“互联网+”背景下高职院校档案管理存在的问题及优化

李一葳

一、“互联网+”背景下高职院校档案管理存在的问题

（一）传统纸质档案管理效率低下

在高职院校档案管理中，传统的纸质档案管理方式已经逐渐显现出一些限制和问题。这种管理方式主要表现在档案的存储、检索和利用方面。传统的纸质档案管理模式已经难以满足日益增长的档案信息量和管理需求，不仅造成了大量人力和物力的浪费，而且档案检索和更新困难。传统的纸质档案管理方式需要大量的物理空间存放档案，这不仅增加了管理成本，还限制了档案的存储规模和范围。纸质档案的检索需要耗费大量的时间和人力，尤其是在检索量较大的情况下，容易出现信息混乱、查找困难等问题，大大降低了检索效率。纸质档案在查阅时需要手动翻阅，而且还需要注意保护档案原件的完整性和安全性，这大大限制了档案的利用效率和适用范围。同时，纸质档案还容易出现损坏、遗失等情况，这会给档案利用带来不可挽回的损失。档案管理人才的数量和质量都存在问题。一方面，高职院校档案管理人员数量不足，无法满足档案管理工作的需要。另一方面，档案管理人员的专业能力和素质也存在一定的差距。高职院校档案管理人员对档案管理的重要性認识不足，缺乏对档案管理的系统思考。在档案管理的具体操作中，缺乏规范的操作流程和标准化的管理制度，导致档案管理工作的效率和质量存在一定的问题。

（二）数据存储安全性不高

纸质档案易丢失、易受损、易遭篡改，存储安全性不足。传统的纸质档案管理方式存在着数据安全风险。因为纸质档案需要手动存储和保管，易受损坏、遗失、盗窃等。同时，纸质档案的管理难以追溯和监控，容易被不法分子窃取和篡改。数字化档案管理方式也存在数据安全风险。数字化档案存在着网络攻击、数据泄露、病毒感染等风险。对于一些机密信息和个人隐私的档案，如果没有采取必要的安全措施，可能会给个人和组织带来不可预计的损失。高职院校档案管理人员的安全意识和安全技能存在不足，在数字化档案管理中，管理人员的安全意识和安全技能是保障数据安全的关键，但是，由于数字化档案管理是一个新的领域，很多管理人员缺乏必要的安全意识和技能，难以应对各种安全风险。

（三）信息共享缺乏

高职院校档案管理中，由于信息共享缺乏，导致一些档案信息在不同部门或机构之间重复录入和管理，浪费了大量的人力和物力资源，并且容易出现信息不一致的情况。由于信息无法及时、全面地共享，带来了信息孤岛的问题，影响了院校管理的协同和高效性。即使采用了数字化档案管理方式，档案信息的共享和交流也存在着障碍。数字化档案管理系统通常由不同的部门或机构管理，各部门或机构之间的信息共享和交流需要通过复杂的审核和申请流程，不仅限制了信息的流动和共享，还增加了管理人员的工作负担。由于传统的纸质档案管理方式，档案信息的共享和交流比较困难，纸质档案需要人工搬运，管理员在办公室之间来回奔波，信息的共享和交流需要耗费大量的时间和精力，同时还可能存在信息泄露和损失的风险。

二、“互联网+”背景下高职院校档案管理优化路径

（一）建立和完善档案管理信息系统

在高职院校档案管理优化路径中，建立和完善档案管理信息系统是非常重要的一步。通过引入信息化技术，将档案数据电子化，建立全面、准确的档案信息数据库。这样，可以实现档案的快速检索、更新和查询，提高工作效率和准确性。此外，应加强档案的存储安全保障，采取数据加密、备份和限制备份访问权限等措施，确保档案数据的安全性。档案管理信息系统可以提高档案管理的效率，相比于传统的纸质档案管理方式，数字化档案管理可以减少人工操作和管理，提高档案管理的效率。管理人员可以通过电子搜索，快速地找到所需的档案信息，并且可以通过系统对档案信息进行分类和归档，减少重复性工作和人工错误。档案管理信息系统可以提高档案管理的可靠性。数字化档案管理系统可以对档案信息进行备份和恢复，减少档案信息遗失的风险。同时，数字化档案管理系统还可以对档案信息进行权限设置和审批流程控制，保障档案信息的安全性和可信度。档案管理信息系统可以提高档案管理的智能化水平。数字化档案管理系统可以通过数据分析和处理，为高职院校的管理决策提供数据支持和参考。档案管理信息系统还可以通过人工智能技术，实现档案信息的自动化处理和管理。

（二）构建院系间、学校间档案数据共享平台

在高职院校档案管理优化路径中，构建院系间、学校间档案数据共享平台是非常重要的一步。通过建立档案信息共享体系，实现院校之间的数据互通，促进信息资源的共享，提高管理的协同性和高效性。同时，还可以利用云计算和大数据分析等技术，将档案信息与其他管理系统进行整合，实现数据交叉应用，为院校决策提供更加科学、准确的依据。档案数据共享平台可以提高档案信息的利用率。不同院系、不同学校之间的档案信息往往具有一定的关联性。通过构建档案数据共享平台，不同院系、不同学校之间可以共享档案信息，避免了信息孤岛的问题，提高了档案信息的利用效率。档案数据共享平台可以提高档案信息的安全性和可信度。档案数据共享平台可以通过权限设置和审核流程控制，保障档案信息的安全性和可信度。同时，档案数据共享平台还可以对档案信息进行备份和恢复，降低档案信息遗失的风险。

（三）加强档案管理培训和人才队伍建设

面对新的档案管理模式和技术，高职院校需要加强相关培训，提高档案管理人员的专业能力和信息化素养。同时，还应加大对档案管理人才的引进与培养，建立一支具有丰富经验和专业技能的档案管理队伍。通过培训，管理人员可以了解最新的档案管理理论和技术，提高档案管理的专业能力。同时，培训还可以加强管理人员的安全意识和保密意识，降低档案信息泄露和遗失的风险。培训内容可以涵盖档案管理法律法规、档案管理制度、档案管理工具和技术等方面。培训形式可以包括线上培训、线下培训、专家讲座、学习小组等形式。培训时间和人员需要根据实际情况进行调整。高职院校需要对档案管理培训进行评估和反馈，以便不断改进培训的效果和质量。评估可以包括培训前、中、后的问卷调查、考试和实践操作等环节。反馈可以包括对培训内容、形式、时间和人员等方面的反馈和改进建议。

作者单位：山东省泰安市泰山护理职业学院