把好人事档案关“三问”

许然

地方开展干部人事档案专项审核工作。

“干档案工作快8年，在历任干部人事档案保管员中，算是比较久的。”作为一名区委组织部干部人事科的档案管理员，齐敏在这些年遇到过很多问题档案，也碰到过许多不讲理的人。工作时间长了，她练就了一双火眼金睛。

对于有问题的档案，她很快就能识别。比如，档案中有被轻微涂改的痕迹，齐敏扫一眼就能捕捉，不需要借助特定光源。

对于蛮不讲理、非要看自己档案的人，她也耐心解释过多次。“干部人事档案属于党和国家所有，不对个人开放，但有些人就是不管不顾。”齐敏说。

“档案保管看似简单，实则并不轻松。特别是根据档案内容和逻辑查找问题，颇费心思。”近日，多名从事干部人事档案管理工作的基层干部表示，基层普遍面临人手不足、硬件设施跟不上、信息化建设程度不够等问题。

一问：如何防范“凭个人素质管档”？

——提高归档时效，救活“死档案”

“干部人事档案专项审核前，不少地方组织部和人社局都存在‘死档案，也就是那种十多年没有更新的档案。”齐敏回忆，以前教她的师傅跟她提起过，上世纪80年代时，她的师傅刚接手档案工作，一大堆档案就放在一排旧木箱子里，一抹全是灰，材料破损严重，甚至残缺不全。

为救活“死档案”，大家只能一卷卷地实地寻找、查证、整理、补齐。“要是遇上个人素质较低的档案保管干部，可能就任其发展了，既不核实，也不调查。”齐敏说。

“综合来看，由于这项工作保密性要求高，比较琐碎，‘凭个人素质管档的现象突出。”来自某地级市市委组织部的干部人事档案科科长任其林向廉政瞭望·官察室记者表示。

作为培养、选拔、管理干部的基础，干部人事档案的重要性不言而喻。如同齐敏一样，许多基层也设置了专人专岗，专门负责档案的保管、鉴别、归档。

从内容来看，干部人事档案一般由十大类构成，包含：履历类材料，比如干部履历表；自传、思想类材料；考核鉴定类材料；学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料；政审、审计和审核类材料；党、团类材料；表彰奖励类材料；违规违纪违法处理处分类材料；工资、任免、出国和会议代表类材料；其他可供组织参考的材料。

“具体每一类材料由哪些内容构成，又有哪些分类标准，这是由中央组织部规定的。”任其林表示，不是每個人的材料都必须包含这十大类，一般而言，新进公务员只有最基本的学历学位，党、团类材料，后期其他项材料才会逐渐丰富。

从保管层级来看，市委组织部主要保管市本级的市管干部人事档案，而市本级的事业人员档案则由市人力资源和社会保障局保管。任其林介绍，由于医疗和教育这两块的事业人员较多，其档案一般由主管部门自行保管。各区县也大体类似。“一些地级市没有专门的干部人事档案科，有些设的是干部人事档案中心。”

从档案更新来看，不同地方的更新频率不一。“具体得看人手。很多区县跟我们一样，只有一个干部保管档案。”某县级市市委组织部档案保管室干部李月秀告诉记者，自己保管着3000多卷干部人事档案。其中，包括几百卷退休公务员和死亡公务员的档案。

记者注意到，按照《干部人事档案工作条例》规定，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。

因为人手不足，归档缓慢的情况时有发生。有纪检监察干部表示，在查阅相关干部档案时发现，其档案有长期未更新的现象。后来在调查中发现，这名干部所在街道的档案管理人员频繁变动，甚至该单位有超过3年的档案未被归档。“了解后才知道，大多管理过档案的干部认为这项工作很平淡，业绩不突出，不愿干或不肯干，千方百计想调岗。”

由此引发出一个问题——如何提高归档时效，防范“凭个人素质管档”的现象发生？

“为此，很多地方都建立了规章制度。会根据材料的轻重缓急进行及时更新。像年度考核材料、工资表等是一年更新一次。”李月秀说，而处分决定书、干部任免表这类较重要的材料，要求必须在两个月内归档。为提高归档时效，组织部对各个单位均有考核，也有突击检查。

二问：如何防止档案有漏洞、事实有误差？

——重点审核“三龄两历”，对标查找逻辑问题

某市市委组织部副部长表示，由于过去对档案的重视程度不够，干部人事档案中有材料不全、内容填写不规范、印证材料不完备、涂改痕迹多等问题的，不在少数。

“但干部提拔必须翻档案啊，每次到了任前考察环节时，会发现很多档案缺失对应的材料，就很恼火。在补材料的过程中，就容易出现档案造假事件。就像民间戏言，‘有的干部职务越升越高，年龄却越来越小。”上述干部说。

为遏制干部人事档案造假，中组部把整治档案造假问题列为整治选人用人不正之风的６项重点任务之一，2014年10月开始，在全国部署开展干部人事档案专项审核工作。

“当时每个区县都成立了工作专班，我们那个专班一共6人。”某市纪检监察干部熊宇回忆，2015年自己从乡镇被抽调到区委组织部。大家前后差不多花了9个月时间，把以前的2000多卷干部人事档案进行规范化整理。

让熊宇印象深刻的是，整理前，各个单位的档案也是按十大类来弄的，一般是用牛皮袋子装好，但是很零散，没有装订成册。“因为当时的档案大多是交给各个单位自行保管，所以移交过来时，比较凌乱，很多材料缺失。”

由此又引发出一个问题——专审如何把好材料关，辨别内容真伪？

“每卷档案都要查看、辨别。”熊宇介绍，当时在审核内容上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份和家庭主要成员及重要社会关系等信息。

有一次，熊宇在一本反复看过均未发现问题的干部档案上，发现其出生日期处字迹粗糙，通过反复查看该卷档案内的多项资料，确认其出生日期存在造假。另有一次，他发现某干部的《公务员考察表》某处的纸张与其他地方的纸张存在十分细微的质地差异。通过照射光源观察，他发现档案存在技术处理后的刮痕。

“遇到有重要材料缺失的，就写一份补充材料清单，反馈给相应的单位去找。”熊宇说，比如，干部转正时按要求要做转正定级表。可能有的单位就没做，直接在工资表中体现了。“这种我们就得通知相关单位去找。如果实在找不到，也可以找档案馆中的文书材料来印证。文书材料是能对外查询的。”

“但是不同的单位重视程度和配合程度不一。需要补的材料，我们经常催了又催，很多单位才慢吞吞地交过来。甚至，有的事业单位可以大半年都置之不理。”熊宇说。

从全国来看，这场历时近一年的专审，重点审核了公务员和参照公务员管理人员、国有企事业单位领导班子成员和中层以上干部的档案，其中涉及省管干部5.8万余人。

在多名受访者看来，专审后的变化主要有三个方面：一是装订成册，更加规范化。二是基本固化“三龄两历”这类重要信息。此后涉及这类信息，都须按照审核认定的“三龄两历”来填。三是每卷档案专审后都会形成干部（职工）基本信息审核表和干部人事档案专项审核认定表，相当于每卷档案都有了权威认证。

“由于专审的质量参差不齐，再加上相关政策有调整，多地在2016年又进行了一次干部人事档案专项审核‘回头看。”任其林说，“回头看”有大半年时间，主要是在原来的基础上重新审核，“对当时审核认定不严谨的地方进行重新认定，尽量精益求精。”

相较于之前，“回头看”的审核重点主要是鉴定事实性材料的真伪，发现一些事实逻辑问题。比如，就“三龄两历”，再次严格按照不能重复得利原则、以档案和户籍最早最先材料认定原则，一遍又一遍地审核把关。

？与此同时，多地健全干部人事档案管理机制，使专审工作常态化。既建立健全干部人事档案任前审核制度，做到“凡提必审、凡转必审、凡进必审”，又围绕干部人事档案收集、整理、审核、利用、保管等重点环节，细化有关规定。

“比如，档案中有涂改的地方需要盖上校对章；档案查阅者需出示官方介绍信，两人及以上同行，身份应为党员。”齐敏说。

多地健全干部人事檔案管理机制，使专审工作常态化。

三问：如何防止原始档案被“动手脚”，提高利用效率？

——数字化建设，智能化升级，全过程留痕

“档案保管是一项人力工作，既要求精细化，又要求数字化。”某县级市人社局社会保障服务中心档案部负责人黄琳向记者表示，由于整个县级市共有8000多份事业人员的档案要管理，专职管理人员只有3人，目前面临的工作压力较大。从保管场地来看，当地还在使用不防尘的密集架进行存放，比较原始。

由此又引发出一个问题——如何防止原始档案被“动手脚”？

为规避这一风险，很多地方已不再使用密集架。“现在只需通过电脑输入人名，系统能自动锁定档案位置，装有档案的柜子就能精准被打开。取出后，柜子又能自动闭合，十分便捷。”李月秀表示。

“由于档案基数较大，加上经费不足，我们的数字化建设也一直没做完。”黄琳说，按要求，在专审后，全国干部人事档案都需进行数字化建设。这个过程中，需要找有相关资质的公司建系统，将档案一对一逐卷逐页复核，然后扫描成电子档，确保扫描图片清晰、数据准确、装订规范。

“说是找有资质的公司，其实这些公司很多都把业务分包了出去，甚至找了一些没毕业的大学生来兼职做，主要是把纸质档案扫描后上传到数字化系统。”一名从事过该工作的人士表示，目前各地这种信息化建设的水平其实参差不齐。

相对比，一些地方的数字化建设较早。比如，在宜宾市南溪区，当地设置了干部人事档案审核管理信息中心，专项投入经费用于数字化建设。2017年，该区干部人事档案审核管理信息中心成功创建为四川省组织系统干部人事档案数字化示范点。

“以前只能翻纸质档案，现在都在数字化平台上查，时间节约了一大半。”某市纪检干部说。数字化建设完成后，查阅档案只需要档案保管人员登录系统进行身份识别，输入关键字就能立刻查阅。

不过，在相关业内人士看来，数字化平台的使用范围较窄，目前大多地方还停留在查阅层面。

如何加强信息化建设，提升干部人事档案利用效率？在这方面，一些地方已有探索。

比如，江苏淮安、湖南永州等地组织开发了干部选拔任用相关的大数据系统。系统深度整合了干部在教育、培训、考核和监督等过程中形成的档案信息。使用时，只需要输入一系列关键词，就能找到符合条件的人选。

对此，来自四川一区委组织部的相关负责人向记者表示，上述方式值得借鉴，但是目前多地干部人事档案信息化建设尚停留在初期阶段，应进一步打破数据壁垒，强化信息共享和功能开发，让档案成为选人用人的“活字典”。

（应受访者要求，文中部分人名为化名）