企业实物荣誉档案数字化加工实践与启示

2023-08-31刘钧

陕西档案 2023年4期

文/刘钧

本文介绍了开展企业实物荣誉档案数字化前期准备工作，论述了实物档案数字化工作流程，总结了数字化加工实践中一些经验体会，期望对推进企业档案工作数字转型有所启发

科学技术发展到什么阶段，档案工作就应该提升到相应水平。档案资源信息化是数字时代档案工作的发展方向，企业档案资源信息化是企业档案工作现代化建设的一项重要内容。实物档案数字化，是企业完成存量档案资源数字化的一项工作内容，是企业开展档案信息化建设的一部分，做好实物档案数字化工作，对推动企业档案工作数字转型具有重要意义。

一、企业实物荣誉档案数字化的意义

1.企业实物档案数字化内涵

企业实物档案主要指企业生产经营及社会活动中制作或取得的具有保存价值的实物，主要包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等。实物档案数字化是采用拍摄、扫描的方式对实物档案进行数字化加工，将其转化为数字文件，按照实物档案的内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。

2.有效保护企业珍贵实物荣誉档案

企业实物荣誉档案在企业传统载体档案中数量不是很多，却是见证企业发展历史的最好记录。奖牌、锦旗记录了企业对社会曾经做出的贡献，印章档案记录了企业的历史沿革。实物档案对于企业是一笔宝贵的财富，具有重要价值。然而企业实物档案大多年代久远，一旦归档入库，也常常被束之高阁，有些企业由于库房紧张，会用顶层和地下室的房间存放较大形制实物档案，由于缺少有效的温湿度控制，这类实物档案很容易过早老化损坏。一些年代久远的奖状、牌匾、领导题字等珍贵实物档案，由于八防措施不到位，自然老化速度加快，和原貌相比发生较大变化。比如金属材质奖牌、奖杯出现锈迹，木质材质牌匾开裂，油漆脱落，字迹变得模糊，锦旗绒布的金箔文字脱落，内容难以辨认，类似情况是实物荣誉档案管理工作中存在比较普遍的问题，必须加以解决，才能保护好珍贵实物荣誉档案。开展实物档案数字化工作，是保护企业实物荣誉档案的有效途径。进行数字化加工前，首先对实物档案进行清点整理，对急需保护的实物档案要进行登记，对有损坏的实物档案进行修补、除锈、加固等修复工作，整理修复工作是对珍贵实物档案进行保护和抢救的有效手段。其次数字化加工过程中，对实物档案进行扫描、拍照、摄像等，采集数字信息，形成数字影像，并将实物档案的数字信息保存在计算机中。企业在搞纪念、宣传活动时，可以使用数字化的实物档案，减少实体档案的借用，减少人为损坏，有效保护实物档案实体。

3.促进企业尽早实现档案资源数字转型

《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出“到2025 年档案信息化建设进一步融入数字中国建设，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”。档案信息化建设，档案工作数字转型，是今后企业档案工作的发展方向。随着企业纸质档案数字化工作的完成，实物荣誉档案数字化工作已经在企业中开展起来，企业实物荣誉档案数字化是企业存量档案数字化工作的最后一公里，实物档案数字化的完成，将有力地促进企业实现档案资源数字转型。

二、企业实物档案数字化前期准备工作

1.摸清库存实物荣誉档案基本情况

对实物档案的类型、数量、材质及形成年代进行完整准确登记，对有损坏的实物档案进行详细记录，根据摸底情况确定实物档案数字化加工范围及先后顺序。

2.做好组织及人员保障

成立由档案管理部门牵头，企业主管领导任组长的企业档案数字化工作领导小组，协调各项工作，保障实物档案数字化工作顺利完成。配备1名档案高级职称专业人员，组织指导数字化工作，对数字化加工人员进行培训，掌握数字化操作流程、操作规范、技术要求，保证实物档案数字化工作质量。进行安全保密学习教育，保证档案信息资源安全。

3.实物档案的修复工作

对于一般损坏的实物档案，联系上级档案业务主管部门，在专业技术人员指导下，进行档案修复，比如锦旗绒布上金箔文字脱落等修复。对损害严重，修复技术难度较大的实物档案，应送到专业档案修复机构做修复处理，比如木质材质牌匾开裂，油漆脱落等修复。

4.制定实物档案数字化工作方案

在摸清实物档案各种情况的基础上，制定《实物档案数字化工作方案》，明确工作目标、工作内容、技术规范及工作进度等，制定《数字化加工工作人员岗位职责》，明确人员责任分工，确保实物档案数字化工作达到预期目标。

三、实物档案数字化加工流程及质量控制

1.建立目录数据库

目录数据库是数字档案资源管理的基础，首先要确定目录数据库数据规则，包括数据字段类型、长度及内容，其次结合实物档案的各种信息，按照目录数据库数据规则，确定实物档案目录数据内容，包括档号、保管期限、年度、题名、责任者、材质、形制、互见号等信息。著录的实物档案信息，要完整准确，出现不规范著录或著录信息错误，必须进行修改或重录，确保下一步对应的图像数据能够顺利挂接。

2.数字化采集

使用扫描仪、数码相机等设备对实物档案进行扫描、拍照形成数字图像，将数据按照一定格式存储在计算机中。要对扫描仪、数码相机等采集设备各项参数进行调试和设置，使采集到的数字影像清晰、完整，最接近档案原貌。在扫描和拍摄时注意保护实体档案，奖杯、奖牌要轻拿轻放，外形较大的、材质较脆的实物档案，搬动时要避免磕碰，以免造成档案损坏。选择适合的数据采集设备，奖状、荣誉证书、印模等使用平板扫描仪，彩色扫描模式，图像分辨率大于300dpi；奖牌、奖杯、牌匾、锦旗等使用数码相机彩色拍照模式，精度不低于1600 万像素。存储格式采用TIFF、JPEG 格式，方便数字图像长期保存。一条实物档案目录有时会对应多个采集图像，可以按照档号加顺序号组合方式，对数字文件进行命名，顺序号描述一件实物不同角度的拍摄图像。合理存放文件，文件存储路径不能太深，方便后期数据查找挂接。

3.影像处理及数据挂接

扫描形成的图像既要最大限度展示实物档案原貌，也要保证图像表面干净整洁，符合人们阅读习惯。因此需要对图像做纠偏、去污、拼接、裁剪等处理。图像纠偏的倾斜度小于1 度，去除扫描时形成的黑边和杂质，保持图面干净，但实物档案在保管时形成的痕迹需要保留，不能去除。幅面较大的领导题字，采用分幅扫描形成多个影像的，要拼接合并成一个完整的影像，视觉上无明显拼接痕迹。裁剪图像四周多余部分，缩小文件容量，节约存储空间。使用档案管理软件，将实物档案影像数据挂接到实物档案目录数据库中，目录内容和数字影像内容一致，挂接的数字影像能够正常打开，无漏挂、错挂现象发生，挂接准确率达到100%。

4.质量控制前置

实物档案数字化工作环节较多，操作人员对不同采集设备熟悉掌握程度不同，加上实物档案形状复杂，都会影响数字化质量。将质量控制前置，在数据库建立、数字化采集、图像处理、数据挂接的环节，指定专人进行质量检查，现场解决出现的质量问题，及时发现纠正错误，确保每个加工环节的数字化质量。采用计算机和人工检验结合的方式，对数字化成果进行定期检查，检查合格率为100%，达不到标准的要返工修改。