公共图书馆固定资产管理现状及对策研究

沈维佳

公共图书馆是由国家或政府管理的、免费为市民服务的图书馆，它向所有民众平等开放，提供各类资源和服务，使他们可以获取知识、信息、创作型作品。从发展阶段上讲，当下我国已经成为世界第二大经济体，总体状况和发展前景是向好的。

而在公共图书馆中，图书馆的房屋车辆、馆藏的图书期刊、馆内的各类仪器设备、桌椅家具等，这些都属于公共图书馆重要的固定资产。对于公共图书馆而言，固定资产的配置和管理起着至关重要的作用，直接影响公共图书馆的日常运行。

基本现状

公共图书馆的固定资产由国家提供，国家的投资和经费支持等组成了公共图书馆的固定资产。国家希望通过对公共图书馆的经费支持，造福社会，让更多的人能够走进图书馆，推动全民阅读，养成健康文明的生活方式。近年来，随着科学技术的发展和服务意识的提高，公共图书馆在办馆规模、办馆条件等方面有了很大进步，但与此同时，公共图书馆的固定资产在管理和使用上也面临着越来越多的问题亟待解决。

公共图书馆的固定资产是指为满足图书馆自身开展业务活动或其他活动需要而实施控制管理的单位价值在1000元以上（其中专用设备单位价值在1500元以上），使用年限超过1年（不含1年）的设备，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，或单位价值虽未达到规定标准，但使用年限超过1年（不含1年）的大批同类物资。

在单位固定资产的管理方面，不同的公共图书馆有不同的方法和分工。这里以X图书馆为例：X图书馆是由综合办公室负责本单位固定资产的实物管理，各部门负责本部门固定资产的实物管理，即对固定资产的保管、使用、维护、检查盘点等。此外，人事财务部负责固定资产统一建账、统一核算，在数据方面，财务部每个月向财政提交一次资产月报，每年在“江苏省行政事业单位资产云平台”填写一次资产年报。

存在问题

一、固定资产管理人员分工不明

一般而言，为了保证固定资产管理的连续性，公共图书馆的固定资产需要由资产综合管理部门的专人负责管理。同时，由于这些资产通常是各个部门为了满足自身需要而申请采购的，所以这种情况下各个部门申请采购的人员需要和资产综合管理部门的工作人员进行对接工作。

在部分公共图书馆中，资产综合管理部门没有专人负责管理，而是由物业或者其他人员代替负责，这样会使得资产管理缺乏连续性进而导致清点时出现混乱。另外，在部分公共图书馆中，只有资产综合管理部门有专人负责这项工作，但是其他部门并没有提供对应的对接人员，而是由本部门中的其他工作人员兼职管理固定资产，这样会使得这些工作人员在做本职工作的同时不得不分心去负责这些工作，对这部分工作不熟悉的同时，也很难对固定资产的规范管理使用引起足够重视；或者即使这些工作人员在思想上愿意积极配合，却因为本身的其他工作繁多，在资产清点时虽然想帮忙寻找却有心无力，特别是资产因为开展活动等原因被本部门的其他工作人员移动过，这些都会使得资产综合管理部门的工作人员在采购和统计工作的推进中遇到困难。

由于固定资产管理的责任部门不统一、职责不清晰、人员配置不合理，导致在进行固定资产管理工作时会出现有些资产各相关部门共同管理，却“共管地带，共而不管”“谁都负责，谁都不负责”等问题。

二、固定资产清查与盘点难度较大

通常而言，公共图书馆的馆内场地都比较大，固定资产的数量会很多，且种类及价值大小都有区别。固定资产存在的年限通常很长，部分公共图書馆甚至还有20世纪70年代的固定资产尚未报废，而且还有许多图书馆的分馆分布在城市各个地区，资产比较分散。针对以上几个方面，从客观来看，固定资产清查与盘点本就存在一定困难。另外，由于公共图书馆的固定资产是由财政拨款购买的，对于这些数量庞大、品种繁多的固定资产，部分工作人员却没有引起重视，在使用时搬到别处后就将其抛之脑后了，后期需要清查盘点时很难回忆。

由于馆内经常要举办一些读者活动，或者个别部门因工作调整、人员变动等原因，需要搬动桌椅、电脑、文件柜等固定资产，变更这些资产的存放地点。这些部门的部分工作人员管理意识淡薄，对这块工作的重要性认识不足，存在“只要东西在，放哪里都可以”的观念，缺乏效益意识、管理意识、责任意识，这会对固定资产的规范有序管理造成一定的不良影响。特别是资产的所属部门或存放地点一旦发生变更，就需要及时更新状态。否则对于资产综合管理部门的工作人员而言，他们在进行固定资产清查与盘点工作时就难以获取对应资产的最新状态，从而容易发生纰漏。固定资产的频繁变动，会大大增加管理人员清查与盘点的难度，对馆内良好的秩序造成不好的影响。

三、固定资产制度缺乏规范管理

普遍来说，公共图书馆会更加重视平时的业务工作，包括读者服务、活动举办、阅读推广等，在这些部分，相关的制度是比较完整、健全的，但固定资产管理方面的制度比较少，也正因为如此，部分公共图书馆存在固定资产新增、转移、报废等环节履行手续不规范的问题。在固定资产新增、转移、报废时，没有及时按规定履行规范手续，从而出现固定资产在部门间随意搬动，损坏报废后自行处理而没有进行报备的现象。长此以往，由于处理时没有进行规范的手续，当前账面的状态与实际不符，部分固定资产的整理汇总容易出现困难，就有可能导致国有资产流失。

此外，由于许多公共图书馆历史悠久，存在一些历史遗留问题，没有得到很好的解决，如固定资产入账、系统录入不完整不准确。固定资产入账时，报销清单与实际新增的固定资产未进行仔细核对，系统登记时品名、型号录入不完整不规范，物品单位名称随意变动，有时会发生账面与实际物品无法正确对应的问题；或固定资产账面包含了部分标签、辅材线圈等易耗品及软件、服务费等，该部分不是固定资产却作为固定资产入了账。

解决措施

一、加强固定资产管理队伍建设

对于“固定资产管理人员分工不明”的问题，公共图书馆应当不断提高固定资产管理水平。管理人员是公共图书馆资产管理工作的重要倚仗，强化资产管理队伍建设，提高管理队伍素质，对于实现固定资产高效化管理，防止国有资产流失等，具有重大的意义。

资产综合管理部门和其他部门都应当安排专门的工作人员负责本部门的资产管理工作，并从思想上重视这一工作，平时加强培训学习，提高管理水平，可以请专家、学者对管理人员进行这方面的培训，也可以利用互联网学习这方面管理的有关知识，有条件的还可以到其他公共图书馆进行调研座谈，学习先进经验、充实自己。公共图书馆的固定资产管理人员必须掌握许多学科知识，才能够把这项工作做好，只有意识先行，行动上才具有主动性和自觉性。

为解决这一问题，X图书馆要求在每次进行固定资产盘点时，各部门应当安排部门的固定资产负责人进行对接，根据固定资产管理清单进行仔细核对，不能抱有“应该是对的”“肯定没什么变化”等固有思想，出于偷懒的心态而不去仔细检验。各部门最好也能够定期自行核对，如发现近期有转出的资产没有办理转移手续的，应当立刻补办手续。此外，有报销清单与后期新增实物品牌、内容不符的，应当及时向相关负责部门进行反馈更改。

原先各部门没有专门的固定资产负责人，常常每次盘点时是由各部门不同的工作人员来与综合办公室的工作人员进行盘点对接，下次盘点时则又由另一名工作人员负责，而该人员可能并不清楚之前的对接情况，这样就造成了对接时的困难。现在各部门都安排专人负责对接工作，职责清晰，意识较强，使得固定资产管理、盘点效率得到了很大提升。

二、规范固定资产清查与盘点工作

对于固定资产清查与盘点难度较大的问题，应当加强固定资产的管理，明确图书馆内部各部门的职责。对于已经达到报废年限且难以继续投入使用的固定资产，应当定期汇总并按照相关规定进行报废。

为解决这一问题，X图书馆制定了专门的管理办法，综合办公室由原本每年年底彻底盘点一次，清查本年度馆内所有固定资产的新增、转移问题，变为每季度对各部门保管的固定资产进行一次分期盘点，及时了解已经变更状态的固定资产的最新情况，每年年底再对固定资产进行一次全面的检查盘点。每季度和每年检查的内容，都会包括实际数量与记录中的数量是否相等，固定资产的使用是否存在异常，是否需要检修等。

原本每年仅年底进行的盘点工作，由于馆内固定资产数量多、种类杂，采购时与清点时间隔的时间又很长，有时各部门的工作人员对这些资产已经出现了记忆不清、混淆的现象。自这一专门的管理办法投入使用后，X图书馆的固定资产管理秩序得到有效规范，大幅降低了清查与盘点工作的难度。虽然图书馆内固定资产的数量和种类依然很多且分布在各个部门，但是各部门对于自己负责的固定资产的管理更加有条不紊。

三、规范固定资产使用与处置行为

对于固定资产制度缺乏规范管理的问题，公共图书馆应当完善资产管理方面的内部制度，固定资产统一建账、统一核算，并定期进行资产盘点与清查。在重视推进固定资产管理工作的同时，应当完善内部流程，根据图书馆内部资产管理的实际情况，制定相关规范制度。但是，制度的出台只是一个基础，内部的所有部门都需要在对制度加以学习后，坚决贯彻执行，将责任落实到部门、落实到个人。

为解决这一问题，X图书馆出台了相应的制度，要求固定资产的处置应当严格执行国家有关的法律法规和政策规定。为解决好固定资产的使用与处置问题，主要应当从三个方面入手：

第一，固定资产的新增。图书馆各部门在申请新购入固定资产时，需要对固定资产进行登记，填写新增固定资产登记表，计入固定资产总账。新购入的固定资产在组织验收后，会统一组织粘贴标签，对资产进行编号，方便日后查询對应，并由各部门指定专人管理。由于长时间的使用后会存在一定的磨损，有时固定资产标签会有脱落的现象，此时各部门负责管理资产的工作人员应当及时反馈到资产综合管理部门，并对固定资产补贴标签，避免遗漏。

第二，固定资产的转移。各部门所保管的固定资产，如果只是存放地点发生变动，责任部门不变，那么应当及时和图书馆的固定资产管理人员对接，更新资产的最新状态。如果资产所属部门及责任人有变动的，应当及时填写固定资产转移单。

第三，固定资产的报废。不能因为物品当前使用率不高或者出现损坏，认为没有保存的必要或者没有适合堆放的地点，就对该固定资产随意丢弃。必须严格按照国家规定的审批程序，等到资产达到有关文件规定的报废年限后，由固定资产管理部门汇总后统一处置，各部门不得擅自处置。

公共图书馆的固定资产管理工作并不简单，内容较为烦琐且需要注意的细节很多，而且必须长期坚持，不能有偷懒或者疏漏。因此，加强管理队伍建设、规范固定资产清查与盘点工作、规范对这些资产的使用与处置行为是很有必要的。公共图书馆应当积极出台相关制度，同时从业者应当积极参加相关培训，尽快提高思想水平，重视配合这方面的工作，这对于公共图书馆的高速发展有很大帮助。（作者单位：苏州图书馆）