基于平台化和系统化的高校办公自动化系统升级优化实践

文/南京航空航天大学信息化处 周俐霞

南京航空航天大学是一所以工科见长的重点大学。学校第一代OA系统上线于2003年，采用Asp技术架构搭建，功能单一，主要支持学校文件和通知的在线发布，不具有收文管理和公文流转等核心功能。2017年，在工信部信息化专项的支持下，学校率先启动了办公自动化系统的新建，新系统采用B/S架构，收发文流程引擎的方式，支持在线收发文管理和公文流转，公文制作。并且同步建设了手机端移动APP，支持移动端审批，极大地提高了公文管理效率。近年来，伴随着学校高质量内涵式发展，OA办公系统所承载的功能亟待进一步完善和拓展。

2021年底，学校启动了综合办公系统的升级优化工作。新系统以人为核心、以用户体验为导向、以管理诉求为重心、以“一账号、一密码、多终端、一屏聚合、一键处理”为目标，对整体架构和系统的性能以及功能进行优化。新系统将现有办公门户引擎、流程引擎、消息引擎、报表引擎、系统安全运维中心、低代码构建平台等核心底层架构进行了整体升级优化，并在此基础上完成了公文模块、日程模块、会议模块、值班模块、请销假模块等已建应用的优化，同时还进一步深化拓展并新建了督查督办模块、信访模块、规章制度模块、干部履职模块、对外合作模块、校外挂职模块、合同管理模块等。同时，为深化协同化办公，一站式服务，加强高黏性信息系统之间的互联互通，突出基于平台化的大OA系统开发思想，新系统与学校统一身份认证、人员基础数据、在线编辑+预览、电子签章、综合服务平台、移动端综合服务平台、统一消息平台、数据中心以及档案管理系统等平台实现了数据互联，流程互通。新系统自2022年5月升级上线以来，兼容性、易用性、友好性以及安全性都得到了全面提升，受到了师生员工的好评。

一、原办公自动化系统的突出问题

（一）兼容性不强。浏览器方面支持单一，与除360安全浏览器以外的其他主流浏览器不兼容；同时在线公文的编译方面需要安装插件，编辑器软件对WPS等国产化文字编辑器不够友好。

（二）新需求无法覆盖。缺少数据查询和数据报表统计功能，用户不能对自己涉及的公文或事项有直观的感受。由于在线公文编辑需要安装指定的浏览器和插件，协同处理的功能不强。

（三）用户体验感不好。系统首页不支持主题配置，不支持主题元素的拓展。内容角色的权限设置分配按板块配置，内容不够细化。流程引擎的性能不够强大和灵活，处理方式固定且单一，不支持流程转办、流程传阅、意见征询等功能。缺少对多人会签、多人依次逐个处理、多人非会签、加签与减签等不同场景的流程处理模式。

（四）移动端鲁棒性弱。2017年，综合办公系统开发了APP移动端应用，首次支持在线移动审批公文，但是移动端稳定性差强人意，手机清理缓存或者重启时会引发用户信息登录超时，浏览和处理不了文件等情况。

二、优化方案和路径

（一）建立统一综合办公门户。首先，优化门户引擎，支持所有信息的分类组合与聚合推送、展现，实现通过一个窗口，将所有来源于各系统的工作事项和消息提醒进行集中抽取，同时根据岗位职责以及系统权限实现了智能推送和聚合展现，主要包括：个人信息、日程查询、流程中心、学校文件、通知公告、快捷入口、统计报表等具体应用。其次，延续用户原有使用习惯，继续采用B/S模式（即浏览器/服务器模式），兼容IE、UCBrowser、Fire Fox、Chrome等更多浏览器，重新进行了整体界面UI设计，布局设计，让工作桌面更加清晰简洁，一目了然。再次，完善提醒中心，针对收发文、会议、督办、合同等模块提供了更多预警提醒机制，实现对于事务的提醒、预警以及强弱管控，进一步助力工作的有效及时开展。最后，增加了数据统计中心，让更多沉淀的系统数据可追溯、可查询、可统计、可分析，如实时查看本单位收发文情况、本人流程处理情况。

（二）建立统一公文管理平台。系统实现以公文流转为核心的全生命周期管理，围绕办文、办事、办会推动了一体化协同办公。

1.去插件化。支持公文在线编辑，在线预览，不受本地插件限制，不受浏览器限制。

2.公文核稿审批过程更加智能。支持一文双屏，支持敏感词过滤，支持一键排版，支持文号自助管理，审批意见自动归集。

3.公文收发全程电子化。通过与契约锁电子签章平台充分融合，实现发文在线核稿、在线套红、在线签章、自动分发、在线存档。同时，支持多种方式智能化来文登记，公文流转可以通过图形化的方式根据需要自由增加审批节点，让公文处理更贴近实际管理需要。

4.全面移动化。流程表单全面H5化，支持适配各类型移动终端。一部手机满足所有办公需求，实现PC、移动一体化。移动审批流程数据完全与PC同步，同时支持多种审批方式，如语音回复、手写批注、圈批圈阅等。

（三）建立统一流程管控中心。通过流程中心将日常事务中线下模式流程全部线上化，与传统的线下模式相比，通过在线发起的每件工作事项、每一份请示文件、每一次流程处理过程都会被自动记录并全程留痕保存下来，同时结合与电子签章的融合利用，实现全程电子化，进一步助力工作有序开展。

统一的流程中心可根据实际流转要求，提供多种不同的处理方式，包括：流程批准、流程审批、流程回退、流程转发、流程转办、流程传阅、意见征询等。同时流程也支持多人会签、多人依次逐个处理、多人非会签、加签与减签等不同流程处理模式，真正支持和满足各类流转需求以及未来的深化拓展。

统一流程中心具有多样的表单展现和便捷的权限赋予能力。可根据不同业务场景设计不同表单样式，例如公文拟稿纸、请销假表单、呈报送批单、通知公告单、协议单、制度审批单等。通过流程进行权限的转移，无须进入后台进行维护，便于内部之间的共享交流。

统一流程中心维护简单方便。BPM流程引擎提供强大的流程自定义（新增、修改、删除等）和表单自定义（新增、修改、删除等）功能。流程支持图形化设计，用户可自由添加流程节点，所见即所得。且流程设计/维护后，表单自动更新，报表也同步更新。

（四）建立统一督办管理中心。系统支持从督办立项、审核确认、任务分解、任务执行、任务处理、跟踪反馈、任务完成等监控到分析的全闭环管理，清晰化每一项重点工作的目标、责任、时效、结果，并且对督查工作的制度化、标准化、规范化进行严格把控。

1.提供督办门户，根据用户权限展示督办数据、进展情况、办结情况、部门督办事项统计等信息。涵盖从督办立项—任务分解—进展反馈—办结申请—数据展现全过程闭环管理。

2.支持根据不同维度筛选、查询督办事项，不同项目状态展现，通过进度条直观展现各项目最新进度。实现督办事项台账式管理，学校主要领导可随时查看、统计全部工作进展；副职校领导可查看分管工作进展；单位负责人可以定期、主动反馈工作进展，并在部门内部分解工作。

3.支持针对分解子任务进行催办和延期提醒。可以便捷追踪督办工作完成进度，跟踪领导点评意见；延期或紧急事项可批量催办，督促办理，并按照督办事项的状态（快到期、事项超期），督办反馈的状态（未反馈、已反馈、已办结）等等，系统自动生成红绿黄灯预警提醒。支持自动化消息提醒，包括PC和移动端消息提醒、短信提醒等，支持多场景、多方式，信息快速传递，不错过每一项工作。

4.报表直观展现各项目反馈情况、督办事项情况等。丰富的督办统计报表以图形化的方式展现不同维度、不同类型的数据信息，方便校领导实时掌握各类督办的办理统计情况。

5.移动端支持督办事项以及分解任务查询、进展反馈查询、办结事项查询等。

（五）建立统一文档管理中心。通过统一文档管理中心实现了针对学校制度、部门文件、收发公文、合同、请示报告、工作报告等各类文档的多渠道自动归集、分类存储和按权限分类管理，支持各类文件的无插件在线预览、编辑等，不受浏览器影响；并且在此基础上建立统一的检索中心，支持针对全校所有教职工可以通过检索平台输入关键词，按标题、正文、附件等内容进行智能检索，进行权限控制下的全平台文档内容数据的精准、便捷、快速的检索利用，并能够将与检索文档相关的任务、项目、审批、用户、日程等相关的所有信息结构化、有组织性地呈现出来。系统自动记录每个文档的操作日志、查阅日志，全面保障办公系统各类文件安全。支持多种形式的文档分发，也可通过QQ、微信、邮件、短信等多种方式一键分发文件到指定人员。

（六）建立统一报表管理平台。系统提供数据报表平台，全面支持数字化转型。实现数据按不同维度的分析展现，同时提供强大的交互查询分析功能。图表分析看板可以更直观看到系统各个模块数据的变动、业务数据变换的趋势等，且图表支持数据的逐级穿透，可穿透至最末级数据，也支持图表导出。

1.数据图形化。图表分析看板提供多种常用的统计图表，满足用户统计分析需求，包括柱形图、饼图、折线图、地图、区域图、时间走势图、仪表盘等等。对于一些比较特殊的个性化元素，图表分析看板也支持用户自定义扩展，维度可配置。

2.图表配置化。用户在数据模型构建完成后，即可在看板中添加各种图表对数据进行分析。用户可以将字段拖拽到维度或度量区域，变更度量的统计方式，如总和、平均值、最大最小值、计数等，变更维度、增减度量项，这些操作系统都可以实时展现结果，进行交互分析。

3.个性化嵌入门户展现。基于数据报表平台，可个性化定制公文报表门户、督办报表门户等，以图形化形式展现公文数据、督办事项进度等。

（七）建立统一移动工作平台。系统页面H5化，全面助力所有PC端功能应用均可直接延展至智能移动终端进行呈现和操作，真正实现PC、移动一体化办公，使工作沟通更加便捷、高效。

1.全面适配。智能终端可以运行在IOS、Android、鸿蒙等智能移动设备上，如手机，平板电脑等便携式电子设备。

2.全员交流。建立校内IM通讯，通过网页端、客户端等终端智能模式，让围绕工作的沟通交流、文件传递等所有过程均留在校内服务器上，让沟通更加正式、更加高效、更加安全。

三、结语

南京航空航天大学各类信息系统的建设已经“从无到有”迈入“从有到好”的阶段。OA办公系统通过实施平台化和集成化升级，功能更加全面，性能更加灵活，更能适应学校多层级、多样化、进阶式的办公需求。系统升级优化，带给用户优质的使用体验，在兼容性方面实现了公文全程无插件，任意终端设备可使用，不受flash插件影响，支持全面国产化；在易用性方面，支持信息智能聚合，主动推送，内容一屏展现，一步操作，数据穿透，管理者可以能够解数据的产生明细，支撑流程的审批决策；在友好性方面，界面及功能更加的人性化，支持门户数据和代表数据预警提醒，图表化分析呈现数据，流程处理更加高效；在安全性方面，OA系统已通过信息系统等级保护三级认证，运维系统安全可靠便捷，实现普通员工、部门OA秘书和校领导权限分立以及审计日志追溯分析。目前，通过“主动抽取、智能分拣、集中展现”的方式已经将分散在各业务系统中的消息提醒、事项工作、信息通知等进行了汇总，全校教职工均可以通该平台访问、处理、跟踪、关注相关事宜，形成核心业务有支撑、专项业务能拓展，集政务办理、事务管理、行政办公于一体的高效协同信息平台。与此同时，OA系统极具开放性的特征，为未来校级OA系统功能向二级单位和学院延伸、下沉打好了基础。