企业数字化行政管理创新的应用场景与实践

□ 杭州 周芳芳

“十四五”规划提出：“加快数字中国的建设，全面推动生产方式、生活方式和管理方式的转变。”随着新一轮技术革命的发展，数字化时代的来临，数字技术对经济的拉动作用越来越明显。企业是市场经济中的重要主体，它的数字化转型势在必行。从我国目前的发展状况来看，行政管理方面的问题不仅会对提高企业的效率有很大的影响，而且对企业的发展也会产生一定的影响。因此，企业必须通过数字技术来进行行政管理制度的创新，以求达到降低成本、提高效率的目的。由于企业的经营活动内容非常丰富，所以在实际中运用数字技术的可能性也很大，在实践中可以得到一定的经验和思考。本文重点探讨了企业数字化行政管理创新的意义和实践，以期能对企业的行政管理改革有所启发，从而为企业未来的发展提供参考。

一、企业数字化行政管理创新的意义

1.有助于解决现有行政管理弊端。从目前的行政管理现状来分析，目前的管理体制不完善、效率低下、管理人员素质低下等问题，既归咎于企业传统行政管理工作特点，也取决于企业的战略与发展愿景。将数字技术引入到企业的行政工作中，可以很好地处理一些常规系统所面临的问题。由于传统的行政系统过分依靠人工，造成了很多的管理负担，在实施了数字化行政的改革之后，一些部门可以进行自动化的管理。在过去的几年里，政府的行政工作主要依靠个人的经验和判断力。传统的企业管理大多依赖OA等，其功能不强，缺乏人性化，而采用数字技术可以很好地克服这种不足。企业的经营管理数字化并非是一种巧合，它已成为现代公司实现高品质发展的必然选择。

2.有助于提升行政管理效能。在企业数字化行政管理的改革中，主要是借助数字平台来提高企业的行政管理效率。一些企业的行政审批程序太繁琐，要经过一轮又一轮的审批，这就造成了管理的低效。在建立了数字化平台之后，尽管相关的审批流程并未发生变化，但在线审批可以节省大量的人力、时间，提高了工作效率。例如，企业印章的管理，利用数字化的平台，可以实现统一的保管，在线的流程，审批批准后，可以用印机进行盖章。而数字平台则能有效地促进企业各部门的协作。随着企业管理的数字化转型，各部门间的信息交流将不再是一座“孤岛”，可以通过数字平台进行信息交流，提高交流的效率，同时，各部门间的合作也会更加顺利，这对提高企业的行政管理效率有着很大的作用。

3.有助于实现企业降本增效目标。在世界范围内，随着世界经济的快速发展，企业为了保持自身的活力，应制定明确的降低成本和提高效率的目标，实现企业高质量发展。高成本和低效率已经严重阻碍了现代企业的发展，必须通过数字技术来推动企业的发展。数字化行政管理可以有效地减少企业的经营成本。由于企业行政管理会受到经营活动的各个环节影响，所以在经营过程中，行政费用也是一项很大的开支，运用数字技术可以达到控制成本的目的，减少整个经营的费用。数字化行政管理也是达到效率效益的根本。随着数字化行政管理的改革，把繁重的工作交由数字技术处理，提高了行政管理效率，从而提升了企业的总体效益。

二、企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例

1.数字化制度管理。在传统的企业制度管理中，存在着制度不规范、管理困难等问题，推行数字化管理模式，既能有效地解决这一问题，又能使管理工作更便捷、更迅速。一是对企业的各种系统进行了分类和识别，使系统的查询更为便捷。二是实现了网上系统的发布和传递，提高了行政效能，加速了系统的工作实施。三是实现了网上系统的分析和评估，既方便了系统的制定，也方便了系统的实施。J公司企业采用EBPM系统的数字化系统，积极推动了数字化行政的实践。在制度编制阶段，实现了内容的自动转换、文件条款的共享和协作，在系统的管理方面，实现了系统在线发布和查询，并设置了不同的权限，以确保系统的安全。在系统评估阶段，通过动态评估，不断优化系统，提高系统的效能。自从建立了数字化的管理平台，系统的管理问题得到了有效地解决，也得到了进一步的改善。此外，企业数字化行政管理应用场景主要包括空间管理数字化场景、员工连接数字化场景、后勤服务数字化场景等，为企业的行政管理工作带来极大便利。

2.数字化采购管理。从现代企业的采购管理状况看，目前我国企业的采购管理中，存在着较高的采购成本和管理松散的问题。尤其是在某些企业的采购过程中，由于没有健全的采购管理程序，导致了采购管理的混乱，部分企业的经营过程不明朗，加大了采购管理的难度，当前许多企业的采购管理都是通过OA、ERP等软件来实现的，这就导致了管理的低效。从这一点可以看出，在企业中实施数字化采购管理系统是一种必然趋势。例如，J公司采用了数字行政采购系统，体验非常好。本系统包含八个功能模块，既可以管理采购需求，也可以管理订单，还可以管理供应商和合同。本系统的主要功能是在系统的日程表中设置采购任务，并对采购任务进行智能提醒，智能分析，通过对采购金额变动趋势的自动统计，使管理者清楚地了解支出成本，通过对B2B付款的支持，实现了在线的金融支付，有效地解决了行政代付的问题。采用了数字采购制度，企业的采购成本支出更合理，行政管理也更具科学性。

3.数字化固定资产管理。企业要想获得良好的发展，必须进行有效的固定资产管理。一方面账实不符，导致了固定资产的损失。在大公司中，行政人员要管理数千项固定资产，很难清点，很容易出现固定资产的真实数额与账目不符的现象，这种情况，很容易导致公司的亏损。另一方面固定资产的管理不规范，导致了闲置和浪费。主要是由于固定资产登记、使用等方面的薄弱，导致急需物资找不到，常用物品无存货。而数字资产管理方式就是很好的解决办法。通过对企业固定资产进行数字化管理，使企业的行政管理工作有了很大的提高。一是实现了自助登记、提取固定资产。员工本人可以使用软件进行注册、领取，并设置回车提示。二是即时查询。在每个固定资产上都有二维码，通过手机扫描就能了解到资产的详情。三是联合清点，提升工作效率。实现了部门清点、员工清点，降低了管理人员的工作量。通过对资产进行数字化管理，使公司的资产增值得到了有效地提高，并在一定程度上促进了公司的行政管理信息化。结合实际的工作内容分析，数字化固定资产管理逻辑可以用下图表示。

4.数字化活动管理。企业数字化活动，既能反映公司的文化，又能提高员工的工作热情。在传统的行政管理方式中，行政人员往往无法有效地进行活动的沟通，从而导致活动的效果不理想，还有一些问题，例如，职工的参与度较低，形成“形式主义”。这样一来，公司的活动就失去了意义，会起到反作用。所以，在现代企业中，必须积极地进行数字化的经营管理。J公司引进了数字活动管理系统，收获了很好的应用效果。通过网络通知和群内交流，有效地提高信息沟通效率。同时，通过移动签到、多场景直播等形式，让员工能够有更多的选择来参加，提高了员工的积极性。同时，通过网上的收费管理，使收费更方便、更灵活，有利于活动的顺利进行。通过实施数字活动管理，企业参加活动的人数不断增加，有效地调动了员工的工作热情，并在实践中形成了良好的企业文化。这种管理方式具有人性化、智能化的特点，使行政工作的水平得到提高。

图 数字化固定资产管理逻辑

三、企业数字化行政管理创新的思考

许多企业在实施数字化行政管理方面的尝试取得了良好效果，既改变了传统的行政管理方式，又提高了行政管理工作效率。

1.数字化理念转变是基础。为了实现企业的健康发展，应积极走数字化的道路，实现企业的核心竞争力。一方面，企业经营者必须全面了解数字化行政。数字化行政不仅要运用数字系统，还要把数字规划建设到整个行政工作中去，有目的地推动数字化行政管理的创新进程。同时，企业高层管理者也要正视数字化转型所面临的机遇和挑战，确保行政管理工作效率的提高。另一方面，要树立正确的数字发展观念，顺应时代潮流。对现代企业而言，数字化发展的理念不能只停留在理论上，而是要把数字化理念真正落实到实践中去。根据时代特点和数字技术的变化，对企业的经营方式和经营目标进行调整，以实现企业的高质量发展。

2.数字化技术应用与融合是枢纽。为了达到最佳的效果，必须将数字技术与企业的行政管理相结合。一是针对企业的管理需要，加大对数字技术的运用和创新。在引入数字技术的过程中，企业不能脱离现实，必须将相关技术与企业的需求相适应，避免造成资源的浪费。二是建立健全的行政管理信息化平台，根据行政管理的现状、需求和目标，对行政管理系统进行数字化管理，对采购的第三方平台也要进行调整和优化。