办公自动化在文书档案管理中的应用

文/张彦宗

为解决传统文书档案管理工作开展效率不高的问题，本文立足办公自动化环境下，分析文书档案自动化管理出现的变化，并积极探索文书档案管理创新的路径，提出具体的创新对策，以期为文书档案管理人员提供参考，促进文书档案自动化的处理，最大限度提升文书档案管理的质量和成效

现阶段，信息技术的快速发展，为文书档案管理的自动化处理提供良好的基础。针对传统文书档案管理模式中存在的不足，文书档案管理工作积极开展自动化管理系统的建设，使管理的对象、管理内容、管理要点都发生较大的变化。如何针对产生的变化，快速调整文书档案管理工作，使自动化办公系统的应用发挥其作用和优势，促进文书档案管理实效性的提升，是本文研究的主要内容。

一、办公自动化环境下文书档案管理工作出现的变化

1.促进文本和档案的统一，提高文书档案管理规范性

在传统管理环境中，由于企事业单位在运行发展中产生的大量文书档案数据，都依靠管理人员的人工操作来完成档案数据的整理和分类，管理工作的效率难以提升，容易造成部分档案数据查找困难。纸质文书档案资料无法共享，更是造成部分资源的浪费和闲置。面对传统工作模式中普遍存在的问题，在信息时代背景下建立自动化办公系统，改变文书档案的物质形态，改变管理工作的对象和内容，可最大限度地简化管理流程，使文书档案的整理、分类、保存、提取等工作变得简单易行。特别是文本和档案的统一，可使管理工作面对一个整体，实现更为统一的管理。具体而言，文书作为档案的前身，再经过管理人员处理过后的文书在归档后成为档案。并不是所有文书都会成为档案，而档案也不只有文书这一种形态，其他档案类型的存在，使档案管理工作面对庞大的数据群，增加管理的难度。而自动化系统的应用，可模糊文书和档案的边界，在管理系统上所有文书都可以按照分类进行快速提取，在使用完成后对文书进行归档，使文书和档案处在相同地位上，成为一个完整的数据群，利于统一化的管理和应用。

2.办公自动化使电子文件保存更加安全稳定

传统工作模式中，文书档案的应用和保存，都需要管理人员进行人工操作，部分文书远距离的传输更是难以保障档案数据传送和共享的时效，对具体文书档案的应用带来一定的影响。部分文书在传递过程中，容易出现损坏或丢失，更是为企业人员的应用带来很大的不便。而计算机技术支持下自动化办公的建设，可将文书档案转化为电子文件，根据不同的使用需求，选择不同的数字化载体，不但方便数据的提取和应用，对于这种电子载体的储存，可最大限度地节约空间和成本，保障数据的完整性和安全性。与此同时，在文书档案的传递和共享中，借助自动化系统可实现随时随地的分享，不但使文书档案的使用不再受外部环境的影响，数据内容读取、传递、储存上的方便快捷，可实现对文书档案的使用，发挥文书档案的价值，凸显文书档案管理的实效性。

二、办公自动化在文书档案管理中的应用路径分析

1.加强办公自动化资金投入力度，优化文书档案自动化管理的软件与硬件设施

在文书档案管理中应用办公自动化，必须要注重加强资金投入力度，利用充足的资金支持体系，积极购入先进的软件与硬件设备设施，进一步改善软件与硬件环境，完善维修档案自动化管理保障体系。一方面，改善硬件设施环境。需要引进先进的计算机、电子设备与互联网，提高硬件设施基础，并通过加强对硬件设施的维护与管理，定期检查硬件设施是否正常运转，保障文书档案自动化办公有序展开，切实提高办公效率；另一方面，合理布局办公自动化系统的内外网，有效提高文书档案管理时效性与安全性水准。首先，可通过利用路由器过滤被屏蔽掉的服务与IP 地址，通过层层分析、调查与研究，将安全水平较高的地址放行，允许其进入文档办公自动化网络，查阅相关文档数据。对于未通过审核的IP 地址，应给予警告或查杀，避免因失误错放地址而造成文档损坏或丢失。其次，利用防火墙中的认证机制，对文档办公自动化网络攻击进行24 小时监测与警告。对经过防火墙的活动信息内容进行记录，对进出网络访问行为进行实施管理，最大化提高档案管理保密程度。

2.采取办公自动化技术提高电子档案安全水平，促进文书档案管理安全化发展

在文书档案管理中应用办公自动化，虽然能够有效提升档案管理质量和效率，但由于网络中存在诸多不确定因素，极有可能会损坏或盗取文书档案。所以，为真正实现文书档案的办公自动化管理，必须要采取有效措施，提高电子档案安全水平，加强电子文书档案的安全管理，以此来真正实现文书档案标准化、自动化、规范化与安全化发展。首先，应采用缩微技术将字迹模糊、带有手迹或印章的文书档案转化成网络电子文件，以防止文件信息被篡改或盗取。其次，运用专业软件加强电子文档保密处理，通过设置密钥与口令，加强对电子档案的保密管理力度。在通过采用验证与备份措施，永久性保存电子文件，防止文件失真或丢失。此外，利用防火墙、病毒查杀软件、路由器等措施，将办公自动化的内外网进行隔离，以增强文书档案的保密性。

3.加强文书档案管理人员职业技能培训，提升管理人员的综合素质与技能水平

管理人员作为开展一系列文书档案管理工作，落实相应工作任务，保证文书档案管理实效的重要因素，自身所具备的职业素养、工作能力、业务能力、信息技术应用能力等水平的高低，都会在一定程度上影响着文书档案管理中办公自动化的应用质量和效率。因此，在应用办公自动化推进文书档案管理改革创新进程中，若想真正发挥办公自动化作用和功能，必须要注重提高档案管理人员综合素质与技能水平，是指自身所具备的技能与知识能够更好地服务于文书档案办公自动化发展。在具体实践中，管理层应加强此方面的重视，针对文书档案办公自动化管理，除了要求管理人员要掌握相关技术方法，熟悉设备操作流程，还需要引导管理人员将档案管理与计算机管理有效结合，来真正提高办公自动化效率。为实现此目标，可通过积极采取“内培外引”措施，加强内部人员培训力度，引进优秀创新型人才，扩充人才队伍，完善人力资源保障。

一方面，加强内部人员培训力度。第一，相关企业应定期组织开展办公自动化专题讨论会、培训活动、技术比拼大赛，根据比赛结果、培训结果与具体表现，对表现良好者给予奖金、福利、外出进修等奖励。有利于在企业内部形成竞争氛围，激发人员工作积极性，使之主动参与各项培训活动，不断完善自身知识结构，提升工作能力。第二，鼓励档案管理人员利用业余时间自主进行学习，根据工作需要不断扩展知识面，提升自身技能与知识储备，使之能够更好地胜任文书档案办公自动化工作任务。第三，应设置相应激励机制，将管理人员学习质量与成果作为考核衡量标准，激发管理人员学习意识。

另一方面，可通过积极调整文书档案管理人员的薪资、待遇、福利，吸引外界更多优秀人才前来应聘。并通过对应聘者办公自动化水平、信息技术应用能力、信息素养、职业素质等方面的综合考评，从源头上把控好人才队伍质量。

总而言之，传统纸质为载体的文书档案管理工作，存在着管理效率不高，文书档案数据安全性和完整性难以保障的问题。在网络时代下，办公自动化系统的出现，使传统文书档案管理模式被全新的管理技术所取代，自动化文本档案管理模式成为行业发展的重要方向。对此，在传统文书档案管理向现代化管理发展的进程中，企事业单位需要加强对文书档案管理的重视，并逐步加大在自动化管理系统开发和建设上的投入，优化自动化管理的软硬件设施，为各项工作的开展提供基础保障。同时，需要针对自动化办公环境下文书档案管理出现的变化，加强对管理人员的培养，不断提升管理人员的技术水平，保障档案管理工作有序地开展，促进文书档案管理效果的显著提升。