基于信息化平台的科室医用低值耗材精细化管理方案应用分析

霍玉萌 张慧鑫 蔡卫新

(首都医科大学附属北京天坛医院 1.护理部 2.国际部,北京 100070)

医用低值耗材种类、型号繁多,使用量大,是医护人员开展日常工作的物质基础[1]。其使用量总值占据医院总收入的20%以上[2],医用低值耗材管理已成为医院管理中的重要组成部分[3]。近年来,随着医疗深入改革,医用耗材管理政策的相继出台[4-5],建立医用耗材管理信息系统,加强耗材管控[6],在为患者提供优质护理的同时,通过提质增效降低运营成本,以实现医院的高质量发展,是医疗机构亟需解决的问题。我院中心库房管理具有完善的信息管理系统,可查询耗材入库、科室耗材申请、耗材出库记录。临床各科室领入耗材后,均采用传统手工核算方式进行管理,缺乏信息系统支持,管理方式缺乏规范化与完整性,管理效果欠佳[7]。鉴于此,我院护理部制定科室医用低值耗材管控方案并实施,构建并应用信息化管控平台,以实现科室低值耗材管控的精细化闭环管理,取得良好管控效果,现报告如下。

1 资料与方法

1.1一般资料 2020年8月,我院科室医用低值耗材信息化管控平台及管控方案正式应用,由于2020年受新冠肺炎疫情影响,有部分个别科室合并导致耗材领取使用数量波动较大,故对2019年与2021年基于信息化平台的精细化管理前后我院7个科室、57个病区包括输液器、留置针、采血管等14种常用医用低值耗材领取数量及计价情况等数据进行回顾性分析。

1.2方法

1.2.1管理前(2019年) 各科室使用库房信息系统申请领取耗材,耗材领入科室后均采用传统手工核算方式每日清点常用耗材,每月汇总分析科室耗材领用及领用合格率情况以了解耗材的使用是否规范,核算科室运营成本。

1.2.2管理后(2021年) 开展多科室联合构建医用低值耗材信息化管控平台,制定科室医用低值耗材信息化管控方案,优化科室医用低值耗材管理流程等方式进行管理。具体如下。

1.2.2.1构建并应用科室医用低值耗材信息化管控平台 由护理部主任、科室护士长、护理研究生、临床护士等13人组成的医用低值耗材管控小组,与信息管理与数据中心、财务处、物价办公室等部门联合开展工作构建科室医用低值耗材信息化管控平台。平台构建过程:(1)整理、提取并汇总中心库房耗材名称、编码、规格等信息,将其导入科室低值耗材信息化管控平台,形成低值耗材字典信息库,当科室在中心库房领取耗材出库时,即可显示耗材的领用记录。(2)汇总耗材收费物价名称及编码,对接计价系统,当护士计费时耗材管控平台同步显示耗材计价记录,以保障平台数据的真实性与准确性。(3)架构医用低值耗材使用数据查询模块,见图1(扫后文二维码获取),页面显示耗材领用/计价数量、领用/计价金额,并在后台录入耗材领用合格率公式,进行数据统计时可自动显示耗材领用合格率。护理部及各科室可实时查询耗材领取/计价数量及费用、领用合格率,实现对低值耗材使用情况的实时监管。

1.2.2.2护理部监督科室落实低值耗材精细化管理 通过使用科室医用低值耗材信息化管控平台,护理管理者及临床护士均可通过平台实时查看低值耗材从申领、出库、使用、计费、退费的整个环节,实现物流与信息的同步,完成医用低值耗材的领取、使用、结算的全流程闭环管理,见图2,扫二维码获取图1和图2。同时,护理部加强对科室耗材精细化管理督导管理:(1)将科室耗材5S标准化管理优化为包括“整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约”的7S标准化管理,以持续提升护理人员耗材管理意识及能力。(2)每月组织指导护士长进行科室耗材领用查询汇总,选取低值耗材管控良好的科室进行经验分享。(3)每季度对全院耗材领用情况进行汇总分析,对耗材溢库率及领用合格率不达标耗材于全体护士长会上点评,科室分析原因并制订针对性整改措施,持续追踪改善。(4)医用低值耗材管控小组定期对科室低值耗材管控执行情况进行现场督导,对各病房耗材存量、收费组套及实际使用情况,实地检查并进行评价,不断提升耗材管控的效果。

1.3观察指标 (1)耗材溢库率:指库存耗材实际数量大于其账面剩余数量时,为物资盘盈,物资盘盈实为溢库,反之为亏库[2]。耗材溢库率=(计价耗材数-出库耗材数)/计价耗材数×100%,耗材溢库率无论正负都表明管理效果欠佳,故采用绝对值大小来评价溢库率高低。耗材溢库率等于或趋近于0,表明管理效果越好。(2)耗材领用合格率:指耗材的计价数量占领取数量的百分率。耗材领用合格率=计价数/出库数×100%,≥80%为合格,合格率越接近100%表明管理效果越佳。

2 结果

2.1基于信息化平台的医用低值耗材精细化管理前后医用低值耗材溢库率比较 见表1。

表1 基于信息化平台的精细化管理前后医用低值耗材溢库率比较[%,M(P25,P75)]

2.2基于信息化平台的医用低值耗材精细化管理前后医用低值耗材领用合格率比较 见表2。

表2 基于信息化平台的精细化管理前后医用低值耗材领用合格率比较

3 讨论

3.1基于信息化平台的科室医用低值耗材精细化管理方案的优势

3.1.1改善了耗材管理方式,提升工作便利性 以往临床各科室领入耗材后,管理者均采用传统手工核算方式对耗材进行管理,增加工作量,且管理效果欠佳[7]。科室管理者每月底汇总分析科室耗材领用及领用合格率情况,如有耗材漏收费、耗材型号计费错误现象,往往无法补救,导致耗材领用合格率较低。医用低值耗材信息化管控平台的应用实现了领取耗材与计价耗材的信息共享,将科室常规操作使用的医用低值耗材纳入到低值耗材字典信息库后,即可显示耗材的领取、计价信息。管理者可在平台中选择需统计耗材的时间范围,对耗材的领取数量、使用数量、金额及领用合格率进行在线统计汇总;同时,也可导出相应的Excel表格,对耗材进行线下统计汇总。平台的应用改变了以往手工核算的工作方式,为管理者提升工作便利性的同时,又可实时了解耗材使用是否规范。针对领用合格率较低的耗材,管理者能够及时查找原因并改进,使耗材领用合格率逐步提升,有效降低了耗材溢库率。

3.1.2规范耗材的领取使用,实现科室耗材最优库存管理 科室耗材管理环境是医用低值耗材在临床科室保存、使用时的重要场所[8],耗材配置合理化,可节约医院运营成本,利于医院实现健康可持续发展。临床科室使用医用低值耗材信息化管控平台后,临床常规使用的留置针、采血针、输液器、吸氧装置等十余种医用低值耗材的溢库率降低及领用合格率上升,表明耗材使用合理性得到有效提升,避免临床工作中发生过量计价现象,可降低患者就医费用及院内医疗成本。护理部加强对科室医用低值耗材进行精细化监管,进一步规范科室耗材按类别分区放置,提升空间利用率[9],优化了科室耗材存放环境。结合科室医用低值耗材信息化管控平台的使用,科室护理人员均可登录平台查看耗材领取使用情况,各类耗材实用实销,减少耗材库存积压现象[10],实现了科室的耗材最优库存管理。

3.1.3提高了护理人员耗材管理水平及工作效率 低值耗材管控实现信息化,可为医院提供数据决策支持[11],且通过构建医用低值耗材信息化管控平台,改变了医用低值耗材从中心库房出库后到使用阶段的科室监管缺失状况。护士长作为科室耗材管理负责人,对耗材的监管模式进行科室全员培训,开展护士自查、互查耗材漏收费、收费型号错误等工作,督导改进耗材使用、收费不规范、收费组套设置不合理现象,及时采取针对性整改措施,提升了护理团队整体的耗材管控意识。各科室护理人员可根据工作需要,在医用低值耗材管控信息化管控平台中调取相关数据进行分析,发现问题时及时制定针对性措施督导改进。与以往手工核算的成本管理模式相比,降低了护士在耗材管理中的时间和人力投入[12-13],避免了重复劳动,提高科室成本核算的准确性,便于数据统计和质量追踪,有效提升了护理人员耗材管理水平和工作效率[14-15]。

3.2基于信息化平台的科室医用低值耗材精细化管理中存在问题及对策

3.2.1个别耗材管理效果不理想 本研究发现,应用基于信息化平台的科室医用低值耗材精细化管理方案后,血气针[-13.24(-28.36,-6.95)]%、胃肠管[1.15(-13.57,27.65)]%、吸痰管[24.24(5.06,42.63)]%等耗材的溢库率仍较高,血气针的领用合格率[88.54(78.22,93.66)]%仍有提升空间,分析原因主要为近几年我院新入职护士较多,低年资护士进行动脉采血操作有时无法一次性穿刺成功,而使用多个血气针却只能计费一次致耗材亏库。结果表明临床工作中应加强低年资护理人员操作培训,提升操作前评估能力及实践水平,提高动脉采血操作穿刺成功率。胃肠管、吸痰管耗材计价多于领用导致溢库,表明工作中医护人员可能存在计费组套使用不合理或计价不规范的现象,应进一步梳理相关计费组套,删除不合理的计费组套并加强对医护人员耗材计费要求的培训,持续提升医护人员耗材管理能力。此外,灌肠袋、导尿管在管理措施实施前后溢库率差异无统计学意义(P>0.05),可能与其用量变化大、手术量变化有关,仍需进一步分析规律,优化库存。

3.2.2医用低值耗材信息化平台有待改进 目前,科室耗材管理虽取得良好效果,但因中心库房信息系统未与医用低值耗材信息化平台实现实时信息共享,中心库房增加或停用某项耗材时,医用低值耗材信息化平台无法实时获取相关信息,均由科室耗材管理人员在工作过程中发现并上报,护理部再将相关耗材维护到耗材信息化管控平台。未来将在医用低值耗材信息化平台增加新增、停用耗材的信息提示,实现中心库房与医用低值耗材信息化平台的实时信息共享。同时增加科室耗材库存量显示功能,便于医护人员根据库存量了解耗材是否请领需要,以进一步实现低值耗材精细化管理。

4 小结

实施医用低值耗材信息化管控方案,应用医用低值耗材信息化管控平台,对提高医院低值耗材管理水平发挥了重要作用[16]。可从根本上遏制医用低值耗材错收费、漏收费等现象,保障患者经济效益的同时,也可促进医院健康发展。我院建立科室信息化低值耗材管控平台后虽取得良好的管控效果,但是耗材的领用仍需通过信息化平台优化实现精准管控。未来将增加新增、停用耗材的信息提示,以及平台剩余库存显示功能,以提升医用低值耗材精细化管理水平。