港口企业电子会计档案单套管理路径探析

孙微微

（广州港股份有限公司，广东 广州 510100）

随着信息化技术的不断发展，财务数字化、智能化转型发展趋势不可阻挡。2020年6 月新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）进一步明确电子档案的形成与管理，为企业可以只存档电子档案提供依据。2021 年6 月《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》已经明确，打印电子原件的纸质版作为凭证附件的，也要同时保存该电子原文件。通知的要求对企业是否正确保存电子凭证的原文件带来难度。在这一背景下，企业实施会计档案电子化归档模式势在必行。那么，企业怎样实现电子会计档案单套管理，具体如何操作，成为研究电子会计档案单套管理的重要课题。

一、港口企业会计档案现状

港口企业档案管理工作大多还是采用传统纸质档案管理，企业财务报销入账还是采用纸质单据传递、审批、入账、归档的流程方式，存在纸质单据量大、储存成本高、归档效率低、内控风险大等诸多难点。

（一）纸质单据量大

企业职工日常报销单据多，比如就医、通讯、交通等纸质单据，外部单位资金支付附件涉及合同、工程资料等，业务系统结算单据众多，加上会计凭证、账簿、报表、对账单、纳税申报表等诸多财务资料。随着港口业务复杂多样化、财务核算精细化的特点，纸质单据量远超以往，纸质文件输出打印耗费高。

（二）储存成本高

企业根据内部控制管理办法的要求，保管会计档案，配备专门的管理人员，提供档案室保管档案资料。随着企业单据量逐步增加，实物存档占用空间大，明显增加了企业储存成本。近几年，港口企业发生搬迁重建、运营地改变等诸多情形，增加了纸质档案异地调阅运输成本，另外要梳理档案完成迁移工作，期间也耗费了大量人力成本。

（三）归档效率低

按照档案的管理要求，财务人员每月整理凭证附件，除了纸质原件外，电子单据也需要打印归档，整理装订成册。每年度整理一套归档文件，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、纳税申报表等纸质文件，同时还需要完成电子文件报盘数据。全部归档文件量大，且耗时耗力。

（四）内控风险大

经办人通过线下填写纸质单据，财务人员完成各项资金支付及费用报销，同一纸质单据可能存在重复报销的情形，没有电子系统复核，只能通过台账人工核对，容易存在内控风险。且线下纸质单据资料容易被篡改、伪造，缺乏有效的追溯途径，无法核实会计档案的真实、准确、完整。

二、港口企业电子会计档案实现路径

港口企业电子会计档案单套管理的推行与落地，可以通过设计管理方案、搭建电子会计信息系统、制订内部管理制度等路径实现。

（一）顶层设计管理方案

企业决定实施电子会计档案单套管理，应建立顶层设计管理方案。首先寻找电子档案存在的政策依据；其次搭建电子档案归档系统，应用数字化技术建立会计档案数据的安全保护手段；评估企业可用资源，为实施电子会计档案提供便利条件。

1.政策依据

新《档案法》指出电子档案可以以电子形式作为凭证使用，与传统纸质载体档案具有同等效力，这一规定为电子档案的存在提供了立法依据。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）对业务、档案系统相关功能提出了明确要求，描述了电子档案归档范围、电子文件的收集与整理、电子档案的管理与处置等主要业务环节的管理要求，为电子档案归档提供了规范指引。《会计改革与发展“十四五”规划纲要》明确提出在下一个五年规划里，会计核算流程和管理的全面电子化，推动电子会计凭证数字化和无纸化，涉及单据开具、接收、入账和归档全流程链条。企业应持续关注、梳理电子档案归档依据，为开展电子会计档案管理提供政策支持。

2.数据安全

电子档案的数据安全要做到系统全流程的数据保密、承载完整、信息清晰等基本要求。会计档案承载企业经营业务数据，一旦出现泄漏、遗失等问题，会给企业带来不可估量的风险。那么，企业必须构建档案安全管理体系，全流程对电子会计档案做安全保护，涉及到附件采集、系统存储、凭证调阅和鉴定销毁等各个环节。随着数字化技术手段的不断发展，企业应引入加密技术、区块链技术、分布式文件存储系统、电子签名等技术保障数据安全。

3.统筹资源

企业实施电子会计档案单套管理，需要评估可用资源，需要获得企业管理层的支持，改变原有传统归档习惯还需要投入大额的资金支持，引入先进的信息技术手段，需要配备人员参与到项目的开发推进。企业应根据自身实际情况和电子档案实施需求，明确评估利用资源，包括但不限于资金投入程度、人员配备情况、信息系统成熟程度等，为电子档案单套管理工作提供基础保障。

（二）电子会计档案系统

企业以信息化手段为抓手，建立电子会计档案系统归档平台，单据从产生到加工、处理、归档的环节，形成完整的闭环管理流程。结合港口企业电子档案试点工作以及财务系统升级项目，为实现电子会计档案提供了基础保障。通过梳理凭证附件、全面对接异构系统，推进会计档案电子化。

企业升级财务信息系统，启用线上审批单据的功能模块，应用具备电子发票采集功能和相关验证功能的模块，通过发票池归集所有发票，开启银企互联功能，对接电子档案系统。整个财务系统已经将资金支付功能、财务核算功能、归档功能三者建立起关联关系，形成了凭证附件归集平台，将报销单据、电子发票及相关附件作为凭证附件归档，实现单据、发票与记账凭证的检索。至此，付款凭证已经实现了附件线上归集、报销、入账、归档。搭建附件归集平台后，对接财务系统与行政办公系统，获取合同审批文件、内部请示文件等原文件。对接财务系统与人力资源管理系统，各类职工待遇审批单据及附件推送到财务系统生成凭证，各类审批文件作为凭证附件自动存储归档。对接财务系统与银行端口支付系统，将审批的付款单直接推送到银行端系统，实现全链条电子化支付流程。付款凭证归档流程如图1 所示。

图1 付款凭证归档流程

除了付款凭证全流程归档外，收款凭证应用财务系统银企互联功能，通过银行流水推送收款单生成收款凭证，收款凭证有其他附件的，通过使用行政办公系统平台推送提醒功能，提醒经办人上传附件，实现收款凭证附件的收集。港口企业转账凭证电子化归档可以分为两种情况，一种情况是没有业务系统平台的单位，应用财务系统专有平台生成转账凭证，通过此平台上传附件生成转账申请单，选择配置好的凭证模板，推送生成凭证，实现转账凭证附件的入账、归档。另一种情况是有业务系统平台的单位，通过对接业务系统与财务系统，实现结转收入凭证的入账、归档。业务系统生成原始附件，包括结算方式确认通知书、预收通知书、出纳收款通知书、预收款项凭单等单据，不再需要打印纸质单据作为凭证附件。业务系统直接生成防止篡改的文件，且该文件所包含业务系统数据是已完成业务系统相关环节处理后的最终状态数据，不能是待处理的中间状态数据。此外，在业务系统配置人员电子签章、企业电子公章。

（三）电子会计档案制度管理

企业要实现电子档案单套管理，需要制订一系列电子会计档案管理制度，包括但不限于基本管理制度、归档范围与保管期限制度、移交制度、借阅使用制度、鉴定销毁制度等。

1.基本管理制度

（1）基本要求

电子会计档案最基本的要求是满足四性检测，包括真实、完整、可用、安全。真实性，确保归档的电子会计资料来源可靠，检测内容是否被非法更改或非法调换，是否完全和正确表达所归档材料。完整性，检测待归档信息包中的文件数量、元数据项是否完整。可用性，指对电子文件的可理解性和可利用性，包括可识别性、文件信息记录的软硬件环境检测。安全性，指对文件载体安全、信息包是否包含病毒等进行检测，以及归档过程的安全、可控。

（2）管理职责分工

会计档案管理工作应纳入相关部门职责范围，落实工作人员和岗位责任。应明确会计档案管理工作分管领导，根据规模和管理模式设置或指定负责会计档案工作的管理责任部门。财务会计部门、档案日常管理部门共同监督和指导会计档案工作。财务会计部门负责会计档案资料的归集、整理、保管；档案日常管理部门指导会计档案的归档工作；信息系统维护管理部门为电子会计档案归档和电子会计档案管理提供信息技术支持；提交原始会计凭证的责任部门负责原始会计凭证的真实性、完整性；会计档案管理员为指定的专门负责会计档案临时保管及负责会计档案移交的人员，按要求执行电子会计档案借阅审批流程。

2.归档范围与保管期限制度

会计档案的归档范围为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、年度审计报告、年度所得税汇算清缴报告、其他会计资料及其他具有保存价值的会计资料。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10 年和30 年，属于定期保管期限的会计资料一般执行电子档案管理，永久类的会计档案执行双套管理，部分会计档案归档范围与保管期限如表1 所示。

表1 归档范围与保管期限

3.移交制度

电子会计档案移交，应做好清点、鉴定，并做好登记、填写归档登记表。应清点核实电子会计档案名称、起止年度、档案编号、保管期限及其元数据数量等。应鉴定电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。清点、鉴定完毕后，按批次或者归档年度填写归档登记表，交接双方签字盖章后，完成电子档案的交接工作。电子会计档案的移交时间不能晚于电子文件形成后的次年6 月。

4.借阅使用制度

企业在进行借阅管理时，通过行政办公系统严格履行登记手续。经履行借阅审批手续后，由会计档案管理员在电子会计档案系统，将相关借阅资料以电子形式通过办公邮箱发送至借阅人，并在借阅资料上增设水印标记，借阅人做好会计档案的保密工作。

5.鉴定销毁制度

在电子档案系统设置不同类别档案的保管期限，待保管期限届满，系统自动提示并按照流程开展鉴定。档案日常管理部门负责组织会计档案鉴定工作，召集相关职能管理部门共同进行。经各部门鉴定后，会计档案如果属于继续保存的资料，需要重新划定期限，起始日从保管期满日开始计算；如果属于不需要继续保存的资料，可以销毁。鉴定结果需形成会计档案鉴定意见书，经审批同意后方可进行会计档案的销毁。经鉴定可以销毁的会计档案,档案管理机构填写会计档案销毁登记表并归档保存。

三、全面推进电子会计档案单套制管理建议

（一）宣传电子档案管理知识

企业电子会计档案单套管理实践，目前还处于逐步开展试点，不断摸索的阶段。加大电子档案宣传知识，有利于转变原有思维，摆脱传统纸质归档思想的羁绊，调动企业自身能动性；加大电子档案制度的普及，有利于深刻理解档案电子化归档的政策性依据；加大电子档案数字化信息培训，加强全员信息化专业知识，打消原有顾虑，如认为电子化归档会出现数据易遗失、电子资料不清晰等问题；加大电子档案管理系统知识，有利于档案管理部门、信息技术部门、各业务部门等人员的综合能力培养。建议做好政策宣传、电子档案实施计划推广、业务培训、典型企业案例分享等具体措施，推进电子档案单套管理工作。

（二）推进电子票据资料普及范围

在电子票据还未全领域普及的情况下，企业还存在大量纸质票据需要做实物归档，如增值税专用发票、合同、医疗报销票据、交通费用单据等，大量纸质原件给全面实行电子档案单套管理带来了困扰。《会计改革与发展“十四五”规划纲要》中明确提出，在下一个五年规划里，会计核算流程和管理的全面电子化，推动电子会计凭证数字化和无纸化。建议全方面加快推进电子票据资料的普及范围。