新时代学籍学历管理工作创新实践与探索

2023-08-30程慧宁杨建华孙堂强

科教导刊 2023年19期

程慧宁，杨建华，孙堂强

（1.新乡医学院教务部河南新乡 453003；2.新乡医学院药学院河南新乡 453003）

习近平总书记指出，要把立德树人的成效作为检验学校一切工作的根本标准。学籍学历管理工作与“怎样培养人”有着深层联系，优化学籍学历管理制度是高质量教育的必然要求。高校管理制度越是科学，其包容性越强，从而可以积极引导学生的学习和生活，持续调动学生的积极性和创造性[1]。随着《数字中国建设整体布局规划》的颁布，高校数字技术创新应用成为赋能经济社会发展的任务之一，完善与数字校园建设相适应的学籍学历管理制度，建设高效协同的“数字+教务”将为未来营造良好的育人氛围提供坚实的保障。本文对学生管理工作中遇到的实际问题进行思考和解决，以适应新时代需求，达到服务育人、管理育人、教学育人的目的。

1 制度优化

1.1 持续推动学籍异动规范化管理模式建设

学生在申请学籍异动时，学校就学生的机关信息材料进行审核，对于维护制度公正和学生的公平权益具有重要意义，学籍学历管理部门需严格审核学生申请理由与提交材料的一致性，并及时掌握学生的实际情况，严格遵循相关文件要求及规定。对不符合学籍异动要求的学生，在做好解释和告知工作的同时兼顾公平、公正、公开[2]。

医美行业的蓬勃发展使得越来越多的学生为解决容貌焦虑而采取整容措施，这为学籍管理带来了新的考验。河南省学籍管理部门根据教育部、河南省教育厅相关规定，对学籍学历相关管理规定进行修订，修订版规定学生因整容等原因造成面部形态变化较大，须向所在学院、教务处和学生处提交相关材料（整容医院资质、整容项目和病历等），学校相关部门审核通过后进行学年注册。其中电子学籍档案还将对学生政治面貌、家庭住址、联系方式等进行动态化记录。

1.2 入学资格分级审查、动态管理

新生入学资格审查工作是高校学籍管理工作中必不可少的一个环节。近年来，网络媒体热搜头条不乏“冒名顶替取得学历”的新闻，此类热点极易引起全社会的关注，一方面冒名顶替行为给受害者个人带来无法弥补的伤害，严重影响了国家的教育公平；另一方面暴露了高校招生和学籍管理方面存在的漏洞，为社会大众对我国高等教育制度的信任带来了负面影响。因此进一步完善相关制度并严密入学资格审查流程对维护教育公平尤为重要。

在管理机制方面，学校成立新生入学资格审查领导小组，负责组织、监督新生入学报到的资格审查、资格复查及学籍电子注册等工作。在工作中运用高科技手段，采用“人脸识别”“人证识别”“人像比对”技术，在新生报到时，现场采集电子照片，与高考照片、身份证照片逐一对比，并将对比材料形成电子档案，一人一档，妥善保存，以备检查。新生入学后，对档案信息、文化科目复试及笔迹、录取资格、身体健康等方面进行核对检查。对于弄虚作假、徇私舞弊方式录取的新生，将按照国家和学校有关规定，坚决取消其入学资格。同时新生入学资格复查工作坚持动态化管理，随时发现、随时处理。

1.3 双管齐下落实在校生学籍注册工作，保证“人籍一致”

学生的学籍一旦发生变化，应及时更新学籍学历数据，以便为学籍的精准化管理创造有利条件。学籍学历数据更新具体有两个渠道：一是线下渠道，要求学院管理人员及时汇报汇总学生在校和变动的情况，这里所指的管理人员不仅包括学院的辅导员、班主任、任课教师，还包含与学生朝夕相处的班干部，使信息来源多元化，并且可以交叉验证，保证学生变化信息的准确性；二是线上渠道，利用已有的各种信息管理系统及时发现学生在校的异常情况，如考勤信息、校园卡使用记录、线上课程登录记录和跑操打卡记录等，适时进行数据的清查比对，一旦发现记录异常，立即发起线下调查确认程序，确认学生是否正常在校，及时变更学生学籍信息。

2 数字化建设

2.1 变革学籍学历档案管理模式，实现多套共存

在新的时代浪潮下，如何更快更有效地满足学生的信息需求是学籍学历管理部门应积极思考的问题。变革学籍学历档案管理模式，由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理是运用数字化技术赋能高校管理，创新育人模式，完善制度体系的首要工作。对档案信息实行“多套制”“多轨制”管理模式，将同一份文件以纸质媒介和电子版本存储的同时，对其进行数字化加工并进行云存储，可以实现三种档案版本整合利用、共存发展[3]。这将有效推进数字化管理的高质量发展，为高校育人工作提供坚实的数字支撑。

目前主流的教务管理系统供应商提供的标准化服务模块并不能满足学校根据学生遇到的实际问题进行有效解决。为了使学生在办理相关事项的过程中轻装前行，学校对学生学籍卡、成绩管理、学籍异动、学分互认、学生证管理和在校生证明等多个工作模块进行了数字化平台建设，以有效支持学籍信息流程化、过程化管理。如图1 所示，新生入学前，教务部将新生个人基本信息和高考录取照片导入学籍管理系统；新生报到后由本人在系统中核准补录相关信息以完善新生学籍卡。从新生报到开始，学生在校期间所有个人信息的修改痕迹都会在系统中留存，方便回溯查询。同时，学生毕业时，系统将形成最终版的毕业生学籍卡，并记录学生的毕业照片，以此实现全流程动态监管。

图1 学生学籍卡动态监管示意图

2.2 以服务需求推动业务平台流程建设

在证件办理方面，为方便学生进行异地办理，学校新教务系统针对在校生的实际需求开发了中英文成绩单和在校证明的远程开具和打印功能，学生可以随时随地下载电子版或在线打印纸质版文件。虚假证件的办理极易对学校的声誉产生不良影响，学生证申办流程数字化可以很好地杜绝虚假证件的出现。申办流程需学生发起申请、上传相关证明并填写准确信息，经学生所在院系初审，由学生证专审人员进行信息核对和终审。线上学生证办理流程可大大减少学生办证跑趟次数，不仅更好地体现了服务职能，同时还实现了数据的可视化监测和信息的动态监管。

学籍学历管理部门还开通了业务办理小程序，以满足远程业务办理需求，具体流程如图2 所示。统计近两年的后台数据，发现业务需求量最大的是“往届生中英文成绩单”业务，其次是“考试咨询”相关业务，这说明了学校往届生中英文成绩单获取自助化运行程度尚弱，且亟须解决；在校生对各类考试安排的关注度较高说明了实现消息自动推送是优化教务系统功能的关键需求点之一。业务办理小程序的使用一方面为办事人提供了便利，另一方面也能使工作人员及时发现问题，进而有利于对未来工作进行准确预测，合理分配。

图2 学籍学历业务办理小程序工作流程图

3 育人为本

3.1 探索设立微专业，开展“全方位育人”

当代世界科技正在经历第四次工业革命，全社会产业变革正在加速推进。因此在系统的培养方式之上灵活创新，使学生在获得专业知识的基础上，通过丰富的跨科类课程提升自己的专业素养，从而快速适应岗位需求。学校积极探索并设立了微专业课程，鼓励学生跨专业选择，以此来开阔学生视野并培养学生的立体化思维。在微专业课程的学习过程中，学生选择自由，如因学力不足而无法持续的，可将其已修读微专业课程学分认定为选修课学分。

3.2 及时预警、积极援助，助力学生成人、成才、成功

我国传统文化强调以文化人，教育亦是如此，重点在于如何将严格的管理要求与春风化雨的方式相结合做到润物细无声，不断提高本科教育教学水平和人才培养质量。这就需要管理部门结合实际，强化对学生学业的过程管理。学业预警与援助工作实施细则应坚持刚性管理与柔性服务相结合、静态管理与动态跟踪相结合、学校培养与家庭教育相结合的原则进行修订。

学业预警的对象主要分为：一是学习困难学生，成绩突然下滑触及延期毕业或退学规定；二是学生出现心理危机状态与倾向，无法正常完成学业[4]。学生一旦符合预警规定，须立即进入相应预警工作流程。每年十月份，教务管理部门和学生工作部门联合组织相关工作人员开展学生学业预警工作筛查，确定分类预警学生名单后，学生辅导员或学业导师负责制订学习困难学生的援助方案。援助方案以制订学习计划为主要内容，着重督促学生学习计划的落实。学生辅导员配合心理咨询教师制订具有心理危机倾向学生的援助方案。援助方案因人而异，及时采取朋辈支持、家长陪读、心理咨询、疾病治疗等方式，及早预防、及时疏导、有效干预心理危机事件，减少学生因心理危机带来的负面影响[5]。