油气长输管道工程竣工资料规范化管理浅析

徐国桥

国家管网集团新疆煤制天然气外输管道有限责任公司 北京 100020

工程建设前要做好竣工资料管理规划，工程建设过程中要及时发现和解决竣工资料管理工作的问题，才能保证竣工资料的质量，促进竣工资料管理水平的提高。规范竣工资料管理，加快竣工资料的移交归档进度，对确保工程顺利通过竣工验收及竣工结算，具有重要意义。

1 施工竣工资料管理的内涵

施工竣工资料通常指施工单位的交工技术文件，竣工资料整理是指施工单位对施工过程中产生的各种管理文件、施工记录、验收评定、HSE 资料、竣工图等内容按照档案归档要求进行收集、整理、归档，以便能够完整、准确、系统、齐全、真实地记述和反映施工及竣工验收的全过程，做到原始资料与实物相符，技术数据准确，签字手续齐全，同时又必须满足规范、标准要求，达到归档条件。

建设工程施工档案是基本建设项目的重要技术档案，是工程建设的重要技术成果，是建设项目进行竣工验收的重要内容，是工程验收和建成投产后安全生产运营的重要资料，是工程项目维护、检修及改造、扩建的主要依据。全面、系统、完整、准确地收集、整理和管理建设项目竣工档案，真实反映施工和竣工验收的全过程，是石油天然气工程建设的一项重要任务。

2 施工竣工资料管理存在的主要问题

2.1 管理意识淡薄

大部分施工单位、监理单位甚至建设单位对竣工资料管理认识不够，存在重进度、忽视竣工资料管理的现象，认为竣工资料是后期编写出来的。对竣工资料管理的前期准备、过程管理认识不够，只安排文控员（有的单位在当地招聘临时人员）暂时性地负责资料收集，有些文控员不懂档案管理的基本要求、不懂工程管理和施工工序，无法指导竣工资料阶段性收集、不能发现资料管理中存在的问题。

2.2 管理制度不健全

一般来说，国有大中型企业都有健全的档案管理或资料管理制度，但与项目管理融合不够，制度不健全。企业没有竣工资料管理人员培养机制，难以指导项目部竣工资料过程管理和档案验收，如在项目竣工资料归档内容、组卷要求、归档时间、审核责任等方面没有统一规定。

2.3 激励机制不够

工程建设过程中，形象进度直观性较强，安全和质量管理效果可以通过具体指标考核反映出来。而建设工程的特殊性和复杂性决定了竣工资料的过程管理受到各种因素的制约较大，竣工资料编制和整理质量评价受人为因素影响较大，其质量情况往往只能是通过了验收归档才能确定为全面达标。过程管理成果不容易识别，因此得不到领导层的重视，过程管理中不容易被激励。各级管理层通常认为，工程投产了，竣工资料就应该完成。事实上很多工程投产后，还有很多不影响工程投产的收尾工作需要几个月甚至半年或更长时间才能完成。工程未完工，竣工资料就无法形成，就会影响其他资料的分册组卷。工程完工后，上级对竣工资料的审核还会发现各专业存在的问题，往往这个时候专业技术人员已调离项目，给竣工资料的修改完善带来很大困难。因此，通常很多人会认为竣工资料管理人员工作不认真，不仅不给予激励，反而会对其处罚，导致竣工资料管理人员积极性和主动性不高。

2.4 责任落实不到实处

大部分施工企业有档案管理制度，但无有效的档案管理组织，没有固定的档案管理团队。同时从施工企业到项目部，没有对竣工资料管理和档案管理制定考核制度，没有明确项目专业技术人员和项目资料管理人员责任，缺少制度约束和考核机制，导致资料管理落实不到位。

2.5 人员素质不高

大部分项目部档案管理人员为临时人员，人员不固定，没有经过系统的竣工资料和档案管理学习，资料管理能力不够。其次，近年来施工单位专业人员流失严重，施工技术力量薄弱，管理水平下降，造成施工过程资料不规范或质量不高。监理部专业人员配备不足或专业能力不够、管理水平不高、履职不到位，不能及时要求施工单位项目部收集整理竣工资料、对现场资料审核把关不严，导致过程资料编制问题多、未做有效分类、工程完工后的资料收集整理混乱。

3 如何有效实现施工单位项目竣工资料规范化管理

工程建设项目要想搞好竣工资料规范化管理，关键是要纠正施工企业工程竣工资料管理中出现的问题。因此必须提高施工单位竣工资料规范化认识，建立规范化的管理制度，落实竣工资料专业管理人员，这样才能实现工程竣工资料管理规范化。

3.1 提升工程竣工资料规范化管理的认识

从施工企业到项目建设单位，都应采取内部培训、外出参观交流、外聘专家指导等多种方式对竣工资料管理的重要性和管理方式加以宣传，不断提高对竣工资料管理的认识。实现竣工资料规范化管理的关键在于提高项目部主要领导、专业人员的思想认识，了解到竣工资料规范化管理的重要性和复杂性，将规范化管理的必要性深入到日常工作中，最终将竣工资料管理的规范性形成为专业人员的自觉行为。要给予竣工资料管理人员必要的地位、待遇和政策激励，提高竣工资料管理人员的权威性，促进项目领导、各部门和专业人员对竣工资料管理人员工作的支持和理解，从而提高竣工资料管理水平。

3.2 建立健全竣工资料管理制度

要抓好竣工资料管理，就要求在工程建设初期必须建立完善工程竣工资料管理规定，并加强培训宣传，使有关人员清楚规范化管理工作的要求，在实际工作中严格执行。建设单位要明确统一的竣工资料管理标准，明确竣工资料格式及收集、整理时限，约束参建单位资料管理行为，为实现规范化竣工资料管理打下基础。

3.3 明确各专业人员的资料管理责任

规范竣工资料管理，需要落实以下三个方面责任：施工单位项目经理向公司签订竣工资料管理责任；项目上的专业人员向项目经理签订竣工资料管理责任；建立竣工资料管理人员岗位责任。在工程建设过程中，只有明确各参建方资料管理岗位的责任，并严格履行，才能真实、可靠地收集、整理、保存好工程资料，保证资料整理的及时性和完整性。

3.4 做好资料记录和整理

3.4.1 施工过程资料填写、收集

施工过程中资料的填写、收集、整理一般包括：安全技术交底记录；测量复核及报验记录；工序施工检查记录；隐蔽工程检查验收记录；检验批、分项、分部工程验收记录；原材料、半成品、成品出厂质量证明和复验报告：材料试验报告及见证记录等。在收集整理过程资料中应该注意以下几点：

（1）按建设单位统一规定的表格做好各种检查、记录；

（2）与工程同步，及时、认真、准确、完整地做好记录(包括施工工序检查记录、质量检查验收评定资料和影像资料)并及时进行整理，保证记录的及时性、真实性、完整性和可追溯性；

（3）加强与监理、建设单位的信息沟通，主动向监理报验，并请建设单位、监理对记录进行检查；对记录过程中发现的疑难问题，要及时向总承包商、监理、建设单位请示解决方案。

3.4.2 技术交底和施工日志的记录

技术交底是一项技术性较强的工作，对保证工程质量至关重要。技术交底必须满足设计文件和有关规范、标准的规定，所有技术交底记录要列入工程技术档案。技术交底必须以书面形式进行，经过检查和审核，有签发人和被交底人的签字。施工日志是项目施工的真实写照，是验收施工质量的原始记录，也是施工记录、竣工总结和工程施工质量原因分析的依据。填写施工日志要注意：

（1）要逐日记载，不得后补，如果工程施工期间有间断，应在日志中加以说明，可在停工最后一天或复工第一天进行描述；

（2）施工记录不应是流水账，要有时间、天气情况、施工部位、机械作业及人员情况；

（3）施工日志只记录与工程有关的内容，与生产无关的内容不要记录；施工日志应完整，除生产情况记录和技术质量安全工作记录完整外，如果施工中出现问题，也要反映在记录中。

3.4.3 施工记录和隐蔽工程检查记录

施工记录是对现场施工情况的真实反应，要如实填写。隐蔽工程检查记录即对隐蔽工程进行检查，并通过表格的方式将检查内容、质量情况、检查意见等记录下来，作为以后工程的合理使用、维护、改造、扩建等所需的重要技术基础资料。凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程，不得进行下道工序的施工，隐蔽工程检查合格后方可进行下道工序施工。

3.4.4 检验批、分项、分部工程质量验收记录

工程开工前，施工单位应组织进行工程划分，报监理审核、建设单位审批备案。检验批是工程质量验收的基础，检验批完成后，施工承包商应及时组织检验批验收，并向监理报验、对检验批质量结果进行评价；分项工程包括的检验批全部完成后进行，分部工程的质量验收是在分项工程质量验收合格的基础上进行的，除了对该分部工程中所含各分项工程进行评定外，还要检查该分部工程中所涉及的质量控制资料、安全和功能检验(检测)报告，对分部工程进行观感质量验收。分部工程验收单位由施工单位、勘察单位、设计单位、监理单位和建设单位五方共同组成，并由质量监督部门监督。

3.4.5 施工过程中设计变更、工程联络单、工作量签证单等资料的收集

对于规定由监理或建设单位、总承包商检查、签证的记录，要按规定的时间报验；设计变更、工程联络单是工程竣工图编制工作的重要依据，其内容和修改图号的准确性与否，对竣工图绘制质量至关重要。要求分专业办理，并注明修改图纸的图号。设计变更单、工程联络单需有建设(监理)单位和设计专业负责人签认方为有效。

3.5 严格落实竣工资料的编制、收集、整理、审核原则

（1）应按照“谁形成、谁整理”、坚持与工程进度同步的原则，编制、整理竣工资料。保证竣工资料的原始性和真实性，与工程实际相符，做到齐全、完整、准确、系统、规范，字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签认手续完备，满足生产、管理、维护和改扩建需要。

（2）文字资料的组卷：工程施工完成后，施工单位项目部应组织专业人员进一步收集整理各专业资料，在此基础上，档案管理人员要对项目整体竣工资料按照组卷顺序，进行分类整理，同时组织专业人员对竣工资料的符合性、完整性、全面性进行综合性审核。应遵循文件资料的形成规律，保持案卷内资料的系统联系，同一卷内文字资料按重要程度或时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；文字在前，图纸在后。

（3）声像资料的整理：声像资料包括摄像资料和照片资料。参建单位应提交反映工程概况和建设特点的摄像资料，摄像除重要会议、活动录全场外，一般只录主要情节。摄像资料应画面清晰，能够反映所承担工程全过程，并进行编辑配音；提交的照片应能够反映工程施工的各个环节，全面、准确反映工程项目各环节并具有代表性；会议、集体活动的照片、摄像，应重点反映全景、主席台、主要领导、代表性人物（领导）发言结论。所有照片资料整理时都应附文字说明，注明事由、时间、地点、人物、背景、摄（录）制者等六个要素。

（4）竣工图的编制：竣工图按照专业划分编制组卷，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况，并符合归档要求。竣工图编制通常有两种方式：一是设计单位出具竣工图，即由设计单位以收集汇总参建单位提出的变更设计单（工程联络单）、设计单位提出的设计变更单等为基础资料，在原设计图纸上重新绘制出图；二是在原图上编制和重新绘制竣工图。发生变更的，须在变更位置盖变更图章，有关人员签字认可。凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损、图字清晰。竣工图形成后、归档前，必须在显示标题栏的页面空白处加盖竣工图章，竣工图编制人、技术负责人应逐张签字，然后由监理工程师签字，方可作为竣工图归档。

3.6 制定竣工资料审核验收程序和制度，明确责任分工

（1）竣工资料审核、验收实行动态管理：责任单位应根据工程进度及时编制并完成内部审核、报监理验收。监理验收通过后，由责任单位书面报建设单位审核。因责任单位未及时报请建设单位审核验收，导致工程中交后3 个月内不能顺利移交归档竣工资料的责任由责任单位承担，监理单位承担连带责任。

（2）监理单位应督促参建单位竣工资料的日常收集整理、内部审核，落实监理审核验收人员。

（3）建设单位负责对竣工资料合规性（包括纸张、表格使用、页面设置、资料整理等）、填写规范性（字体、字号、行距、间距、计量单位、绘图、签字、盖章等）、组卷顺序的统一规范性等进行检查、指导，组织档案专项验收归档工作。不定期组织竣工资料的日常检查，对不及时收集整理资料、不及时报监理审核，以及监理履职不到位的情况进行通报、违约处罚。

4 结语

竣工资料管理的目标是形成最终合格的竣工资料。竣工资料管理必须贯穿工程建设全过程，必须确保数据采集及时、准确、全面，必须动态收集整理施工记录、质量验收，落实阶段性审核，审核内容包括是否满足标准规范的要求、是否与现场实际情况相符、是否与施工图纸相符。

工程资料管理工作是工程建设过程中不可缺少的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业的一项复合性、复杂性工作。要保证工程竣工资料准确、完整、齐全、系统，真实记录和反映施工及验收的全过程，实现竣工资料规范化管理，就要建立健全档案管理制度，提升各级管理人员的档案责任意识，固化档案管理人员，提升施工单位专业人员管理水平，强化项目专业人员责任意识，严肃监理专业人员档案过程管理和审核的履职能力。只有这样，才能保证形成高质量的工程施工竣工资料，保证及时提交符合档案管理要求的竣工资料。