事业单位会计档案数字化管理工作的改进与优化

文/王磊

随着计算机网络技术的飞速发展，我国事业单位会计档案管理工作面临着前所未有的挑战。要紧跟时代的步伐，就必须实现会计档案管理工作的数字化转型，积极推进数字化技术和制度的应用，从而在竞争日益激烈的市场环境中占据优势，保证其有效性与可持续性。本文旨在分析单位会计档案管理工作实现数字化的意义并根据发展现状探讨改进与优化措施

一、实现会计档案管理工作数字化的意义

1.进一步提高会计档案管理的效率

当前的纸质会计档案的管理工作存在一定的局限性，比如在进行纸质文件整理的过程中需要大量的人工成本，档案耗费纸张，进行纸质会计档案管理的空间需求不断增大；并且纸质版的档案对防火、防潮、防蛀等保存条件要求比价高，加大了会计档案保存的难度；纸字版的会计档案在进行调看查阅的过程中，面临会计档案、凭证被遗漏和更改的风险，无形中加大了档案保存完整性的难度。与之相反，会计档案数字化能够提高会计档案保存质量，节省会计档案存储物理空间。会计档案管理工作利用互联网和信息技术创新档案管理模式，提高单位的运营效率，实现转型升级，对于单位管理、财务管理等一系列工作具有重要意义。目前，智能化财务管理软件已经被广泛应用于单位的会计档案管理工作中，极大提高了会计核算从业者的效率。数字化管理不仅能够将会计档案进行电子化保存和编辑，并迅速调取相关文件，从而为会计档案管理带来更加便捷、高效的信息化服务，而且能够改变以往繁琐缓慢、空间受限的纸质化数据传输模式，极大优化部门之间的信息沟通机制，为事业单位发展提供强有力的支撑。

2.提升会计档案管理的科学性

数字化转型的科学性不仅在于在对会计档案进行管理和优化时，利用信息技术将事业数据进行更加准确便捷的整理计算，更在于利用编程手段对事业单位资料进行深度加工，从而帮助单位洞悉潜在问题、把握机遇，从而实现进一步发展。与此同时，信息技术还能辅助单位进行各阶段各程序工作检查总结，将所出现的问题及时反馈给相关工作人员，通过提高反馈效率，快速提升工作水平，进一步保证会计档案数字化管理的科学性。

二、大数据背景下，会计档案管理工作的改进和优化措施

目前大数据管理系统和技术日趋成熟，许多单位都开始引进先进的工作系统或软件开展日常管理工作，并能够利用信息技术来为自己最后的决策提供科学全面的依据。然而，尽管在大数据管理系统的加持下，会计档案管理工作愈发高效、科学，但单位数据信息的安全性受到威胁、软硬件必要设施缺乏及相关工作人员专业能力不足等一系列问题也亟待解决。

1.加大会计档案的保密力度

在利用互联网、云计算技术实施管理工作时，要强化对信息保密性的管控。首先，会计档案管理部门应当确立严谨的秘密工作管理制度，以确保从业人员的秘密行动符合法律法规；其次，单位应当强化对从业人员保密工作能力的培养，明确保密工作责任人，实施相关的处罚规定，凡是因操作疏忽造成的数据泄露或数据损失，单位有权利追究责任；最后，会计档案管理从业人员应当保持良好的工作态度，严格遵守保密规定，确保信息安全。另外，在招聘档案管理人才时，应当综合考虑其专业、品德和责任意识，不仅要考察业务能力素养，更要考验是否能有效保护会计档案数据并具备较高的保密意识和责任意识。

2.推动单位会计档案管理软硬件设施的建设和完善

单位会计档案数字化管理工作的实施离不开软硬件设备的完善。因此，单位领导应加强会计档案数字化管理意识，注重软硬件设施建设，以提高工作效率，促进数字化发展。在硬件设施方面，单位领导应该加大投入，配置现代化的电脑，以满足高效工作所需。在软件方面，单位应引进、更新、升级管理系统，降低会计管理系统操作门槛，保证操作稳定性，在提升工作效率的同时注重数据处理的完整性。

3.进一步提高会计档案管理人员的专业技能和综合水平

在信息化时代，单位应该积极利用信息化的优势，不断地提升会计档案管理人员的专业知识和综合运用技术，以切实完成数字化转型。首先，会计档案管理人员应保持进一步研究学习的积极心态，及时接触新信息、新知识，正确理解和运用大数据管理系统，寻求有针对性的学习方法，提高自身专业素质和综合应用技术，以更好地进行会计档案管理工作，努力构建并合理运用会计数据管理和应用体系，在实现个人发展的同时，促进单位整体发展与进步。其次，在人才培育方面，为了更有效地推动单位会计档案管理的数字化进程，一方面，单位可以积极引进数字化专业的技术人才以改善单位财务部门的专业结构；另一方面，单位应通过开展教育培训、定期组织相关活动、建立激励机制等措施，提高工作人员的专业技能，从而提升整个财务部门的工作效率和水平。在此基础上，单位还应着重培养具备会计知识并能合理利用和优化本单位信息管理技术的复合型人才，为单位长远发展提供强有力的人才保障。

毋庸置疑，大数据时代，信息技术的应用在为事业单位会计档案管理工作提供便利的同时也向其提出了新的要求和挑战。数字化会计档案管理具备提升效率、节约空间、减少成本等诸多优点，事业单位应该积极进行档案管理的数字化转型，促进事业单位会计档案的数字化转型是对财务实施准确管理的重要手段，也是数字化时代会计档案管理的应然趋势。事业单位应该紧跟时代潮流，结合自己单位的工作实际，制定符合会计管理的工作方法，通过相关措施加强信息数据的安全性、注重软硬件设施建设完善、提高从业人员的专业素养对会计档案管理工作的进一步数字化发展具有重要意义。