公路档案信息化建设

侯艳娇

烟台市牟平公路建设养护中心 山东 烟台 264100

引言

伴随着我国经济发展的需求和打通交通运输网“最后一公里”的要求，我国交通行业还将获得更大的增长空间。新的发展机遇、新的时代背景下，我国公路工程建设想要跟上时代发展的趋势的同时，满足经济发展的需求进而取得更加长远的进步实现高质量发展，强化公路档案管理工作的有效性成为“破题秘钥”。在大数据时代背景下，将信息化这一利器引入公路档案管理工作中，有助于破解在传统公路档案管理工作中归档质量低、制度规范不严谨等问题，推动公路档案管理工作提质增效。

1 公路档案信息化建设的重要意义

在公路档案管理工作中推进信息化建设能够转变传统公路档案管理工作难以适应当下公路建设实际情况的局面，能够加强档案管理工作的适应性和有效性，提升档案管理工作的主动性，实现对档案的分类管理，满足实际工作中的档案使用需求，推动档案管理工作的高效、高质量开展。

信息化的公路档案管理工作能够对档案的管理环节进行优化提升，充分发挥智能化设备的性能，使档案管理工作具备更强的时效性，高水平保护档案信息资源。公路档案管理的信息化建设还能够将静态的档案信息资源转变为信息“富矿”，通过数据挖掘发现深埋于档案中的潜在有效数据信息，对当前公路建设工作产生鲜明的指向性作用，为项目建设决策工作提供坚实的数据基础和支撑。通过公路档案信息化建设打通各个门类档案建设的通道，分类保存各个类型的档案信息，形成脉络清晰、随用随取的档案信息资源体系，提升档案信息的利用率。

由于公路档案信息化建设的特殊性，使得许多人对其产生了一定的误解，认为公路档案的作用只有在工程建设完成之后才能够体现出来。实际上在公路施工建设的全过程档案资料始终是贯穿于其中的重要组成部分。反映公路工程施工进度的文书、项目决策进度、项目审批文书等都是记载于公路档案中的内容，公路工程立项文书是以工程预算为主的立项依据，而在编总进度计划、招标投标时产生的文书资料也一直是工程实施过程的重要依据。特别是在隐蔽工程施工过程中，还会产生质量评定、进度批复等文件。从各方面来说，在公路施工项目中，工程档案起到了十分重要的作用。

2 公路档案的特征

2.1 数量大、种类多

公路建设工程是一项建设周期较长、报批手续多的工程项目。从项目立项到通过工程设计审查，从准备工作开始到工程验收一般需要三四年的时间。长时间形成的项目建议书、申请文书、工程设计资料、招投标文本、施工图、技术资料、质量申报表等材料都将以图片、文字和表格形式记录下来，构成了总量庞大、类别繁杂的公路施工文档。

2.2 价值高、实用性强

公路工程档案可以比较直接地体现出施工质量。在公路工程中，施工档案的内容主要涉及工程记录、工程进度、变更设计材料和质量验收报告等内容。在建成后，人们为了看到一个建设项目的过程及检验该项目施工过程质量，都必须使用到工程项目档案。工程档案可以协助人们把整个施工流程还原出来，从而发现施工过程中可能存在的进度、质量等问题。若是牵涉到评价施工效率和分析问题的原因，工程档案则是无法替代的重要依据，它也是对施工过程品质管理和保证工程进度的关键。

3 公路档案信息化建设存在的主要问题

3.1 制度规范不够严谨

公路档案管理作为一项科学性强、实用程度高的工作决定了公路档案信息化建设必须具备较高的科学性、专业性、严谨性、规范性，在信息化建设的过程中不仅要建设完善好相应的信息化档案管理系统，还要将具体的档案制作标准进行细化，只有这样才能够实现利用档案大数据进行数据挖掘，从而促进公路建设工作高质量开展。但是在实际的公路档案信息化建设的过程中存在着制度规范不严谨的问题，信息化建设工作缺少必要的经验借鉴，导致在公路档案信息化建设过程中操作不规范、标准设定不合理、档案信息资料缺失的问题时有发生，这不仅无法构建出可靠、有效的公路档案信息化管理系统，还会造成档案管理工作标准性不强、时效性和专业性不高，严重影响了信息化对档案管理工作的促进作用。

3.2 人员专业技术水平不高

公路档案信息化建设是将以大数据技术为代表的信息化技术引入到传统的档案管理工作中，改进并完善传统公路档案管理工作中的不足之处，借助大数据技术实现对档案信息资源的高效利用。因此，在公路档案信息化建设的过程中需要大量具有信息化技术背景、公路建设专业背景、档案管理技术能力的专业化技术人才。但是在实际的公路档案信息化建设过程中普遍面临着相关技术人才匮乏的窘境，原本从事公路档案管理的人员不具备信息化操作能力和相关技术知识，导致了对档案信息数据的挖掘浮于表面，未能真正产生应有的价值。并且公路档案信息化专业人才的培养工作缺位，使得部分档案员对档案信息化的要点理解得不深入、不全面，在一定程度上影响了档案信息化建设的进程。

3.3 档案归档质量较低

在部分公路工程建设过程中档案管理部门没有及时建立起适合于工程实际的档案信息归集体系，导致了在档案归档工作中除了留存的报告、设计图、竣工图以外的基本资料的缺失，以及档案数据真实度不高等问题，这些问题共同影响了档案的归档质量。

3.4 档案服务意识不强

公路档案信息化建设的一大目标是通过信息化建设，挖掘档案信息数据中蕴含的价值，指导公路建设工作高质量开展并且提高档案服务的效能。在信息化的公路档案管理工作中用户的需求是第一位的，因此服务意识增强在公路档案信息化建设中的优先级较高，以服务好用户需求为中心打造高水平的公路档案信息化管理系统。但是，实际的公路档案管理工作受制于传统的重管轻用的档案管理思维，对用户使用需求的感知程度和服务意识不强，没有对档案中蕴含的价值形成正确的认识，影响了档案信息服务水平，档案信息资源的使用价值未能得到体现。

4 公路档案信息化建设的实现路径

4.1 数字化技术创新使用路径

在公路档案信息化建设的过程中档案管理的核心技术是数字化技术，数字化技术的引入能够实现智能化档案管理并提升档案管理工作的效率，使档案信息数据资源的挖掘成为可能。在公路工程建设技术水平的不断提高、施工环境复杂度日益提升、公路养护作业标准不断提高的背景下，公路档案信息化建设的主要实现路径之一便是在档案管理工作实践中不断地创新实用数字化技术，将数字化技术有机地融合进档案管理工作之中。例如，以公路工程建设的实际需要为出发点，统筹分析参与工程建设的各部门的实际办公需要，以智能化、实时化、数字化为要求开发数字化办公管理系统，将各部门的办公工作与档案管理工作深度绑定，实现档案的实时收集、整理、校订、分类，全面获取、归档工程建设过程中产生的有效档案数据信息。

在公路工程建设过程中不仅要加强数字化技术的创新使用，还要在档案管理的实际工作中大力推广智能化档案管理系统的使用，形成档案信息集成共享平台，全面收集工程建设过程中产生的档案信息，高效收集整理归档信息数据，在实际工作中体现档案大数据的价值。档案管理部门在应用智能化管理系统的同时还要结合实际工作中的情况和不足，探索档案管理信息技术手段的升级，保证信息化、智能化档案管理系统随着技术的发展实现技术迭代，更好地适应公路工程建设的发展趋势，以高效的档案管理工作服务好用户的档案信息使用需求。下一个阶段，公路档案信息化建设还需要结合当下移动互联网技术，实现移动化、分布式公路档案管理，使参与到公路工程建设全过程的每一位管理人员都成为档案信息的收集节点，使档案信息数据资源更加丰富、全面，进一步夯实公路档案信息化建设大数据信息资源优势。

4.2 采用规范化档案建设路径

公路作为连接华夏大地每一座城镇、每一处乡村的“神经元”，公路事业的发展就是将这些相互独立的“神经元”连接形成一张覆盖范围广泛的“神经网络”，从这个角度来看公路事业的稳定健康发展将会为我国经济社会的发展产生极大的促进作用。公路事业发展过程中的得失充分反映于公路档案之中，档案信息资源既反映过去公路建设的全面、整体的情况，又能够对当下公路工程建设产生指导意义和价值。公路档案信息化建设的另一重要路径便是实现规范化的档案建设，以规范化的档案管理保证档案信息的安全，实现档案的科学存取，为下一步利用大数据技术进行档案数据信息挖掘奠定基础。

为了实现规范化的公路档案建设，首先需要采取规范化手段尽可能地避免档案使用和管理过程中可能产生的风险。其次，档案管理人员的岗位责任意识需要得到进一步强化和确立，以规范化的公路档案管理意识指导管理工作的规范化开展，将相关法律规范和技术标准有机地融合进入档案管理工作之中。规范化的档案建设不仅需要降低风险和强化人员责任意识，还要加强档案数据库的建设，形成标准统一的档案数据库，保证档案数据信息的安全、高效存取，建成兼容性与数据交互性俱佳的综合性档案管理平台。

4.3 强化落实以人为本的路径

在公路档案信息化建设的过程中将以人为本的理念有机地融合于其中，有助于克服传统公路档案管理中的重管轻用、服务效能不足、管理模式僵化、管理方式机械化的问题。以人为本理念的贯彻一方面可以减轻档案管理人员的工作压力，促进形成正向、积极的档案管理工作氛围，有利于构建协同合作的档案管理工作体系。在协同合作的工作体系中加强管理人员的沟通交流，有助于理清工作思路、细化责任分工、明确责任意识，形成共同推进公路档案管理工作高质量开展的工作局面。另一方面，以人为本理念的贯彻有利于公路档案管理工作向着人性化的方向发展，围绕着档案信息使用者的需求开展档案数据收集、归档、分类工作，提升公路档案管理工作的服务效能。切实从使用角度创新档案管理工作方式，真正体现信息技术在档案检索、供给、校对和服务方面的作用，高效进行档案的深度挖掘，积极体现大数据、云存储和智能化档案技术的使用价值。另外，公路档案管理工作还要强化档案文化建设工作，全面展示档案信息化工作成果，加强信息化档案技术培训，促进各方面人员有效使用智能化档案技术手段，从而在集思广益中全面提高档案信息化建设水平。

5 结语

综上所述，公路档案信息化建设是现阶段我国公路事业高质量发展的必然要求，需要档案管理人员明确公路档案的特征，从公路工程建设档案管理工作的实际情况出发，深入分析现阶段公路档案管理中存在的问题，以破解问题为抓手，结合信息化技术的优势对传统公路档案管理进行改进完善，实现对档案大数据信息资源的高效挖掘，充分利用档案信息资源的价值产生对当前公路工程建设的促进作用，推动我国公路事业的健康、稳定、高质量发展。