新时代背景下纸质档案向电子档案转化的必要性探究

郑志娟

（兰州中川国际机场有限公司，甘肃兰州 730087）

1 纸质档案与电子档案的优劣势对比

纸质档案主要以纸张、底片等载体形式存在，档案信息资源的价值难以很好地实现，更难适应当前“数字化”的社会环境。电子档案采用信息化技术规避了纸质档案管理的诸多弊端，实现了档案的现代化管理、利用与传播。如表1 所示为两者的优劣势对比。

表1 纸质档案与电子档案对比

1.1 纸质档案的劣势

（1）纸质档案存储介质为最原始的纸张，尤其是年份较久的档案受限于当时的历史条件，难以长期、高质量地保管，一旦环境温度、湿度发生改变时，极易导致原始纸张出现脏污、霉变、破裂及褪色等损伤，这样既会降低档案质量，也会影响阅读和使用效果，尤其是在纸张出现破裂、腐蚀等严重损坏时根本无法修复且无备份文件，就会导致重要档案资料的丢失[1]。

（2）纸质档案通过“白纸黑字”记录以往工作的信息，意味着从收集、归档、整理消耗的人力、物力较大，且需要专门的档案室存储大量纸质档案。

（3）纸质档案共享性差，一份档案在同一时间无法实现多人共用，档案利用率极低，且档案检索需要翻阅大量档案资料，大大降低了档案管理人员的工作效率。

1.2 电子档案的优势

（1）电子档案可通过磁盘、硬盘、光盘等多种介质来存储文件，存储介质灵活多样，且对于需要永久保存的重要档案资料，能够通过数据备份技术进行备份，即使因设备或黑客导致数据丢失时也能及时恢复数据[2]。

（2）电子档案存储载体较小，存储场地不用很大，不仅可以节约存储档案占用的空间，而且数字化处理大大减少了人力、物力的消耗。

（3）在档案管理人员授权的情况下，只要计算机上有统一的档案系统，就能够实现档案信息的高度共享，且能够进行异地调阅，不会受到“孤本”的限制，实现了不同空间、同一时间的档案共用，大大提升了档案的利用率。

（4）与纸质档案不同，档案数据的录入、扫描、整理、检索等均依赖于计算机技术，强大的信息处理能力使各环节工作效率大大提高。

2 纸质档案向电子档案转化的必要性

2.1 有利于适应数字化环境

随着数字化技术的普及，加上5G、大数据、云计算、物联网等技术的不断进步，各项数据的实时收集、精准分析越来越便捷，原有线下的各类信息也朝着数字化方向发展。传统的纸质档案一旦完成数字化建设转化为电子档案，就可以通过互联网平台得到有效利用。对于档案管理人员而言，不仅仅在档案的查找、借阅上更加方便快捷，而且档案管理也更加方便，大大提高了档案管理的工作效率。新技术的应用使档案不再是堆放存储在仓库或者货架上的“历史”资料，而是变成数据信息的转化者、共享者和需求者。

而纸质档案向电子档案转化是一项全面系统的工程，需强化顶层设计，从基础入手、基层开始，自下而上推进，将每个节点都建设汇集起来，才能实现全国统一的数字化改造。进入数字化时代，传统以实物载体为主的纸质档案将保持在一定的规模和数量，不再增多，新增的档案将以电子档案为主，并会在一定时期内实现量的倍增，逐渐占据档案室的主要地位。一方面，传统纸质档案逐步实现信息化、数字化；另一方面，新增的电子档案不断增多，形成有效搭配和衔接，档案室也将成为以管数据为主、管实物为辅、线上线下并存的机构，从而真正实现了由传统档案管理向电子档案管理的转型升级。

2.2 有利于节约管理成本

纸质档案管理内容烦琐、工作庞杂，包括档案收集、整理、登记、归档、存储等各个方面都要投入很多人力、物力，不仅工作时间长、强度大，易于出现人为错误，而且纸质档案对档案库房的建设要求很高，需要配置除湿机、存储柜、保险箱、灭火器等设备，还要保持一定的温度，防止纸质档案出现霉变、虫害，纸质档案管理成本相对较高。而推行纸质档案向电子档案转化能有效地弥补纸质档案管理的不足，且以磁盘、硬盘、光盘等存储介质替代传统纸质载体，能够节约大面积占地空间（档案馆占地面积较大），档案保存成本较低。而且电子档案是将档案信息以人工方式获取改成机读方式获取，档案数据只需要录入一次便可以实现重复利用与共享，档案信息检索也由人工翻阅改为计算机数据处理，将档案管理人员从繁忙的一册一册翻阅工作中解脱出来，大大减轻了档案管理人员的工作强度，节约管理成本。

2.3 有利于保护档案原件

纸质档案对存储条件要求较为严格，一旦不注意就可能造成纸质档案的损坏，难以修复。且在查阅、借阅、翻阅、复印档案的过程中，或多或少地会出现一些人为损耗，如折页、破损、污染等，若未及时修复就可能导致有关信息缺失，影响档案的严谨性、准确性。而建立电子档案，以电子化方式录入、存储可以替代原件使用，将原件保存起来，延长原件的使用寿命，为原始档案增加了一道安全防护保障。通过电子档案管理系统可以直接搜索、查阅电子档案，减少人工搬动、调运原始档案的工作量，同时，因档案已扫描录入，变成只读模式，可有效防止人为修改、涂改、污损材料等不良行为[3]。与传统档案相比，电子档案更加安全可靠，对一些具有重要历史价值的档案，经过电子化处理可以减少泄密风险，提高档案规范化管理水平。

2.4 有利于提高档案利用率

对于传统纸质档案而言，在查找纸质档案时，需要通过目录索引翻找大量的文档资料，随着档案存储数量逐年增多，查找翻阅档案会越来越麻烦，消耗管理人员大量工作精力和时间，效率也会变低。例如，查询一份档案，在确定目录索引后，需要管理人员去对应的档案柜（架）取出，待使用完毕后，再由管理人员送至对应的档案柜（架），反反复复就会耽误很多时间。此外，受时间地点限制，纸质档案在存储、传递、使用、管理、共享等方面有很多不方便之处，同一时间一份档案仅能供一人调阅，无法实现实时共享与利用。

对于电子档案而言，利用者通过PC 端或移动终端就能调阅开放的档案，减少翻阅纸质档案的时间，大大提升档案的利用效率，真正实现了档案资源的实时共享与高效利用。同时，依托于电子档案的档案查询功能，可以迅速查到档案的存储位置，读取功能可以实现在线阅读，借阅功能也只需点击一下，预约好时间领取，让人们跨越了时间和空间的限制，每时每刻都能获取有用的信息。此外，全面推进纸质档案数字化建设，搭建共通共连的电子档案信息系统，能够有效连接档案管理部门与其他业务部门的工作，推动档案信息资源的精准传输、长期存储与有效利用，实现档案信息的资源整合、实时共享，提升无纸化办公水平，加快网络信息传递速度，扩大和拓展档案信息的管理范围，真正发挥档案管理协同、高效、一体化运行的作用。

3 纸质档案向电子档案转化的实施路径

3.1 强化统筹布局

纸质档案向电子档案转化，须强化顶层设计，明确总体思路，做好统筹规划。具体可从以下几个方面入手。

（1）档案管理部门要按照国家统一部署，严格遵守相关法律政策要求，制定纸质档案向电子档案转化的工作方案，完善组织领导体系，切实做好档案的“存”和“用”。

（2）档案管理人员要结合自身工作，全面梳理纸质档案的内容，做好档案数字化扫描、整理、归类、处理等工作，保持与其他部门的沟通，合理安排业务环节和工作流程，保质保量地推进纸质档案向电子档案的转化[4]。

（3）在电子档案实施前后，深入调研论证，学习借鉴国内外其他先进地区的档案管理经验，积极应用新技术新方式，为电子档案安全管理提供保证。

（4）坚持统筹实施、分步推进、分级落实的原则，以需求为导向，对电子档案实施动态管理，这样既能解决经费问题，也能发挥先进典型的示范引领作用。

3.2 加强质量控制

纸质档案向电子档案转化，其转化流程和环节，具有一定的特殊性。因此，务必要健全质量控制体系，完善质量标准和操作规程，明确人员和岗位的质量责任，定人定岗定责，确保每个环节都正常有序地进行。具体做法如下。

（1）充分发挥档案管理部门的作用，建立规范完善、数据丰富的档案信息数据库系统，全面整合档案信息资源，实现内部档案信息的互通式共享，打破“信息孤岛”，让数据信息真正“流动起来”。

（2）在完善档案信息数据库系统的基础上，全面提高档案信息的利用率，深层次挖掘档案信息的潜在价值，实现“信息型”档案资源向“知识型”档案资源的转变，让需求者在使用档案资源时“事半功倍”。

（3）全面提升档案管理服务，改变以往纸质档案管理的短板，发挥档案信息系统的集成化优势，为需求者提供更高端、更方便、更有效的服务，真正实现档案的实时共享。

（4）在转化时要注意因地制宜，加强质量控制，确保转化成效，防止“一刀切”，如涉及工程项目的档案资料，通常包含设计图纸、签单变更等，需要准备专用的图纸扫描仪；涉及保密性档案资料，要注意区分涉密等级，必要时可补充相关说明。

3.3 完善基础设施

（1）配备数量充足、性能优良的硬件系统。硬件系统包括符合规范要求的机房、计算机、扫描仪、存储硬盘以及恒温、消防等设备。其中，电子档案存储介质承载量大，一旦发生损坏将导致电子档案丢失量倍增，因此，保证存储介质的性能稳定可靠十分重要。需要机房落实好防火、防盗、防潮、防虫及防磁场、防静电等措施，防止因电子数据受到干扰而导致档案信息丢失。

（2）配备安全防护到位的软件系统。软件系统比较复杂，一类是电子档案自身运行管理的系统，包括线上登记、查询、借阅功能，如应用快速扫录软件，可以实现纸质档案批量化处理，并对图像文件的质量进行完善；另一类是保护电子档案运行管理的安全防护系统，包括防火墙技术、数字加密技术、漏洞扫描技术等[5]。根据保密等级和重要程度对电子档案进行划分，按照分级授权原则确定用户管理权限和访问范围，从而为电子档案管理构建长效可靠的安全防护屏障。

（3）要加大电子档案安全经费的投入。构建智能化、数字化安全管理系统，对关键区域和环节，利用技术手段实行24h 不间断的扫描巡查。完善安全风险预警机制，建立访问用户实名认证机制，完善登录日志系统，对非授权或未认证的用户登录应及时提醒，发出警示，防止恶意软件程序侵入电子档案，导致电子档案泄露、丢失[6]。

3.4 健全制度体系

与纸质档案管理相同，电子档案管理也要建立一定的规范和标准。一般来说，电子档案管理涉及的面更广，在制度体系建设中，要充分征求档案管理部门、软件系统开发部门以及其他业务管理部门的意见建议，确保制度体系的可行性、可落实性。例如，在接收和管理工程项目电子档案时，可以征求工程建设单位、监理单位、设计单位、施工单位等多方面意见，形成一整套电子档案接收目录。此外，还要在制度中明确领导机构、专责部门和人员职责，全方位压实、压紧主体责任，强化考核机制，拧紧“横向到边、纵向到底”的链条。同时，电子档案管理条文内容应清晰规范，防止“照搬照套”，形成有章可循、按章办事、规范高效的管理体系，以从源头上提升电子档案管理的规范化水平。在制度出台后，档案管理部门要在自身学习培训的基础上，做好电子档案管理制度及标准的宣贯，制作一图读懂电子档案使用指南，指导需求者正确使用。档案管理人员也要尽快掌握和熟悉电子档案的管理方式，为电子档案标准、规范运行提供人员和技术支持。

4 结语

“苟日新，日日新，又日新”，档案管理工作亦是如此，只有敢于突破传统束缚，积极开拓创新，才可真正适应当前“数字化生存”的形势。对于档案管理工作者而言，纸质档案向电子档案转化，使档案查询借阅更加便捷化、科学化，日常管理更加流程化、系统化，不仅有效提高了档案管理工作的信息化水平，而且为档案的完整、准确、安全提供了有力保障。