基于施工企业视角的工程项目签证管理研究

杨卫超

（上海公路桥梁（集团）有限公司，上海 200433）

工程签证是指在项目实施过程中，针对经济损失、技术或设计临时性修改以及工期延误等原因造成的费用问题，由建设单位、设计单位、监理单位达成共识的合同外补充协议[1-2]。当前建设工程施工市场竞争激烈，已经潜移默化地形成“低中标、勤签证、高结算”的工程管理模式。因此，加强施工企业工程签证管理，可以控制项目工程造价，最大程度地保障企业的合法权益，为企业创造效益。

在项目建设过程中，由于施工单位对工程签证管理的重视程度不足[2,3]，施工合同签订双方缺乏合同遵循意识[2]，签证涉及事项复杂、专业性强[3]，没有及时完成必要签证程序[1,4]等原因，经常导致签证内容不规范、不真实、不准确、不完整[1-2]。因此，施工单位在产生合同纠纷时无法提供证据文件[3]，最终影响项目实施，增加项目成本管理难度，甚至引发索赔风险[5]。

为了提高施工企业的工程签证管理能力，降低工程结算纠纷和现场签证风险，学者们多从完善法律法规[3]、制度及流程[1,2,5]，严格设计管理、现场管控[5]，加强造价知识培训[1]，提高管理人员素质[5]，核查签证内容[2]等方面探索工程签证管理的有效方法。例如，吴冰和张星（2013）从法律合同的视角，分析工程结算中现场签证风险的应对措施，重点通过完善法治建设、加强双方互谅来控制签证风险[3]。吴春明（2018）从造价审计的角度出发，探讨签证的本质属性及审计途径，总结审计过程中发现的签证问题，提出签证分类控制、流程控制的管理办法[6]。但是，这些研究缺少从施工企业的视角出发，基于实际工程的内部审计和诉讼经验，探讨工程签证的管理问题及解决措施。因此，本研究从施工企业的视角出发。结合实际施工管理中的经验，分析工程签证管理的问题所在，并有针对性地提出工程签证的管理策略，以期为施工企业的工程签证管理提供经验借鉴，保障企业经济效益。

1 依托项目背景

河南省G107（二期）工程是政府付费授权社会资本方主导的PPP 项目，以D-BOT 模式运行，已决算审计金额作为施工结算的项目。在项目建设过程中，存在以下几种变更签证的风险：①该项目中缺乏中标工程量清单，仅有中标前政府批复的施工图预算，公路工程概预算编制办法与标准施工工程量清单编制文件有较大的差异，在签证过程中无法参照合同确定该部分工作的实际单价。②该项目的项目公司为社会资本方控股，政府授权实施该项目，项目公司的职权范围受政府监管，对于部分变更签证的签字权限存在模糊性，在审计结算中存在风险。③该项目为项目公司决算审计，没有跟踪审计，变更签证存在审减风险，且该变更签证因间隔时间较长，无法补充资料可能导致施工单位经济损失。

2 工程签证及其问题

2.1 工程签证的本质及形式

工程签证的本质是补充合同，对超出合同中约定的工程量、工期、费用、损失等进行单独评价，经过建设单位、设计单位、监理单位各方书面确认，可以成为工程结算的依据。即在施工过程中必须发生，但合同、图纸、变更、预算或取费中没有明确包含的部分内容，均可以通过工程签证的形式进行补充。

签证的形式主要包括工程经济签证、工程技术签证、工程工期签证三种。工程经济签证，主要是过程中场地、环境、涉及变更、施工图错误、合同缺陷、业主要求等方面造成经济损失的签证；工程技术签证，主要是施工组织设计方案、技术措施的临时性修改，其中重大变化需征得设计人员同意；工程工期签证，主要是因材料、设备进退场时间或者业主等原因造成的延期开工、暂停开工、工期延误的签证，在工期延误罚款时起着很大作用[7]。

2.2 工程签证管理问题

（1）重视程度不足

工程签证作为一种极其重要的履约证据[2,5]，既是施工合同的补充资料，又是结算审核的重要依据，同时也是保证各利益相关方权益的关键材料，是项目成本控制的重要环节[1]。然而，在实际项目施工过程中，经常出现施工企业忽视工程签证管理的问题。在面对设计变更、工期延误以及技术方案修改等情况时，施工企业在完成业主单位的指示后，并没有及时地完成工程签证的流程。在后期整理与签证相关的材料时，依靠回忆、估计来补充缺失内容，导致签证的可信度下降，甚至结算时无法提供签证证据资料，影响结算审核及项目的成本控制。

（2）签证描述模糊

由于施工企业人员对于总包合同以及分包合同不够熟悉，在工程签证发生时，无法区分签证内容与合同义务内容是否重复，无法判断施工内容是否在合同规定的范围内，造成签证认可重复计价。同时，在工程签证流程中，有审批人会在审批单上描述“同意，以最终结算为准”或“以公司结算为准”，对于该开放式的审批意见，容易引发不必要的争议。此外，现场签证经常出现签字盖章不全、手续不全、双方意见不清晰、工程量变更情况未审核、实际报价材料缺失等问题，这些签证内容的不规范增加了工程结算的难度，损害了签证单的严肃性。

（3）签证内容缺失

由于工程签证涉及的事项复杂、金额大小不一，在签证管理工作中涉及多项证据材料的整理，包括签证申请表、签证审批单、编制清单、建设单位会议纪要、设计变更图纸、现场影像资料等。工程签证管理工作需要完整的信息留痕，而签证资料缺失、不完整等现象却屡见不鲜。例如，现场经常出现签证只包含发生的工程量，但是缺少签证原因、地点、时间的相关记录，对于费用、工程量的计算，缺少计算公式、计算依据以及详细的计算过程。当工程签证缺少必要的原始支撑凭证时，会导致签证无效，最终影响签证的真实性和完整性。

3 工程签证策略

3.1 树立签证留存意识

签证的描述及留存对于签证能否顺利签批、反馈施工事实、足额获得签证金额至关重要。施工单位作为工程签证流程的发起者，要重视工程签证的描述及留存工作。施工单位需要在保证事实的基础上做到会描述、会留证，方便后期计价，以应对严苛的结算要求。

签证留存要带有举证意识。施工单位要以维护自己权益为出发点，随时随地地搜集、整理有利于办理签证的各类现场资料和证据。首先，会议指令要存案。签证的获取可能需要项目管理人员数以万计的沟通。例如，某项目针对一份设计变更召开了十一次会议，可知该过程是很艰难且烦琐的，对于这种签证更需要提高警惕，对过程中建设单位指令、工程联系函、设计变更单、会议纪要等予以留存。其次，重要工序、工艺的变更，需要拍照留痕，照片拍摄要有细节、有周期，周期包含事前、事中、事后阶段。最后，在建设工程签证构成对建设工程合同实质性变更的情况下，双方当事人应及时根据法律的规定或者合同的约定办理相关备案手续，避免构成黑白合同的法律风险。施工单位保留的不仅仅是资料，而是预期收益和利润。因此，施工单位要具备举证意识，重视过程资料的留存以及相关手续材料的办理，这样才能为未来结算时甲方拒签及结算争议做好准备。

3.2 规范签证内容描述

关注签证内容及流程。首先，需要避免签证内容与合同义务重复。签证发生的原因及背景描述应明确具体，变更理由应避开合同文字描述中已经约定应预见的风险范围。同时，施工总包合同在主要条款之外，还约定了承包人很多排他性的义务条款，需要确认哪些是归属于施工单位的风险范围，避免产生签证与相关条款矛盾。此外，需要审查签证单各方的意思表达是否完全统一，从业主、监理到施工单位都要清楚表达各方的意思，并在签证单上尽可能地详细体现。

明确签证工程量及价格。首先，对于合同清单内未明确的项目进行重新组价，常按照当地定额计价，报价需要提供询价资料、信息价、采购发票等支持性资料。其次，工程量变更要体现数量，应提交有设计单位盖章的且体现工程量变更的图纸。若总包合同约定可调价格，则签证必须确定工程量变化。若总包合同约定固定单价，则签证要约定工程量及单价。若总包合同约定固定总价，由于签证无任何参考，需要约定工程量、单价、费用，从而防止漏项与扯皮。

3.3 审查签证的完整性

根据项目的审计经验可知，在面对审计时，项目管理人员需要对合同、招标文件、竣工图纸等施工初期的资料十分熟悉。同时，要注意会议纪要、地质资料、技术资料等内容与施工合同的关联度，查缺补漏。另外，针对隐蔽工程，审计机关还会要求施工现场影像资料的留存。在实际审计过程中，审计机关通过走访询问相关条线的工作人员，研究施工、竣工图纸及各项资料，分析施工、监理、验收记录，并依据上述材料，从合理性、逻辑性两个方面对建设工程项目进行综合审核，同时确定工程签证的真实性与合理性。

依托项目审计的整体思路，应用于施工企业日常的签证工作管理中。施工企业需要对签证的完整性进行审查，如图1 所示。首先，施工企业应在签证的审批程序上查看签证手续是否齐全。从工程签证的程序、权限、内容等入手，对签证单是否有施工单位、监理单位和建设单位等进行共同签章确认。为了避免职务越权行为，需要对签名者的职责分工进行核查，通过比对合同约定的建设工程，签证双方授权签字代表人，审查落款签名是否真实有效。其次，通过检查签证资料的完整度，确认签证是否符合要求。签证单往往有多份佐证资料，形成闭合的证据链条，包括签证申请表、签证审批单、编制清单、建设单位会议纪要、设计变更图纸、现场影像资料等，它们是一份完整的签证依据。因此，施工企业要重视过程检查，保障工程签证的完整性。

图1 签证审查步骤

4 结语

工程签证既是施工合同的补充资料，又是结算审核的重要依据，同时也是保证各利益相关方权益的关键材料。针对工程签证管理中存在的重视程度不足、描述模糊、内容缺失等问题，施工企业需要树立签证留存意识，规范签证内容描述，审查签证的完整性，保证签证的真实性、合理性。在此后的研究中，可以引入信息集成和管理技术，将工程签证涉及的所有资料进行集中统一管理，从而形成完整的证据链条，保障施工企业的合理权益。