档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

任小雪 山西省吕梁市汾阳市农业农村局

随着我国科学技术的发展，当前我国档案管理工作发生了很大的变化，特别是档案数据呈现出海量增加的趋势，档案信息的类型也越发多样性，使得档案管理的难度也随之增加。而计算机技术、互联网技术、大数据技术的发展和应用，也为档案管理模式的创新提供了重要的技术支持，不仅可以提升档案管理效率，还能更好地发挥出档案资源的价值。因此，新时代发展背景下，档案管理部门要结合时代发展的变化和要求来做好档案信息化建设，运用信息技术来开展更加高效的管理工作，也进一步提升档案信息的服务能力。但是在档案管理信息化建设工作中，由于缺乏良好的信息化建设理念和服务理念，导致信息化建设还处于较低的水平，未能有效地发挥出档案信息的社会服务作用。因此，作为档案管理人员，应当树立良好的信息化意识，加强信息化技术的学习，加强专业知识的学习，用完善的知识体系来做好档案管理的信息化建设工作。

一、档案管理信息化建设的具体内容

(一)硬件设施建设

档案管理信息化建设，主要是借助信息技术来开展档案建设工作，能够结合多个领域的内容来开展档案分析管理工作，进一步提高档案管理的效果。在开展档案管理信息化建设过程中，需要做好硬件设施的建设工作，因为在开展信息化建设时，需要完善的硬件设施作为基础支持，常见的硬件设施主要包含有计算机设备、信息储存空间、数据库等，这些硬件设备都是档案管理信息化建设的重要构成。

(二)服务意识建设

要做好档案管理的信息化建设工作，需要做好服务意识的建设，只有提升工作人员的服务意识，才能更好地推动档案管理信息化的建设。当前档案资源在我国社会发展中起着重要的作用，能够为广大社会人群提供重要的档案资源，因此，作为档案管理人员，应当树立正确的服务意识，注重提升自身的信息化素养，进而更好地促进信息化建设工作的开展。

(三)管理水平发展

在开展档案管理信息化建设时，需要做好管理水平的发展工作，能够借助各项先进的技术来开展建设工作。例如，工作人员要加强档案的电子化建设，要熟练运用各项信息技术开展档案信息的收集、储存和搜索工作等。

二、做好档案管理信息化建设的重要意义

(一)提升档案管理效率

加强档案管理信息化建设，对于提升档案管理的效率起着重要的促进作用。在传统的管理方式中，工作人员采用手工的方式开展工作，工作量十分庞大，需要投入大量的时间和人力，而且也难以保证档案信息的全面性和真实性。而加强信息化建设，借助信息化技术的帮助，可以有效地减少管理人员的工作量，也能够提升工作的准确性，减少工作失误的发生，更加有效地保证档案信息的真实性，进而更好地提升档案管理的效率[1]。例如，工作人员可以借助数字化技术来将原有的纸质档案转换成为电子档案，并借助计算机技术来进行档案处理工作，使得整体的工作效率得到极大的提升。

(二)满足社会发展需求

加强档案管理信息化建设，能够更好地满足社会发展的需求。随着互联网技术在我国的快速发展，当前社会信息数据呈现出爆炸式的增长，使得档案信息数据也随之增加，进而增加了档案管理的工作量和难度。人们在生活和工作中，对于档案资源的需求较多，因此档案资源的重要性也越发明显，当前社会发展对于档案资源的需求不断增多，如果依然使用传统的管理方式，难以实现档案信息的共享，进而影响了档案资源价值的发挥。而加强信息化建设，通过构建信息化平台，可以让广大需求者通过信息化平台来随时搜索和查询所需的档案信息，进而更加充分地发挥出了档案资源的社会服务作用。

三、档案管理信息化建设存在的问题

(一)信息化建设意识淡薄

信息技术时代背景下，加强档案管理的信息化建设已经成为了必然的发展趋势，档案管理部门必须要及时引进先进的管理技术来开展工作。然而实际上，许多管理人员都缺乏强烈的信息化建设意识，未能认识到档案管理信息化建设的重要性和急迫性，甚至许多管理人员都缺乏良好的信息化管理能力，未能熟练运用各项大数据技术、计算机技术来开展档案管理工作，导致档案管理的信息化水平并不高。

(二)缺乏良好的档案信息服务能力

随着信息技术的快速发展以及广泛应用，能够进一步提升档案管理的效率和质量。但是由于许多工作人员对于档案信息化建设的认识不够全面和正确，未能全面地发挥出信息化技术的作用，导致档案信息服务能力得不到有效的提升。虽然当前档案管理人员采用了信息化技术开展档案的电子化处理，但是传统的管理理念依然难以改变，依然是注重对档案资源的保存，未能树立良好的档案信息使用管理，未能为广大社会群体提供档案服务工作。例如，在开展档案管理信息化建设中，所采取的服务方式比较粗放，档案的搜索缺乏精准性，难以为需求者提供精准的档案信息，未能切实发挥出档案的信息服务作用。

(三)缺乏良好的档案资源优化能力

在开展档案管理信息化建设时，档案部门缺乏良好的档案资源优化能力。做好档案管理信息化建设工作，主要是更加全面地发挥出档案资源的价值，提高档案信息的共享水平，因此，工作人员需要采取数据技术来做好档案信息数据的挖掘和收集，进而保证档案资源的全面性和真实性。随着挖掘收集数据的增多，对于档案的储存要求也越来越高，当前档案管理部门是采用集中储存的方式，但是需要付出较高的建设和维护成本，而且档案信息的共享水平也得不到有效的提升，未能切实做好档案资源的优化工作，难以发挥出档案管理的社会服务职能。

(四)信息化建设投入不足

要做好档案管理信息化建设工作，必须要做好硬件设施建设，但是档案管理部门在信息化建设时未能投入足够的人力和物力，导致信息化硬件和软件设施不足，难以保证信息化建设的效果[2]。例如，许多档案管理部门会注重硬件设施的建设，会投入大量的资金来建设计算机设施、网络设施，但是对于软件设施的投入并不多，未能构建先进的软件，也缺乏足够的资金和人力来做好软件的开发工作，导致档案管理系统的先进性不高，影响了信息化建设的效果。

(五)档案人员素质有待提升

档案人员的综合素质直接影响着档案管理的信息化建设质量，然而目前许多档案人员的综合素质水平都有待提升，缺乏了完善的知识结构，信息技术水平不高，未能开展专业的信息化建设[3]。例如，许多档案管理人员的年龄较大，虽然具备丰富的管理经验，但是对于信息技术的掌握水平并不高，未能熟练地运用各项技术来开展档案管理工作，导致档案管理效率得不到有效的提升，也未能更好地发挥出档案的服务作用。

四、档案管理信息化建设问题的解决措施

(一)提高对档案信息化建设的重视程度

档案管理部门要进一步提升对于档案信息化建设的重视程度，提高档案资源的共享水平。作为档案管理人员，必须要正确认识到信息化建设的重要性，要结合信息化建设的要求和内容来制定完善的建设计划，保证信息化建设工作的有序开展。此外，相关领导人员也要重视档案管理信息化建设工作，应当做好信息化管理制度的制定和优化，借助制度来推动工作人员积极地参与到信息化建设当中。为了保证信息化建设的质量，相关人员也要做好建设工作的监督和管理，工作人员要严格按照相关的制度要求来做好工作，能够结合服务群体的需求来制定更具针对性的建设计划。

(二)加强对高新技术的引进

为了更好地发挥出档案资源的服务作用，在进行档案管理信息化建设过程中，要加强对高新技术的引进。在开展信息化建设时，并非只是简单地将纸质档案转换成电子档案，更是要借助信息化技术来做好档案管理流程的优化，提高整体的管理效率，因此管理人员要学会引进各项先进的高新技术，更好地提升档案管理的信息化水平[4]。例如，管理人员可以加强对RFID 技术的引进，该技术能够实现对纸质档案的快速采集，也可以实现精准的档案信息搜索。此外，在运用该技术进行档案信息化建设时，还能保证档案信息的安全，通过设置身份验证、设置用户访问权限等来保证档案信息的安全性。在选择高新技术时，管理人员要遵循经济性原则，尽量选择技术水平较高但是成本较低的高新技术，提升档案管理效率的同时，又可以控制信息化建设的成本。

(三)完善信息化管理机制

为了更好地发挥出档案管理信息化建设的作用，在进行信息化建设时，要做好管理机制的制定和优化，切实提升档案信息的价值。随着档案工作的发展，原有的管理机制内容可能已经不再适用，管理人员要做好管理机制的更新工作，切实做好档案信息的优化工作。第一，档案管理人员要做好电子工具和渠道的控制。在信息化建设中，需要进行电子档案的转化和保管，从中需要使用网盘、光盘等电子工具来进行档案信息的保存，为了保证档案信息的安全性，必须要严格按照制度的要求来选择合法的电子工具。第二，为了保证档案管理的质量，管理人员应当采用统一的方式开展档案管理工作，按照统一的要求做好档案的验收工作、保存工作等。第三，档案管理部门在保存电子档案时，应当支持多种不同形式的格式，例如txt 格式、bmp 格式等。最后，档案管理部门要制定严谨全面的安全管理制度，要求工作人员必须严格按照相关的职责分配开展工作，树立良好的安全意识，避免出现档案信息泄露的现象。

(四)加强基础设施投入

要保证档案管理信息化建设工作的有序开展，必须要做好基础设施的建设工作，加强硬件设备和软件设备的投入和建设。第一，档案管理部门要严格按照信息化建设的要求来做好硬件设备的建设工作，按照要求做好计算机设备、网络设备的购买[5]。在构建软件设备时，需要结合当前档案管理信息化建设的实际需求来选择合适的软件，选择质量较好价格便宜的软件开发商进行合作，并且签订长期合作协议，保证软件设施的长时间使用。第二，在开展基础设施建设过程中，档案管理人员要做好设施的检查和维护工作，成立专门的检查维修队伍，及时检查硬件设备以及软件在运行中存在的问题，保证档案信息化系统的正常使用。在进行软件设备检查维修时，要做好信息储存空间问题的分析，及时解决储存空间不足的问题，避免由于储存空间不足而造成档案信息丢失的现象。第三，工作人员要切实控制好基础设施建设的费用。例如，在购买硬件设备时，应当购买具有保修期的设备，减少检修费用的产生。而在选择软件设备时，应当选择兼容性强的软件，减少软件的更新升级费用。

(五)构建高素质的信息化管理队伍

构建高素质的信息化管理队伍，是保证档案管理信息化建设质量的重要内容，因此，档案管理部门要注重对管理人才的引进和培养，引导管理人员树立信息化管理的理念，掌握先进的信息化技术，切实做好信息化建设工作。第一，档案管理部门要加强对现有管理人员的培训，加强理论知识学习，加强专业技能锻炼等，切实提升管理人员的信息化素养。例如，档案管理部门要积极组织研修班教学活动的开展，组织档案管理人员定期参加培训，学习最新的系统操作技巧，减少操作失误现象的发生，保证档案管理的质量。第二，档案管理部门要加强对引进人员的考核。结合档案管理信息化建设的要求，管理部门要制定针对性的考核要求，不仅要考核应聘人员的技术水平，还要加强对应聘人员的责任心考核，加强信息技术考核等，从而引进更多高素质的信息化人才，更好地推动档案管理信息化建设工作的高质量开展。

总而言之，加强档案管理和信息化技术之间的结合，能够更好地发挥出信息技术的作用来提升档案管理的效率，能够更好地体现出档案信息的价值。因此，档案管理部门要重视信息化建设工作的开展，注重信息化基础设施的建设，注重引进高新技术，重视信息化管理机制的创新，做好信息化人才的引进和培养等，从而更好地提升档案管理的信息化水平。