PDCA循环管理在优化药房拆零药品使用效期管理中的应用效果

余天蓝,陈健达,邝植雄,林东兰,谭顺沛

作者单位: 529200 广东省台山市人民医院

药品拆零是医院药房中较常见的用药方式,指为了满足临床短期用药和单剂量摆药需要,将药品拆除原包装分装给患者零散使用[1]。台山市人民医院药房中拆零药品主要为口服固体药品,这类药品在使用过程中除了以“盒”“瓶”等单位出现外,还经常根据处方需要将药品拆零至最小销售单位如“片”“粒”等,以实现精准化用药[2-3]。药品拆零的目的是为了使药品使用更加合理化,但药品拆零后,药品的原包装会被破坏,药品受空气中氧气、水分和光线的影响,原有稳定性发生改变,使得拆零药品的有效期缩短,这就是拆零药品的使用效期。药品效期管理是医院药事管理的重点,是确保药品质量、保障患者用药安全有效与避免药品资源浪费的重要前提[4-8]。而拆零药品效期管理是药品效期管理中的难点,如何能够在提高人性化服务质量的同时,确保拆零药品的质量安全,是药师在工作中需不断思考和改进的问题。

PDCA循环管理是美国著名管理学家戴明提出的一种用来实现质量持续不间断改进和提高的科学管理方法[9-10]。为提高台山市人民医院拆零药品效期管理质量,本研究以提高药房拆零药品使用效期提示标识完备率为改进主题,进行PDCA循环,对药房拆零药品效期进行规范、精准的管理,以期提高患者用药安全,减少药品浪费,现报道如下。

1 对象与方法

1.1 研究对象 统计分析台山市人民医院2021年3—4月、2021年8—9月药房拆零药品使用效期提示标识数据。

1.2 方法 参照PDCA循环管理模式,按照计划(主题选定、计划拟定、现状把握、目标设定、解析、对策拟定)、实施(对策实施与检讨)、检查(效果确认)和处理(标准化、检讨与改进)4大阶段10个小阶段进行药房拆零药品效期管理改进工作,结合台山市人民医院的实际情况,采取的具体步骤如下。

1.2.1 计划:(1)确定主题与衡量指标。医院药房拆零药品主要为口服固体制剂,分为三种:住院药房自动包装机中用到的提前大量拆散的拆零药品,全部为裸药;药师调剂时将原包装瓶中药品分装至小袋中,现拆零、现配发的药品;按照医院协定处方用量,提前进行完二次包装的药品[2]。医院拆零药品储存方式主要以原包装、密闭遮光药瓶、环保型纸塑药袋为主,常在拆零药品瓶上或分装药袋上粘贴拆零药品使用效期提示标识,来提醒药师拆零药品使用期限,标识内容包含启盖日期、失效日期两项内容。提示标识完备是指标识上字迹清楚、启盖日期和失效日期书写完整,且书写的重新包装后的效期计算正确,粘贴部位准确。其中二次包装口服固体制剂的效期计算有两种方法:重新包装之日起不超过6个月;(药品有效期-药品重新包装日期)×25%,两种计算以期限较短时间为准[4]。(2)计划拟定。利用甘特图制定了PDCA循环管理各步骤的时间表,并严格落实。以3—4月为管理改进实施前,8—9月为管理改进实施后,比较2组拆零药品使用效期提示标签粘贴完备率。提示标识完备率=使用效期提示标识完备的拆零药品数量(瓶)/需要贴标识的拆零药品数量(瓶)×100%。(3)现状把握。对医院2021年3—4月拆零药品效期管理数据进行分析,梳理门诊药房、住院药房拆零药品管理流程,得知目前提示标识完备率为311/2 048=15%,统计各类错误原因制成柏拉图,提示标识不完备的主要原因是提示标识未粘贴和失效日期计算错误,这两项占总错误比例的79.10%,也是本次质量改善的重点,见表1。(4)目标设定。清楚现状后,根据公式计算出目标值。现况值:药房拆零药品使用效期提示标识覆盖率为15%,改善重点:来自改善前的柏拉图80%。组能力:33/38×100%=86.8%。目标值=现况值+改善值=现况值+(1-现况值)×改善重点×组能力=15%+(1-15%)×80%×86.8%=74%。(5)解析。对上述两个改善重点分别进行原因分析,制成鱼骨图,见图1,并根据二八法则,选出要因。如图可知,在日常调剂过程中,导致拆零药品使用效期提示标识不完备的原因较多,主要在于:①拆零药品质量管理责任制度落实不够到位,执行力度不够,制度不够全面,缺乏必要的监督管理跟进,制度有待完善;②药房工作节奏太快,不能及时粘贴标识;③拆零药品品种较多,标识粘贴遗漏或失效日期计算错误;④缺乏拆零药品效期知识的培训;⑤药房药品品种较多,效期格式多种多样,使用效期计算方式不同,容易出错。(6)对策拟定。针对每一个要因,小组成员查阅文献,提出各种解决方案,对每个解决方案从可行性、效果性、自主性3个角度进行评分,总分135分,确定评分>108分的方案为采纳的对策。并同时确定每个对策的执行时间与负责人,设计对策实施计划表。

A

B注:A为标识未粘贴原因分析鱼骨图;B为标识失效期计算错误原因分析鱼骨图图1 药房拆骨药品使用效期改善重点原因分析鱼骨图

表1 PDCA循环管理实施前拆零药品使用效期提示标识不完备原因统计表

1.2.2 实施(对策实施与检讨):在对策实施阶段,由各对策负责人监督实施,动态追踪数据,及时检讨与改进。(1)改善重点1:拆零药品使用效期提示标识未粘贴。对策1:完善落实拆零药品管理制度。完善原有的拆零药品管理制度和流程,建立药品效期管理责任制,药房组长按照相关制度进行效期管理,并监督实施,科室主任负责全面督查。对策2:区域拆零药品效期提示标识粘贴落实到个人。每个药房划分成若干区域,药房人员每季度抽签负责某一药品区域,各区域负责人定期下班后检查负责区域的拆零药品使用效期提示标识的粘贴情况。对策3:控制拆零品种,重新调整拆零药品目录。查阅相关文献,根据现有医保政策规定、特殊药品管理规定[3]、药品储存条件[9]、临床药物使用频度[10]等合理确定拆零药品的品种和数量,重新调整拆零药品目录,避免因拆零数量过多而造成药品过期浪费。运用医院HIS对不在拆零目录内的药品进行不拆零设置,减少药师工作量。(2)改善重点2:拆零药品使用效期提示标识失效日期计算错误。对策1:定期进行拆零药品效期知识培训。定期对药剂科工作人员进行拆零药品效期知识培训,强化工作人员效期管理意识,提高其对拆零药品管理重要性的认识,且对新进员工、进修生、实习生也要进行拆零药品调剂工作的培训;要求药师认真做好拆零药品登记,记录药品的品名、规格、批号、有效期、拆零数量、拆零日期、失效日期、操作人等。对策2:建立拆零药品岗位责任制。建立完善的拆零药品岗位责任制,各区域负责人定期下班后检查负责区域的拆零药品使用效期提示标识的效期计算情况,对计算错误的及时改正,已超使用效期的药品及时向组长反映,报废处理;药房组长定期抽查失效期计算情况。对策3:设计使用效期计算指引。归纳药房中各药品效期格式,参考权威文献,根据格式设计对应使用效期计算指引,引导药房工作人员正确计算。

1.2.3 检查(效果确认):分别对两个改善重点完成原因分析和对策拟定、对策实施后,根据计划表安排进行效果确认,再次使用查检表调查目前情况。收集医院2021年8—9月改进措施实施后的拆零药品使用效期提示标识数据,比较实施前后相应数据,以评价质量改进成效,寻找不足,在后续的质量改进中持续优化,见表2、图2,可见PDCA循环管理不仅可降低重点错误发生率,还可改善其他次要因素,使提示标识完备率达到83%,目标达成率达112%。通过药房全体成员的努力和配合,在拆零药品使用效期管理过程中取得的良好效果。

图2 PDCA循环管理实施前后标识不完备药品数据对比柱状图

表2 PDCA循环管理实施后拆零药品使用效期提示标识不完备原因统计表

本次活动的无形成果是提高患者用药安全性,有效利用了药品资源,拆零药品管理更加规范,提高了医院药事管理品质和药学服务水平,为医院创造良好的经济效益。在雷达图中可以看到,活动还无形中提高了大家的积极性、责任心,增强了团队的凝聚力和工作积极性,见图3。

图3 PDCA循环管理实施前后雷达图

1.2.4 处理(标准化、检讨与改进):(1)标准化:医院在实施PDCA循环管理后获益匪浅,为了持续质量改进,医院形成了标准化的拆零药品管理制度、药房拆零药品使用管理流程、新的拆零药品目录、拆零药品管理岗位责任制、口服固体药品拆零后使用效期计算指引等,将使用效期提示标识完备率长期控制在准许范围内。(2)检讨与改进:活动结束后,分析了PDCA循环管理的优缺点,本次活动灵活地运用各类图表工具和方法,使PDCA循环管理更加科学严谨。

2 讨 论

PDCA循环管理是一种以全面质量管理为核心的管理方法,目的是为了工作的持续改进,最终达到质量最优化[11]。实践证明,PDCA循环管理是实现药品规范化科学管理的有效方法[12]。医院药房2021年3—9月实施PDCA循环管理,小组成员各尽其责,动态收集有效数据,取得客观资料,把握现状后找出真正原因,而后设置合理目标,拟定切实可行的对策,实施对策过程中各对策负责人监督实施,发现问题积极探讨改进措施,及时调整并取得成果。活动结束后为后期不断延续质量改进效果,对有效的对策加以标准化,规范拆零药品效期管理的流程和方法,结果显示,与PDCA循环管理实施前相比,医院拆零药品使用效期提示标识完备率为83%,达到并超出目标值,表明PDCA循环管理制定的改进措施切合医院药房实际工作需要。

通过此次活动,医院加强了对拆零药品使用效期的管理,落实了更为完善的拆零药品管理制度及更为规范的拆零药品管理流程,将拆零药品管理任务落实到个人,指定区域摆放拆零药品;通过加强知识培训和设置效期计算指引,药师更牢固地掌握了拆零药品效期知识,保证了药品质量,从而确保了患者用药安全,减少了医患矛盾,避免了因拆零药品效期问题而产生的医疗纠纷,为医院创造了良好的经济效益。活动过程中还提高了小组成员的工作积极性与团队协作意识,使药房工作人员的综合业务水平得到提升。

笔者针对本次活动出现的问题提出了合理化建议:(1)药房中仍存在“将部分拆零药品置于相同型号的玻璃广口瓶中保存”的情况,广口瓶的瓶塞密闭性不够,且部分广口瓶是透明玻璃材质,不具备遮光作用,不利于药品保存,且样式相同的广口瓶容易混淆,有时由于操作不当,可能会同时将不同批号的药品倒入同一广口瓶中,这将导致该瓶拆零药品效期管理混乱,建议药房统一采用药品原有包装瓶放置拆零药品,如原为铝箔包装的拆零药品,应采购密封性较好的药品瓶放置拆零药品,并严格执行“用完再添加”原则;(2)充分利用计算机系统提高拆零药品有效期的管理效率。目前医院HIS药品效期管理模块尚未完善,希望今后添加拆零药品效期临近自动报警和统计过期药品品种和金额项目,通过加强计算机系统的更新升级达到节省人力资源、提高工作效率的效果。

综上所述,PDCA循环管理作为一种质量管理的手段,在本院拆零药品效期管理中成效明显,值得进一步推广和探究。

利益冲突:所有作者声明无利益冲突。