基于用户自定义的电子档案管理系统设计

刘 冬

(丹东市留置看护与公安技术服务中心 辽宁 丹东 118000)

0 引言

档案,指的是国家、个人或企事业单位在政治、经济以及文化活动中所记录的重要载体,主要以声像、文字、图像等模式存储。档案能够对活动细节进行客观反映,是分辨和处理以往事务的依据之一。但有的电子档案多在个人计算机中分散存储,科学管理不足,而且档案安全性不高,检索和档案共享访问控制难度大,由此就导致档案价值与应用率的下降。随着科技的发展,电子档案管理系统应运而生,此为企事业单位管理档案的一种现代化模式,用户可借助电子档案管理系统查询和管理所需档案,也可结合单位办公自动化和设计管理,实现现代信息管理水平的提升[1]。本文基于用户自定义探讨电子档案管理系统的设计与实现,以期能够降低档案查阅与监管难度,为档案信息提供安全保障。

1 电子档案管理系统的功能与需求分析

1.1 电子档案管理系统的功能

现阶段,电子档案管理系统用户还有必要深入研究档案登记项目与登记项格式,基于用户自定义的档案管理系统,一方面可以为用户提供文档结构信息、目录信息以及文档信息等查询服务,另一方面还可对档案管理目录、用户登记表结构等进行自定义。用户借助目录信息,管理电子档案目录,设置电子档案多级管理目录,各级别又包含大量的子目录,而登记表充当电子档案目录树叶子结点。根据登记项差异性,对文档结构登记表展开自定义操作,其中包括数据类型、登记项名称以及长度等。

1.2 电子档案管理系统的需求

借助目录树存储电子档案管理目录层次,而登记表文档充当的是目录树叶子结点,各层次目录的图表也有所差异,整理目录层次结构难度较大。各层次目录也有着不同的图表,目录层次结构缺乏清晰度。而用户自定义登记表结构,可提高登记表结构的灵活度,其适用性比较强,系统设计过程中,应防止通过键盘输入数据,应下拉列表对所需输入的数据进行选择,点击鼠标输入,选择人性化信息录入模式[2]。电子档案信息管理内容包括:未归档文件、归档文件、资料、卷内文档以及案卷级档案的管理,可著录不同类型档案文件,查询电子档案的信息删除、挂接以及修改等操作。电子档案内部需要挂接档案管理,清晰显示出档案的挂接数量、挂接失败数量等,同时管理电子档案信息数据,其中包括数据导入和检查等。数据检查是指基于指定条件,搜索同属性档案文件,删除重复档案,而数据导入则是指现阶段系统内部的档案信息导入情况。

2 基于用户自定义的电子档案管理系统设计

2.1 电子档案管理系统的总体设计

电子档案管理系统创建时,与外界条件影响相关性极为密切。因此,系统设计期间,需要对其外部运行条件加以综合考虑。本文的电子档案管理系统是基于Web技术,该技术可确保信息安全性,节约系统安全开支。基于用户自定义的电子档案管理系统架构如图1所示。

图1 基于用户自定义的电子档案管理系统架构

2.2 系统硬件设计

应用Web技术,有效保障了系统信息安全,避免在管理和应用电子档案过程中出现档案信息泄露问题。基于用户自定义的电子档案管理系统的核心硬件为Web服务器,以服务器为路由器与数据库的沟通桥梁,实现两者有效衔接,由此可便于用户操作,有效管理不同类型电子档案。为保证Web技术可以充分用于电子档案管理系统中,在设计系统服务器期间,可采用单个CPU、支持容量最大为64 GB、主频1 600 MHz的Web服务器,借助该接口连接外界管理设备,为电子档案管理操作提供条件。实际应用基于用户设计的电子档案管理系统中,Web服务器一方面可提供更大存储空间,另一方面还具有可扩展性。在Web服务器内引入ECC,不仅有助于解决服务器蓝屏引发的电子档案工作效率低与档案管理质量不高的现象,而且能够将自动纠错功能提供给服务器内存,确保电子档案管理系统的服务器稳定运行。

在设计电子档案管理系统中的上位机操作终端时,应具备电子档案收集功能、整理与存储功能、鉴别功能等,同时还要考虑到各个管理操作的实际运行需求,保证操作终端具备需求如下:其一,上位机操作终端可以为百位用户同时提供支持,且在电子档案管理系统内部,可通过设置COM参数,接收不同设备所传输的信息数据;其二,电子档案管理系统会基于数据接收情况,通过曲线图的方式显示在上位机中,并且为共享电子档案信息资源,可将传输层协议引入到上位机操作终端,从而为电子档案管理系统提供安全保障。

2.3 系统登录模块

注册电子档案管理系统后,输入用户名和密码,即可登录该系统,可在系统登录界面确定用户身份,依照用户身份,系统会在对应数据表检索是否有该账号和密码,只有输入正确的用户名、密码方可成功登录。用户身份验证,是确保系统稳定与安全的重中之重,能够有效防止非法授权用户登录,维护合法用户正当权益[3]。

2.4 系统数据录入

电子档案管理者借助数据录入模块编辑或者修改档案信息数据,确保档案文本可以挂接电子档案元件,数据录入流程如图2所示。用户录入问卷与案卷过程中,需要电子档案管理系统具备删除、编辑、排序以及添加等功能,能够任意复制某档案记录。修改完成后,取代原有档案信息,确保用户查询操作时,可以浏览所修改新文件,也便于用户对档案修改进行实时掌握。除此之外,电子文件批量挂接可依照设置规则对应用户所录入档案记录,便于用户检索条目时对电子元件进行实时浏览。

图2 数据录入流程

2.5 设置系统权限模块

登录电子档案管理系统后,用户会看到很多模块,且各模块的子模块较多,要有效区分各子模块,一些用户仅会对该页面数据进行查询,还有的用户仅会维护页面,对于如何控制并不了解。因此,需要增加系统权限模块,借助权限有效区分限制各个模块功能。用户借助计算机查询、下载电子资料,是电子档案管理的主要功能[4]。而档案以保密为主要特性,设置权限模块,只有具备权限的用户才能应用该档案,也可限制用户权限,为电子档案信息安全性、可靠性提供保障。电子档案管理人员借助互联网,对档案权限进行设置,同时细化案卷和文件权限,权限设置完成后,既可临时授权,又无须烦琐归还,用户通过网络即可查询或者浏览档案。

系统权限创建后,就需要关联档案内容,因此要注意以下7点:(1)一个操作对应一个权限,这一权限被称为原子,即划分操作为三个自操作,如果用户存在A操作权限,则该用户也具备B、C权限。如果用户不具备A权限,则无法操作B和C;(2)可多次设置用户权限,即一个用户组可包含多个用户,然而,一个用户必须在同一用户组;(3)定义集合A为用户所在权限组的权限集合,如果A

2.6 系统查询检索模块

基于用户自定义的电子档案管理关键在于,借助互联网检索用户电子档案,用户在可访问权限范围内,通过浏览器对所需档案信息原文进行浏览,也可在所用计算机中下载,便于用户随时随地使用档案信息。电子档案检索查询模块,便于用户应用电子档案浏览、下载以及检索等相关功能,用户可输入主题词语、案卷或者分类等模式,检索所需档案信息,也可采用更为直观的卡片检索电子档案信息。除此之外,管理人员也可以组合检索电子档案系统中的用户库与日志库等,根据需要对检索信息下载、打印,系统查询检索模块流程如图3所示。通常来说,电子档案管理系统检索模块所用检索方法较多,应用组合检索的用户,需要依照项目字段与文件信息,达到不同条件组合的目的,以实现条件表达式检索。录入界面中,卡片检索方法可以展示出相关文件与项目,系统用户可在字段中将信息填入进去,以检索符合条件的电子档案信息。

图3 系统查询检索模块流程

2.7 系统业务流程

基于用户自定义的电子档案管理系统业务主要含借阅档案、档案解密、达标申请、档案审核以及移交等,查询电子档案审核记录和申请,申请工作主要由档案员开展,并由审核员与保密员开展档案申请的审核工作。系统查询员在搜索相关电子档案后,点击借阅文件按钮,此时系统就会自动判断是否属于开放性文件,对于开放文件无须审批,如果属于非开放文件,一律被视为保密文件,对于保密文件,必须有保密员加以审核[6]。待保密员和审核员审核相关借阅申请后,需要档案员再次查看,以保证系统业务流程准确无误。

2.8 电子档案管理系统配置

基于用户自定义电子档案管理系统配置内容主要有密级管理、角色管理、按钮管理、用户管理、区域管理、菜单管理等,借助菜单管理可以有效配置电子档案管理系统的菜单,通过角色管理分配角色给指定的用户,系统按钮管理主要为电子档案管理系统安全按钮,同时有效设置系统按钮。而用户管理可以对用户进行修改或者删除,区域管理的功能在于创建全新区域。此外,电子档案管理系统中的密集管理模块,可以对密集等级参数进行设置[7]。

3 基于用户自定义电子档案管理系统的实现

3.1 电子档案系统的管理界面

电子档案系统管理界面的JSP文件如表1所示,主要为文件功能说明,具体实现系统界面各属性和框架的修改、增加以及删除等功能。为便于系统的集中维护与日常管理,需要在不同界面设置系统参数与属性维护,通过链接设置成属性具有差异性的URL后缀,以调用不同属性的控制器。

表1 电子档案系统管理界面的JSP文件

3.2 系统业务管理

电子档案管理系统业务管理界面仅包含JSP文件,以输入档案信息为重点,业务层环节,业务管理中的功能和JAVA类,说明该业务管理包含控制器类、实现类以及档案产生接口的JavaBean,通过Spring参数配置法,借助框架管理电子档案管理系统业务处理,大大降低了系统代码量[8]。

4 结语

随着计算机技术、网络技术以及通信技术的迅猛发展,电子商务、电子政务以及办公自动化进程的加速,使得档案信息以惊人速度实现数字化和电子化发展。现如今,电子文件已是人类社会记录、传达以及存储信息的一个重要工具。信息技术的普及,使得传统档案工作模式已经无法适应当今时代的发展需求,为此,必须研制开发出与当前档案工作相适应的电子档案管理系统。为实现电子档案信息化与数字化管理,本文基于用户自定义分析电子档案管理系统功能,对电子档案管理系统架构进行有效设计,并且阐述了用户登录、查询检索以及数据录入等模块功能,有效保障了电子档案管理系统运行稳定性。相比传统档案管理,基于用户自定义档案管理效率更高,更便于用户档案信息的查询和维护,为电子档案管理系统发展提供理论支持。