基于CiteSpace的国内外电子文件长期保存文献综述

张钊伟

引言

在21世纪的信息化时代，电子文件和电子档案已经成为主流形式，取代了大部分纸质文件和档案。然而，电子文件数量、格式和载体的急剧增加以及多变，使得电子文件长期保存变得更加困难，这也对相关技术、政策和标准提出了更高的要求。电子文件的长期保存是整个行业、相关部门和社会关注的重点和难点。通过对国内外相关文献的整理和总结，本文从技术层面、政策框架和标准建设三个方面对电子文件的长期保存进行了探讨，旨在对当前的研究热点、成果和现状进行阐述和分析。

一、研究方法

本研究采用了关键词聚类法、内容分析法、中国知网可视化分析法以及可视化分析软件CiteSpace6.1.R2关键词共现等方法，以探索电子文件长期保存问题的发展现状和发展趋势。关键词聚类法将相关话题词汇集中展示，呈现出一个特定的研究框架；内容分析法则通过精确的阅读、总结、分析和整理，突破文献的表象特征，达到对文献准确理解，以确保文献分析的质量和深度。中国知网可视化技术则反映出期刊文献长时间内发文量的变化趋势，而CiteSpace6.1.R2是一种近年来在可视化数据统计分析领域备受关注的应用工具。

二、文献调研

本文所使用的文献数据来源于中国知网、万方数据库和维普期刊网三大数据库。采用逐条阅读的方式进行数据清理，筛选掉不相关的文献和重复的文献。检索文献的时间为2022年11月，主题检索、文献来源和发表时间均为不限，文献均为中文文献。共检索到648篇文献，去除掉重复文献后，共得到331篇文献。通过中国知网进行文献可视化处理，然后将其以Refworks格式导出，再转化为CiteSpace可用的特定格式，最终使用CiteSpace对文献进行分析，得出研究热点。详细的文献筛选过程和检索结果（表1）。

图1展示了中国知网对长期保存电子文件的发文量进行的可视化分析，该图只对前200篇文献进行了分析。根据图中的结果可以看出，第一篇相关文献于1999年发表，而在2009年之前，电子文件长期保存文献的年均文献发表数量不足5篇。这表明在当时，由于互联网的发展程度有限，电子文件处于起步阶段，学术界对于电子文件的关注程度并不高。然而，随着互联网的迅速发展，电子文件的长期保存问题逐渐引起了业内学者的关注。自2011年以来，相关文献的发表数量激增，在2021年达到了顶峰，发表了24篇文献。

根据中国知网的数据，我们可以看出电子文件长期保存期刊文献的主题分布情况。主题集中在长期保存、数字资源、数字资源长期保存、数字信息资源、开放存储、元数据、存储载体等方面。这表明，电子文件长期保存问题与技术的更新、政策制定以及标准的落实密切相关。特别是在数字资源的长期保存、开放存储、元数据和存储载体等方面，研究尤为深入，这些主题将成为未来研究电子文件长期保存的重要方向。

三、研究热点

将清洗后的关键词导入CiteSpace6.1.R2，分析年份为1999年到2022年，连接范围Links Scope为 Within Slices，得到关键词共现图谱， 网络同质性指标Silhouette=0.8324>0.7、Q=0.527表明聚类结果可信。结合中国知网的可视化结果，本文将从电子文件长期保存的技术层面、政策框架、标准建设三个方面对文献进行综述。

四、国内文献综述

（一）技术层面

1.策略层面

张艳敏、马秀峰（2009） 对合作保存策略、技术有效性策略、风险管理策略和经济策略进行了对比分析[1]。黄维莉（2009）对我国数字资源的长期保护对策进行了描述[2]。陶水龙（2012）提出了以云存储技术为基础，构建以云存储为基础的云备份方案及相应的云备份体系结构，以解决文件的長期保存与载体的不稳定问题[3]。

2.硬件层面

张智雄（2006）等将数字资源长期保存技术系统划分为保存管理模块、摄入模块、存储模块和存取模块四大功能模块，以实现数字资源长期保存[4]。杨小云（2009）等提出了数据更新、数据仿真和数据迁移等实现数字资源的长期保存技术，为数字资源长期保存提供了技术策略参考[5]。

3.软件层面

李泽锋（2010）认为，OAIS（《开放档案信息系统参考模型》，ISO14721）的六个功能模块为数字档案馆建设提供了良好的参考架构，并分析了档案室实施OAIS的策略，OAIS的六个功能模块包括了获取、鉴定、保管、描述、提取和管理六个方面[6]。肖秋会（2012） 对英国UKDA与TNA的数据资源库与OAIS进行比较分析，探讨功能和信息流方面的共性与差异[7] 。

（二）政策框架

1.法规方面

《中华人民共和国档案法》明确规定，要确保电子文件档案的“真实性、完整性、可用性、安全性”，《电子文件管理暂行办法》《电子公文归档管理暂行办法》规定了电子文档的长期保存备份的相关内容。《中华人民共和国著作权法》明确允许档案馆、图书馆为陈列、保存等目的复制馆藏文献，对于电子文档的长期保存也有相应规定。

2.政策保障方面

《企业电子文件归档和电子档案管理指南》提出了企业电子文件的四性保障要求和实现方法。《企业数字档案馆（室）建设指南》则详细介绍了数字档案馆（室）工作人员的职责、系统的运行和维护、机房和档案数字化加工场所的管理制度，以及数字档案馆（室）的安全与保密管理制度等。

3.格式载体方面

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009） 基于电子文件长期保存，规定了版式电子文件的格式特征。《基于XML的电子文件封装规范》 （DA/T48-2009）规定了电子文件基于XML的封装规范。《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）以及《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）共同为文书类电子文件长期保存提供可以遵循的规范。

（三）标准建设

旻苏等（2009）对数字资源的长期维护问题进行了专门探讨，并提出了建设性的意见[8]。宛玲、张晓林（2006）对数字资源的长期维护问题进行了专门探讨，并提出了建设性的意见[9]。张家德、杨爱萍（2009）认为要建立健全数字资源长期保存的法制保障制度[10]。袁丽华、包平（2009） 认为我国的数字资源要想长久地保存，要尽快制定相关的法律法规[11] 。

五、国外文献综述

（一）技术层面

1.策略层面

Priscilla Caplan（2008） 探讨了数字技术的被动和主动策略，并指出被动策略包括载体更新、迁移和维护，而主动策略则包括仿真、格式迁移、格式规范化、软硬件保存、通用虚拟机和通用虚拟计算机。佛罗里达图书馆 DAITSS提出了要依据需要的方式保存原始数据内容，并且提出了全新的保存理念。

2.硬件层面

Sangchul Song和Joseph JaJa（2009） 对数字档案的长期完整性审查与认证技术进行了探讨，并提出了建议，要确保数字档案的长期完整性，需要采用多重校验技术、定期审查、元数据的完整性保护等方法[12]。Erwin T （2009）等将仿真和元数据相结合，建立了一个三维数据的长期数字存储框架，并对其进行了评价以确保可靠性和可用性[13]。

3.软件层面

Heydegger V （2008） 对OAIS的发展历程与功能模型进行了分析，并指出OAIS标准并不是一个具体的蓝图，而是一个系统设计的概念框架[14]。BRIAN F. LAVOIE （2004） 认为，OAIS提供了一个通用的存取模型，但是它并不涉及存储器的供应、控制和存取的具体方式[15]。

（二）政策框架

1.法规方面

澳大利亚的《版权法》和英国的《版权法》以及《版权和数据库权利条例》对电子文件长期保存做出了积极的规定，并提供了合理的版权保护豁免。在《保护文学和艺术作品伯尔尼公约》的第九条第二款中，联盟成员国可以根据实际情况决定是否允许复制上述著作，并且该公约的正常使用不受影响[16]。

2.政策保障方面

澳大利亚国家审计署在其《包括电子文件的文件保管》报告中指出， 澳大利亚政府机构发布的文件保管相关的立法、标准、政策和指南不断增加。David O Stephens对英国数字资源的长期保护思想和方法进行了归纳，并认为数字存储是国家大事，政府机关、商业机构、大学、图书馆、档案馆、娱乐媒体产业、数字制造者、数据存储中心等都在积极参与[17]。

3.格式载体方面

《开放档案信息系统（OAIS）》（ISO14721-2003） 引入了表征信息的概念，并提出了“信息包”的定義，为建立可信的电子文件长期保存系统提供了基本参考和重要指南。PREMIS、《基于电子文档信息的长久保存》（ISO18492-2005）、《文档管理长期保存的电子文档格式—第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的应用》（ISO19005-1-2005）、《可信数字存储库的审核和认证》（ISO16363-2012） 等标准的制定形成了一系列电子文件长期保存的规范。

（三）标准建设

电子系统中文件真实性永久保障国际研究项目（The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems，InterPARES）中的项目二中的一份报告《电子文件长期保存格式选择》对开放、稳定和标准化格式的适用范围进行了详细的分析， 报告根据24个国家档案馆的档案格式要求，总结出了5个主要标准，包括广泛的应用、无专有的资源、标准的可获得性、平台的独立以及无法被压缩[18]。

六、研究述评

目前很多的国内外学者对电子档案长期保存开展了长期的关注，我国电子文件长期保存的研究热点主要集中在技术层面、政策框架和标准建设三个方面。其中，技术研究是电子文件长期保存基本前提，相关政策和标准建设则是电子文件长期保存顶层设计，这些研究推动了电子文件长期保存的发展。然而，当前我国电子文件长期保存领域存在一些问题，需加以改进。首先，研究成果主要集中在理论层面，缺乏相关的技术支持，并且缺乏跨学科、跨领域的研究成果。其次，针对电子文件长期保存的相关政策和标准落实不到位，甚至缺失。最后，电子文件长期保存系统存在不足，如部门之间的监管不到位、衔接不顺畅等，系统的功能无法满足长期保存的需求，形成的电子文件不规范。

为了解决以上问题，需要采取以下改进措施。首先，应根据现实情况，建立跨学科、跨领域的研究视角，提供技术支持，建立多领域之间的有效合作。其次，国家和政府应开发更加完善的政策和标准，并由各个主体全面贯彻落实方针政策，为电子文件长期保存提供安全的社会和政策环境，对我国电子文件的长期保存问题进行宏观调控。最后，建立我国长期保存的国家策略体系，加强各部门之间的联系，充分做好调研工作，在电子文件管理系统的设计前期明确长期保存系统需要的功能，完善文件管理系统。

参考文献：

[1]张艳敏，马秀峰.中外数字资源长期保存策略比较研究[J].图书馆学研究，2009（06）：29-32.

[2]黄维莉.数字资源长期保存策略研究[J].图书馆学刊，2009，31（07）：68-70.

[3]陶水龙.档案数字资源云备份策略的分析与研究[J].档案学通讯，2012（04）：12-16.

[4]张智雄，林颖，吴振新，张晓林.数字信息资源长期保存技术体系研究[J].现代图书情报技术，2006（04）：2-7+13+1.

[5]杨小云，魏鑫，吴玉玲.数字资源长期保存存在的问题及对策[J].农业图书情报学刊，2009，21（11）：30-33.

[6]李泽锋.基于OAIS的数字档案馆功能模型研究[J].档案学通讯，2010（03）：60-65.

[7]肖秋会.基于OAIS的数字档案馆功能评价研究——以英國UKDA和TNA数字资源库为例[J].档案学研究，2012（06）：75-78.

[8]旻苏，李景，殷立新，潘薇.数字资源长期保存的标准与法律问题综述[J].标准科学，2009（05）：53-57.

[9]宛玲，张晓林.数字资源长期保存权益管理政策研究[J].图书情报知识，2006（02）：24-27.

[10]张家德，杨爱萍.浅议数字资源长期保存的瓶颈——国家政策法律的缺失[J].中国科技信息，2009（12）：313+318.

[11]袁丽华，包平.国外数字资源长期保存及我国的发展策略[J].新世纪图书馆，2009（02）：9-11.

[12]Oltmans E， Van Wijngaarden H. The KB e-Depot digital archiving policy[J]. Library Hi Tech，2006，24（4）：604-13.

[13]Erwin T，Sweetkindsinger J，Larsgaard M L. The National Geospatial Digital Archives-Collection Development： lessons Leamed [J]. Library Trends2009，57（3）：490-515.

[14]Heydegger V. Analysing the Impact of File Formats on Data Integrity[C]Archiving Conference，2008：50-55（6）.

[15]BRIAN F. LAVOIE. The Open Archival Information System Reference Model： Introductory Guide[J]. Microform and imaging review，2004，33（2）：68-81.

[16]姚健、高玉洁等. 图书馆信息化建设[M].天津：天津科学技术出版社，2014.

[17]谢永宪. 数字资源长期保存研究[M].北京.：世界图书出版公司，2011.

[18]冯惠玲，赵国俊等．中国电子文件管理．问题与对策[Ｍ]．北京：中国人民大学出版社，2009.

作者单位：北京联合大学