大数据视阈下高校档案管理模式改进策略

张雯君 陈明九

一、大数据视阈下高校档案管理模式改进的必要性

（一）“大势所趋”，助力高校教育事业高质量发展

大数据作为继云计算、互联网之后的颠覆性技术革命，为国家治理、企业决策、学校教育乃至个人生活服务带来了利好影响。有学者曾指出：“大数据技术的海量数据资源，将在各领域掀起量化进程，这是不可阻挡的发展趋势。”而这一技术无疑让高校档案管理进入到数字化阶段，所谓高校档案数字化就是档案管理部门以学生、教师、科研人员等用户的需求和教育的需要为目标，将传统纸质档案文件转化为可为所有人提供阅读、集中分析、统一处理的档案数字化资源，这种新的档案管理模式使高校档案服务方式更加现代化。在大数据技术的帮助下，高校管理者要转换理念，用现代化、信息化理念，开展档案数字化工作。通过提高技术和方法将传统模式下的静态档案转化为动态的数据[1]。充分挖掘和利用档案信息资源，为学校职能部门提供更高质量、更加可靠的数字化支持。

（二）“技术赋能”，实现高校档案全生命周期管控

传统的静态化高校档案管理模式中普遍存在“一低两难”，一是业务效率低，体现在手工台账、盘点工作量大、账实核对难；二是信息查找难，体现在纸质登记簿检索难、查询速度慢、存放记录手工登记、查找实物难；三是操作记录追溯难，体现在取用审批手工登记，过程无记录，追溯非常难，且存在风险隐患。而大数据时代的电子影像技术+RFID技术的运用赋予了高校档案管理四个明显特征，即档案信息储存的全面化、档案信息管理的精细化、档案信息服务的定制化、档案信息调取的可追溯化。高校档案具备以上四种属性之后，从档案登记、档案出入库、档案借阅与归还、档案信息盘点与保管、档案台账与报表查询，到最终的预警机制建设的整个全生命周期都可进行实时管控，整个管理流程与模式变得更加规范化、科学化与智能化，有效促使高校档案向现代化管理模式迈进，最终达到最优、最快、最好的服务效果。

（三）“永续存储”，发挥高校档案信息的史料价值

自古史档不分家，档案发史学之先声，开史学之先河。高校档案原本具有的信息原始性与记录性，其价值较为宝贵，但传统的纸质档案容易丢失，很难保存完整，无法为后期的查考和利用提供完整的信息。因此，为保障档案信息的安全性、可靠性与完整性，满足档案信息的永续保存和前端控制，应深入探索人工智能技术在文字识别工作中的技术应用[2]。

我国学者在充分考虑档案属性与作用的基础上将档案表述为“档案具有原始记录性，为编史修志提供珍贵的历史资料”。同样对于高校档案来讲，其记录着从建校至今的学习、教育、科研等活动的宝贵信息，是学校教育管理决策的重要参考。因此，大数据技术赋予的“永续存储”是高校档案信息资源发挥其史料价值的必备条件。

二、高校档案管理模式中存在的问题

（一）能力不足，档案管理人员工作质量不高

教育部令第27号《高等学校档案管理办法》要求高校档案管理工作人员需满足基础的“胜任岗位要求的工作能力”，即档案业务能力、信息判断能力、综合分析能力、沟通协调能力。从该条文可看出档案管理工作的技术性较强，但从专业程度来看，目前高校档案管理人员大多数并不是该专业科班出身，且在实际工作期间并没有接受过系统、专业的培训，对档案的整理归档随意性大，归档立卷、分类不专业、不精准。从思想认识来看，档案管理者多将档案管理看作简单的保管档案与调阅档案，对自身工作的认识不到位，缺乏敏锐的信息意识以及对信息的处理能力。从岗位设置来看，关于高校的档案管理工作，很多学校并未将其列入重要性工作范畴，且未设置专职人员负责该工作，实践中的工作人员多是代理或兼职，缺乏专业性与创新性，直接影响档案管理质量。

（二）管理滞后，档案管理工作服务效果不佳

高校档案管理是教书育人一项重要的辅助性工作，也是教育工作服务师生的重要方面，且优质高效的档案服务会产生直接或间接的社会效益和经济效益。纵观传统高校档案管理服务，其主要服务功能是保存和查询教育、科研等相关信息，总体来看服务功能较为单一，不能有效发挥档案信息更多价值。学校对于档案管理规章制度的建设意识淡薄，导致其规章制度不能够及时地更新与完善，难以与现实的工作要求相匹配，由此造成档案管理工作事故屢见不鲜。高校档案管理部门在高校部门中属于弱势部门，专业精通的档案人员稀缺，档案管理配套设施不完善，甚至仍单一依靠人工收集，存在手工管理费时费力、占用极大的存储空间、档案损坏与丢失现象时常发生、检索查询不方便等问题，直接影响档案管理工作服务效果。

（三）技术短缺，档案数字化建设进程较为缓慢

档案数字化指的是为满足和适应人民群众对档案共享、利用日益增加的需求，而利用数字化、大数据等技术理念对档案资源开展信息采集等一系列全动态管理，进而发展档案服务工作。高度数字化的档案资源，一方面便于存储，另一方面利于查询、利用。虽然在当前大环境下档案数字化正在普及，但在一些高校内仍旧存在设备落后、人员不匹配、档案管理信息化建设迟缓，纵然其一些管理过程的手工作业已被计算机所取代，但从实际来看并没有形成一套完整的档案管理操作系统。领导层数字化意识淡薄、校内档案管理制度不健全、缺乏现代化档案管理所需的基础设施、缺乏档案管理专业型人才等等弊端是造成技术短缺的重要原因，是阻挡高校档案数字化建设的重要阻力。

三、高校档案管理模式改进策略

（一）智慧共享，构建高校档案管理智慧化平台

大数据时代，构建智慧化档案管理平台是高校重点任务之一，着力实现档案登记等全业务流程信息化管控，形成可根据客户需求快速定制化模式[3]。第一，档案登记，档案基础数据线上录入、线上审核，信息永久保存，实时查询检索，达到快速便捷。第二，档案出入库，利用智能通道门实现自动检测、批量核验，非法出入库预警、台账自动登记，准确高效。第三，档案借阅，建立线上实物借阅系统，并设置借阅状态的实时监控，实现档案借阅、续借、催还、超期预警的完整记录，使得管控更加严格。第四，实物归还，借阅、归还办理台账自动登记，实现流程可追溯。第五，档案电子影像管理，通过连接高拍仪、对接影像管理平台，实现档案电子影像采集、存储，尽量减少或取代纸质档案的调阅出库，提升业务效率，降低丢失风险。第六，档案盘点与保管，利用智能档案柜实现档案全自动盘点、快速对账。第七，档案实物查找，系统位置初步查询，PDA定位精准查找，提升查找效率。第八，档案台账与报表，电子台账、报表、数据一目了然。第九，全生命周期管控，以电子标签为载体，建立档案唯一电子身份标志，从而实现流转全流程监控与追溯。第十，预警机制，结合智能盘点柜与后台管理系统，提供更多风险防控机制，做到风险行为随时可知。

（二）服务增值，提升高校服务互联网化和社会化

大数据环境下，高校档案服务正通过先进的网络技术开展档案利用、档案资源开发等工作。高校档案服务也从传统手工利用档案逐步发展到依托档案管理系统实现档案信息全动态管理。互联网化的高校档案管理，给档案服务模式带来全新体验。

高校档案服务互联网化是机遇也是挑战，高校档案管理者，应着眼未来，紧跟时代，充分发挥高校科技优势，建立现代化的档案管理体系，利用物联网等科技手段，提升档案管理系统的性能。高校档案系统既是高校档案资源的资源池，也是档案信息的分享平台。高校档案要建立适合高校发展的特色档案数据库，档案系统建设要注重与用户间的互动，提供人性化的服务。

在高校档案事业迅速发展的趋势下，高校档案信息内容丰富，涉及领域广的优势使得社会各方面对高校档案信息的需求日益广泛。高校档案服务社会化渐渐成为高校档案管理者面临的实际问题。高校人事、科研、资产档案等一系列档案信息能否社会化，社会化的形式、社会化的管理制度成为高校档案管理者探讨的内容[4]。

高校档案馆是高校档案工作的主体。高校档案馆在做好档案收集、存储的工作基础上，应积极探索档案信息共享交流，拓展社会化服务业务。高校档案馆可依靠自身条件修建校史馆、团史馆等宣传手段，营造文化气息浓厚的学术环境，同时寻求更广泛的市场化运作，建立高质量的共享平台，探索有偿的服务管理体系，提升高校档案信息化水平，促进高校档案管理全面发展。

（三）精细管理，改善高校档案管理精细化与技术标准化

管理的精细化与技术的专业化是高效、便捷、安全开展高校档案工作的中心因素，是实现档案管理智能化的前提条件。如今大数据技术所带来的多种优势也要具备与之相匹配的管理体系与技术标准。因此，对于高校而言，改善档案管理精细化需要做到：第一，要系统梳理与健全档案制度管理体系，夯实档案管理基础。第二，打造高标准档案资料，确保每一份档案资料从收集到储存各环节的完整性与准确性。第三，持续建设高素质档案管理团队，应不断开展档案管理理论教育与技能培训，打造一支业务高精尖的团队。第四，充分利用档案管理文化，不断用档案信息的重要性与管理者本身肩负的使命激发档案管理人员的荣誉感、自豪感、责任感。第五，不断细化管理过程，细化目标、细解流程、细查执行、细分职责。改善技术标准化需要做到：第一，充分挖掘计算机应用技术，将复杂的问题简单化，提升整体档案管理效率。第二，充分认知高校档案对高校发展的重要性，善于与兄弟院校相互协作、互相学习与借鉴。第三，深度挖掘高校内部潜力，培养档案专业人才。利用高校科研力量强大的优势，创新档案信息化技术，做档案管理智能化的领军人。

参考文献：

[1] 岳蓓.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].中国新通信，2022，24（14）：37-39.

[2] 胡晓庆.大数据时代高校档案数据治理策略研究[J].城建档案，2021（12）：37-39.

[3] 李敏.大数据时代电子档案管理创新——评《高校档案工作科学发展探索与实践》[J].领导科学，2022（03）：157.

[4] 钱明辉，李天明，林秀茵.我国档案服务化研究主题分析及其启示[J].兰台世界，2018（01）：31-35.

基金项目：2022年度山东省档案科技项目《基于人工智能的高校档案知识图谱构建与应用研究》（课题编号：2022-07）.

作者單位：山东建筑大学