《建设项目档案管理规范》结构及内容解读

摘 要：《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）的制定为建设项目档案管理提供了详细的工作规范，提升建设项目档案管理规范化水平。本文对《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）的内容进行详细解读，首先分析该规范制定的主要社会、制度及技术背景，重点探讨该规范的框架内容以及主要特点，并提出进一步完善的对策建议。对全面深入了解该规范的结构内容，把其握具体要求，提升建设项目档案管理水平，具有一定参考价值。

关键词：《建设项目档案管理规范》；内容解读

概述

近年来，随着建设项目管理水平越来越高，要求越来越严，2002年颁布实施的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（以下简称《整理规范》）已经难以满足新时期建设项目档案管理的现实要求。为此，国家档案局经过广泛的调研论证，征求意见，经全国档案工作标准化技术委员会审查通过后，于2018年4月8日，正式对外发布《建设项目档案管理规范》（DA/2018）（以下简称《规范》），并于2018年10月1日正式实施。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》同时废止。《规范》的制定和实施填补了建设项目档案管理业务标准领域的空白，为建设项目档案管理提供更为清晰、科学的管理方法和思路，对提升新时期建设项目人员档案意识、增强建设项目档案规范化管理，提高建设项目档案工作整体水平都发挥着极其重要作用。本文就《规范》的结构及内容进行解读，理解《规范》的精神实质和内涵，旨在助力《规范》在实际工作中具体贯彻执行。

1 出台背景

随着我国各个行业、领域建设项目数量和规模飞速扩大，2002年实施的《整理规范》已经不适应时代发展变化，无法覆盖全部类型的建设项目档案管理，尤其是档案领域陆续出台了一系列新的规章制度、新的技术标准，迫切需要出台一部较为全面的建设项目档案管理规范。

1.1 社会背景

随着经济社会的快速发展，每年有大量的新开工建设项目。为进一步提升建设项目管理水平，2017年10月7日，国务院第一次审议通过《建设工程质量管理条例》修改，细化建设单位质量责任和义务，明确了施工图设计文件使用标准，进一步加强建设项目的科学化、规范化管理。作为建设项目重要组成部分的档案资源，也是建设领域乃至国家的核心信息资源，详细记录建设项目从立项、到施工建设、竣工验收的全部过程，是建设项目管理的重要依据，对推动经济社会发展发挥重要作用。因此，在加强建设项目档案规范化管理的社会背景下，做好建设项目档案信息资源开发利用，需要一部专门的规范标准予以规制和约束。

1.2 制度背景

《整理规范》颁布实施的十余年，我国建设领域和档案管理领域均出台一系列规章制度、标准规范。2004年，建设部出台《建设工程项目管理试行办法》；2011年，编制发布《城市轨道交通建设项目管理规范》（GB50722-2011）；2015年，国家安监总局发布《建设项目安全设施“三同时”管理规定》，2017年住建部先后制定出台《建设工程项目管理规范》（GB/T50326-2017）、《建设项目工程總承包管理规范》（GB/T50358-2017）、《全宗卷规范》（DA/T12-2012）、《技术制图  复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）等。一系列规章制度、规范标准的制定和出台，使得《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》已经无法满足建设项目档案管理的现实需要，迫切需要从制度上加以完善和健全。

1.3 技术背景

《规范》出台前，我国的计算机信息技术、OA系统自动化技术等广泛应用于建设等各个领域，也进一步推动了档案管理的信息化转型。为适应日益增长的电子文件管理需要，推动电子建设项目文件归档及管理走上信息化、智能化发展之路，在信息技术发展背景下，通过《规范》的出台推动电子档案管理转型升级，丰富电子建设项目档案资源管理内涵、品质。

2 框架内容

2018年出台的《规范》替代了2002年版的《整理规范》，框架结构由2002年的8个章节1个附录修改为10个章节和2个附录。其中《规范》新增了“竣工图章、竣工图审核章式样”目录（详见表1）。

2.1 明确相关术语及定义

2018年《规范》一共有17个术语，较2002年《整理规范》增加了4个术语，删除了“单项工程”“项目竣工文件”。其中新增了“分部工程”“建设单位”“参建单位”“项目电子文件”“项目档案管理卷”。将“项目前期文件”“项目施工文件”“项目竣工图”“项目监理文件”“项目竣工验收文件”修改为“前期文件”“施工文件”“竣工图”“监理文件”“竣工验收文件”。并且设定了每一个术语的具体定义内涵，使术语更加准确、科学，符合时代特色。

2.2 明确责任主体及内容

与《整理规范》相比，《规范》第五章“项目档案工作的组织及职责任务”详细规定了建设单位、建设单位档案管理机构、建设单位工程管理相关部门、参建单位等组织的项目档案工作职责。其中建设单位共有6项职责：制定项目建设档案管理规章制度；与参建单位签订项目文件管理合同或协议；制定项目档案工作方案；建立归档考核机制；同步做好档案信息化建设；做好建设项目档案验收准备及整改工作。建设单位档案管理机构承担着5项职责：监督、指导本单位落实档案制度；开展档案业务培训；参加项目建设重要会议、重要活动；审查项目文件；接收、移交项目档案。建设单位工程管理相关部门承担着3项职责：提出工程技术文件规范性要求，并审查归档文件的“四性”；做好本部门项目文件收集整理；做好项目文件交接。参建单位共承担着5项职责：建立文件管理制度；做好承担工程文件收集整理；监理单位需要审查归档文件；配备相应的设备设施。

2.3 明确归档标准及要求

《规范》第七章第四节详细规定了建设项目文件归档的各项标准和要求。例如，归档应坚持“及时性”原则。其中前期文件归档在其工作结束时；管理文件以年度归档为原则，跨年度归档为例外；施工文件则以验收结束归档为原则，以分部或分阶段归档为例外；科研项目文件归档应在结题验收后进行；竣工验收文件以验收通过为归档时间节点。进一步明确归档文件审查流程。例如，施工文件先由施工单位自查，然后再依次交由监理、工程管理部门、档案管理机构审查；监理文件先自查，再依次交由工程管理部门、档案管理机构审查；信息系统文件则由监理单位、信息化管理部门、档案管理机构进行审查。

2.4 电子文件归档及管理

《规范》还增设了第九章“项目电子文件归档与电子档案管理”，分为“项目电子文件的归档”“项目电子档案管理”“项目档案数字化”三个部分。其中“项目电子文件的归档”提出项目管理信息系统的标准和要求，电子文件归档范围的确立。除了收集整理项目电子文件外，还要一并收集“电子文件的过程信息、版本信息和背景信息”等相关元数据。“项目电子档案管理”明确其整理、保管、鉴定执行的标准，以及电子档案销毁程序。“项目档案数字化”则规定了数字化范围、委托第三方数字化加工的具体规定，这些具体的规定和要求也是落实《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的具体体现。

3 主要特点

3.1 标准的通用性

《整理规范》主要是“国家重大建设项目”档案管理的依据，而《规范》则将其直接扩展为“建设项目”，除了国家投资建设的项目外，一般主体的建设项目档案管理也应满足该《规范》要求。此外，《规范》还详细规定了建设单位、参建单位，以及建设单位档案管理机构、建设单位工程管理相关部门等责任主体的职责。还明确了建设单位包含但不限于管理办法、分类方案、归档范围、保管期限表、整理编目细则等“项目档案管理业务规范内容”。这些规定适用于不同规模建设项目档案管理，也满足档案行政管理部门履行监督指导职责的要求，为建设项目档案管理提供了一部通用的业务标准。

3.2 标准的操作性

与《整理规范》只规定了建设项目文件收集、竣工文件编制、项目文件整理与归档、项目档案整理与移交不同的是，《规范》则更为详细地规定了项目档案工作的组织及职责任务，使不同主体职责任务更为清晰，提出了制度规范建设的责任主体，要求不同主体落实相应的制度规范建设职责。此外，还专门规定了电子文件归档与电子档案管理的篇幅内容。这些规定内容都体现了项目建设的基本规律和一般程序，执行要求更为具体明确，责任定位更为精准，使《规范》执行更具可操作性。

3.3 标准的兼容性

2002年《整理规范》出台后的十余年时间里，我国档案领域出台一系列的规章制度、技术规范，为了与这些标准规范相衔接，2018年新出台的《规范》兼顾不同行业、不同领域、不同规模及不同类型的建设项目档案管理实际，也兼顾其他行业标准和管理要求，使标准执行更具兼容性。例如竣工图明确应按《技术制图-复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）规定统一折叠，纸质照片整理按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），录音带、录像带等磁性载体文件整理则按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）。

3.4 标准的时代性

《规范》的制定和实施，充分体现了新时期建设项目特点和规律，符合建设项目档案管理的实际需要。与《整理规范》相比，《规范》从各个方面规定建设项目档案管理新要求新标准。例如，甲方管理资料除了传统的文件外，还新增了征地拆迁文件、移民文件，分类更加清晰，基本按照建设项目程序和涉及到的工作内容。施工文件中增加了施工月报、年报、竣工图编制说明等相关内容。此外，随着信息技术的发展和应用，为做好项目电子文件管理，还新增了信息系统开发文件的管理。竣工验收文件则进一步细化归档要求，增加项目申报材料、会议文件、签字表、验收证书等，这些新规定和新要求都也体现了新时期建设项目的建设特点和要求。

4 改进建议

4.1 部分内容规定还需进一步的细化

与《电子文件归档与电子档案管理规范》相比，对建设项目主体发生变更等特殊情况下的归档单位的移交时间、范围、流程及接收对象等，还需细化，以增强《规范》的指导性和可操作性。

4.2 部分术语界定还需进一步的精准

术语和定义越规范越准确，描述的档案相关规定和内容就越具体越形象，也就让具体执行人员理解的更深，执行的更到位。如“项目电子档案”的术语定义与《电子档案管理基本术语》中的“电子档案”术语定义就有一定区别，并未把“电子档案”中的具有“凭证”价值予以规定。

4.3 部分引用参照还需进一步精细

《电子档案单套管理一般要求》《电子档案移交接收操作规程》等均将电子档案管理及移交等方面的内容作出非常详细的规定，《规范》中应将项目电子档案移交的相关内容纳入第十章“项目档案移交”章节，进一步的优化和完善。

4.4 规范衔接还需进一步精确

2018年《规范》颁布实施后，近年来档案数字化领域又陆续出台了新的规范和标准，如《实物档案数字化规范》《档案数据存储用LTO磁带应用规范》《政务服务事项电子文件归档规范》等，新的规范标准的颁布和实施，要及时做好《规范》的修订和完善，使《规范》与时俱进，始终与档案管理的最新要求相适应。

结语

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）的制定和实施使建设项目档案管理拥有了详细的工作规范作为依据，也极大地提升建设项目档案管理规范化水平。只有不断地加强对《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）的内容学习、消化、吸收和贯彻落实，才能做到熟练运用，把握《规范》的具体要求，切实提升建设项目档案管理水平。

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作者简介：陈练（1972— ），大学学历，玉林市疾病预防控制中心馆员，主要从事档案管理、编研、服务利用研究。