数字民政视角下民政档案信息化管理研究

李晔菲

民政档案是民政事业的重要组成部分，是对个人生存和发展、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同载体形式的记录，具体包括低保救助、社团、社区、地名区划、婚姻等专业门类档案，民政档案管理是民政工作的基础性工作，是推动民政事业高质量发展的重要途径。近年来，民政部门积极探索“互联网+民政服务”模式，加快实施“精准民政”，顺应信息化发展的时代趋势和历史机遇，发挥信息化对民政档案工作发展的引领作用，以信息化驱动民政档案管理工作走向现代化。

一、数字民政视角下民政档案工作发展方向

（一）进一步强化依法治档

坚持依法治档为新时期的民政档案管理工作提供有效指导和科学规范，为推进民政档案管理工作高质量发展提供坚实法治保障，有助于提升数字时代档案治理效能，助力民政档案管理工作走向现代化[1]。因此，数字民政视角下，民政档案管理要把强化依法治档作为工作的着力点，从加强档案管理、规范档案收集整理、有效保护和利用档案、提高档案信息化建设水平等方面，组织民政档案管理人员对新《档案法》进行深入的学习、研究，营造良好的依法管理档案工作氛围。树立法治意识与历史责任意识，认真贯彻落实档案工作法律法规，着力提高民政档案管理人员关心档案、了解档案、规范档案的工作意识，确保档案管理工作规范化、标准化。同时，以新《档案法》和相关标准规范为依据，对现有的民政档案法规、制度和规范性文件进行全面的梳理，结合民政档案管理工作实际，对民政业务档案制度进行创造性完善，建立起一个系统完备、科学规范、运行有效的民政档案工作法治体系，实现对民政档案的科学管理、保护和利用，提高民政档案管理法治化水平，助力民政事业高质量发展。

（二）进一步优化档案利用服务

民政档案管理工作承担着为民服务的职责使命，档案利用服务是档案管理工作价值的直接体现。在数字民政视角下，民政档案管理部门应积极顺应时代发展趋势，探索“互联网+民政档案”服务模式，推进信息技术与民政档案管理工作的深度融合，建立便捷化、智慧化民政档案利用服务体系。同时，民政档案管理部门应强化为民服务意识，充分发挥档案资源优势，扩大民政工作档案的使用范围与深度[2]。一方面，建立健全社会救助档案、殡葬服务单位业务档案、婚姻登记档案、社会组织登记档案、民政福利机构档案、社会工作人员队伍建设档案等民政档案管理制度，扎实做好相关档案的整理归档工作，提高民政档案管理服务水平。同时，加强社区档案的管理，持续深入开展农村档案工作，打通民政档案管理“最后一公里”，增强基层社会治理能力。另一方面，树立以人民为中心的档案服务理念，实行“一站式”档案信息服务，为民众提供查档、复印等一系列优质档案服务，并根据民众对档案跨省利用的新需求，与其他省份地区民政档案管理部门签订民生类档案跨馆利用协议，拓展民生档案利用服务的广度和深度，同时积极推动婚姻登记信息系统的建设，促进“跨省通办”改革。

（三）进一步提高档案信息化建设水平

《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案信息化建设做出了明确的规定，强调推动新技术与档案工作深度融合，深化档案信息化战略转型[3]。信息化是民政档案工作现代化的必然选择，也是实现数字民政建设的动力引擎。因此，在数字民政视角下，民政档案管理部门应加强民政档案信息化建设，进一步提高档案信息化建设水平。一方面，创新档案数据管理机制，健全民政档案资源体系，以实现档案信息资源的数字化、标准化、网络化，将民政档案与民政数据资源体系相结合，形成民政政务数据资源“一张图”，促进民政档案资源共享。另一方面，加快建设民政数字档案室以及民政档案信息管理平台，继续推进存量档案数字化，探索增量档案电子化，促进电子档案应归尽归、应收尽收，推动民政档案管理的现代化。

二、数字民政视角下民政档案信息化管理存在的问题

（一）民政档案归档工作质量有待提高

在数字民政视角下，对民生档案进行归档整理和数字化加工，是推进民政档案信息化管理的关键环节。结合当前民政档案信息化管理工作实际发现，民政档案在归档整理过程中，存在民政档案归档治理能力不足、归档文件治理效用发挥有限等问题，影响民政档案归档整理工作质量，阻碍民政档案信息化管理工作的开展。

1.民政档案归档治理能力不足

在数字民政建设背景下，民政工作的相关决策都需要以真实可信的数据为支撑，民政档案管理人员需要将不同业务类别、不同存在形态的档案资料，按照一定标准，进行数字化处理和整理归档，为民政工作的有序开展提供数据保障。在此过程中，有时会存在民政业务部门与档案部门二元主体的现象，导致“以一对多”的民政档案管理体系又面临着很大的衔接压力[4]，使得民政档案整理归档工作出现“归不全，归不好”的问题，不利于维护应归档的民政档案资源的齐全完整与长期可用性。同时，在数字民政强调并遵循的“数据驱动范式”下，随着民政业务流程被不断优化和重构，业务活动的不断变化与增加，业务、系统与数据的多重对应等问题的出现，导致民政档案的归档整理工作日益复杂化。

2.归档档案治理效用发挥有限

民政工作涉及业务宽泛，内容动态变化，资料繁杂琐碎，会生成海量的民政政务数据，加大了民政档案归档整理的工作难度，受限于人力、资源、财力等多种因素，相对于数字民政业务活动中对档案资源原始凭证价值需求，在传统档案归档工作下，档案部门需要在民政业务活动后再对档案进行归档，导致档案归档工作存在明显的滞后性，档案归档整理时效性低、关联性不足等问题日益凸显，难以在民政工作中切實有效地发挥档案治理效用，无法为数字民政的建设和发展提供帮助。同时，在数字民政和档案信息化建设背景下，如何实现档案资源的共享利用，是民政档案管理工作的重要内容，在传统档案管理模式下，人们普遍认为档案具有一定的封闭性，在民政政务资料归档成为档案后，很难方便地获得，在一定程度上限制了民政档案在民政工作中的效用。

（二）民政档案资源开发利用效果不佳

数字民政视角下，民政档案服务范围逐渐由政务服务转向社会服务，民政档案资源已经成为了社会共享的信息资源，因此，在民政档案信息化建设过程中，如何实现民政档案的有效开发和充分利用，是档案管理工作的重要内容[5]。在民政档案管理工作中，存在档案资源开发利用效果不佳的现实问题。例如，对民政档案开发不够深入，部分民政档案管理部门提供的档案资源服务仅限于现场查阅档案信息，降低民政档案利用率。同时，部分民政档案管理主体存在服务意识不强、服务还不够主动的问题，对群众的档案文化需求缺乏了解，无法为群众提供精准化、高质量的档案服务，难以有效发挥民政档案资源的利用价值。

三、数字民政视角下民政档案信息化管理措施

（一）提高民政档案标准化整理水平

在数字民政视角下，可以从有效提升民政档案归档治理能力、充分发挥民政档案归档治理效用两方面入手，加强档案规范化整理，切实提高档案标准化整理水平。

1.有效提升民政档案归档治理能力

档案管理部门应按照保证民政政务纸质文件和电子文件真实完整、安全可用的档案管理要求，与相关业务部门进行合作，掌握业务记录及其元数据的形成来源，制定相应的管理规定，为业务部门提供固化、关联等归档事项的原则性和标准化的指导，使民政政务业务流程与档案管理的要求保持一致，方便档案管理部门在源自不同主体的记录之间，构建起围绕同一事项的原始關联[6]，为民政政务档案的流动与共享，以及后续归档对接工作的顺利开展奠定基础，促进档案管理工作便捷化、标准化发展。同时，档案管理部门应与信息部门进行积极合作，将各种信息技术融入到档案管理过程中，将档案管理规则嵌入到业务系统之中，以技术赋能档案归档整体工作，提高档案管理自动化、智能化水平，提高固化保存、关联整理、归档对接等工作的可操作性和可靠性。

2.充分发挥民政档案归档治理效用

在数字民政建设背景下，想要有效地发挥归档文件治理效能，关键在于前移民政档案管理要求，利用档案信息化管理优势，更好地发挥民政档案在社会治理中的作用。具体而言，即在民政政务业务环境中，对档案归档整理工作进行拆分和重组，业务部门按照一定的档案管理规则，对政务文件进行档案化管理，在业务完成后，再将已经通过业务部门初步进行档案化管理的政务文件转移到档案管理部门，利用档案信息化管理系统，对其进行集中统一管理。在业务部门对政务文件进行归档后，便已经赋予了政务文件档案凭证参考价值，从而使得其可以作为一种较为灵活的政务资源，为有需要的个人、单位提供跨地区、跨层级、跨部门的利用，更好地发挥档案的治理效用。

（二）提供精准化民政档案服务

民政档案精准化服务是以民政档案归档、档案需求分析为基础，围绕数字民政建设内容和方向，以及群众民政档案需求，遵循“需求引导供给”的服务理念，利用数据分析和挖掘技术，分析数字民政建设过程中，民政部门和政府各机构的档案需求，结合不同的民政政务服务场景，进行档案服务推送，例如，电子证照核对、民政档案调取与归档、数字档案的备份保存服务等。在此基础上，借助数字民政平台，通过线上调研、平台收集、用户参与等形式，收集群众对民政档案精准化服务的反馈意见，根据反馈信息，总结归纳档案服务过程中存在的不足之处，持续优化民政档案信息化、精准化服务流程，提升群众的服务体验。

综上所述，在数字政府建设背景下，加快民政数字化转型，是数字时代民政事业高质量发展的新命题。民政档案管理作为民政事业的重要构成，在新的历史条件下，应积极顺应时代发展规律和趋势，探索档案信息化管理的有效举措，以标准化档案归档、精准化民政档案服务赋能民政档案信息化发展，提高民政档案管理水平。

参考文献：

[1]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-08）[2023-06-07].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[2]王青林.服务民生视域下基层民政档案管理的重要性和创新研究[J].兰台内外，2021（21）：60-61.

[3]郭英.谈民政综合办公系统与业务管理平台优化整合后的档案管理智能化[J].山东档案，2020（05）：75-76.

[4]詹逸珂，陈析宇.合理实践“前端控制”——数字政府建设背景下档案管理职能的延伸[J].浙江档案，2021（08）：17-19.

[5]刘越男，李雪彤.档案事业在地方政府“十四五”规划的纳入情况研究——基于31个省份“十四五”规划的文本分析[J].档案与建设，2022（09）：8-13.

[6]杨茜茜.我国数字政府建设中的档案制度构建——以中央法规政策的分析为基础[J].档案与建设，2023（01）：22-27.

作者单位：河北省民政事业服务中心