山东省中医药大学附属医院图书馆实施“6S”管理的实践与成效

文/山东省中医药大学附属医院 魏绪云 赵丽

一、背景

“6S”管理是一种起源于日本的现场管理模式。2019年3月，山东省中医药大学附属医院推行“6S”管理模式，全面规范医院各部门的管理，实现管理规范化、服务精准化。依据“6S”管理框架，确定“6S”管理的核心要素为整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清洁（Seikesu）、规范（Standardize）、素养（Shitsuke）、安全（Safety）6个方面，并根据单位具体实际，分别被赋予不同的含义和目的。

山东省中医药大学附属医院图书馆以其馆藏传统与现代医学、药学、护理学、医学人文、医院管理学等领域的图书、期刊、电子期刊等馆藏资源，向临床、护理等医技人员以及医学相关教师学生、医院各层级管理人员等服务对象提供相关信息服务，为医院发展提供重要信息支撑。因此，图书馆不仅是为医护人员提供阅览和信息服务的场所，还需搜集相应最新信息以充实馆藏资源，最大限度满足医护人员的专业信息需求。这就要求其在重视场所规范化建设的同时重视人员的素质提升，以满足规范化服务的要求。

以山东省中医药大学附属医院推行“6S”管理活动为契机，结合图书馆自身实际和“6S”管理的核心要素，以强化图书馆场所管理、规范工作人员工作流程、提高工作效率、提升图书馆环境舒适度为目标，通过剖析问题、制订实施方案、细化实施过程，形成制度保持实施成果等。历经3年时间施行“6S”管理，图书馆管理水平和服务能力得到显著提升。

二、“6S”管理在山东省中医药大学附属医院图书馆的实践

分析基本情况、对照6方面核心要素的要求厘清问题，是制订“6S”管理施行工作方案并分步骤实施的基础。

（一）基本情况与存在的问题剖析。具体如下：

1.基本情况。该院图书馆馆内面积1 000多平方米，划分为书库、电子阅览区和书刊阅览区、办公区等功能分区，电子阅览区设置有24台计算机检索终端。现有工作人员5名。

图书馆藏有较为丰富的中西医医学文献与工具书等实体与电子资源，包括藏书56 000多册38 000多种。每年订购中华系列、国外医学系列、文摘系列、各地中医院校学报、各地中医药、各地医药类期刊150种。数据库资源主要包括中文期刊中国知网全文数据库、博硕论文全文数据库、学术会议论文全文数据库，临床操作规范数据库（药品数据库、手术学数据库、辅助检查库、疾病数据库、循证证据库等）。精选超星电子图书数据库、UpToDate临床顾问外文数据库等。根据工作计划，2019年开始对图书管理系统进行升级，更新为Interlid图书馆集群自动化管理系统，以实现读者线上查阅检索馆藏书刊信息、办理图书预约和续借、在线预览馆藏图书等功能，提升图书馆服务手段和服务功能的现代化水平。

2.存在的问题。通过员工座谈，征询领导、专家和相关部门的意见，对照“6S”管理的要求，认为图书馆存在如下问题：图书馆内物品结构布局有待改善，物品摆放秩序需要调整，书库、阅览、办公环境需要全面整改；由于历史原因，馆藏图书分类标准存在不统一、不规范的现象；图书排架格局和次序的科学性、合理性需进一步加强；图书管理系统需要改进，图书管理现代化、专业化服务能力需要提升，读者借、还书服务方式与现代化管理要求有差距；部分无馆藏价值的书刊需要报废；电子资源更新不及时；工作制度、服务流程需要进一步改进和完善；工作人员素养以及安全意识需进一步提升等。

（二）“6S”管理实践。针对存在的问题，按照医院“6S”管理6方面核心要素的要求，明确图书馆施行“6S”的管理工作目标和总体要求；规范和美化图书馆馆内环境，全面提高图书管理水平和读者服务质量，全面提升员工素养和安全服务意识；分步骤开展“6S”管理工作，强化员工的职业素养和安全意识，全面提升图书服务质量和管理水平。

1.整理工作。目的是腾出空间、改善图书馆环境。本着“非必要，不保留”的原则，根据“经常使用、偶尔使用、长期不用”等情况，对物品进行分类清理。对“长期不用”的物品，应甄别其是否存在保留或馆藏价值，并予以处理。

整理的范围涉及书库、阅览室、办公区，内容包括藏书、过刊、现刊及书库与阅览区设施、文件夹、办公桌椅、文件柜等设备设施，以及工作流程、规章制度等上墙悬挂内容等。整理工作内容主要包括：区分并标明图书馆书库、阅览室、办公室等各功能分区；处理各功能分区不用或暂时不用的物品归置于指定区域，包括无馆藏价值的书刊；将待上架书刊归置于指定区域；书架、阅览与办公桌椅、文件柜等设备设施以及电源线归置有序；文件夹等办公用品、用具摆放有序；清理各功能区内的私人物品；统一整理、更新上墙内容、规划悬挂区域等。

整理的大量工作针对馆藏图书展开。借助于建设Interlid图书馆集群自动化管理系统的契机，对所有馆藏书刊资源进行彻底系统的整理。清点所有馆藏书刊资源，按馆藏价值进行分类，列出详细书目和册数、出版日期、内容摘要、借阅情况等，分类征询相关业务处室意见，对部分书刊组织专业技术人员进行甄别确认，对认定具有馆藏价值的图书和合订期刊，全部按照《中国图书馆图书分类法》（第五版）分类标准分类号进行分类、编目，录入新的管理系统，并重新排序、上架。同时，已有图书借阅卡因新图书管理系统投入运行而不再使用，经逐一核对书刊借阅信息并将未还回书刊逐项录入新的管理系统后，将其统一清理销毁。对认定为无馆藏价值的报纸、杂志、图书进行登记清理，在确保图书期刊账目清晰完整的前提下，上报有关部门按规定集中报废。

2.整顿工作。通过整顿，将各功能区内部进行科学合理布局。以方便读者借阅、阅览，提高工作效率。将整理阶段保留下来的物品，依照不同类型、用途分类归置，排放整齐并进行标签化标识，归置后的物品应具有整体感。对所有物品区分固定、移动与待处理物品实施“视觉管理”和“定位管理”，同类物品采用相同颜色标签并编号，定位于指定位置。上墙内容规范、形式统一、悬挂整齐，以保持环境的整齐、整洁。

书库应按照馆藏图书类别如中医、西医、合订期刊、古籍、现刊等进行粗分类，以方便视觉管理。对分类、上架后的馆藏书刊，按照图书分类序号对其进行顺序标示，以实现定位管理；对馆藏期刊过刊合订本，按照杂志类别与年号，标示定位于其所在的书架号与架层；对现刊杂志，按刊名英文首字母排列、分类排序并进行定位标示，以方便查阅。

对阅览和办公区，合理规划并规整物品摆放。对阅览室、办公室可移动物品如桌椅进行分类、定位标示；对办公桌上物品进行归类、定位、整齐摆放；对所有办公抽屉、文件柜等进行整理，标示贮藏物品类别；对办公电脑和阅览室计算机终端按使用功能进行分类标识；对电子阅览室和办公电脑连线等电源线进行规范集束、标示。同时绘制定置图、书库图书指示图等，并张贴在指定位置，保持图、物相符；将工作制度、服务流程等，张贴于指定位置。保持上墙图文字体、格式一致，形式统一。

3.清洁工作。对整理、整顿后的工作场所和公共区域，包括图书馆书库书架、阅览区及办公区桌椅、电脑设备、文件橱柜及门窗、地面、天花板等可见表面以及隐蔽部分进行全面、彻底清洁打扫，特别关注墙角、设备设施顶底面区域。

清洁工作是“6S”施行管理的重要抓手，是保持各功能区整体环境的关键，必须制度化进行。为此，图书馆制定了清洁标准、规定了清洁周期、明确了清洁对象和清洁重点等并认真执行，以保持书库书刊整洁、书排架洁净有序，阅览、办公区整齐干净，窗明几净，为读者借阅、查询、阅览、提供舒适、清新的环境。

4.规范工作。通过制定制度，落实工作责任制等举措，动态保持“整理、整顿、清洁”工作成果是施行“6S”管理的关键。图书馆明确了各区域维护“整理、整顿、清洁”成果的责任人，明确了书刊借阅、书刊和电子信息资源订购、新书编目、信息咨询服务等各项工作的责任分工，实现了各功能区域均有专人负责、各项工作均有专人对接。同时，根据医护人员的阅读需求以及馆藏资源实际，修订完善书刊借阅和信息服务制度，积极、主动、精准地为读者提供书刊借阅和信息资源服务；建立前沿医学技术发展动态追踪机制，专人专责收集并定期汇编相关医学、药学等最新发布的成果信息，供特定医护人员选择阅读；构建依托OA系统提交书刊信息资源采购意向的流程，并指定专人负责相关信息采集；完善书刊信息资源采购、入库制度，确保及时准确地按照需求采购图书和电子信息资源，定期更新数据库。

制定检查考评标准并进行定期评估，及时整改存在的不足。按照医院“6S”管理规定，制作工作人员任务板和去向板并定期维护，强化日常管理，规范员工日常工作行为。通过这些措施，逐步强化图书馆规范化管理。

5.素养养成。提升员工素养是施行“6S”管理的保障。通过“6S”管理的实践，培植员工自觉养成按制度办事、主动作为的良好行为习惯，摈弃不合规范的言行和不良惯性思维方式，持续提升员工职业素养。

图书馆员工素养养成应注重以下几方面的工作：一是强化员工自觉遵守医院和图书馆的各项规章制度，自觉履行图书馆施行“6S”管理的各项工作要求，确保各项工作职责得到高质量落实。二是要求员工自觉按照医院对职工的统一要求规范仪容仪表，按规定着装并佩戴胸牌，遵守图书馆员工的礼仪规则；通过开展丰富多样的培训学习，使员工深刻理解医院的“6S”管理要求以及实施办法和措施，通过与医院“6S”管理办公室专家座谈交流、到其他科室参观取经以及图书馆员工自己组织研讨，不断提高驾驭“6S”管理各核心要素的能力。三是积极参加医院和图书馆组织的集体活动、文体活动等，不断提高员工的集体荣誉感。

素养的提升是一个潜移默化、循序渐进的过程，需要在培训学习和实践中不断自我完善。通过不断查找存在的不足，对不符合“6S”管理的要求或细节进行持续整改纠正，在日积月累中将“6S”管理理念嵌入员工日常行为和服务工作中。

6.树牢安全底线。在“6S”管理核心要素中，安全作为一个独立环节，其重要性不言而喻。图书馆属于公共场所，也是重点安全防范单位。其安全防范内容主要包括防止火灾、水电事故、书刊等跌落伤人，以及书刊与电子信息资源的安全存储、存储介质的安全运行等。安全防范能力建设主要涉及人的安全意识和安全物资的防范保障能力。图书馆应通过查找安全漏洞，有针对性地采取预防措施，建强人防和技防能力。开展的工作主要包括：制定图书馆安全管理制度，开展员工安全管理教育培训，制定应急处置预案，明确应急处置程序，开展应急处置演练，持续强化员工安全第一的理念，不断提高安全防范意识。组织全体员工共同排查各功能区安全隐患，并及时采取相应预防措施。通过排查，撤换不符合规范或超期运行的水电线路，更新过期相关灭火设备，配齐书库照明装置，规划紧急疏散路径并标示疏散路径引导，消除易跌落书刊物资存放方式，清除可能存在安全隐患。规范对书库藏书环境的控制，配齐书库温湿环境检测以及空气流通控制设备，确保藏书温湿环境适宜，加强对馆藏图书的保护。建立电子资源存储介质保护方案，配备专业保存设备，实施定期备份制度，以确保资源的存储安全。修订并规范有关设备设施如终端电脑、水源、电源、门窗的巡检与开闭制度，责任到人。做到安全事项事事时时有人管、有法管。

（三）“6S”管理实施成效。通过认真落实“整理、整顿、清洁、规范、素养、安全”“6S”管理要素要求，图书馆总体面貌、工作环境、工作秩序、工作手段、服务能力、工作人员精神面貌等方面都得到了显著改善。通过梳理完善相关规章制度、规范化操作流程，明确责任分工，图书馆馆藏资源和信息服务实现了规范化、标准化、流程化，成效显著。通过工作人员学习和实践“6S”管理各要素全过程，员工素养得到显著提升，仪态仪表得当、行为规范，工作状态得到显著改善。对读者需求的把握、对医学、药学前沿研究成果信息的把握以及依托馆藏书刊资源和电子资源服务读者的能力得到显著提升，图书馆履行学术职能、教育职能、信息服务职能的能力得到进一步提高。

图书馆施行“6S”管理取得的成效，得到了山东省中医药大学附属医院“6S”管理办公室的高度认可，并于2022年通过评估验收。这将是该图书馆实施规范化管理的新起点。

三、结语

“6S”管理6个核心要素是一个整体，但各自作用又不同。“整理”是基础，是实施“6S”管理的“开局”性工作，决定其能否顺利实施；整顿则是实施“6S”管理的重点，决定其总体效果；清洁则是实施“6S”管理的抓手，对前两项工作起到巩固作用；规范则是实施“6S”管理的关键环节，决定其质量；素养养成则是实施“6S”管理的保障，决定其可持续性；安全则是实施“6S”管理的底线，也是图书馆工作的底线。

山东省中医药大学附属医院图书馆将“整理、整顿、清洁、规范、素养、安全”的要素要求持续融入日常工作中，积累的经验和做法值得总结：一是施行“6S”管理之前，要有充分的准备。员工要熟知“6S”管理的要素要求和具体内容，图书馆馆长要高度重视并制订好施行“6S”管理的工作计划，设立总体目标与阶段目标，明确推行步骤，渐序推进，不断完善。二是要在员工中培植“6S”管理理念，形成思想自律、行动自觉，并长期坚持。三是要加强内部督导与监督检查，及时总结好的做法并予以固定形成制度、发现存在的不足和问题提出改进措施，动态改进。好的经验和做法，不仅促进了我院图书馆管理水平和业务能力的全方位提升，同时也为同类图书馆开展“6S”管理实践提供了可参考的案例。