新形势下创新新疆科技档案管理模式对策研究

田 雯 王 伟

（新疆维吾尔自治区科技发展战略研究院，新疆乌鲁木齐 830011）

0 引言

随着国家档案信息化建设的发展，科技档案管理模式也发生较大的改变，科技档案信息化建设成为当今国内科技档案管理部门的主要任务。为适应档案信息化建设和档案事业发展需要，提高科技档案管理水平，新疆应尽快探索档案管理创新机制，开发和利用现有科技档案资源，为新疆科技创新驱动发展提供有力支撑。本文从馆藏建设、档案信息化建设、档案开发与利用3 个方面对国内科技档案管理机构进行了调研分析，在此基础上总结目前新疆科技档案管理的现状和存在的问题，提出创新科技档案管理模式的可行性建议和对策。

1 国内科技档案管理工作现状

1.1 馆藏资源建设

目前，国内大部分省区科技档案馆馆藏资源丰富，各省科技档案馆或科技档案管理部门均不同程度的承担所在省区各类科技计划项目档案、科技成果档案、机关文书档案、会计档案、声像档案、基建等档案的管理与利用。

安徽省科学技术情报研究所（安徽省科学技术档案馆）现存有1988 年至今文书档案5 万多件，科技奖励类档案近10500 项。科技成果鉴定档案存有从2018 年至今7000 多件。科技成果登记存有从1991 年到2017 年16000 卷，省科技厅下达的重大专项14000 项，会计档案6000 多卷，每年新增科技成果档案320 项，科技计划项目档案1200 项左右，文书档案3000 卷（件）。为全省科技创新及科技管理提供基础信息支撑[1]。

福建省科技档案馆馆藏内容已较为丰富，科技成果档案从2015 年开始至今已达6200 项，科技计划项目档案从2015 年起至今达9500 项左右。四川省科技成果档案馆2021 年给予成果登记2338 项，软科学类成果31 项；在四川省科技管理信息系统中验收的成果登记1814 项；在四川政务服务网在线成果登记32 项；在四川省科学技术研究成果档案馆成果登记室线下通过成果登记492 项。

江苏省科技情报所科技档案与成果服务中心馆藏面积450m2，2021 年立项扩建1000m2档案保管库房，主要管理江苏省科技厅各类科技计划项目档案、科技成果奖励档案以及科技成果登记档案共计32000 多件。陕西省科技情报研究院科技档案管理中心现存省科技厅各类科技计划项目档案、科技成果登记项目、科技奖励项目、文书档案、会计档案、基建档案等档案近25000 卷（件）。

1.2 档案信息化系统建设

据统计，全国大部分省区科技档案管理部门积极开展并加大档案信息化建设。安徽省档案馆数字档案室建设被纳入省科技厅信息化建设总体方案，是省科技厅数字档案室。文书档案方面：2015 年该馆联合科易公司定制开发数字档案信息管理系统，实现了数字档案室系统与省科技厅OA 系统无缝对接，完成电子文件归档与利用；科技档案方面实行存量数字化、增量电子化处理。2021 年该馆争取到省科技厅资配处科技服务能力建设专项经费60 万对2020 年以前科技成果奖励档案以及部分文书档案交给专业外包服务机构进行全文数字化加工扫描，提高了科技档案的利用率，也提升了档案人员工作效率。

四川省科技成果档案馆联合四川省计算机研究院进行档案馆数字化管理软件开发，对现有纸质档案进行扫描，目前扫描科技成果档案1730 项。福建省科技档案馆于2019 年创建“全国示范数字档案室”，全面提高电子档案管理水平。2021 年，该馆近3 万卷（件）文书档案及部分科技档案经省科技厅项目资助140 万元外包给专业机构进行全文数字化扫描。江苏省科技情报所科技档案与成果服务中心于2016 年争取省科技厅科技成果转化资金400万元用于档案馆建设以及科技计划项目数字化外包。目前已实现全文数字化扫描50 万页。陕西省科技情报研究院科技档案管理中心加快推进档案数字化建设，对文书档案采用数字化外包模式进行全文扫描，2021 年该中心将1970 年至2020 年共50 年文书档案进行了规范化整理和数字化加工，共计1592 卷和53360 件，60 余万页。

1.3 档案开发与利用

各地科技档案馆除面向科技主管部门和科研人员进行调档、查询利用外，还持续开展档案编研工作，以馆藏各类档案信息资源为基础，针对不同服务对象进行服务。如安徽省科技档案馆对档案进行科学分类，按年度分别编纂出版内部参考资料，主要包括《安徽省科学技术厅工作年报》《科技工作文件汇编》《安徽省软科学计划研究成果选编》。四川省科技成果档案馆对科技成果数据进行统计并向科技部报送《四川省科技成果登记统计报告》以及《四川省科技成果统计分析报告》。完成四川省档案统计年报工作。福建省科技档案馆积极探索科技档案的开发与利用模式，2021 年开始，面向省科技厅及科研人员，利用文书档案、声像档案等二三十年的档案材料为每名当年退休的职工编撰发行了《公务纪念册》，得到了厅领导与职工的一致好评。江苏省科技情报所科技档案与成果服务中心开展科技成果目录汇编、面向企业提供定题服务等。

2 新疆科技档案管理工作现状及存在的问题

新疆科技档案种类丰富、数量庞大，为科技档案的开发利用打下了良好的基础，也为科技创新发展提供了一定的支撑。然而，在档案的信息化管理和档案的开发利用等方面仍存在需要完善和亟待解决的问题[2]。

2.1 科技档案管理制度不够完善，不能适应当前形势下科技档案管理工作发展需要

（1）现有科技档案管理仍依照2008 年《新疆科技档案数字化管理规化方案》《新疆科技档案归档范围及保管期限表》等规章制度开展科技档案的收集整理加工，而随着近年来我国创新驱动发展战略的实施和科技体制改革步伐不断加快，科技档案管理要求也发生了较大的变化。国家档案局、科技部于2020 年11 月发布的第15 号令《科学技术研究档案管理规定》中，明确科研文件材料的归档内容，提出增加科研电子档案的管理要求。现执行的科技档案管理制度没有明确将电子文件按要求进行归档。（2）虽然现新疆科技计划项目管理系统从2019 年开始逐步实现了科技计划项目的电子申报、受理、评审、立项、任务书签订、中期评估、验收等各个环节的网络管理功能[3]。但该科技计划项目管理系统与科技档案管理系统没有实现融合，项目的电子文件未实现归档，造成完整的项目档案仅部分内容数字化，不能体现科技项目档案数字化的完整性、成套性。

2.2 科技档案数字化、信息化建设需进一步加强

目前，新疆虽然完成了文书档案和部分科技档案的数字化工作，充实了本地档案数据库，但受人力、设备因素影响仍有大量科技档案以及未在归档范围内的科技项目档案没有实现全文电子扫描，现使用的科技档案管理系统仍沿用2008 年研发的系统，因多种因素影响未能更新升级。该科技档案系统设计不够合理，不能对科技档案资源进行统计分析，不能开展深度挖掘利用，急需升级完善现在系统，不断开发利用功能模块以适应新形势下科技档案信息化新要求。

2.3 科技档案资源的研究开发水平较低，档案的利用意识薄弱

因科技档案强调保密性，现有档案资源仅以文献的形式进行收集存档，开放服务也仅面向于上级科技主管部门及科研人员调阅查档，档案资源的开发与利用明显不足。

2.4 科技档案管理工作经费不足，制约档案信息化建设工作的正常开展

新疆科技档案管理部门既有科技档案管理服务功能，也兼具科技报告审核改写以及科技文献服务等责任，任务较繁杂。自治区科技厅每年移交档案种类繁多、数量巨大，科技档案管理任务艰巨，科技档案信息化建设缓慢。科技档案管理尤其是档案信息化建设无论从整理、管理、利用等各个方面都需要争取更多的经费支持以及人力、物力支撑。

3 创新科技档案管理模式的对策与建议

新疆档案管理部门如何在科技创新、适应档案信息化建设需求中生存发展，如何实现档案管理现代化，是科技档案工作者需要认真思考的问题。在信息化建设不断加强的今天，新疆科技档案管理模式不仅要适应档案数字化、信息化建设的需要，还要对馆藏科技档案资源做进一步的开发和利用，为自治区科技创新驱动发展提供有力的支撑。

3.1 完善并规范现有科技计划项目档案管理制度

随着国家《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《管理规定》）的公布，原执行的科技档案管理规定中部分内容已不能适应当前科研档案工作发展需要，应尽快修改完善现在规章制度，依照国家《管理规定》的要求，完善并细化科技档案定义、管理责任、科研文件材料的归档内容、科研电子档案的管理要求，优化科技档案开发和利用制度，推进科技档案信息的共享利用。研究探索科技计划项目电子档案归档管理与实践，积极开展课题研究，以研究带动实践科技计划项目档案管理的科学化、规范化[4]。

3.2 加快推进科技档案信息系统和档案信息化建设

（1）明确档案系统设计方案，升级现有档案管理系统软件，使科技档案系统与OA 系统数据对接，促进档案便捷利用，推进科技档案信息化建设向数字档案室建设目标迈进。（2）研究探索科技计划项目电子档案归档管理与实践，着力解决电子文件接收和电子档案保管问题。现使用的科技档案管理系统无法实现科技计划项目电子文件归档的技术要求，应进行改造升级[5]，同时增加统计分析模块，方便档案管理者与决策者利用档案资源开展统计分析、决策参考。（3）逐步创建科技数字档案室，一方面探索将部分存量科技档案以数字化外包模式进行管理。当前，各省根据当地实际陆续开展了数字化外包工作，数字化外包管理比较成熟，已成为各地档案馆比较普遍的一种档案管理模式。新疆各类科技计划项目档案、科技成果档案等大部分仍处于待数字化加工状态。除此之外，还包括大量文书档案、会计档案、基建档案等，需要数字化的档案量巨大，仅靠科技档案部门独自承担，时间长、见效慢、利用率低。依靠专业外包服务机构提供服务，可加快档案数字化和信息化的工作进程，解决人员紧缺、档案信息化建设进程缓慢等问题，数字化外包后档案管理人员还可集中精力完成科技档案的开发利用工作，提升档案馆的服务能力[6]。另一方面，对于增量科技档案，依靠开发科技计划项目管理系统与科技档案管理系统的对接，将电子文件从项目管理系统归档到科技档案管理系统，补充现科技档案管理系统中未实现数字化加工的档案，从而实现科技档案传统纸质文件与电子文件存储相结合的“双套制”管理，推动档案信息化建设。

3.3 创新科技档案开发利用模式

档案工作的最终目的是提供利用，科技档案编研就是对科技档案内容进行分析研究，对相关的科技档案信息进行摘编，加工编辑成各种形式的科技档案参考资料。科技档案管理部门应加大科技档案开发利用力度，不局限于档案的调阅与查询等利用方式，文书档案方面可根据需要对科技厅收发文件进行编研[7]。例如选择重点有参考价值的文件形成科技工作年报，或对每年产生的收发文以目录形式汇编形成科技工作文件汇编。科技项目档案方面可根据内容及服务对象需要，将科技成果相关内容进行专题汇编或形成科技成果简介、科技史等材料。

3.4 积极争取科技厅对科技档案信息化建设的经费支持

2018 年，国家档案局发布第13 号令《机关档案管理规定》中，明确将档案信息化建设经费列入机关年度财政预算。新疆科技管理部门可根据当前档案信息化建设工作实际，争取自治区科技厅对建设工作的支持，将档案信息化建设资金列入单位预算，以课题或立项形式积极争取专项资金，推动新疆科技档案信息化建设再上新的台阶。

4 结语

新疆科技档案管理部门应尽快适应国家对档案信息化建设的要求，落实科技部《科学技术研究档案管理规定》，根据新疆科技管理工作实际，完善制定符合本行业本部门的新疆科技档案管理办法，在科技档案资源建设、科技档案工作机制、科技档案信息化建设、科技档案人才队伍建设等方面取得实质性进展，从而形成与新时代中国特色社会主义事业相适应的科技档案事业发展新局面。