从档案专项验收看项目档案的规范管理

文/孙庆楠 张春喜

本文以项目档案专项验收为契机，结合工作实际，简要阐述项目档案工作中遇到的难题以及存在的问题，并以项目档案专项验收的视角分析应对策略，提出提升项目档案管理水平和档案质量的具体方法

项目档案真实记录了项目建设从立项、设计、监理、施工到竣工验收的全过程，是企业档案资源的重要组成部分。如何以档案专项验收为契机，提升企业对档案的重视程度，通过培养、引进档案专业高技能人才加强规范项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效，已成为各单位档案工作的重中之重。

一、项目档案管理及专项验收中存在的问题

项目档案专项验收是建设项目综合竣工验收必备条件之一，《重大建设项目档案验收办法》规定“未经档案验收或验收不合格的项目不得进行或通过项目竣工验收”。项目档案专项验收虽处于建设项目的后期，但是项目档案来源于项目建设的整个过程所形成的文件，项目文件的齐全完整和质量好坏直接关系到项目档案的真实完整和合法合规。然而，时下项目档案管理及验收中存在的问题不容忽视。其问题主要在于：

问题之一，档案意识和专业人才队伍建设急需提升与加强

对于大多数企业来说，领导的重视程度和档案人员的专业水平是档案工作能否做好的根本性、决定性因素，领导的重视程度是项目档案规范管理，档案合法合规验收的前提和基础，大多数建设单位在项目建设初期往往忙于赶项目工期，很少能设置专职的、具有专业的项目档案管理知识和实践经验的档案人员，并且对业务不熟悉，组织协调能力的缺乏，人员的频繁更换，都直接导致项目档案的收集整理没有章法。

问题之二，项目档案制度体系和管理机制不够健全

陕煤集团所属单位众多，建设项目涉及煤炭、化工、电力、钢铁等多个行业，建设单位欠缺档案专业人士指导，往往吃不透、弄不清档案专业的国家和行业标准的相关要求，以及这些行业本身对项目档案的收集、整理、过程用表、验收以及管理等方面的具体规定，所以未能形成科学的项目档案制度体系和管理机制指导实践工作，也不能将位于项目建设后期的档案专项验收要求贯彻至项目建设全过程，导致项目档案管理工作混乱。

问题之三，项目各阶段文件收集不全、质量存在严重问题

建设单位缺乏专职且专业的档案人员，很多项目的文档管理都是后端被动式的，普遍存在过程资料收集不全、后期补资料的现象，例如，前期资料中缺失报批文件，有批复无请示文件。施工资料综合卷中缺失项目部成立文件、项目经理任命文件、法人授权书、承诺书等。施工图、竣工图、设备文件未见清单台账。其次，项目文件无法真实、同步地反映项目建设实际情况，存在严重的质量问题，例如，组卷标准混乱，逻辑欠缺，不能做到文件排序逻辑时间自洽，施工资料没有按照单位工程划分组卷、排序混乱；整理标准不统一，有的按“卷”整理，有的按“件”整理；施工过程资料签章等不规范；施工过程资料、竣工图、设计变更台账不明晰；案卷目录、卷内目录、备考表等填写不规范等。

问题之四，建设单位验收流程仍需进一步规范

档案专项验收前的准备工作往往不充足，缺乏自查和申请上级单位预验收的环节。建设单位档案意识欠缺，组织各参建单位自查环节缺乏档案专业人士的指导，检查的专业度和细致度不够，导致建设单位向各参建单位交底不够专业，对于施工过程资料的监督指导检查的工作欠缺。另外一些大项目忽视申请上级单位项目档案预验收环节，而是直接进行档案专项验收，但检查出来的问题已不能改正。某些建设单位对于检查、预验收环节专家组提出的建议和意见重视程度不够，对于问题的整改不积极，上一阶段提出的问题仍出现在正式验收过程中，不能形成闭环管理。

问题之五，特殊载体和电子档案管理不够重视

在项目建设过程中往往忽视照片档案和录音录像档案等特殊载体档案的收集整理。建设单位进行纸质档案管理的同时，由于缺乏档案专业知识和基本的电子档案管理意识，对于大量移交的照片、声像、光盘档案的保存环境不够重视、不知如何管理，极少数使用档案级蓝光光盘，对于普通光盘的保管未采用防磁柜。在整理过程中特殊载体档案与纸质档案的互见工作也做得不到位。原生项目电子文件归档和电子档案管理仍处于初级阶段，业务信息系统中的档案数据大多数处于未归档状态。

二、项目档案规范管理的对策

对策之一，提升领导对档案的重视程度，培养引进专业人才

多渠道宣传、提升领导对于档案的认识，培养、使用档案专业高技能人员，扩展档案职业发展和职称晋升通道，把档案团队建设纳入其管理职责和工作计划，项目建设初期成立档案工作小组，配备具有项目管理经验和超强组织协调能力，能够灵活运用、解读档案标准规范，且具备指导实际工作执行力和检查监督能力的档案人员，并确保人员的稳定性，明确领导责任制和文档人员具体工作职责，提前明确验收要求，组织编制制度，按照项目建设阶段前置档案收集工作，全过程组织收集前期管理文件、设计文件、施工技术文件、竣工图、监理文件、设备文件、特殊载体文件等各类文件，以及各种类型载体的项目文件。同时根据合同或协议中的要求条款，检查应提供的文件是否按照合同约定交付。

对策之二，结合标准规范和验收要求，建立健全管理体系机制

项目档案管理应符合国家的相关标准规范，首先应符合《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）。其次，建筑工程符合《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2019）；电力工程符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T 241-2012）；化工项目档案组卷和用表应符合《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T 3503-2017）和《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》（SH/T 3543-2017）；档案验收参照《重大建设项目档案验收办法》等。建设单位结合标准规范和验收要求，除了从宏观体系层面编制顶层管理制度外，还应针对承包商文件交付、设备供应商文件交付、项目过程文件流转控制等方面，编制包含收集范围、整理要求、业务流程等内容的指导手册，全维度、多层级地构建项目文档管理制度体系和网格化的档案工作机制，为项目文档管理提供工作依据。

对策之三，把握工作原则，从源头全过程收集，全面提升质量

建设单位应从项目立项初期全过程监督指导检查项目档案基础工作，遵守“三纳入、四参加、四同步”原则，提前介入，狠抓节点，做好合同管理、进场交底、过程联合检查、项目档案专项验收四个环节。在重要合同签订时纳入档案要求，明确文件交付质量、份数、时间、电子版等相关要求，以及违约条款。档案交底时应提出施工资料、声像档案的归档范围、组卷标准、以及竣工图编制要求，全面把控项目档案质量：1.准确性。归档文件内容需签署齐全，手续完备；卷内目录与档案实物应翔实、匹配。竣工图准确、清楚、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况；竣工图加盖并签署竣工图章、竣工图审核章。2.系统性。档案组卷应遵循文件材料形成规律，保持卷内文件材料的系统联系和案卷之间的逻辑顺序；案卷封面、卷内和案卷目录、备考表填写规范、清晰。3.安全性。文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，档案库房采取“十防”要求和温湿度控制措施；档案柜架、装具符合标准要求；采取有效措施保证档案实体和信息安全。

对策之四，规范档案专项验收流程，形成闭环管理

《重大建设项目档案验收办法》规定项目档案验收在项目竣工验收前三个月完成。项目建设单位应结合项目综合竣工验收和集团公司的项目档案专项验收时间安排，提前确定项目档案的自查、组织申请上级单位检查、预验收和档案专项验收的时间，积极组织项目参建单位对项目档案进行自查。对于上级单位检查、预验收专家组提出的意见，应积极整改完成后，正式组织项目档案的专项验收，规范编写验收汇报材料，存在质量问题比较多的项目还应组织问题整改“回头看”，同时将项目各单项验收、质量验收、档案专项验收汇报材料和专家意见等文件及时归档，形成闭环管理。

对策之五，重视项目特殊载体和电子档案的管理

国家出台的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》是对项目电子文件收集归档的指导性文件，建设单位应建立相关制度，明确项目电子文件的归档范围，及时收集专业软件、信息系统中产生的原生电子文件，同时收集、整理隐蔽工程、每道工序的交接、关键工程节点等在工程建设过程中产生的照片、录音、录像等特殊载体档案，进一步加强传统载体纸质档案的数字化工作，确保工程项目建设与项目电子档案工作同步进行，提高项目电子档案利用率。

通过上述分析研究可见，项目档案专项验收是项目综合竣工验收的前提条件和法定动作之一，从档案专项验收角度出发，前置项目档案管理要求，不仅能够将验收的要求渗透至档案收集整理利用等基础工作中，倒逼建设单位建立健全项目档案制度体系和管理机制，促进档案的规范化、制度化和标准化管理，还能提升单位领导和全员的档案意识和重视程度，加强档案专业人才的培养，提高建设单位的档案专业知识和技能，全面提升项目档案质量，为档案信息化建设奠定基础，助力企业高质量发展。