RPA 技术在财务工作上的应用研究

仝 莉

(扬州工业职业技术学院，江苏 扬州 225127)

0 引言

财务人员作为企业的核心管理人员，日常工作中越来越多的财务工作都出现工作重复性高、工作量大等特点，由于企业的规模和业务的增长，财务工作的难度也在不断地增加[1]。 例如，财务工作的准确性和精度问题:财务数据的处理需要高度准确性和精度，一个小错误就可能会导致数据的严重偏差；复杂的审核和审批流程:财务工作需要经过多个审核和审批流程，这些流程需要花费大量的时间和精力。 在此情境下，就出现了RPA 机器人技术。

RPA 的英文全称是Robotic Process Automation，直译过来是机器人流程自动化。 “Uipath”“Robot”是一种模拟人类行为操作的软件，被称为机器人，比如模拟人类完成单击、打开浏览器、处理Excel 表格、输入密码登录系统等一系列的操作。 而RPA 允许软件机器人自动处理大量重复读取的、基于固定规则的工作中的流程任务，从而由机器人准确快速地完成，可以减少人为错误，提高工作效率，并大大降低营运成本。

1 RPA 技术在财务工作中的实际应用

众所周知，财务工作拥有很强的规则性。 《中华人民共和国税收征收管理法》规定，纳税人必须依照法律、行政法规的规定如期如实地进行纳税申报处理。 不管是一般纳税人的按月度申报还是小规模纳税人的按季度申报，都会存在每月或季度重复的工作流，而机器人则可以自动从税金管理系统中获取各种纳税申报表，如增值税、所得税纳税申报表等；然后自动登录到各地的纳税申报网站，自动完成各个申报表及其附表的填报。 当然在运行机器人前需设置好固定的表格以及流程，机器人就会按照设定的环节逐步运行。

这些对RPA 而言正是最佳的应用场景。 当然，RPA 技术适用财务工作中常用到的业务活动，而一个业务流程如果没有一定的规则，或者重复性不高的业务流程，完全没有必要开发，因为开发的过程需要耗费大量的人力成本和时间成本，对那些只要运行一次或者运行频率极低的业务流程，直接人工运行业务流程要比开发RPA 机器人后再运行的代价更低。 例如发票的识别与验真、纳税申报、网银付款、发票填开、银企对账[2]、账龄分析、出具财务报表等，都可以通过RPA 机器人自动完成。 以下通过设计三个实际案例机器人分析RPA 技术在财务工作中的应用情况。

1.1 发票填开机器人

发票填开是销售方销售货物或服务，提供给购买方的业务凭证，是财务工作人员每月必有的工作内容，发票填开涉及的类型有增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票等，填开的内容涉及客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行、账号、货物名称等多项信息，此项工作如销售业务量大且范围广会给财务工作人员带来很大的工作量。

成都某工业有限公司主要销售装潢材料，其销售业务量大范围广，导致每日开具发票数量大，开票工作琐碎而重复。 针对该项业务痛点，成都某工业有限公司希望开发RPA 机器人以代替人工完成此项工作(图1)。

图1 发票填开机器人业务流程简图

在开票之前开票员先按照开票内容汇总好客户的相关信息，开票员登录开票系统，首先判断此张发票是属于什么类型，然后模拟人的行为复制粘贴开票信息到发票对应的位置，内容填写完整点击开具发票，此时一张发票开具完成。 但如果想让机器人自动识别是否开具下一张发票，需要设计流程决策输入判断条件来判断，如果需要开具下一张，则机器人自动跳转到判断发票类型步骤，如果不需要开具下张，则意味着本次需要开具的发票全部完成。 我们假设开具一张发票需要2 分钟，30 张发票就需要1 小时的时间，而RPA 机器人只需要几分钟就可以搞定。 而且人工操作集中注意力时间短，往往在持续工作1～2 小时之后，工作效率就会因为疲倦而下降，再加上工作责任心、心情变化等因素的影响，很容易操作失误，而RPA 按照既定的设计步骤来严格执行，不受外界客观因素的影响，也不会因为工作时间长而产生疲劳和准确率降低的情况。

1.2 网银付款机器人

网银付款即网上银行支付，是即时到账交易。网银支付是银联最为成熟的在线支付功能之一，但是对财务人员来说，每天从不同部门收集过来的付款申请单，重复操作同样的工作，支付不同供应商的材料款或者报销款等是一项既复杂且重复性工作量大，又耗时且容易出错的工作。 为了减少工作量，提高网银付款制单效率，降低业务处理时的出错率，可以设计一个机器人，实现邮件附件自动接收并自动登录网银付款平台实现自动付款。 具体业务流程如图2 所示。

图2 网银付款机器人业务流程简图

登录网银系统之前首先需登录邮箱将从各部门收集过来的付款申请单下载到对应的文件内，然后整理出需要的付款清单Excel 表格方便后续通过机器人读取该表格。 其次打开网银付款页面，登录网银付款系统(此步骤操作也可以使用机器人模拟鼠标和键盘键入账号和密码等)，在网银系统内对应的位置通过机器人复制粘贴之前整理好的当日付款清单，一笔业务付款完成提交之后，设置判断条件看是否有下一笔单据需要输入，循环操作，直至所有付款结束。

手工完成100 份左右付款申请单的录入，假设每单在不需要检查且第一次录入正确的前提下需要1 分钟，100 单则需要100 分钟，而使用RPA 财务机器人录入，只需要几分钟就可以录入完成。 所以RPA 机器人大大减少了财务人员的耗时，保证了准确率。

1.3 账龄分析机器人

账龄分析是分析企业应收账款拖欠时间长短的一种方法，通常来讲，公司应收账款账龄越长，其所对应的坏账损失的可能性也就越大，坏账的可能越大，对企业财务状况的影响也就越大[3]。 如果应收账款无法按时收回，公司的现金流将会受到影响，从而将会影响企业的正常运转，导致最后公司无法正常运营、出现亏损等各种不良的后果。 公司使用账龄分析的方法能够清楚地了解公司债务人欠账的情况，从而采取对应的措施及时进行催债或者计提坏账准备等。

而应收账款的账龄分析法对财务工作人员来说是一件既烦琐又容易出错的工作，自从办公软件的出现，大多数财务工作者采用Excel 表格进行账龄分析，在设置好公式的情况下，依托Excel 办公软件，企业可以结合自身的管理需求设计出适用自己的账龄分析表格。 但此种操作更适用公司应收账款少、债务人少且应收账款的金额已汇总好的情况。如果通过RPA 技术来设计一个账龄分析机器人，可以实现从获得银行流水到计算本期核销金额再到核算账龄分析，最终生成一个应收账款账龄分析表的全流程自动化操作。

例如，北京某有限公司的财务部门每月都需要根据银行流水，采取先挂账的先销账原则进行应收账款的核销与账龄分析。 完成后，需将账龄分析结果填写进应收账款账龄分析管理系统，便于进行比对与分析。 核销与分析工作需要耗费财务人员较大精力，为避免手工核销的错误风险，提高工作效率，企业决定开发RPA 账龄分析机器人，按业务需求完成应收账款核销和账龄分析。 具体业务流程图如图3 所示。

图3 分析机器人业务流程简图

财务工作人员从银行取得银行流水，通过机器人自动删选需要的摘要是“货款”且与客户名称对应的信息；根据筛选出的各个客户的应收账款核销金额分别计算应收账款核销表，此步骤假设有20 家客户，机器人会根据预先设定的流程分别自行计算20 家的应收账款核销金额；随后根据计算出的结果进行应收账款账龄分析，此步骤不需要在表格内进行操作，只需要在机器人内设置好公式；最后根据上一步骤分析的结果依次填写账龄分析表。 整个机器人运行下来只需要几分钟的时间，大大减少了工作时间，提高财务人员的工作效率。

2 RPA 在财务工作中应用的困难及解决对策

RPA 技术虽有较多的优势，被各大开发商宣传得“无所不能”，但RPA 技术在应用的过程中也有一些困难亟待解决或者是RPA 技术自身的缺陷无法在财务工作领域或者其他领域应用。

2.1 RPA 技术自身的缺陷[4]

RPA 机器人是模拟人的行为，而不是人的思维。 它只能根据人事先制定好的规则程序运行，但当规则流程发生变化时，RPA 机器人就无法正常运行，需要进行调试RPA 程序来试用新的规则程序。例如，财务人员当月要进行增值税纳税申报，根据之前设计好的流程进行操作时，发现增值税纳税平台网址或者网址里面的界面发生了变化，此时机器人无法找到对应的位置，系统会报错提示，需要人为的进行流程设计的修改。 同样，财务工作中需要进行做预算或者做出决策的工作，RPA 机器人也无法实现，需要人为主观判断决策的流程不适合使用RPA技术，它无法代替人的思维做出判断。

RPA 技术自身的缺陷使它只能适用于大部分的流程操作，而对小部分需要人为主观判断的操作，RPA 技术无法实现，此项困难暂时没有可以解决的对策。

2.2 企业缺乏专业的RPA 财务工作人员

与传统财务工作人员相比，要想实现流程自动化，必须要有专业的RPA 技术人员来根据企业的实际工作设计好适用于自己企业的RPA 流程机器人。但是从目前高校人才培养的方案来看，大多数学校并未将RPA 技术融入学生的课程中。 虽然每年财务人员都有要求进行继续教育，但目前市面上的继续教育工作大多是对理论知识的变化进行继续教育，例如初中高级会计的相关规定是否有变化、相关的税法有改动等，企业并没有投入较多的时间和成本来培养适用于时代变化所带来的大数据相关知识。 财务工作者由于适应了当前的工作模式，也没有学习新鲜知识的动力。

随着大数据时代的到来，会计专业名称也由原来的“会计”改称为“大数据与会计”，这也就意味着，高职院校不再是只培养传统的手工会计人才，而是培养适应新商科和智能会计时代的人才，所以首先应从源头开始，不管是高职教育还是中职教育，学校应开设RPA、财务共享、业财融合等大数据相关的专业课程，供会计专业学生提升自身的专业技能水平，更好地适应社会变革所带来的挑战；其次应从公司职工教育出发，多鼓励员工外出学习，提供学习的平台，让员工学习新鲜的技能，更好地为公司服务，提高员工的工作效率，提升企业的运营效率，进而节约企业成本，最终的受益者还是公司；再次，作为财务工作者也应主动学习，不断提升自我，为社会创造价值；最后，企业可以聘用专业的RPA 技术人员辅佐财务工作人员设计业务流程，当然随之而来的是给企业增加了一项成本支出。

2.3 RPA 技术环境的不稳定性

很多财务工作人员或者在校学生在初期应用RPA 时，会遇到RPA 运行稳定性的挑战。 如同样的操作在一台电脑上可以正常运行，但将其拷贝到另外一台电脑再次运行，则会提示错误，通过多次的修改测试之后，机器人在正确的环境下还会出现许多异常和问题。 这是RPA 自身的技术特性所带来的问题，生产环境和开发环境的差异性可能会造成异常的出现，而这些异常是非常细小的，也是经常会被忽略的，比如电脑的操作系统或浏览器的版本、设置、某个补丁的插件是否安装等等。 虽然之前在测试阶段测试人员已经尽量模拟了各种业务情况，但测试样本数据和真实业务数据之间的差异性仍然是存在的。

若想解决RPA 技术环境的不稳定性，可以从设计方法、对业务的认知和技术上的管理手段来解决此问题。 一项流程的完成不是固定不变的，是根据人行为习惯进行设计的，而每个人的习惯不同，所以在企业配备专业的RPA 财务工作者之后在设计业务流程时就要将设计的方法进行最优化处理，尽可能地减少后续流程运行出现的问题。 财务工作者对一项业务的理解和认识也会有偏差，能完全正确理解业务的人才能设计出正确的业务机器人；技术上的管理手段需要在流程设计之前将业务流程机器人所适用的操作系统、浏览器版本等相关环境配置好。

3 结论

综上所述，与传统的手工会计相比，RPA 技术顺应了当今大数据时代的潮流。 虽然目前RPA 技术存在缺陷，但从RPA 技术在财务工作中的应用范围来看，RPA 技术依然是财务工作者处理相关工作时非常实用的办公工具。 除了RPA 自身携带的无法代替人的思维进行决策的缺陷外，其他的技术困难可以通过企业或者个人进行优化处理，从而提高企业运营效率，节约企业成本，提高业务处理的准确性，降低人为操作的风险，最终实现提高财务人员的价值，提升企业的经济效益。