机场设备采购流程优化研究

2023-09-13张慧君

管理学家 2023年17期

张慧君

[摘要]流程管理是采购管理的重要内容，做好流程管理对保障机场的正常运行具有十分重要的意义。文章以W机场设备采购流程为研究对象，结合W机场近几年的设备采购实践进行诊断分析，针对机场设备采购流程中存在的问题和不足，提出了明确和细化岗位职责和标准、制定更加规范高效明晰的采购流程、利用信息化系统提高采购效率、健全供应商绩效评估闭环管理机制、不断完善和创新招标采购制度等改进措施和建议，以期为营造更加公开公平公正、效率和效益更高的新时代优质营商环境提供借鉴和参考。

[关键词]机场设备；采购流程；优化；管理

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）17-0004-03

机场设备采购作为重要的专业采购领域，一般金额较大，各方面的监督管理要求更为严格。随着政府对公共工程采购法律制度机制的不断健全，招投标已成为机场设备采购的普遍方式。在实践中，机场设备采购仍然在一定程度上存在不规范、不科学、程序繁冗、效率不高和质量把控不严等问题。

文章拟以W机场近两年设备采购工作流程为例，深入剖析其中存在的在组织、决策、质量、效率、供应链管理、绩效和监督等方面的突出问题，从制度、机制及举措等方面提出改进提升建议，为有关机场设备采购流程优化提供参考。

一、采购及采购管理概述

采购是指企业或个人从供应商处获取产品或服务，以满足生产、生活需要的一项活动。而采购管理是对采购活动的有效诊断、管控和不断改进，其目标是降低成本、提高质量和效率，为企业运营提供可持续的物资供应保障，全面提升企业的市场竞争力[1]。

二、W机场设备采购流程及诊断

（一）W机场采购流程

W机场作为安徽省的重要新型运输机场，2021年共完成旅客吞吐量近13万人次，货运吞吐量330万吨。机场招标设备包含机务特车部、航务管理部、地面服务部、应急保卫部、安检护卫部、运行保障部、劳保用品部和航空管理部等多个业务部门的200余种。

从采购管理职责上看：公司成立了采购领导小组，将采购工作纳入公司重大事项管理，按照“三重一大”决策制度履行决策程序。采购领导小组由该企业的董事长担任组长，总经理以及分管采购、纪律检查工作的副总分别担任常务副组长、副组长，综合管理部、工程建设部、财务投资部、纪律检查部等相关职能部门负责人为成员[2]。工程建设部、综合管理部为公司采购活动的实施部门。工程建设部负责机场工程类项目采购活动的组织、管理和实施；综合管理部负责机场工程类项目以外的其他项目采购活动的组织、管理和实施。纪律检查、审计风控等部门为公司采购活动的监督部门，在采购活动过程中，发挥各自的监督职能，履行监督职责。

从采购流程上看：根据两家公司联合制订的《采购管理办法》及采购工作实践，按照过程管理理论、流程改进和再造理论有关要素诊断分析，W机场的设备采购流程主要包括以下八个阶段。

一是收集需求。采购需求部门填写《采购审批表》，提出采购申请，明确拟采购的设备名称、型号、规格、金额及市场价格等。一般需要报请公司分管领导同意后，送采购部门。

二是制订计划，即采购项目立项。按照采购额度实行不同层级的立项审批机制：单项或批量采购项目预算金额10万元（不含）以下的，由公司主要领导（董事长）审批。单项或批量采购项目预算金额在10万元（含）以上的，由采购领导小组组织召开会议，对采购项目的必要性和采购方式的选择进行审查，得出明确结论[3]。根据采购领导小组或公司主要领导的审查意见，按照采购项目分类提交公司采购实施部门。采购实施部门根据需要采购设备的紧急程度，分为年度统一采购和应急单项采购，形成采购计划。

三是实施采购。采購实施部门依法合规组织实施采购行为，过程中需要做到以下几点。符合招标额度的，依法招标；未达到招标条件的，按照政府采购相关规定实施竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、在“徽采商城”中采购或者自行采购。招标文件及合同主要条款需经采购实施部门、法务部门和财务部门审核后，提交采购领导小组审定。中标通知书需经采购领导小组组长确认后盖章确认。

四是合同签订。中标通知书发出30个工作日内，采购需求部门负责牵头与中标单位根据《中华人民共和国合同法》、招标文件、投标文件及公司合同管理等规定签订书面合同。原则上采购合同一经签订不得随意变更。但在招标后或合同执行过程中，采购需求部门需追加与合同标的相同的货物、工程或服务的，在不改变合同条款的前提下，双方可以签订补充合同，但补充采购金额以不超过原金额10%为限。签订补充合同需由需求部门提出，需经采购实施部门、法务部门和财务部门审核后，提交采购领导小组审定。

五是交付验收。按照投标文件、签订的书面合同及补充合同等，中标人按照约定的时间、价格、数量、质量和标准等，将设备运送至机场，按约定完成安装、调试等工作。采购实施部门、提出需求的机场有关职能部门组织监理公司、施工单位等一并检查验收。验收合格由各方签字确认后，完成正式交付[4]。一般在机场试运行或验收时有调试需求的，仍需由中标人到现场开展相关配合工作。

六是支付货款。由中标人按照协议约定的金额，提交付款申请及发票，由采购实施部门报请公司分管领导审批同意后，送财务部支付。

七是资料归档。采购完成后，由采购实施部门（综合管理部、工程建设部）将采购过程中的全部资料整理归档，以备查用。

八是售后服务。按照合同约定，协调处理设备采购使用过程中出现的各类问题，执行设备质保期及其他合同约定应当提供的相关技术培训等售后服务或保障。

（二）W机场存在的问题诊断

1.责任不清，层层报批重复审核

在采购流程和实践操作过程中，可以看出两个问题。一是所有事情往上推，事无巨细找领导。从采购流程的各个环节来看，几乎每个环节都需要企业负责人或采购领导小组进行会议审议，层层审核，时间过长，严重影响工作效率，也影响了一线员工的工作积极性和主动性。主要原因在于：一是设备采购流程的设计不够合理，岗位职责不清晰或者设置不合理。二是过度追求程序公正，忽略了效率。W机场作为国有企业，设备采购达到规模标准按照法律规定必须采用招标方式，这种方式可以避免各种不廉洁、不公正等行为的产生，但是容易导致部分急需的设备不能得到及时采购，从而影响机场的正常运行。

2.内部采购流程有待优化改进

W机场虽然制订了《采购管理办法》，规定了主要的采购过程审批机制，但是缺乏针对采购流程各环节的系统规范，也缺乏更为详细的管理细则。特别是基于平等关系的员工内部原则来看，内部各个部门的职责、各部室配合的协调责任、采购管理各个岗位的自主决策范围等，都缺乏较为合理的分工细化和权限界定。

同时，在八个采购环节的内部流程上，每个环节基本都需要部门负责人、分管领导，甚至企业主要领导签字，大的环节还需要领导小组会审议，导致采购周期被拉长，严重影响了工作效率。此外，各环节在降低成本、提高效率和促进增值等方面的改进工作上仍有较大空间。

3.信息化率不高，影响机场竞争力

W机场在采购设备时基本没有将设备采购与ERP办公系统有效衔接，全过程信息化系统的应用较少，在需求收集阶段，主要依靠各部门手工填写采购需求单；在后期流程的其他环节，也是依靠传统的手工方式进行管理和归档等，效率不高，不利于信息的归集和管理，不利于需求的快速统计分析，也不利于未来设备运转和备件的管理。这既影响了采购流程的效率，也极为可能增加机场运行的成本，不利于监督部门实施动态监管，在一定程度上会制约机场竞争力的提升。

4.闭环管理不到位

公司虽然也建立了审计监督机制，但是仅限于内部管理控制上，缺乏售后服务、供应商评价考核等闭环管理机制，存在供应商管理不到位的问题。

5.现行的招投标采购制度或机制仍需改革

招投标采购制度的实施在一定程度上保证了招投标采购的公开、公正和公平，但是在实践中，仍然不同程度地存在着招标程序过于烦琐、部分投标人恶意投标、部分投标人非法围标串标等问题。

在政府采购法律法规中规定的竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购及地方自行设定的部分采购方式，往往只是走形式、走过场。W机场在设备采购过程中存在的程序过于烦琐导致采购效率偏低的问题，也多由于此原因。此外，在其他机场设备的招投标过程中，还存在因恶意投诉反复核查，或重新招标评标导致招标采购时间被耽误的问题。

三、W机场设备采购流程优化建议

（一）明确和细化岗位职责和标准

明确采购流程各岗位的职责和责任，健全岗位工作标准，选用符合主客观条件的岗位人员。避免建立以推卸责任为核心的责任分担流程，除了计划制订和竣工验收考评“一头一尾”由公司主要领导、采购领导小组进行审核审议外，其他环节和岗位各司其职，减少其中不必要的层层审核环节。实施公平公正的绩效考核，落实采购流程上各环节、各岗位的责任及追责办法。

（二）制定更加规范高效明晰的采购流程

1.加强采购流程管理的宣传教育

要加强对采购流程的全面宣传及教育培训，让涉及的所有岗位人员都熟悉和严格执行采购流程。要注意发动群众，避免流程脱离实际，动员大家积极发现采购流程中存在的不经济、不便捷、影响成本和效率的因素和问题，及时进行动态优化和调整，不断提升流程管理的时效性和适用性。

2.建立动态采购流程，优化工作机制

要结合自身实际，坚持以整改当前阶段存在的问题为导向，建立由企业主要领导牵头的机场设备采购流程优化专项工作机制，集中梳理问题，确定优化方向和举措，制定以提高采购效率和效益为导向的闭环采购流程。每年定期对流程进行动态评估诊断分析，不断优化调整，提升采购流程的科学性、规范性和高效性。

3.精简采购流程并减少采购成本

按照流程改进理论，按照企业增值、定期优化、非必要环节一律精简的原则，定期优化现有机场设备采购流程，避免出現重叠或断头现象，形成更加规范高效、合理便捷、可操作性强的招投标采购“路线图”“流程图”，切实降低采购成本，提高采购效率，确保采购设备的数量、质量和时效。对于操作中仍存在争议事项的，建立及时协调机制，避免因陷入无休止的争议中而耽误时间，要定期评估流程运作绩效，建立持续优化机制。

（三）利用信息化系统提高采购效率

针对机场设备专业性强、安全要求高、时间要求紧、设备种类多型号多及提出需求的部门多等特殊性，必须将机场设备的需求收集、计划制订、招标采购、合同签订、设备安装调试、资料归档及售后服务等全流程有关信息归集起来，做好与ERP信息系统的整合和衔接，确保信息的高速流转和利用。

（四）健全供应商绩效评估闭环管理机制

机场设备的专业性强，需要培育更加高效可靠的供应商队伍。这就需要加强对已中标合作的供应商的绩效评估，建立对每个中标采购项目执行情况的客观评估制度，形成对机场设备采购管理的闭环机制。动员各部门特别是设备使用部门充分参与到绩效评估工作中，形成更加稳定、高质量的供应商管理制度。

（五）不断完善和创新招投标采购制度

结合机场设备招投标过程中发现的招投标、政府采购等程序实施过程中存在的问题，总结现行招投标、政府采购、公共资源交易等方式的成功与不足，尽快提出更适合中国国情和文化、更有效率、更加公平、有助于提升国家竞争力的采购方式，完善现行公共资源交易平台和机制，建立更加适应我国实际的市场交易新机制。

四、结语

流程管理是采购与供应管理的重要内容，也是采购管理的最大增值环节。文章通过对采购管理相关概念和理论的阐释，以W机场的采购流程为例，详细剖析了采购流程中存在的组织管理、效率、绩效和机制等方面的突出问题，提出了流程优化相关建议，采购流程必须结合实际进行动态优化，以期推动机场设备乃至公共资源交易机制的不断改进和完善。