智慧社区建设下的社区居民档案资源建设探究

李淑华 杨燕

引言

档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确了档案工作在疫情防控中发挥了积极作用，并多次提到社区档案工作，要求进一步规范村、社区建档工作，将档案查询利用服务融入区域内“一网通办”服务体系，推动档案查询利用服务延伸到村、社区基层一线，促进档案公共服务均等化、便捷化，为社区档案管理工作指明了发展方向[1]。

2000年，民政部《关于在全国推进城市社区建设的意见》的颁布使社区建设步入历史舞台，并于2001年正式写入《中华人民共和国国民经济和社会发展第十个五年计划纲要》。2017年6月13日，中共中央、国务院出台了《关于加强和完善城乡社区治理的意见》，明确指出城乡社区是社会治理的基本单元，坚持以基层党组织建设为关键、政府治理为主导、居民需求为导向、改革创新为动力，健全体系、整合资源、增强能力，完善城乡社区治理体制[2]。2020年2月10日，习近平总书记到北京市朝阳区安贞街道安华里社区了解基层一线疫情联防联控情况时强调：社区是疫情联防联控的第一线，也是外防输入、内防扩散最有效的防线，把社区这道防线守住，就能有效切断疫情扩散蔓延的渠道[3]。

社区档案作为社区工作的伴生物，社区档案管理是档案管理和社会治理的“神经末梢”，是连接政府与居民，档案与社会的“传感器”，具有重要的基础地位和交互功能[4]。做好社区档案工作能为基层治理提供资政、参考作用，为居民生活提供基础服务。

一、智慧社区基本情况

信息技术飞速发展，为城乡社区治理服务智慧化、智能化水平的提升提供了技术支持。从“十四五”规划和2035年远景目标纲要（2021年3月12日公布），到《中共中央国务院关于加强基层治理体系和治理能力现代化建设的意见》（2021年4月）和2021年12月的《国务院办公厅关于印发〈“十四五”城乡社区服务体系建设规划〉的通知》等文件，都对充分应用信息技术手段推进智慧社区建设提出了明确要求。2022年5月20日，民政部等9部门印发《关于深入推进智慧社区建设的意见》，明确了“智慧社区是充分应用大数据、云计算、人工智能等信息技术手段，整合社区各类服务资源，打造基于信息化、智能化管理与服务的社区治理新形态。”其目标是，到2025年，基本构建起网格化管理、精细化服务、信息化支撑、开放共享的智慧社区服务平台，初步打造成智慧共享、和睦共治的新型数字社区，社区治理和服务智能化水平显著提高，更好感知社会态势、畅通沟通渠道、辅助决策施政、方便群众办事[5]。为智慧社区建设指明了方向。

在智慧社区建设过程中，社區档案资源建设是其重要的组成部分，丰富的档案资源及其信息化和智慧化管理，能为智慧社区建设提供信息支撑和智慧服务。我们要利用智慧社区建设的契机，利用智慧社区建设的平台，做好社区档案资源的收集，实现社区档案的智慧管理，提高社区档案的治理与服务水平。档案工作要变被动为主动，分析社会治理的档案需求，主动做好社区居民档案信息的收集，建立社区居民档案信息资源库。精准服务社区居民，提高居民对社区工作的满意度，打通社会服务的“最后一公里”。

二、社区居民档案的收集

（一）社区居民档案收集的内容

《城市社区档案管理办法》中所称社区档案，是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录[6]。社区档案工作内容涵盖党建、宣传、城建、环保、社会福利、社会救助、文化活动等许多方面，具有内容多元化、来源广泛化、载体多样性、管理动态化的特点[7]。在内容繁杂的社区档案中，社区居民档案是其重要组成部分，主要包括居民的个人基本信息和病史等，这需要通过主动收集来实现。现如今居民档案信息的收集越来越重要，通过居民档案的收集，分析各个层次居民情况（含流动人口），特别是需要帮扶的人员如鳏寡孤独、精神疾病以及刑满释放人员等等，服务政府的各项决策，应对各种突发事件。为了使居民配合信息的采集，前期要加大对社区居民疫情防控和档案意识的宣传，通过宣传手册、宣传单等形式让居民了解建立居民档案信息资源库的重要性，提高居民的参与度，逐步使居民自愿加入到社区档案资源建设中来[8]。

（二）建立社区居民档案收集网络

社区作为城镇的一个基本管理单元，在居民档案收集方面理应作为牵头单位，建立以社区专兼职档案员为主导，各小区物业管理人员（居民委员会）为主体，由各居民楼管具体实施的居民档案收集工作小组。社区专兼职档案员制订居民档案收集的工作制度（包含收集内容、实施时间、具体要求等），各小区各物业管理人员（居民委员会）具体安排居民楼管进行信息的采集和录入，最后社区档案专兼职人员进行信息的分析和汇总。为了信息的准确有效，一般要求一个季度信息更新一次。信息的采集要尽可能全面，建议包含姓名、性别、年龄、籍贯、学历、政治面貌、民族、婚姻状况、家庭成员（家庭成员之间的信息可以进行关联）、单位、职业、经济来源、经济状况、病史（含过敏史、主要疾病）、特长、志愿者情况、具体住址、联系电话、是否是常住居民等，做到不漏一户，不少一人，实现精细化管理。社区居民实现每人一档，其档案编号为年月（比如202209为信息更新年月）-小区名（或小区编号）-楼栋编号-单元号-房间号-人名组成。居民信息档案不管是纸质的或电子的一律作为涉密档案实行专人、专柜管理，杜绝泄密事件的发生。

（三）建立社区志愿者档案资源子库

在收集居民档案信息的基础上，建立志愿者档案资源子库。充分掌握志愿者年龄、学历、特长、性格特点、志愿服务时间等。发生重大突发事件时，能迅速分类组织合适的人员，提供及时高效的志愿服务。真实记录志愿者服务具体表现，建立志愿者考核机制，把真正愿意为群众服务的志愿者纳入长期志愿者服务队伍，剔除利用志愿服务谋取私利、欺压弱小等具有违法和不道德行为的，纯洁志愿者队伍。避免出现临时组建志愿者的情况，仓促组织的志愿者素质高低不齐，不便于管理和监督。

（四）社区居民档案管理模块要求

社区档案管理系统软件除具有一般档案管理软件“收、管、存、用”的基本要求外，还应专门设立居民档案管理模块。此模块具有远程输入、电子表格（扫描件）批量导入并能自动提取居民档案采集的元数据，具有根据不同元数据进行筛选、汇总分析关联等数据挖掘功能，通过对数据进行精确分析和深度加工，充分发挥数据潜在价值，提升档案信息化服务水平。社区专兼职档案员把信息录入、修改权限分配给小区各楼管，楼管把居民档案信息提交并由社区专兼职档案员归档确认，楼管不再具有信息修改功能。在信息更新的时间段内再次赋予楼管信息修改功能，一经档案管理人员归档确认，信息就不能修改和查看。也可由楼管创建QQ或者微信群，定期开放端口，社区居民以身份证或手机号登录注册，通过网络直接填报提交各项信息，既节约信息采集的时间成本，也有利于信息采集准确率。由于居民档案信息涉及大量的居民隐私，居民档案信息资源库应与智慧社区建设联动，在智慧社区服务平台的基础上，建立统一的安全监管系统，确保各种数据的绝对安全，从根本上解决信息采集时居民对隐私安全的担忧，有利于信息采集工作的顺利进行。

三、建立居民档案资源库的作用

密云县社区居民档案早在2003年的非典疫情防控中就发挥了重要作用。密云县的社区档案工作在每幢楼竣工居民入住后就主动跟进，居委会及时入户建立起社区常住人口、流动人口情况登记等一系列档案，社区居委会对社区每家每户的情况了如指掌。非典疫情发生时，工作人员利用这些清楚明晰、规范有序的社区居民档案资料“明细账”，服务领导决策，疫情防控工作紧张有序，“一切尽在掌握之中”，摆脱了面对突发事件时的被动局面[9]。这为我们提供了很好的范例，笔者认为可以全国推广，建立社区居民档案资源库，为基层治理决策服务，为社区医疗卫生发展服务，为迅速应对突发事件服务，为社区安全稳定服务。

（一）为基层治理决策服务

社区治理是国家治理体系的基础，是个复杂的系统工程，强调过程、全面、系统、互动、包容和共享，具有多元性、服务性、精准性、数字性等特点，这决定了社区需要全面掌握居民的基本信息，为其开展有效的社会治理提供真实准确全面的信息支持[10]。比如根据社区专业人才、党团组织，开展社区共建活动；根据社区贫困人口数据进行精准帮扶；根据社区鳏寡孤独情况，定期走访，开展节假日送温暖活动；根据社区儿童数量，决定幼儿园、中小学等机构的分布和大小设置；根据社区老人数量确定建立社区食堂规模大小和互助机构数量等等，打造15分钟社区生活圈，有效防止决策的盲目性和随意性，提升基层治理的向心力，增加社区居民的幸福感。

（二）为社区医疗卫生发展服务

我国目前正逐步步入老年社会，这要求必须加大社区卫生中心的服务能力，为社区居民提供基础的医疗服务，以缓解综合医院的医疗压力。通过建立居民档案资源，对社区居民的病史进行分类，并结合社区居民健康档案，确定社区主要疾病类型，特别是一些慢性病如冠心病、糖尿病、高血压等以及一些基础性和传染性疾病防治。这样能针对性地引进相关的设备和医疗力量，进行必要的医药储备，有能力开展相应的医疗服务。同时与上级医院建立定期的诊疗服务，对不能处理的疾病积极地给予就医引导，真正实现分级诊疗，让小病不出社区，守住社区医疗服务的大门，做好居民健康的守护者。在一些传染性疾病上，社区卫生服务中心可以早发现、早报告，发挥疫情的监测预警功能。

（三）为突发公共事件服务

《重大活动和突发事件档案管理办法》指出，突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件[11]，如地震、火灾、洪水、疫情等。突发公共事件一般直接威胁到人民的生命和财产安全，需要政府果断决策，及时处置，把各种损失降到最低，这就需要居民信息数据予以支撑。比如火灾时的人员疏散，地震、洪水时的人员搜救等等，有了准确的居民信息数据，就能做到科学合理的决策，做到有的放矢，紧张有序，忙而不亂，提高应对突发公共事件处置的“快、准、狠”能力。

（四）为社区安全稳定服务

社会治理的重心在社区，对于社会治理而言，社区的首要意义在于它是协调问题、解决矛盾、维持秩序和维护稳定的基本场域，社区稳定是社会稳定的基础和保证。社区综合治理通过对社区居民档案资料中社区居民构成进行分析，在日益增强的异质性社会结构下，合理配置社区服务资源，实施精细化的社会治理，化解可能存在的稳定风险[12]。社区工作者对刑满释放、精神疾病等特殊人员进行定期回访，组织相关志愿者开展帮扶，进行沟通交流和心理疏导，发现问题及时解决，防止恶性事件的发生。对无业人员根据其自身情况，提供就业信息，开展技能培训，积极为社区流动人口排忧解难，增加流动人口的社区归属感。加强社区文化建设，举办多种社会活动，增加社区居民间的交流和互动，引导居民之间互帮互助，形成融洽的邻里关系。在采集信息以及为居民开展各种服务的过程中，注意归集社区居民的意见和建议，多部门协同，增强基层治理的服务意识，满足多元主体的利益诉求，及时发现潜在的不稳定因素，为建立新时代和谐社区奠定基础。

根据《城市社区档案管理办法》第三条要求：“社区档案工作在业务上接受街道办事处（乡镇人民政府）以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导[13]。”三部门要充分协调，建立联动机制，为社区档案工作提供政策、物力、财力和人力支持。社区档案在社会治理“末梢”服务上将大有作为，可建立便民查档服务的一站式窗口，提供民生档案查询服务，积极开发社区档案资源，与社区居民一起构建特殊的社区记忆等等。建立居民档案资源只是社区档案工作的一部分，这是一个庞大的工程，档案工作者要体现出新时代的责任和担当，在党的二十大精神的指引下守正创新、踔厉奋发、勇毅前行，建设好、利用好居民档案资源库，发挥社区档案的资政和服务价值。

参考文献：

[1] 中共中央办公厅，国务院办公厅.“十四五”全国档案事业发展规划[EB/OL].[2021-06-09].[2023-01-18]. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[2] 中共中央，国务院.关于加强和完善城乡社区治理的意见[EB/OL].[2017-06-12].[2023-01-18]. http：//www.gov.cn/zhengce/2017-06/12/content_5201910.htm.

[3]人民日报. 习近平在北京调研指导新冠肺炎疫情防控工作[EB/OL].[2020-02-11].[2023-01-18]. https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1658192701091853842&wfr=spider&for=pc.

[4] 谢诗艺，赵子瑜.突发公共卫生事件下社区档案管理优化研究[J].浙江档案，2020（6）： 20-23.

[5] 民政部，中央政法委等.关于深入推进智慧社区建设的意见[EB/OL].[2022-05-10].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2022-05/21/content_5691593.htm.

[6][13] 国家档案局，民政部.城市社区档案管理办法（令第11号） [EB/OL].[2015-12-10].[2022-12-31]. https：//www.mca.gov.cn/article/gk/fg/jczqhsqjs/201512/20151215878105.shtml.

[7] 王明光.社区档案管理工作的发展与思考[J].山东档案，2021（4）：70-71.

[8] 张庆玲，秦伟强.社区档案管理助力打赢疫情防控阻击战—— 以山东省潍坊市益都中心医院为例[J]. 中国档案，2020（3）：32-33.

[9] 张凤海，李东明.社区建档不放松应急时刻显神功——北京市密云县社区档案在防控非典中发挥突出作用[J].北京档案，2003（6）：31-32.

[10] 许燕梅，张莉.提升档案工作服务社区治理质效的思考[J].档案与建设， 2021（6）：61-63.

[11] 国家档案局.重大活动和突发事件档案管理办法（第16号令）[EB/OL]. [2020-12-12].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2021/content_5593449.htm.

[12] 王郅強，张晓君，吴克昌.什么样的社区更稳定？——异质性社会结构对社区稳定影响的实证研究[J].中国行政管理，2018 （6）：100-107.

作者单位：淮南师范学院