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论加强企业档案管理的有效策略

2023-08-07于晓辉

客联 2023年4期
关键词:档案管理意义策略

于晓辉

摘 要:档案是企业宝贵的信息资源,档案丰富的内容、持久的效用、分门别类的收集形式和多样化的保管方式,为企业发展生产提供了难能可贵的原始经验借鉴和不可多得的珍贵第一手资料。加强档案管理,使之规范化、高效化、科学化、现代化,是企业稳健运营和高效管理的必要条件,也是企业在市场经济环境中应对竞争的客观需要,更是企业谋求永续发展、久久为功的必然要求。文章将满足企业发展经济需要作为立足点,在此前提下,简要分析了企业加强档案管理的重要意义,重点讨论了加强管理的有关策略。

关键词:档案管理;意义;策略;企业发展需要

在现代市场经济环境中,对信息资源的充分、有效利用,对企业经济的健康、稳定、有序、持久发展,能产生重大影响。档案作为企业信息资源的宝库,在企业发展中所发挥的作用具有不可替代性。唯如是,重视档案管理工作,保证对档案的管理质量,在企业管理工作中应以常态化的方式存在,不容忽视,更不容小觑。

一、加强企业档案管理的重要意义

档案是重要的信息查阅和信息检索工具。为信息使用者提供真实、可靠的原始资料信息,是档案的基本职能,这也同时赋予了档案管理鲜明的服务性特征。在人类社会发展进程中,档案浩若江海,灿若星汉,如实记录着人类文明的发展史,企业档案便是其中一个璀璨的明珠。所谓“企业档案”,指的是,“和企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料,如科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案以及设备档案等等”。很多时候,人们在考察和衡量一个企业的管理水平和发展潜质时,都会将这个企业是否对有价值的资料进行了及时的整理归档、是否具有科高效的档案管理能力,作为一个重要的参考尺度。档案作为宝贵的信息资源宝库,作为重要的信息资源留存载体,以对信息资源收集的全面和保管的持久见长。对档案信息资源进行科学、高效运用,是企业做好各项管理工作的基础。比如,在行政管理方面,由于有成功的建章立制案例在先,可以作为镜鉴,因而为企业保证各项规章制度制定的合理性提供了必要的参考依据;在经营管理方面,档案真实记录下来了企业的各种业务往来情况,为企业防范运营风险提供了不可缺少是信息支持;在文化建设方面,档案如实记载了企业的成长历程,再现着企业的奋斗精神,为彰显企业社会形象发挥了重要作用;在权益保护方面,档案所留存的珍贵的第一手资料,是企业捍卫自身利益对簿公堂时最有利的佐证;在职工教育方面,档案能够提供典型的素材和详实的教材,以其不容争辩的事实记载,教育、引导、召唤职工,为企业发展贡献力量。

总之,档案是最原始的资料,是对历史的如实记录,在社会历史发展进程中,档案是人们对事物发展规律进行把握的关键所在,档案的历史再现性,是其他形式资料信息载体所不具备的,对企业的利用价值,是档案能够满足企业发展需求的重要表现所在。

二、加强企业档案管理的有效策略

档案是信启。保证档案利用价值得到最充分的发挥,是档案管理工作的基本职能,也是档案管理人员必须尽到的责任。企业在其发展过程中,对过去生产运营开展情况的回顾、对当下生产运营开展情况的调查以及对未来生产运营开展情况的把握,都离不开对档案的价值利用和价值借鉴。由此可见,档案构成了企业经营发展链条上至为重要的一环,对档案价值利用每缺失一分,也往往意味着企业在其生产运营发展中将要遭受的风险就会增加一分,所以,不论是从满足发展需要考虑,还是从满足减少风险考虑,企业加强档案管理工作都是十分必要的。

第一,健全档案管理的组织体系。一是企业领导要对档案管理工作给予高度的重视,班子成员中至少要有一人负责档案管理的具体事宜,重点工作要亲自去抓,重要问题要亲自处理,重要事项要亲自监督,日常工作要亲力亲为,防止高高在上,防止做甩手掌柜,为职工树立榜样;二是企业要把档案管理工作纳入到统一的发展规划和部署之中,把档案管理与企业发展进行充分结合,明确档案管理的近期任务和远期目标,保证档案管理与企业发展的同步前进;三是企业要加强对档案管理人员的教育工作,要经常组织有关工作人员学习档案管理知识、管理技术以及国家的政策法规,要保证档案管理工作的有法可依,有据可循。

第二,提高档案管理的信息化水平。当今社会发展已经进入到了全面的信息化时代,信息通信技术、计算机应用技术、移动互联网技术等获得了广泛的应用,这一切都为企业提高档案管理工作的信息化水平创造了有利条件。一是要求档案管理工作人员要与时俱进,从传统档案管理模式中走出来,代之以新的档案管理理念,加大对现代信息技术的学习、应用和掌握力度,利用现代化的信息技术为档案管理工作赋能;二是加强与生产需要的深度融合,利用现代信息技术对生产运营数据信息进行实时更新、实时存储和实时查阅;三是加大对档案资源的开发力度,将诸如文书档案、科技档案、音像档案等都以数字化的形式录入到档案管理信息系统中,扩大档案管理的网上存贮、分类、检索、查阅等功能,促进档案管理与生产需要的协同优化。

第三,强化档案管理的服务职能。服务是档案管理工作的本职,只有把服务放在首要位置上,档案管理满足企业发展需要的价值性才能得到有力地体现。一是建立档案资料信息管理标准化流程,严格规范资料信息管理工作,明确档案资料信息查阅、使用等的范围和要求,确保档案资料信息查阅、使用后归档的及时、完整;二是丰富档案服务内容,健全档案管理的总目录、分目录、卷内目录、全引目录、字号索引目录、底图目录以及机读目录等多种检索工具,为档案资料信息使用者提供周到的服务;三是规范现场查询、电话咨询、网上查询、函件查询等查询方式,为保障查询工作的便捷创造有利条件。

第四,高度重视档案管理的安全性。档案管理涉及到了企业生产运营活动的方方面面,与企业保持生产运营活动的高效、稳定、健康的有着直接而密切的关联,而且,档案管理还是企业确立战略发展目标的重要信息依据,档案管理工作如果出现泄密,那么给企业造成的危害则将是非常巨大的,所以,保障档案管理工作的安全性,防止档案管理出现泄密,是一件极为重要的事情,必须予以高的重视。一是在档案收集归档方面,要确保对有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确,并及时归档;二是在档案移交方面,应将具有长远保存价值的档案及时向上一级主管部门申请移交;三是在档案调卷归卷方面,要规范档案借阅登记、利用效果登记、归卷登记和档案及其相关人员的出入库登记;四是在档案核查方面,要每年对室藏档案进行一次清点核查,保证登记台帐与档案实体的一致性;五是在档案保护方面,对诸如破损、褪色、老化等档案,要按档案保护技术要求进行及时的修复或复制;六是在档案存放方面,对于载体材质不同的档案要分类存放,对于特殊材质载体档案要根据特性要求另行存放;七是在珍贵档案方面,应以复制件代替原件共使用者使用;八是在特殊档案方面,要设立特藏室进行专门管理。

三、结语

當今社会是各种信息呈“井喷式发展”的时代,新的技术不断涌现,新的业务层出不穷,这些必然会对企业档案管理工作提出新的要求和挑战,因此,作为档案管理工作人员,在履行好管理职责、发挥好档案服务职能的同时,还必须要对档案管理进行创新发展,以保持与时代步伐的同步前进。

参考文献:

[1]新时期企业档案工作的管理与创新[J]. 李晓燕.中外企业文化,2023(01)

[2]企业档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 夏鹏.机电兵船档案,2015(03)

[3]新形势下档案工作精细化管理研究[J]. 吴竞.办公室业务,2020(05)

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