数字人文视角下校史档案的优化管理

徐娇娇/杭州市中策职业学校

校史档案作为学校重要的文化资源，来源广泛、数量庞大、结构冗杂、载体丰富，是指学校在办学、科研、管理等活动中形成的各种图文、声像、实体等不同形式的历史记录，具有“存凭、留史、资政、育人”的功能。

传统校史档案通常以文本展示、展览陈列等形式为师生服务，缺乏对档案内在联系的挖掘和利用。数字人文作为现代数字技术与传统人文学科相融合而形成的新兴跨学科研究领域，为校史档案的管理发展提供了一种全新的思维模式和范式。主要包含三层含义：以信息技术为支撑，对数据资料进行分析，优化档案资源的服务利用。

数字人文理念的引入，为校史档案的优化管理提供了新的契机，也提出了更加动态多元的需求。2019年，牛力等人创新提出了包括数字化管护(Preservation)、知识化开发(Discovery)和可视化利用(Utilization)在内的“PDU”模型。基于上述理论模型，本文从数字人文角度出发，探讨校史档案资源收集、多元开发和服务利用等方面的管理优化路径。

1 校史档案的多维价值呈现

校史档案既承载过去、传承历史，又连接现在、指导实践。基于大数据时代的背景，优化校史档案管理结构，深入挖掘校史档案内涵，丰富校史档案服务功能，传播校史文化，助力学校发展，是兰台人的职责所在，也是使命担当。

1.1 纵向记史 动态见证学校发展

今世赖之以知古，后世赖之以知今。校史档案记载了学校在教学、育人、科研、服务社会等多方面的发展，是展现学校真实、立体、全面的重要资源。

档案纵向记史一般以时间为轴，以数据为基础，把不同的事件按主题串联起来，形成相对完整的记录体系，使之系统化、专业化。比如学校的组织沿革、校名变更、校址搬迁、校舍建设、历任领导、师资变化，学生数量变化，重要荣誉等，可以运用数字分析技术把纵深跨越不同时间、地域和形式的校史资源聚合起来，进行编排组配，梳理脉络，突出主题，动态见证学校发展。

1.2 横向叙事 生动讲述校史故事

相比资料的简单堆砌，数字人文的引入不仅能纵向记史，见证学校发展，还能突破传统意义上档案的静态呈现，达到动态叙事的效果，极具生动性。例如针对学校发展中某一个重要人物、事件进行深入探究，利用可视化技术、VR/AR/MR技术等形式，从时间、空间、主体、客体等多个维度展开叙述，还原学校发展中某一段历史、某一个事件、某一段时期、某一段记忆，让师生身临其境，感知校史，感受文化，让校史档案焕发出新的生命力，促进育人功能的发挥。

1.3 对外塑形 积极发挥宣传价值

校史档案对外积极发挥着宣传价值，有一定的塑形功能。依托数字人文技术，构建一套基于真实、可靠、全面的校史档案知识图谱，可以将所有相关的元素包含专业建设、教师风采、校友事迹、办学特色、主要荣誉等内容，聚合到一起进行资料分析、加工，形成专题进行解读，进而重构学校记忆、职教记忆，不仅可以对学校的价值取向、人文精神、历史背景和办学理念等有一个全面认识，还能提高学校影响力，促进校企合作，是学校最生动的招生宣传。

例如，校史馆建设、纪录片拍摄等，都是以真实可信、完整、准确的校史资料为素材，通过艺术处理的手段呈现出来，具有很强的宣传价值。

1.4 对内聚力 提高师生的归属感

数字人文视角下的校史档案不仅要依托数字技术，更要关注人文情感与价值观念的传承。运用信息技术把凸显学校特色的档案归类立卷，建立学生代表库、名师档案库、杰出校友库、优秀党员库等，充分挖掘校史人物故事，将蕴含的文化精神、价值观等内容活态化、典型化，再通过校史档案编研等形式润物细无声地浸润广大师生，不断营造积极向上的校园人文环境，真正实现全员、全程、全方位的三全育人。

尤其是对全国性奖项获得者的在校学生档案的收集整理，在职业教育里显得非常重要，具体可以利用数字技术连接课程教学，将学生代表的感悟发言、技能学习经验等存储于口述校史档案板块，不断激发其他在校学生的学习热情，进一步发挥校史档案育人的功能。

2 聚焦问题 靶向发力

2.1 基础保障不到位

学校的主要任务是以教学为主，因此不管是顶层设计还是具体操作，对校史档案的重视程度较低，人力、物力、财力等方面的投入较少，不能很好地将数字人文理念引入到校史档案管理中。目前大多中职学校依然停留在校史档案的收集整理和保管工作，满足于档案不遗失，重藏轻用、重编轻研，做到不出错即可，未能深入挖掘资源，在开发利用上缺乏力度和深度。

另一方面，校史档案管理工作的短期回报率低，不会直接影响学校的正常运作和教学任务，因此造成教职工档案意识淡薄，管理生态环境差。大部分档案工作者均为学校行政人员兼职，碍于事务性工作繁忙，很少有机会接受系统培训，对行业前沿资讯缺乏了解，在挖掘钻研校史档案工作上也是有心无力。

2.2 校史资源不齐全

随着社会变迁、校区变更、机构调整、人员流动等变化，加之时间久远，建校早期的校史资源保管不力，部分缺失，难以形成客观、系统、内容详尽的校史档案。这对于校史档案数字化而言无疑是无源之水，缺少基础支撑。

一方面是收集不及时，没有系统归档整理，各类校史档案分散在办公室、学生处、教务处、团委、工会等不同处室，相互独立，缺乏可供交互的智能化平台，各部门业务信息无法被共享，档案室也无法从这些业务系统中抓取宝贵的档案数据，不仅造成了数据资源的浪费和重复，也无法提供人性化、个性化、精准化的利用服务。因此利用信息化技术建立统一标准的数据共享平台非常有必要，可以做到校史资源内容上的实时更新与完善。

另一方面，在学校的合并、搬迁过程中，缺乏有效的保护措施，没有及时检查校史档案原始资料的完好性，不重视原件的修复和替换，很多档案资料缺损。尤其是早期档案数字化的覆盖率低，学校很多实体档案流失，未及时进行双套制存储。

2.3 数字化程度低

校史资源具有分散、无序、碎片化的特点，数字人文视角下，校史档案的高效管理和创新，离不开信息化建设。目前很多高校已经在校史档案的信息化建设中，但是大量的纸质档案数字化后仅仅作为静态资源保存在管理系统里，未实现进一步的数据分析、挖掘、整合、共享等工作，存在各类校史档案资源分散、“孤岛”式管理、未实现活态化利用等弊端。

尤其对中职而言，由于人力、物力、财力等条件的限制，无法在一定时空范围内完成对所有校史资源的数字化，也无法对现存数字档案资源进行有效的语义描述与揭示，也就在一定程度上造成了校史档案开发时选题传统、内容单一、数字化程度低等问题。

3 校史档案的优化管理途径

3.1 数字化管护 加大征集力度

数字化管护不仅关注数字数据的长久保存，更强调主动管理与资料增值。

3.1.1 统一档案分类标准。校史资源基数庞大、类型多样、异构多粒度等特点决定了管理人员很难独自完成收集、标引、聚类、分析等工作，因此在进行资源纳入时，要注重标准与规范，形成一套专业简洁、便于开发利用的分类制度。例如语义描述时可以以时间、主体、客体、地点、主题、部门等要素为主，保证校史档案数字化之后的后续聚集分类和分析利用。

同时根据学校的发展需要和工作重点，每年度制订计划对上一年度的资料进行整理、分类、归档和更新补充。

3.1.2促进多元主体协同。校史档案来源多样、资源分散，在征集校史资源时利用跨界融合理念，组织动员全校其他部门参与到校史档案资源的收集和整合工作中，并定期发布公告，统一征集校史资源的途径和方式。

另外，在学校官网上设置校史档案征集平台，围绕校史档案编研专题定期发布征集通知，开辟专门的“口述校史”栏目，让更多的学校相关人员真实还原当时的校园生活，独具价值。学校还可以聘请各方面专家和有经验的退休教师参与校史资料编撰工作，通过多方力量为校史资料的开发利用提供人才保障。

3.1.3 建立校史档案数据库。依托档案管理系统，完善档案资源体系。首先就是将现存校史档案中的纸质类图文、声像、音频等进行数字化存储，其中实物档案运用三维成像技术进行副本备份，从技术上实现校史档案的“双套制”数字化管护。

为推动校史档案建设可持续发展，在数字化建设过程中要牢牢树立保护意识，做好安全建设。例如，引入先进安全防护技术，购买专业软件，定期进行系统升级，并由专业技术人员负责系统维护及安全漏洞修复。

3.2 知识化开发 整合校史档案

传统校史档案关注的是浅层次、单维度、孤立化的内容，大多是静止的，没有生命力的。只有经过选择、编研，使之产生联系的档案才能活化起来，更好地助力学校发展、传播文化精神。将数字人文引入到校史档案开发工作中，即是依托语义描述、数据关联等技术，对校史档案进行数据层级的细粒度标引、深层次阐释，让其转化为可兹利用的数据。

其中知识图谱技术可以利用可视化软件，以网络分析和可视化为核心方法，将校史档案中各节点及其关系以图谱的形式表现，为校史档案编研选题工作提供更为清晰准确的信息参考。具体可以将校史资源按照时间、地域、人物、主题、事件、机构和业务等模块进行分类，通过信息数据分析，实现关键词检索，生成知识图谱。学校依据知识图谱中关键词的关联性强弱，进行相关主题元素的提取与凝练，将零散的资源有序化，从而形成具有系统性、时效性、特色性的档案编研选题。

如有余力可与同层级的学校及相关教育机构开展战略合作，实现跨地域、跨机构的资源流动和共享，通过主题聚类和相互映射最大限度地利用好校史资源，对社会经济、教育发展等方面的研究提供切实有效的数据支撑。

3.3 可视化利用 优化传播途径

“数字人文”背景下，校史资源的开发形式要多样化，不能仅局限在纸质材料上，要改变过去的单一传播渠道，形成线上线下互动、馆内馆外互联的共享格局，全方位提升校史档案的可视化利用。

线上：

数字人文的融入让校史档案又一次重生，它不是对现存纸质档案的简单复制，而是通过大数据、新媒体和信息化等途径对档案管理工作进行系统化升级，打造校史档案利用服务平台，更好地为学校教育教学、科研工作服务。

学校可以借助互联网、大数据、VR等先进技术，建立“网上校史馆”，提供在线专题展览，实现场景重构、虚拟体验等互动化、广覆盖传播，让校史档案里的人物、事件、建筑更加鲜活生动。同时通过数字技术实现与抖音、微信、微博、知乎等社交终端融合关联，受众范围突破地域空间限制，可随时随地通过PC端、手机端访问校史馆，让广大师生身临其境，感受到时空穿越的真实感，真正实现校史档案的文化传播。

线下：

第一、以校庆等各类活动为契机，以档案史料为依据，以编研载体为呈现，强化校史厅和文化墙的运用，将其打造为爱国主义教育基地，定期举办专题编研成果展览，让学生从艰苦建校的历程和前辈们不懈奋斗的事迹中不断汲取养分，激励自己努力学习，培养爱国爱校的优秀品质。

第二、将校史资源与选修课程设置、党建活动、师德培训有机结合，加深师生对学校发展的了解，增强其责任感与使命感。

第三、开展校史文化活动。围绕校史资源开展知识竞赛、征文比赛、摄影比赛，创建金牌讲解社，与离退休党支部联合组织校史文化讲座等活动，引导师生将自身发展融入学校发展中去，在思想和行动上与学校同频共振。

第四、口述校史故事。以教育教学、科研管理、学习生活等为背景内容展开，邀请离退休老师、优秀校友代表、历任领导等现身说史，口述当年，并形成记录分类存档，实现数字化资源提取使用。

3.4 配备专业队伍 提升开发能力

数字人文视角下校史档案管理工作对档案工作人员提出了更高的要求，不仅要熟练掌握档案相关知识，还要熟悉学校历史、发展现状及未来发展趋势，并具备一定的历史学、社会学、教育学等文化知识和与时俱进的信息化发展思维。

学校应当重视校史档案编研队伍建设，通过业务培训、学术交流、考察学习等途径，让档案工作者接触行业前沿信息，不断提高数据管理、编研能力和业务操作水平。

4 向史而新 行稳致远

校史档案资源丰富，通过PDU模型，可以进一步挖掘校史档案内涵，发挥其存史育人的效用。然而现阶段，学校校史档案在技术支撑、数字管护、知识开发和可视化利用上还远远不够，如何充分释放数字人文之于校史档案管理赋能作用，面临诸多挑战，需要各部门进一步从组织层面、资源层面、策略层面和保障层面探寻系统化的实践进路。

作为档案管理人员，笔者认为目前能做的就是在已有的校史资源基础上，以高度的责任感记录好、收集好、保管好、利用好、宣传好学校档案资源，形成每一个阶段的教育记忆，不断提升档案文化软实力和影响力，向史而新，方能行稳致远，赓续荣光。