对现代企业提高行政管理效率的思考

文/国家电光源质量监督检验中心（北京） 王学颖

随着信息化时代的到来和社会经济的飞速发展，目前我国企业已基本实现了自动化管理。因此，现代化企业行政管理工作同样出现了智能化发展趋势，不仅能够有效提高工作人员工作效率，同时也为单位节省了大量的物力和财力。行政管理部门在企业管理中起着至关重要的作用，是企业智能化管理水平和管理效率的直接体现。所以，强化企业行政管理工作，提高行政管理信息化和智能化水平是十分必要的，现代化企业行政管理工作的创新与改革能够为企业各个部门建立起统一集成化的管理系统平台，从而能够充分发挥出员工价值，大大提高企业运营效率。

一、提升现代企业行政管理的重要性

首先，基于信息化发展背景下的现代化企业行政管理工作需要做出新的转变，其中涵盖多个方面，如：转变管理模式、拓宽管理领域、增强管理内容、增强风险管理意识、提高管理水平、合理利用各项资源、构建管理信息系统等，通过分析当前现代化企业现行行政管理状况，明确其中制约与影响发展的相关问题及成因，并以此提出对应的优化措施及改进建议。其次，企业经济属于社会经济的重要部分，而企业行政管理工作的发展与创新，能够进一步促进社会经济的可持续发展。因此，现代企业需要顺应时代发展，树立创新改革意识，在高质量发展中对企业上下实行信息化、智能化管理。再者，针对企业各个部门人员也要实行信息化管理，如财务人员、人事专员以及岗位员工，通过先进的信息化技术手段，加强财务管理、人事管理等相关工作，从而确保能够满足现代企业发展需要，保证企业行政管理工作能够有序进行。最后，当前现代企业管理正朝着信息集成化与信息网络化的趋势发展，因此使得企业信息化管理水平得到进一步提升。企业信息化管理在企业内部搭建了一个完整的信息网络体系，能够使企业内外部信息资源实现实时共享，从而使企业整体运营效率得到极大程度上地提升。

二、现代化企业行政管理存在的问题

（一）创新管理观念淡薄。纵观当前我国现代企业行政管理现状来看，绝大部分企业依然采用过去传统的管理理念，缺乏创新管理意识，导致其未能深入了解现代信息技术衍生出的企业信息化管理系统及运作模式带给企业的好处，从而使得企业的行政管理创新改革工作受到严重制约。因此，转变企业陈旧落后的管理理念是迈向企业信息化管理发展的重要一步。

（二）管理模式较为落后。企业管理模式是体现企业管理水平的关键因素，管理手段在一定程度上能够彰显企业的管理理念和思维。就当前实际情况来看，我国大部分企业的行政管理模式仍然采用的是过去传统的管理方法，所以管理模式仅仅停留在流于管理形式上，却忽略了管理模式的创新与改革的重要性。再加上大多数企业认为生产是第一要义，企业的主要目标是经济效益，主要管理工作是财务管理，所以只是将行政管理认定为是一种简单的“形式部门”，而这种情况下会导致企业和各个部门管理混乱，缺乏纽带关系，致使企业管理效率大打折扣。由此可见，针对企业现有的行政管理模式来看，在创新方法上没有任何进步可言，难以满足当今信息化时代发展需要，最终导致的结果将会使得企业管理模式混乱，影响企业的生产水平和经济效率。

（三）缺乏信息化管理体系。目前我国正处于信息化技术发展的重要阶段，因此绝大部分企业已将计算机、大数据、物联网等技术应用在企业信息化管理中，但企业行政管理与信息化技术的发展仍存在一定差距，从而导致行政管理人员无法得到相关的技术支持。究其原因，主要是因为企业缺乏完整的信息化管理系统，导致信息化管理无法与现代行政管理工作结合在一起。此外，还有一个客观的原因是企业缺乏信息化管理体系方面的人才，进而导致企业信息化系统的搭建与维护工作缺乏专业人员着手处理。

（四）缺乏信息化技术人才。企业信息化管理是其迈向创新改革发展的重要方向，由于有部分企业缺乏信息化领域的人才，再加上有部分人员的信息化技术无法满足当前时代发展需要。因此严重制约了企业信息化管理的发展。所以我国高校应当积极培养信息化人才以及企业信息化管理方面的人才，而相关企业应当主动与院校保持沟通联系，加强实施人才培养计划，建立起人才交流桥梁，进而能够实现未来就业市场的发展需求，弥补企业信息化管理人才的缺位。

三、某企业行政管理现状分析

（一）基本情况。Y 企业成立于2020 年5 月，是我国金融行业的先驱，该企业自成立起便提供专业、优质的金融服务、理财产品等，同年成功入选当地第三产业发展的优秀企业名单内，承担着多项当地重点金融服务项目，同时也在国内金融领域中有着一定的影响力。

（二）基础设施。该企业行政管理体系以星型结构为例，经过路由器、防火墙、交换机。服务器直接连接核心交换机，终端设备与交换机和核心服务器连接。网络拓扑图如图1所示。

图1 网络结构拓扑图

（三）应用系统。目前该企业行政管理采用的是信息化管理系统，但在具体的实施过程中仍存在诸多问题，表现在该系统运行一段时间后，经常会处于停滞状态。再加上该系统是单独的系统，所以目前系统的应用人数很少，仅包括行政部门。其次，该企业的财务部门以及其他岗位部门也有单独的系统，用户仅限于对应的部门，因此无法实现统一化管理。除开上述系统以外，还有一些行政管理工作处于“相互交叉，难以汇聚”的状态，如：公司邮箱系统、数据库系统等，这些行政管理工作无法实现数据资源访问与共享。

（四）硬件资源。随着我国信息化技术的不断发展，对于系统硬件方面的技术也在更新换代，Y企业行政管理系统的硬件资源方面采用的性能要求中上程度的硬件设备，已经超过了绝大部分传统企业使用的信息化管理硬件标准。

（五）管理平台。基于当前计算机技术和数字化发展背景下，Y 企业紧跟现代化发展需要，在企业创立初期就已经着手开展建设企业行政管理信息化系统。当前，Y 企业现行的行政管理信息化系统主要有以下两方面：1.财务管理系统。Y 企业对于行政信息化管理系统的创建，借鉴成功企业的做法和经验，主要体现在财务计算与管理方面，其中的财务软件能够满足现代化技术发展，及时对现行的财务管理系统进行优化更新。目前，Y 企业使用的财务管理系统能够将企业日常业务产生的发票进行电子化统一管理，并代替传统纸质发票，极大程度上节约了成本支出。2.OA办公系统。OA办公系统在Y企业创建初期便投入使用，属于企业行政管理中的核心部分，主要作用是为Y 企业创建企业员工信息，除此之外还负责员工日常考勤记录、发布企业通知以及处理工作邮件等多个方面。该系统的应用能够有效解决企业烦琐的日常行政工作，从而提升员工工作效率与企业运营效率。

四、提升现代企业行政管理效率的措施

（一）转变行政管理理念。基于现代信息化发展背景下，企业行政管理人员首先需要从管理思想上进行革新，转变行政管理理念，将创新改革理念落实到日常的行政管理工作中，确保管理工作能够满足企业管理新标准，从而促进企业的长远稳健发展。因此，针对企业现行的管理模式而言，作为行政管理层领导需要高度重视行政管理革新的重要性，明确认识其对于企业未来发展的重要性，只有这样才能在今后的管理工作中实现创新优化，最终使企业实现可持续发展战略目标。

（二）采用多元化管理模式。提升企业行政信息化管理模式方法是多元化的，一般情况下可以分为：自主研发、整体引进以及多元开发等。具体需要根据企业的实际情况来看，选择适合的信息化管理模式。以本研究企业为例，根据实际情况可选择多元引进开发模式，该模式是一种混合式模式，在现有的技术基础上与企业管理需求进行结合，再引入当前市场环境中成熟的信息化系统，进而实现系统的二次开发。此外，多元化引进开发模式的重要性在于其能够按照企业的管理需求，进行科学化制定，从而能够匹配出最佳的信息化管理系统以及核心技术，避免在自主研发的过程中出现技术不过关或者功能不匹配等情况。

（三）建立健全企业规章制度。建立健全以及认真执行行政部门的各项管理制度，明确岗位责任制度，通过各项工作秩序的协同合作，从而能够建立起行政部门的法治秩序。因此，在企业发展的过程中，要想提高行政管理效率，就需要不断加强行政管理建设工作，建立健全相应的规章制度，使其成为企业行政管理过程中的有力保障。

（四）构建科学企业管理部门。构建科学合理的企业管理机构是促进企业行政管理效率有效提升的途径之一。当前有部分现代企业存在行政决策、部署重复现象，从而导致决策执行效率低下，最终导致企业行政管理效率受到严重影响。因此，建立相应行政管理部门时，应当将具有重复功能部门进行整合，避免出现资源浪费现象，同时还需要确保企业行政管理工作的运行畅通，才能使得管理效率得以提高。

（五）提高信息化管理融合度。第一，企业在建立行政信息化管理系统的过程中，需要根据企业的实际情况以及管理需求，明确企业本身在整个行业发展中的规模及地位；第二，需要结合现状，重点把控企业信息化资金的投入方向；第三，根据企业整体发展水平对整个行政管理系统的后期维护工作也需要有一定的了解，要依照自身实际情况对各个部门的协同管理目标进行有效融合调整，从而提高信息化管理更加满足企业发展。

（六）创新行政管理领导体制。根据当前现代企业的发展特点来看，其中的行政管理工作主要由行政领导者负责，通过组件相应的行政管理监督部门，以此来强化企业行政管理工作的质量与效率。因此，对于行政领导层相关人员而言，需要根据企业各个部门的生产经营情况，科学合理化地制定出相应的业务指标。由此可见，行政管理工作的创新与改革还需要从制度上不断强化企业内部各部门的分工协调性和良性沟通能力，明确行政领导人的岗位职责和具体工作内容，才能够最大程度上发挥企业员工的潜在能力及价值，从而能够切实有效地保障企业管理质量与行政管理效率。

（七）提升管理人员综合素质。针对企业的整体绩效评价也是行政管理工作的一项重点内容，而最终的评估结果会直接影响到员工的自身利益。当前，我国大部分企业由于长期缺乏统一化的企业绩效评估体系，所以需要不断加强企业绩效评估体系的建设，通过采用部门与部门之间形成有效的监督桥梁的方式，逐步消除存在的人为干扰因素，然后再引入信息化技术来消除存在的技术缺陷，最后融合多元化的技术手段，对企业员工的工作做出科学、客观地评价，从而能够选出业绩优异的行政管理人才。由此可见，加强企业行政管理工作建设力度，势必要不断提升行政管理人员的自身专业水平和个人综合素质能力，这样做的目的是鞭策管理人员具备行政管理创新改革意识，能够及时有效地对现有行政管理各项工作执行落实到位，从而为企业管理与发展提供助力。因此，作为企业的行政管理人员而言，应当时刻明确自身责任意识和岗位定位，积极与企业其他部门员工进行沟通互动，建立起良好的协同关系和沟通机制，保障企业管理和行政服务效率效果，促进企业稳健发展。

五、结语

综上所述，行政管理部门在企业管理中起着至关重要的作用，是企业智能化管理水平和管理效率的直接体现。现代企业行政管理工作的发展需要行政管理领导人员在明确自身职责的同时，不断地对现行管理工作进行创新与完善。此外，企业行政管理工作发展还需要不断地强化其内部信息化管理工作，通过建立信息化管理平台，能够有效实现企业各个部门资源共享和沟通协调，最终满足现代企业管理的创新与发展。