表设计任务的同时，将Excel 应用到数据处理、信息保护等工作中。根据财务会计工作的不同要求，Excel 的应用路径也应该随之调整，以此来保障财务会计工作高质量开展。